Blog   06.6.2016

Automatischer Mahnlauf auf Billomat

Automatischer Mahnlauf auf Billomat – endlich ist der da! Seit dieser Woche kannst du Rechnungsempfänger automatisch an offene Rechnungen erinnern. Einmal richtig eingestellt, spart dir der automatische Mahnlauf auf Billomat ordentlich Zeit und sichert deine Zahlungseingänge.

Keine Sorge, eine Mahnung schreibt letztlich keiner so richtig gern. Aber nur wer dran bleibt und säumige Kunden erinnert, kommt auch zügig zu seinem wohlverdienten Geld. In unserem Billomat Magazin haben wir die in diesem Zusammenhang eine Checkliste zum Thema „Richtig mahnen“ erstellt.

Automatischer Mahnlauf auf Billomat – jetzt einrichten!

Bevor dein Mahnlauf automatisch startet, musst du zunächst deine Mahnparameter konfigurieren. Lege Mahnstufen, Mahnzeiträume und den Automatisierungsgrad deines Mahnprozesses mit Billomat fest und erstelle Mahnvorlagen. Selbstverständlich kannst du auch einzelne Kunden vom automatischen Mahnlauf ausschließen. Im folgenden Beitrag erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du den automatischen Mahnlauf auf Billomat einrichtest.

Über die Hauptnavigation > Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen kannst du deinen automatischen Mahnlauf konfigurieren. Lege zunächst eine > neue Mahnstufe an.

1. Erstelle eine Mahnstufe

Gib deiner ersten Mahnstufe eine Bezeichnung (z.B. 1. Mahnstufe) und erstelle Betreff, Einleitungstext und ggf. Anmerkungen.

> Wie formuliere ich eine Mahnung? In unserem Billomat Magazin haben wir dir hilfreiche Formulierungsbeispiele für Mahnungen und Zahlungserinnerungen zusammengestellt.

Mahnungen Mahntext

2. Lege Mahngebühren fest

Im nächsten Schritt kannst du definieren, ob du deinem Kunden Mahngebühren in Rechnungen stellst oder nicht. Standardmäßig sind keine Mahngebühren vorgesehen. Durch Klick auf „Ja, zusätzliche Positionen in die Mahnung einfügen“ kannst du eine neue Position inklusive Mahngebühr definieren, die später ausgewiesen und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

> Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein? Die richtige Antwort lautet „angemessen“. In unserem Billomat Magazin findest du einen hilfreichen Artikel zum Thema Mahngebühren.

Mahngebühr

3. Definiere den Automatisierungsgrad

Billomat kann für dich automatisch Mahnungen erstellen, abschließen oder versenden. Lege dazu den Automatisierungsgrad fest:

Entscheidest du dich für den automatischen Versand deiner Mahnung (per E-Mail oder Brief), so kannst du weitere Einstellungen vornehmen:

  • Karenztage: Wann möchtest du den Mahnprozess nach Ablauf der Frist anstoßen? Gewähre Kulanz oder mahne deine Kunden unverzüglich.
  • Uhrzeit: Wann soll die Mahnung versendet werden? Definiere die Uhrzeit für den Versand deiner Mahnung.
  • Briefpapier: Welches Briefpapier möchtest du verwenden? Wähle die Standardvorlage oder eine benutzerdefinierte Vorlage.
  • Rechnung anhängen: Möchtest du die Rechnung erneut an den Kunden versenden?

4. Aktiviere den automatischen Mahnlauf

Durch Klick auf den Button > Speichern aktivierst du die erstellte Mahnstufe. Anschließend kannst du, analog zum beschriebenen Prozess, weitere Mahnstufen anlegen. Unter > Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen findest du einen Überblick über all deine Mahnstufen.

Mahnstufen

Tipp: Ausschluss einzelner Kunden

Hast du Kunden, die du vom automatischen Mahnlauf auf Billomat ausschließen möchtest, beispielsweise aufgrund längerer bestehender Geschäftsbeziehungen oder weil du weißt, dass dieser Kunde kontinuierlich und gewissenhaft zahlt, aber eben immer ein paar Tage zu spät? Kein Problem!

  1. Rufe den entsprechenden Kunden unter > Stammdaten > Kontakte auf.
  2. Klicke auf den Button „Bearbeiten“ in der rechten Navigation.
  3. Unter > Einstellungen > Sonstiges kannst du den Kunden vom automatischen Mahnlauf ausschließen.
  4. Speichere die Einstellungen für den Kunden.

Mahnlauf Kunde

Automatischer Mahnlauf auf Billomat, noch Fragen?

Hast du weitere Fragen zu dem automatischen Mahnlauf von Billomat? Fehlen dir Funktionen oder Einstellungsmöglichkeiten? Dann kontaktiere unser Support-Team unter support@billomat.com.

Diskussion

12 Kommentare

  1. 6. Juni 2016 am 23:29

    Super, super, super! Vielen Dank! Genial! 🙂

    • 7. Juni 2016 am 9:39

      Hallo Tobias,

      vielen Dank für dein Kommentar! Wir hoffen, der automatische Mahnlauf unterstützt dich künftig bei deiner Buchhaltung.

      Viele Grüße
      Doreen von Billomat

  2. 8. Juni 2016 am 16:29

    Wenn jetzt noch ein automatischer Zahlungsabgleich mit Danksagungen via figo funktioniert dann wäre ich richtig begeistert.

    • 9. Juni 2016 am 10:50

      Hallo Stefan,

      du bist schneller als Billomat erlaubt 🙂 Erst gestern haben wir das „Automatische Verbuchen von Zahlungseingängen“ mit figo ausgerollt. Genaue Details veröffentlichen wir zeitnah in unserem Blog und Newsletter.

      Gerne kannst du die Funktionalität schon vorab testen. Dazu musst du die Automatisierung explizit unter Einstellungen > figo anschalten.

      Viele Grüße
      Doreen von Billomat

  3. 4. August 2017 am 17:34

    Wie kann ich ein Email-Template an eine Mahnstufe anhängen, so dass dies bei der automatischen Versendung direkt ausgewählt wird?

    • 7. August 2017 am 9:04

      Hallo Mitey,

      danke für dein Interesse an Billomat. Leider ist es nicht möglich, eine Mahnung zu versenden per E-Mail ohne den Mahnlauf zu starten. Die Aktion, von der du sprichst, klingt er nach einem erneuten Versand der Rechnung. Dies ist allerdings nur manuell möglich, indem du die explizite Rechnung erneut aufrufst und versendest mit einem variablen Mailtext. Viel sinnvoller wäre es jedoch, eine Zahlungserinnerung im Rahmen deines Mahnlaufs zu versenden. So sparst du dir den manuellen Aufwand. Der text innerhalb der Zahlungserinnerung bzw. 1. Mahnung kann ja auch flexibel angepasst werden, so dass es den Kunden eher als „friendly reminder“ erreicht.

      Wenn du Fragen zum Mahnlauf hast oder Hilfe beim Einstellen benötigst, kannst du uns auch gerne direkt per Telefon kontaktieren. Unser Support Team geht das Thema dann gerne direkt mit dir durch.

      Viele Grüße
      Doreen von Billomat

  4. 9. August 2017 am 7:14

    Hallo,

    werden die Namen der Kunden automatisch im Einleitungstext eingefügt, oder begrenzt sich dieser auf „Sehr geehrte Damen und Herren“?

    LG

    • 9. August 2017 am 13:47

      Hallo Ronny,

      du kannst die Textvorlagen für den Einleitungstext deiner Mahnung so anpassen, dass automatisch der Kundenname eingeblendet wird. Das geht am besten über einen Platzhalter. Gehe dazu zu dem Menüpunkt >Dokumente >Mahnstufen. Dort kannst du beispielsweise die Textvorlage mit dem Einleitungstext „Hallo [Client.first_name]“ definieren. Beim Erstellen der Mahnung zieht sich Billomat dann den Kundenvornamen aus den entsprechenden Stammdaten.

      Ich hoffe ich konnte dir weiterhelfen. Ansonsten einfach mal bei unserem Support Team anrufen. Unser Team berät dich gerne individuell.

      Viele Grüße
      Doreen von Billomat

      • 10. August 2017 am 19:44

        Hallo Doreen,

        ja, ich denke schon. Ich hab jetzt geschrieben:
        Sehr geehrte/r Frau/Herr [Client.last_name],

        Ist das so richtig? Verschwindet beim männlichen Kunden dann das / von geehrter und Frau automatisch oder muss ich das für Frauen und Herren einzelnd anlegen?
        Für die Rechnungsnummer im Einleitungstext füge ich ebenfalls den zugehörigen Platzhalter ein… hoffe ich hab es richtig verstanden

        Der Rest wie KundenNummer, Datum etc. werden automatisch in der Mahnung eingefügt?

        Sorry für die vielen Fragen.

        LG Ronny

        • 11. August 2017 am 13:42

          Hallo Ronny,

          das ist korrekt, allerdings verschwindet die jeweilige Geschlechter-abhängige Anrede dadurch nicht. Das kann man aktuell nur mit einer eigenen Vorlage. Wenn du möchtest, hilft dir unser Support Team beim Erstellen der Vorlage. Schreibe dazu direkt an support@billomat.com mit deinem Anliegen.

          Genau, wenn du den Platzhalter für die Rechnungsnummer im Einleitungstext platzierst, wird diese auf der abgeschlossenen Rechnung dann korrekt ausgegeben.

          Viele Grüße
          Doreen von Billomat

  5. 19. September 2018 am 11:31

    Hallo,

    wie kann ich damit umgehen, dass manche Kunden postalisch und der größere Anteil automatisch per Mail gemahnt werden sollen?
    ist dies irgendwie möglich?
    Ferner gibt es die Möglichkeit verschiedene Sprachen auszuwählen?
    Dann noch als letzter Punkt: Wenn ich einzelne Kunden aus dem automatischen Mahnlauf entferne, kann ich diese möglichst unkompliziert aus dem Wust an Rechnungen identifizeren um dann ggf. einzelne Rechnungen individuell anzumahnen?

    Danke vorab!

    Viele Grüße

    Roman

    • 19. September 2018 am 15:55

      Hallo Roman,

      eine Unterscheidung innerhalb einer Mahnstufe zwischen Post und E-Mail ist aktuell nicht geplant.
      Eine Sprachvariable ist bisher leider noch nicht in den Mahnungen eingefügt, wird aber nachgezogen.

      Das ausmahnen einzelner Rechnungen ist derzeit auch noch nicht möglich – wir arbeiten aber bereits daran und bald kann die Funktion, für einzelne Rechnungen einen Mahnstopp zu hinterlegen und entsprechend danach zu filtern, genutzt werden.

      Viele Grüße,
      Julia von Billomat

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