Automatisiert Rechnungen schreiben – alles was Du wissen solltest

Die Automatisierung von Rechnungen bietet die Möglichkeit, die Buchhaltung effektiv zu gestalten und Arbeitszeit einzusparen. Zudem sorgt die Automatisierung dafür, dass regelmäßig anfallende Rechnungen pünktlich beim Kunden ankommen. So verbessern Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisieren, nicht nur ihre interne Organisation, sondern auch ihre Liquidität.

Die Rechnung – neuralgischer Punkt im Unternehmen

Die Rechnung, die auch als Faktura bezeichnet wird, ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen gegenüber einem Leistungsempfänger eine Forderung erhebt, die auf eine Lieferung oder Leistung zurückgeht. Jeder Rechnung liegt grundsätzlich ein Kaufvertrag zugrunde, der die Lieferung oder Leistung und deren Preis bestimmt. Mit der Rechnung dokumentiert das Unternehmen, dass es tatsächlich eine Lieferung oder Leistung erbracht hat. Widerspricht der Rechnungsempfänger dem Inhalt des Dokuments nicht, erkennt er damit an, dass der Rechnungsgegenstand tatsächlich geliefert oder geleistet wurde. Andererseits stellt die Rechnung eine Urkunde, die als schriftliche Basis für eine Forderung rechtliche Wirkung hat.

Rechnungen schreiben – worauf müssen Unternehmen achten?

Unternehmen haben die Pflicht, ihre Lieferungen oder Leistungen gegenüber anderen Unternehmen innerhalb von sechs Monaten abzurechnen. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen sind sogar bis zum 15. Kalendertag des Monats abzurechnen, der auf den Warenerhalt oder die Leistungsabnahme folgt. 

Eine Sonderform der Rechnung ist die Gutschrift, die der Leistungsempfänger gegenüber dem Lieferanten oder Dienstleister ausstellt. Eine Gutschrift erhält ihre Gültigkeit, wenn der Empfänger ihr nicht ausdrücklich widerspricht. Das Gutschriftdokument hat dieselbe Form wie eine Rechnung und muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Rechnungen erstellen – welche Pflichtangaben musst Du beachten?

Die Pflichtangaben, die das Rechnungsdokument enthalten muss, hat der Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz genau vorgegeben. Grundsätzlich müssen sich alle Unternehmer an die gesetzlichen Vorgaben halten. Eine nicht korrekt ausgeführte Rechnung kann dazu führen, dass der gewerbliche Rechnungsempfänger seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug verliert. Unternehmen, die Rechnungen erstellen, müssen daher die Angabe der folgenden Pflichtangaben aus § 14 Abs 4 u. 5 UStG sorgfältig beachten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Rechnungsstellers
• Datum der Rechnungsstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig zu vergeben ist
• Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag der Lieferung oder Leistung
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag)
• Im Vorfeld vereinbarte Minderungen des Entgelts

Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen grundsätzlich einen Hinweis auf die Steuerbefreiung angeben, wenn sie ihre Rechnungen erstellen. Rechnen Unternehmen mit einer Forderung oder einer Teilforderung ab, noch bevor sie die Lieferung oder Leistung ausführen, gelten dieselben Pflichtangaben, wenn sie ihre  Rechnung schreiben. 

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen? 

Rechnungen mit einem Betrag von weniger als 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen, die nicht alle Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz enthalten müssen. Sie müssen die folgenden Bestandteile enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz

Auch Kleinbetragsrechnungen müssen einen Hinweis enthalten, wenn der Rechnungssteller als sogenannter Kleinunternehmer steuerbefreit ist. 

Weitere Vorschriften für die Rechnung – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoB

Unternehmen, die Rechnungen erstellen, haben neben den Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz für ihre Rechnungslegung auch die sogenannten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoB, zu beachten. Die GoB gelten auch für automatisierte Rechnungen. Sie setzen sich aus unterschiedlichen Regeln zusammen, die sich aus Rechtsprechung und wirtschaftlicher Praxis ergeben. So legt insbesondere das Handelsgesetzbuch in § 238 HGB fest, dass Handelsunternehmen zur Buchführung grundsätzlich verpflichtet sind. Diese hat die Aufgabe, zu jedem Zeitpunkt die finanzielle Lage des Unternehmens abzubilden. Zentraler Gedanke der GoB ist, dass Unternehmen ihre Buchführung so organisieren müssen, dass sie für einen Dritten zugänglich gemacht werden kann, damit sich dieser innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorgänge und den wirtschaftlichen Zustand des Unternehmens verschaffen kann. 

Elektronische Rechnungen schreiben – Was ist die GoBD?

Das Bundesministerium für Finanzen hat die grundlegenden Prinzipien der GoBD festgelegt, die die GoB auf die elektronische Rechnungsstellung ausweiten. Das Kürzel GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Diese Grundsätze regeln, was Unternehmer beachten müssen, wenn sie elektronische Dokumente erstellen, wie zum Beispiel automatisierte Rechnungen, die mit einer Rechnungssoftware erstellt und elektronisch verschickt wurden. Die Einhaltung der Vorgaben der GoBD gewährleisten, dass zum Beispiel auch automatisierte Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden. 

Was sind die zentralen Vorgaben der GoBD?

Im Zentrum der Vorgaben der GoBD stehen laut dem Bundesministerium für Finanzen die folgenden Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Wahrheit
• Klarheit
• fortlaufende Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Warum ist ein Rechnungsprogramm sinnvoll?

In jedem Unternehmen ist die Rechnung von zentraler Bedeutung. Sie dokumentiert nicht nur eine Forderung, sondern sichert auch deren rechtlichen Anspruch. Zudem stellt sie ein Dokument für geschäftliche Aktivitäten im Unternehmen selbst und darüber hinaus  gegenüber öffentlichen Institutionen, wie zum Beispiel gegenüber dem Finanzamt. Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen, die an das Dokument gestellt werden, ist die Verwendung eines Rechnungsprogramms sinnvoll, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Für Unternehmen, die regelmäßig gleichbleibende Leistungen in Rechnung stellen, lohnt es sich, ihre Rechnungen zu automatisieren. Diese ist nur mit einem professionellen Rechnungsprogramm umsetzbar. 

Rechnungen automatisieren – Was gilt für elektronisch übermittelte Rechnungen?

Elektronisch übermittelte Rechnungen werden nicht auf Papier gedruckt und mit der Post versandt, sondern als elektronisches Dokument erstellt und per E-Mail übermittelt oder in einem Kundenbereich auf der Homepage des Rechnungsstellers hinterlegt. Sie haben rechtlich dieselbe Gültigkeit wie konservativ erstellte Rechnungen, sofern sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, den Grundsätzen der GoB entsprechen. Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisieren und elektronisch an ihre Kunden übermitteln, übertragen bei Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Vorgaben ein rechtlich wirksames Dokument, das den Empfänger berechtigt, den Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung mit einem professionellen Rechnungsprogramm arbeiten, wenn sie automatisiert Rechnungen schreiben.

Automatisiert Rechnungen schreiben – die Vorzüge

Unternehmen, die mit einem professionellen Rechnungsprogramm arbeiten, können ihre Rechnungsstellung teilweise oder vollständig automatisieren. Die Automatisierung ist insbesondere für Unternehmen interessant, die in regelmäßigen Abständen dieselben Positionen unverändert abrechnen, wie zum Beispiel Mieteinnahmen, Gebühren, Beraterpauschalen oder Provisionen. Onlineshops können ihre Kaufabwicklung komplett über ihr Rechnungsprogramm automatisieren. Geht eine Bestellung ein, erstellt das Rechnungsprogramm die Abrechnung zeitgleich und verschickt diese nach Kaufabschluss an die E-Mail-Adresse des Kunden. Eine Schnittstelle zwischen dem Rechnungsprogramm und dem Onlineshop sorgt für die Synchronisation der erforderlichen Daten. 

Rechnungsprogramm – Was muss eine professionelle Software können?

Ein professionelles Buchhaltungsprogramm umfasst neben den klassischen Buchhaltungsfunktionen sämtliche Funktionen für die Rechnungslegung, die eine Automatisierung sowohl der Rechnungsstellung, als auch des gesamten Forderungsmanagements umfasst. Folgende Basisfunktionen sprechen für die Professionalität einer Rechnungssoftware:

• Rechnungsstellung
• Belegerfassung
• Reminder für wiederkehrende Rechnungen
• Rechnungsversand via E-Mail
• Rechnungsversand per Post
• Rechnungslayout der Firma
• Rechnung ohne Logo der Software
• Internationale Rechnung
• Fremdsprachenassistent
• Rechtssicherheit gemäß § 14 UStG
• GoBD-konform
• Online-Banking-Integration
• Automatisiertes Mahnwesen
• Automatisierte Angebotserstellung

Daneben sollte das Rechnungsprogramm folgende Kennzeichen haben:

• Gute Bedienbarkeit
• Suchfunktion
• Texterkennung
• Anfängerfreundlichkeit

Das Rechnungsprogramm sollte zudem über die zentralen Buchhaltungsfunktionen verfügen:

• Wählbarkeit der Art der Buchführung
• Standardkontenrahmen
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Online-Banking

Mindestens die folgenden Schnittstellen sollten zur Verfügung stehen:

• DATEV
• Datenimport und -export CSV
• Datenexport PDF
• Android-App
• iOS-App
• API

Automatisiert Rechnungen schreiben – auf der sicheren Seite

Professionelle Rechnungsprogramme, wie zum Beispiel Billomat, bieten ihren Anwendern Rechnungsvorlagen, die sämtliche gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Das Rechnungsprogramm gewährleistet nicht nur die korrekte Ausführung der Pflichtangaben, die der Gesetzgeber fordert, sondern auch die Einhaltung der Bestimmungen der GoB und GoBD. Mit Hilfe der Rechnungsvorlagen, die das Programm bereitstellt, sorgst Du für Rechtssicherheit für jede Art von Rechnung – egal ob individuelle oder automatisierte Rechnungen. Nach der Rechnungsstellung hast Du die Möglichkeit, Deine Rechnung als Brief postalisch zu versenden, oder aber Add-Ons zu nutzen, um einen Emailbrief oder PixelLetter zu versenden. 

Automatisierte Rechnungen – Rechnungsstellung leicht gemacht

Hat Dein Unternehmen viele wiederkehrende Rechnungen mit gleichen Inhalten, bietet Dir das professionelle Rechnungsprogramm die Möglichkeit, Deine Rechnungen automatisiert zu schreiben. Du kannst das Rechnungsprogramm beauftragen, Deine Abrechnungen für zum Beispiel regelmäßige Bestellungen, turnusmäßige Dienstleistungen, Wartungen oder Nutzungsgebühren automatisch zu erstellen. Die Vorteile der Automatisierung liegen nicht nur in der Senkung des Arbeitsaufwandes. Wenn Unternehmen ihre Rechnungen automatisieren, sinkt auch die Fehleranfälligkeit, während zugleich die Pünktlichkeit der Rechnungsstellung gewährleistet ist. 

Rechnungen automatisieren – so funktioniert die Abo-Rechnung

Die Einstellung der automatisierten Rechnung benötigt mit einem professionellen Rechnungsprogramm wie Billomat nur einige wenige Angaben. Für die Abo-Rechnung stellst Du drei Parameter ein:

• Turnus
• Versandzeit
• Häufigkeit der Wiederholung

Pflichtangaben & Co – Abo-Rechnungen sind rechtssicher

Alle Angaben in der Abo-Rechnung sind mit denen einer normalen Rechnung identisch, sodass die Berücksichtigung aller Pflichtangaben, sowie GoB- und GoBD-Konformität gewährleistet sind. Zudem weist die Software jeder Abo-Rechnung, die sie erstellt, eine individuelle und fortlaufende Rechnungsnummer zu, die innerhalb eines vorher definierten Nummernkreises liegt. Das Rechnungsprogramm organisiert alle Dokumente, die aus der Serienrechnung generiert werden und zeigt sie in einem Überblick an, sodass sie jederzeit verfügbar sind.

Wie kann die Abo-Rechnung bearbeitet werden?

Ändert sich ein Parameter in der Abo-Rechnung, zum Beispiel durch eine später eintretende Preisanpassung oder eine Adressänderung des Kunden, kannst Du die Einstellungen entsprechend ändern. Umgekehrt kannst Du aus einer individuell erstellten und abgeschlossenen Forderung auch eine Abo-Rechnung erstellen.

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