Finanzen   01.1.2020

Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen: Was muss ich wie lange aufheben?

 

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen haben unübersehbare Folgen, denn die Ordner mit Ablagen, Belegen und Dokumenten wachsen im Laufe der Jahre zu stattlichen Türmen heran, sodass sich mancher Steuerzahler sehnt nach dem Tag der Entsorgung sehnt, um endlich wieder Luft zu haben.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die sogenannte Aufbewahrungspflicht bezeichnet eine gesetzlich geforderte Pflicht, Unterlagen, die eine Bedeutung für die Steuer oder für das Handelsrecht haben, nach dem Abschluss der Ereignisse oder der Geschäftsvorfälle, die sie betreffen, aufzubewahren. Abhängig von der Art der privaten Dokumente oder der Geschäftsunterlagen bestimmt der Gesetzgeber genaue Fristen von unterschiedlicher Dauer für die Aufbewahrung und darüber hinaus schreibt das Gesetz vor, wie die Unterlagen während ihrer Aufbewahrung beschaffen sein müssen.

Der lange Atem des Fiskus – Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen

In der Regel haben Privatpersonen keine Pflichten zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen, dennoch gibt es für folgende Dokumente Ausnahmen:

  • Einkommensnachweise
  • Steuerbescheide
  • Rechnungen für Handwerker
  • Kontoauszüge
  • Urkunden
Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen: Was muss ich wie lange aufheben?

Die alten Steuerunterlagen sollte man nicht voreilig in den Müll schmeißen, denn es gibt bestimmte Aufbewahrungspflichten.

Einkommensnachweise

Lohnabrechnungen und Steuerbescheide solltest du als Privatperson auch ohne ausdrückliche Pflicht aufheben, denn diese musst du bei Anträgen aller Art vorlegen. Zum Beispiel bei der Beantragung von Elterngeld oder Unterstützung für die Pflege von Angehörigen, aber auch von BAföG für die Kinder.

Rechnungen

Wenn Du im Zusammenhang mit Grund- oder Hausbesitz staatliche Leistungen beziehst, dann musst du sämtliche relevante Rechnungen aufbewahren. Der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht beträgt zwischen zwei bis fünf Jahre und ist von Gewährleistungsverpflichtungen abhängig. Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen betreffen dabei unter anderem Rechnungen für

  • Bauleistungen
  • Architekten
  • Renovierung
  • Gartengestaltung

Kontoauszüge

Die Kontoauszüge können als Nachweis für das Finanzamt angefordert werden, wenn Du zum Beispiel Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machst. Auch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen, die Du von der Steuer absetzt, müssen belegbar sein. Die Kontoauszüge solltest du über einen Zeitraum von vier Jahren aufbewahren. Wenn Dein Einkommen pro Jahr 500.000 Euro übersteigt, dann unterliegen Deine Kontoauszüge über einen Zeitraum von sechs Jahren den Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen.

Urkunden

Folgende Dokumente, die du Deinem Privatleben ansammelst, solltest du unbedingt und unbefristet aufbewahren:

  • Ausweispapiere
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Scheidungsurteil
  • Sterbeurkunden von Familienmitgliedern
  • Zeugnisse, Studienabschlüsse und Ausbildungsurkunden

und Dokumente, mit denen Du Deine Rentenansprüche nachweisen kannst, wie

  • Studiennachweise
  • Arbeitsvertrag
  • Lohnbescheinigungen
  • Sozialversicherungsschein
  • Nachweise über Arbeitsunfähigkeit
  • Nachweis über Zeiten von Arbeitslosigkeit

Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen für Gewerbetreibende

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen für Privatpersonen und Unternehmen unterscheiden sich in mehrerer Hinsicht voneinander. Gewerbetreibende, Freiberufler und Selbstständige haben grundsätzlich eine Pflicht zur Buchführung und zur Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorgänge. Ihre Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen leiten sich daraus unmittelbar ab.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Aufbewahrungspflicht von Gewerbetreibenden?

Die Rechtsgrundlagen zur Aufbewahrungspflicht von Steuerunterlagen für Unternehmer finden sich sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB) als auch in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz, wobei das HGB Kaufleuten vorschreibt, welche Aufbewahrungspflichten sie haben. Die Abgabenordnung gibt allen Gewerbetreibenden und Freiberuflern vor, wie sie geschäftliche Unterlagen, die eine steuerliche Bedeutung haben, aufbewahren müssen. Das Umsatzsteuergesetz schließlich regelt die Aufbewahrungspflichten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen aller Unternehmensformen. 

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Um welche Dokumente es geht

Prinzipiell unterliegen sämtliche Unterlagen den Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen, die bei der Steuererklärung eine Bedeutung haben. Dazu gehören

  • gestellte Rechnung
  • bezahlte Rechnung
  • Kontoauszüge
  • sämtliche steuerrelevante Unterlagen
  • Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz
  • Geschäftsbücher
  • Inventarlisten
  • Verträge
  • Geschäftsbriefe zu abgewickelten Geschäften
  • Zollunterlagen

Welche Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen müssen Arbeitgeber beachten?

Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen, haben Aufbewahrungspflichten für die Steuerunterlagen, die die Löhne und Gehälter betreffen. Grundsätzlich müssen Unterlagen, die für die Lohnsteuer eine Bedeutung haben, laut Abgabenordnung genauso wie alle anderen steuerlich bedeutsamen Dokumente aufbewahrt werden. Das Einkommensteuergesetz schreibt zudem in § 41 EStG vor, welche Aufbewahrungsfristen für Lohnkonten einzuhalten sind. Demnach müssen Arbeitgeber die Lohnkonten ihrer Mitarbeiter bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt, aufbewahren. 

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen sind mit bis zu sechs und zehn Jahren unterschiedlich befristet. Dabei werden Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, Inventardokumente, Kontoauszüge und Rechnungen, sowie Bücher und Zollunterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt. Sämtliche weitere Unterlagen sind mit einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren belegt, wobei die Frist jeweils mit Ablauf des betroffenen Geschäftsjahres beginnt.

Verlängerung der Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen

Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist kommt dann zustande, wenn für ältere Belege die Steuer nicht abschließend geklärt ist. Darüber hinaus greift die verlängerte Frist bei folgenden Umständen:

  • Außenprüfung
  • Ermittlungen der Steuerbehörde
  • schwebende Verfahren
  • vorläufige Steuerfestsetzung

Solange ein Betrieb steuerlich überprüft wird oder wenn er von Ermittlungen der Steuerbehörde direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen Belege nicht vernichtet werden. Dazu gehört auch ein schwebendes Verfahren, das gegen einen Geschäftspartner des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Lieferanten gehört. Wenn das Finanzamt die Steuer für ein Geschäftsjahr vorläufig festsetzt, müssen die Belege mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der endgültige Steuerbescheid erteilt ist.

Beginn der Frist für die Aufbewahrung von Steuerunterlagen

Erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen erstellt, letzte Eintragungen gemacht, sowie Inventar, Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss mit Lagebericht erstellt wurden und letzte Buchungen erfolgten, beginnt die Frist für die Aufbewahrung. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt das Datum des Versands, beziehungsweise des Empfangs. Für Kontoauszüge gilt der Ablauf des Jahres, in dem sie entstanden sind. Zudem läuft die Aufbewahrungsfrist nach zehn Jahren nur dann aus, wenn alle Steuerbescheide gültig sind. Solange die Steuerbescheide nur vorläufig erteilt sind, ist die Aufbewahrungsfrist ausgesetzt. 

Tipp: Grundsätzlich gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Unterlagen, die eine steuerliche Bedeutung haben. Für alle anderen geschäftlichen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Im Zweifelsfall sowie in Grenzfällen sollten Buchhaltungen jedoch alle Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahren, denn so stellen Unternehmen sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen, die als Nachweis eine Bedeutung haben können.

Über die Aufbewahrung von Steuerunterlagen

Wenn Unterlagen eine steuerliche Bedeutung haben, müssen sie in einer geordneten Ablage aufbewahrt werden. Dabei ist es dem Steuerzahler überlassen, welche Struktur seine Ordnung aufweist. Die Art der Aufbewahrung muss jedoch sicherstellen, dass die geschäftlichen Unterlagen bereit stehen, wenn es zu einer Überprüfung durch das Finanzamt kommt. Daneben müssen Unternehmen dafür sorgen, dass alle Unterlagen vollständig zur Verfügung stehen und lesbar sind.

Wann ist die Papierform erforderlich?

Der Gesetzgeber schreibt vor, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Dokumenten sowie bestimmte Zollunterlagen im Original und auf Papier aufzubewahren. Da die meisten Unternehmen ihre geschäftlichen Unterlagen elektronisch erstellen, ist ein Ausdruck der betroffenen Unterlagen, sowie eine Unterschrift, bevor sie im Original aufbewahrt werden, notwendig.

Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen

Bis auf die Dokumente, für die die Papierform ausdrücklich vorgeschrieben ist, können alle geschäftlichen Unterlagen, die elektronisch erstellt wurden, auch elektronisch aufbewahrt werden. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und die elektronischen Daten müssen mit empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen übereinstimmen. Die Unterlagen müssen zudem jederzeit für eine Überprüfung durch das Finanzamt bereitgestellt werden können und innerhalb kurzer Zeit abrufbar und lesbar sein. Laut der GoBD, die die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für elektronische Dokumente vorgibt, muss die elektronische Archivierung folgende Anforderungen erfüllen:

  • Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb kurzer Zeit die Dokumente prüfen können. Hierfür ist ein Arbeitsplatz an einem Computer des Betriebs bereitzustellen, an dem der Betriebsprüfer einen Zugang zu den Buchhaltungsunterlagen erhält. Die Unterlagen sind so zu ordnen und abzulegen, dass sich der Prüfer selbstständig einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen kann und Unterlagen leicht auffindet. 
  • Dokumente, die in elektronischer Form erstellt und verschickt oder empfangen wurden, werden im elektronischen Original aufbewahrt, da der Druck auf Papier als Nachweis für den Geschäftsvorgang nicht ausreichend ist. Die elektronische Originaldatei hat gegenüber der Kopie auf Papier Vorrang und darf nicht gelöscht werden. 
  • Viele Papierdokumente werden in der Buchhaltung digitalisiert, für diese und ihre Ablage ist eine Anweisung zu erstellen, die aufzubewahren und dem Betriebsprüfer auf Verlangen vorzulegen ist. 

Nach der Digitalisierung dürfen die Originaldokumente auf Papier in der Regel vernichtet werden, wohingegen von der Erlaubnis zur Vernichtung des Papieroriginals zum Bespiel Dokumente mit Unterschrift, Erbscheine oder Wechsel sowie Steuerbescheinigungen, ausgenommen sind.

Was gilt für die Aufbewahrung von E-Mails?

Da E-Mails mit geschäftlichem Inhalt als Geschäftsdokumente gelten, gibt es für sie entsprechende Aufbewahrungspflichten, vor allem wenn der Inhalt steuerlich Bedeutung hat, müssen diese über zehn Jahre hinweg aufbewahrt werden. Wenn E-Mails einen Anhang enthalten, ist auch dieser aufzubewahren, sobald er den Inhalt der Nachricht erläutert, ergänzt oder über diesen hinausgeht. 

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