Finanzen   28.9.2017

Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen: Was muss ich wie lange aufheben?

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen haben unübersehbare Folgen. Die Ordner mit Ablagen, Belegen und Dokumenten wachsen im Laufe der Jahre zu stattlichen Türmen heran. So mancher Steuerzahler sehnt sich nach dem Tag der Entsorgung, um endlich wieder Luft zu haben.

Der lange Atem des Fiskus – Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen

In der Regel haben Privatpersonen keine Pflichten zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen. Hiervon gibt es Ausnahmen und darüber hinaus die Empfehlung zur Aufbewahrung für:

  • Einkommensnachweise
  • Steuerbescheide
  • Rechnungen für Handwerker
  • Kontoauszüge
  • Urkunden
Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen: Was muss ich wie lange aufheben?

Die alten Steuerunterlagen sollte man nicht voreilig in den Müll schmeißen. Schließlich gibt es bestimmte Aufbewahrungspflichten.

Einkommensnachweise

Lohnabrechnungen und Steuerbescheide sollte man als Privatperson auch ohne ausdrückliche Pflicht aufheben. Denn sie müssen bei Anträgen aller Art vorgelegt werden. Zum Beispiel bei der Beantragung von Elterngeld oder Unterstützung für die Pflege von Angehörigen, aber auch von BAföG für die Kinder.

Rechnungen

Wenn Du im Zusammenhang mit Grund- oder Hausbesitz staatliche Leistungen beziehst, dann müssen sämtliche relevante Rechnungen aufbewahrt werden. Der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht beträgt zwischen zwei bis fünf Jahren. Er ist von Gewährleistungsverpflichtungen abhängig. Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen betreffen dabei unter anderem Rechnungen für

  • Bauleistungen
  • Architekten
  • Renovierung
  • Gartengestaltung

Kontoauszüge

Die Kontoauszüge können als Nachweis für das Finanzamt angefordert werden, wenn Du zum Beispiel Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machst. Auch Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen, die Du von der Steuer absetzt, müssen belegbar sein. Die Kontoauszüge sollten über einen Zeitraum von vier Jahren aufbewahrt werden. Wenn Dein Einkommen pro Jahr 500.000 Euro übersteigt, dann unterliegen Deine Kontoauszüge über einen Zeitraum von sechs Jahren den Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen.

Urkunden

Dokumente, die sich in Deinem Privatleben ansammeln, wie

  • Ausweispapiere
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Scheidungsurteil
  • Sterbeurkunden von Familienmitgliedern
  • Zeugnisse, Studienabschlüsse und Ausbildungsurkunden

und Dokumente, mit denen Du Deine Rentenansprüche nachweisen kannst, wie

  • Studiennachweise
  • Arbeitsvertrag
  • Lohnbescheinigungen
  • Sozialversicherungsschein
  • Nachweise über Arbeitsunfähigkeit
  • Nachweis über Zeiten von Arbeitslosigkeit

sollten unbedingt und unbefristet aufbewahrt werden. Nicht nur das Finanzamt kann, wenn es erforderlich wird, die Vorlage einer dieser Unterlagen verlangen.

Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen für Gewerbetreibende

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen für Privatpersonen und Unternehmen unterscheiden sich in mehrerer Hinsicht voneinander. Gewerbetreibende, Freiberufler und Selbstständige haben grundsätzlich eine Pflicht zur Buchführung und zur Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorgänge. Ihre Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen leiten sich daraus unmittelbar ab.

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Alles was dazu gehört – was muss aufbewahrt werden?

Prinzipiell unterliegen sämtliche Unterlagen den Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen, die bei der Steuererklärung eine Bedeutung haben. Dazu gehören

  • gestellte Rechnung
  • bezahlte Rechnung
  • Kontoauszüge
  • sämtliche steuerrelevante Unterlagen
  • Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz
  • Geschäftsbücher
  • Inventarlisten
  • Verträge
  • Geschäftsbriefe zu abgewickelten Geschäften
  • Zollunterlagen

Soviel Zeit muss sein – Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen sind mit bis zu sechs und zehn Jahren unterschiedlich befristet. Dabei müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, Inventardokumente, Kontoauszüge und Rechnungen, sowie Bücher und Zollunterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Sämtliche weitere Unterlagen sind mit einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren belegt. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des betroffenen Geschäftsjahres.

Verlängerung der Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen

Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist kommt dann zustande, wenn für ältere Belege die Steuer nicht abschließend geklärt ist. Darüber hinaus greift die verlängerte Frist bei folgenden Umständen:

  • Außenprüfung
  • Ermittlungen der Steuerbehörde
  • schwebende Verfahren
  • vorläufige Steuerfestsetzung

Solange ein Betrieb steuerlich überprüft wird oder wenn er von Ermittlungen der Steuerbehörde direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen Belege nicht vernichtet werden. Dazu gehört auch ein schwebendes Verfahren, das gegen einen Geschäftspartner des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Lieferanten gehört. Wenn die Steuer für ein Geschäftsjahr nur vorläufig durch das Finanzamt festgesetzt wurde, dann müssen die Belege mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der endgültige Steuerbescheid erteilt ist.

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