Außenstände im Blick behalten – wann offene Rechnungen einfordern?

Wer eine Leistung oder Lieferung vollständig erbracht hat, der hat einen berechtigten Anspruch auf die vereinbarte Zahlung. Gerade kleine und mittelständische Betriebe, insbesondere aber auch Einzelunternehmer, Freiberufler oder Handwerker haben sehr schnell mit finanziellen Problemen zu kämpfen, wenn der Kunde nicht bezahlt. In kleinen Betrieben kommt oftmals dazu, dass die Buchhaltung eines Ein-Mann-Betriebs nicht die Kapazität hat, im Sinne der Zahlungsregulierung in regelmäßigen Abständen Zahlungseingänge kontrollieren und Außenstände einfordern zu können. Wenn Du jedoch Dein Mahnwesen gut organisierst, dann stellst Du damit auch Deine Liquidität sicher.

1. 1. Was bezeichnet man als Außenstände?
   2. Wann werden Außenstände fällig?
   3. Welche Folgen hat ein Zahlungsverzug für den Kunden?
   4. Wie sollten Unternehmen mit Zahlungsverzug umgehen?
   5. Wie kannst Du Außenstände einfordern?
   6. Welche Unterstützung bietet Billomat?

Was bezeichnet man als Außenstände?

Als Außenstände bezeichnet das Rechnungswesen die Summe aus allen Forderungen, die in einem Unternehmen aufgrund von offenen Einzelrechnungen für Lieferungen und Leistungen vorliegen. Die Buchführung fasst Außenstände im Kunden- oder Debitorenkonto zusammen. Wenn Außenstände sehr hoch auflaufen, dann kann es ernsthaften Liquiditätsproblemen kommen. Unternehmen sollten daher ihre Außenstände in regelmäßigen Abständen kontrollieren. Auf diese Weise können sie im gegebenen Fall rechtzeitig durch Mahnungen reagieren und offene Rechnungen einfordern.

Die Grundvoraussetzung dafür, dass Du Außenstände einfordern kannst ist die Fälligkeit der betroffenen Rechnungen. Erst wenn eine Rechnung fällig ist, hat die Zustellung einer Mahnung eine Wirkung.

Wann werden Außenstände fällig?

Die Fälligkeit von Außenständen ist von mehreren Umständen abhängig:

• Vertragliche Vereinbarung:
  Hast Du mit Deinem Kunden in einem Kaufvertrag oder einem Werkvertrag vereinbart, dass die Zahlung zu einem bestimmten Datum oder innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen muss, dann ist Dein Kunde an diese Vereinbarung gebunden. Die vertragliche Vereinbarung führt dazu, dass die betroffenen Rechnungen zu den entsprechenden Zeitpunkten fällig sind.
• Festsetzung der Fälligkeit durch das leistende Unternehmen:
  Als lieferndes oder leistendes Unternehmen hast Du die Möglichkeit, ein Zahlungsziel festzulegen. Bei der Bestimmung über das Zahlungsziel bist Du an keine Vorgaben gebunden. Du musst jedoch dafür Sorge tragen, dass der Kunde über Deine Frist rechtzeitig in Kenntnis gesetzt ist. So kannst Du zum Beispiel in Deinem Angebot bestimmen, dass ein bestimmtes Zahlungsziel zu den Bedingungen gehört, unter denen Du bereit bist, einen Auftrag auszuführen. Auch ein Zahlungsziel, das Du in Deiner Abrechnung nennst, ist für den Kunden bindend. Wenn Du in Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein Zahlungsziel festlegst, dann musst Du im Zuge des Angebotes zumindest auf Deine AGB verweisen und sie dem Kunden zugänglich machen. In manchen Fällen reicht jedoch dieser Hinweis alleine nicht aus, damit Dein Zahlungsziel verbindlich ist. Daher solltest Du das Zahlungsziel stets entweder in Rechnungen, Angeboten oder Auftragsbestätigungen angeben.
• 30-Tage Regelung:
  Die 30-Tage Regelung ist eine durch den Gesetzgeber vorgegebene Fälligkeit für Lieferungen und Leistungen. Laut der gesetzlichen Vorgabe werden demnach Rechnungen, die keinen früheren Zeitpunkt für die Fälligkeit angeben, nach Ablauf von 30 Tagen fällig. Von der Regel gibt es jedoch eine Ausnahme. Denn Verbraucher sind durch das liefernde Unternehmen über die 30-Tage Regel aufzuklären. Daher musst Du als Lieferant gegenüber Privatkunden immer angeben, dass nach Ablauf von 30 Tagen die Rechnung fällig wird, sofern Du kein anderes, früheres Zahlungsziel nennst.

Was geschieht nach Ablauf der Fälligkeit? – Außenstände einfordern

Nach Ablauf der Fälligkeit einer Forderung befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es erforderlich, dass zuerst eine Mahnung ergeht, damit der Zahlungsverzug eintritt.

Welche Folgen hat ein Zahlungsverzug für den Kunden?

Der Zahlungsverzug führt dazu, dass der Lieferant nicht nur die gesamten Außenstände einfordern kann. Daneben erhält er auch das Recht, zusätzliche Mahngebühren und Zinsen zu erheben. Wenn die Forderung an ein Inkassobüro abgegeben wird, dann fallen auch für dessen Bearbeitung Kosten an. Leitet das Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren ein, dann fallen werden Zinsen und Auslagen, sowie Gebühren für das Gericht fällig. Daneben führt ein Zahlungsverzug in vielen Fällen dazu, dass die Außenstände in Auskunfteien, wie zum Beispiel bei der Schufa eingetragen werden.

Wie sollten Unternehmen mit Zahlungsverzug umgehen? – Rechnungen einfordern

Wenn Kunden eine Rechnung nicht bezahlen und die fällige Zahlungsfrist versäumen, dann sollten Unternehmen in jedem Fall tätig werden. Damit Du Außenstände einfordern kannst, solltest Du jedoch stets noch vor der Erstellung einer Mahnung die folgenden Voraussetzungen überprüfen:

• Zahlungsanspruch:
  Der Anspruch auf Zahlung muss korrekt sein. Demnach muss sicher gestellt sein, dass die Rechnungen korrekt gestellt sind und dass die Ware oder Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde. Liegen Gründe vor, die zu einer Aufhebung des Zahlungsanspruchs führen, dann kannst Du offene Rechnungen nicht einfordern. Liegt zum Beispiel eine Reklamation vor, dann gilt eine Werkleistung nicht als vollständig erbracht und muss gegebenenfalls nachgebessert werden. Hat der Kunde zum Beispiel eine Ware zurück gegeben, dann besteht ebenso kein Zahlungsanspruch. In diesen und vielen anderen Fällen hat eine Rechnung und ihre Zahlungsfrist keine Wirkung mehr und es besteht kein Zahlungsanspruch auf die offene Rechnung.
• Fälligkeit:
  Die offene Forderung muss fällig sein, bevor Du Außenstände einfordern kannst. Denn vor Ablauf der Fälligkeit hat der Kunde noch keine Verpflichtung, eine Rechnung zu bezahlen.
• Offene Rechnungen:
  Um Außenstände einfordern zu können, muss die Rechnung auch tatsächlich noch eine offene Forderung stellen. Hat der Kunde in der Zwischenzeit bereits bezahlt, dann ist die Forderung beglichen. Daher gilt es, stets die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto zu kontrollieren, bevor Du Außenstände einforderst.

Wie kannst Du Außenstände einfordern?

Grundsätzlich bietet der Gesetzgeber dem liefernden oder leistenden Unternehmen drei Möglichkeiten, damit es offene Rechnungen einfordern kann. Diese sind:

• eine oder mehrere Mahnungen schreiben
• gerichtliches Mahnverfahren einleiten
• Inkassounternehmen mit der Beitreibung beauftragen

Außenstände einfordern durch Mahnungen

Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine schriftliche Mahnung erforderlich, damit Dein Unternehmen Außenstände einfordern kann. Das trifft insbesondere für den folgenden Umstand zu:

Das Unternehmen hat es versäumt, in seiner Rechnung an einen Privatkunden

• eine Zahlungsfrist anzugeben und
• darauf hinzuweisen, dass die Forderung nach 30 Tagen fällig wird

In allen anderen Fällen ist zwar keine Mahnung erforderlich, aber dennoch in den meisten Fällen sinnvoll. Wer keine Mahnung schreiben möchte, der kann nur auf die beiden anderen Möglichkeiten zurückgreifen, wenn er seine Außenstände einfordern möchte. Da beide Alternativen nicht nur mit der Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehung, sondern auch mit einem vermehrten Aufwand und finanziellem Einsatz sowie mit einem erhöhten Risiko einher gehen, lohnt es sich in den meisten Fällen, wenn Unternehmen durch eine klassische Mahnung ihre Außenstände einfordern.

Wann hat ein gerichtliches Mahnverfahren Sinn?

Das gerichtliche Mahnverfahren solltest Du erst dann in Betracht ziehen, wenn Mahnungen vorausgegangen und fruchtlos geblieben sind. Das gerichtliche Verfahren ist insbesondere dann einzuleiten, wenn ersichtlich ist, dass der Kunde nicht bezahlen wird. Unabhängig von der Höhe der Forderung können Unternehmen auch ohne einen Anwalt einen Antrag auf die Erstellung eines Mahnbescheides bei einem Mahngericht stellen. Dabei muss der Antragsteller Gebühren leisten, die der Schuldner bei erfolgreichem Ablauf des Mahnverfahrens tragen muss.

Wann ist die Beauftragung eines Inkassobüros sinnvoll?

Inkassobüros übernehmen die Beitreibung von Außenständen unter der Voraussetzung, dass die Forderung unbestritten und fällig ist. Besteht die Möglichkeit, dass der Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, weil er der Forderung widerspricht, dann ist das Gericht hierfür zuständig. Unternehmen, die ein Inkassobüro für die Beitreibung von Außenständen beauftragen, handeln jedoch nicht kundenfreundlich. Daher arbeiten insbesondere große Unternehmen, die eine breite Masse bedienen und den Verlust einzelner Kunden gut verkraften können, mit Inkassobüros zusammen.

Welche Unterstützung bietet Billomat? – Außenstände einfordern

Du kannst Dich von Deiner Buchhaltungssoftware Billomat per E-Mail daran erinnern lassen, sobald eine Rechnung eine Zahlungserinnerung erfordert, weil sie überfällig ist oder wenn auf eine erste Mahnung eine zweite folgen sollte. Die Funktion zur Erinnerung findest Du in Deinem Billomat Konto unter Einstellungen>Administration>Benachrichtigungen.

Dort setzt Du die entsprechenden Häkchen an denjenigen Funktionen, die Du aktivieren möchtest. Auf diese Weise kannst Du Dich über Rechnungen, Angebote und auch Mahnungen informieren lassen, wenn diese fällig sind und daher weitere Schritte erforderlich werden. Mit der Erinnerungsfunktion von Billomat behältst Du Deine Außenstände nicht nur im Blick, sondern Du kannst auch umgehend dafür sorgen, dass Du Deine Forderungen gegenüber Deinem Kunden geltend machst.