06. Jun 2016 | Buchhaltung

Automatischer Mahnlauf auf Billomat

Automatischer Mahnlauf auf Billomat – endlich ist der da! Seit dieser Woche kannst du Rechnungsempfänger automatisch an offene Rechnungen erinnern. Einmal richtig eingestellt, spart dir der automatische Mahnlauf auf Billomat ordentlich Zeit und sichert deine Zahlungseingänge.

Keine Sorge, eine Mahnung schreibt letztlich keiner so richtig gern. Aber nur wer dran bleibt und säumige Kunden erinnert, kommt auch zügig zu seinem wohlverdienten Geld. In unserem Billomat Magazin haben wir die in diesem Zusammenhang eine Checkliste zum Thema „Richtig mahnen“ erstellt.

Automatischer Mahnlauf auf Billomat – jetzt einrichten!

Bevor dein Mahnlauf automatisch startet, musst du zunächst deine Mahnparameter konfigurieren. Lege Mahnstufen, Mahnzeiträume und den Automatisierungsgrad deines Mahnprozesses mit Billomat fest und erstelle Mahnvorlagen. Selbstverständlich kannst du auch einzelne Kunden vom automatischen Mahnlauf ausschließen. Im folgenden Beitrag erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du den automatischen Mahnlauf auf Billomat einrichtest.

Über die Hauptnavigation > Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen kannst du deinen automatischen Mahnlauf konfigurieren. Lege zunächst eine > neue Mahnstufe an.

1. Erstelle eine Mahnstufe

Gib deiner ersten Mahnstufe eine Bezeichnung (z.B. 1. Mahnstufe) und erstelle Betreff, Einleitungstext und ggf. Anmerkungen.

> Wie formuliere ich eine Mahnung? In unserem Billomat Magazin haben wir dir hilfreiche Formulierungsbeispiele für Mahnungen und Zahlungserinnerungen zusammengestellt.

Mahnungen Mahntext

2. Lege Mahngebühren fest

Im nächsten Schritt kannst du definieren, ob du deinem Kunden Mahngebühren in Rechnungen stellst oder nicht. Standardmäßig sind keine Mahngebühren vorgesehen. Durch Klick auf „Ja, zusätzliche Positionen in die Mahnung einfügen“ kannst du eine neue Position inklusive Mahngebühr definieren, die später ausgewiesen und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

> Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein? Die richtige Antwort lautet „angemessen“. In unserem Billomat Magazin findest du einen hilfreichen Artikel zum Thema Mahngebühren berechnen.

Mahngebühr

3. Definiere den Automatisierungsgrad

Billomat kann für dich automatisch Mahnungen erstellen, abschließen oder versenden. Lege dazu den Automatisierungsgrad fest:

Entscheidest du dich für den automatischen Versand deiner Mahnung (per E-Mail oder Brief), so kannst du weitere Einstellungen vornehmen:

  • Karenztage: Wann möchtest du den Mahnprozess nach Ablauf der Frist anstoßen? Gewähre Kulanz oder mahne deine Kunden unverzüglich.
  • Briefpapier: Welches Briefpapier möchtest du verwenden? Wähle die Standardvorlage oder eine benutzerdefinierte Vorlage.
  • Rechnung anhängen: Möchtest du die Rechnung erneut an den Kunden versenden?

4. Aktiviere den automatischen Mahnlauf

Durch Klick auf den Button > Speichern aktivierst du die erstellte Mahnstufe. Anschließend kannst du, analog zum beschriebenen Prozess, weitere Mahnstufen anlegen. Unter > Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen findest du einen Überblick über all deine Mahnstufen.

Mahnstufen

Tipp: Ausschluss einzelner Kunden

Hast du Kunden, die du vom automatischen Mahnlauf auf Billomat ausschließen möchtest, beispielsweise aufgrund längerer bestehender Geschäftsbeziehungen oder weil du weißt, dass dieser Kunde kontinuierlich und gewissenhaft zahlt, aber eben immer ein paar Tage zu spät? Kein Problem!

  1. Rufe den entsprechenden Kunden unter > Stammdaten > Kontakte auf.
  2. Klicke auf den Button „Bearbeiten“ in der rechten Navigation.
  3. Unter > Einstellungen > Sonstiges kannst du den Kunden vom automatischen Mahnlauf ausschließen.
  4. Speichere die Einstellungen für den Kunden.

Mahnlauf Kunde

Automatischer Mahnlauf auf Billomat, noch Fragen?

Hast du weitere Fragen zu dem automatischen Mahnlauf von Billomat? Fehlen dir Funktionen oder Einstellungsmöglichkeiten? Dann kontaktiere unser Support-Team unter support@billomat.com.