Belege GoBD-konform digitalisieren: Korrekte Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungen

Belege digitalisieren: Gesetzliche Vorgaben für elektronische Dokumente

Die fortschreitende Digitalisierung der Buchhaltung im Wirtschaftsleben hat zahlreiche Veränderungen in den Buchführungssystemen mit sich gebracht. Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in elektronischer Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen seit dem Geschäftsjahr 2015 den GoBD entsprechend ihre Belege digitalisieren.

1. Was bedeutet GoBD genau?
2. Welche Kriterien geben die GoBD vor?
3. Was genau sind Belege in der Buchhaltung?
4. Wie setzt Du die Vorgaben im Buchhaltungsalltag um?
5. Welche Textverarbeitungsprogramme erfüllen die GoBD Regeln?
6. Gelten die GoBD auch für die traditionelle Buchhaltung?
7. GoBD und E-Mails – Musst Du die elektronische Post archivieren?
8. Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen?
9. Papierbelege digitalisieren laut GoBD – Wie geht das?
10. Wie kann Dich Billomat unterstützen?

Die GoBD – Rahmenbedingungen für die digitale Buchführung

Das Bundesfinanzministerium hat zusammen mit den Verwaltungen von Bund und Ländern sowie Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern die GoBD entwickelt. Sie bilden die rechtliche Grundlage für die Erstellung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die Unternehmen digitalisieren müssen.

Was bedeutet GoBD genau?

Die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – lösen zwei bis dahin gültige gesetzliche Regelwerke für die elektronische Buchführung von Unternehmen ab.   

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die GoBD verbinden ihre Regelungen mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung GoB.

GoBD und GoB – Worin liegt der Unterschied?

Die GoB geben die Regelungen für die Buchführung und die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sowohl in analoger als auch in elektronischer Form vor. Sie bilden die Basis für die Ausführungen der GoBD, die sich ausschließlich auf die digitale Buchhaltung beziehen.

Belege digitalisieren – Welche Kriterien geben die GoBD vor?

Die GoBD geben vor, welche Kriterien für die Erstellung und Archivierung von digitalen Geschäftsdokumenten anzuwenden sind. Für die Einhaltung der GoBD ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Auch wenn er die Buchführung an einen Dienstleister auslagert, trägt der Steuerpflichtige die alleinige Verantwortung dafür, dass seine Buchhaltung die GoBD einhält.

GoBD-konforme Belege – die sechs zentralen Kriterien der GoBD

Wenn Du Belege digitalisieren möchtest, müssen die Belege laut den gesetzlichen Vorgaben sechs grundsätzliche Kriterien erfüllen, damit sie bei einer steuerlichen Überprüfung anerkannt werden:

• Ordnung
• Erfassung
• Fälschungssicherheit
• Wahrheitsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit

Ordnung

Die Ablage von Belegen muss in einer nachvollziehbaren Ordnung erfolgen. Denn ein Betriebsprüfer muss jederzeit in der Lage sein, sich im Ordnungssystem der Ablage zurecht zu finden und bestimmte Belege aufzurufen. Hierfür müssen digitale Dokumente so abgelegt werden, dass sie über eine Volltextsuche ausgelesen werden können. Die Archivierung der Dokumente muss über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg sicher gestellt sein.

Erfassung

GoBD-konform digitalisieren heißt auch zeitnah zu erfassen. Innerhalb von zehn Tagen müssen Belege erstellt werden und in chronologischer Reihenfolge sowie nachvollziehbarem Ordnersystem abgelegt sein. Die Daten müssen jederzeit gut lesbar sein. Darüber hinaus muss bei einem Systemwechsel sicher gestellt sein, dass keine Daten verloren gehen. Elektronische Belege müssen auch mit einem nachvollziehbaren Index bezeichnet werden.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege so erstellen und abspeichern, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Daher müssen Dokumente, die zur Weiterverarbeitung bereit stehen, vorab immer als Kopie abgesichert und eindeutig benannt werden. Sobald ein Beleg an einen Kunden, Dienstleister, Lieferanten oder an das Finanzamt herausgegeben wird, darf er nicht weiter verändert werden. Ist eine Veränderung erforderlich, dann muss das Original kopiert, eindeutig gekennzeichnet und auffindbar abgelegt werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Der GoBD-konforme Beleg enthält ausschließlich richtige Aufzeichnungen und Daten. Ein eingehender Beleg darf bei seiner Erfassung nicht verändert werden.

Vollständigkeit

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, müssen Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für den entsprechenden Beleg relevant sind. Originale und Kopien müssen eindeutig als solche gekennzeichnet sein. Sämtliche Kopien müssen in der Ablage aufbewahrt und jederzeit aufrufbar sein.

Nachvollziehbarkeit

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Was genau sind Belege in der Buchhaltung?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

• Rechnungen
• Quittungen
• Kassenbons
• Postanweisungen
• Schecks

Aber auch begleitende Dokumente können als Beleg für einen geschäftlichen Vorgang dienen, wie zum Beispiel:

• Lieferscheine
• Angebote
• Auftragsbestätigungen

und weitere.

GoBD in der Praxis – Wie setzt Du die Vorgaben im Buchhaltungsalltag um?

Damit Deine Buchhaltung die grundlegenden Prinzipien der GoBD umsetzen kann gilt es, weitere Anforderungen zu beachten. Denn mit den sechs Prinzipien der GoBD gehen noch weitere Anforderungen einher, die der Gesetzgeber für die elektronische Buchführung vorgesehen hat. Um Deine Belege digitalisieren zu können, musst Du daher nicht nur darauf achten, dass Du ein Textverarbeitungsprogramm verwendest, das die Anforderungen auch erfüllen kann. Auch weitere Anforderungen sind zu beachten, damit Du die grundlegenden Merkmale der GoBD umsetzen kannst.

Welche Textverarbeitungsprogramme erfüllen die GoBD Regeln?

Geschäftliche Dokumente, die als steuerliche Belege gelten und die Grundlage für die Steuererklärungen bilden, dürfen laut den gesetzlichen Vorgaben nicht im Nachhinein verändert werden. Dabei hast Du darauf zu achten, dass diese in einem Dateiformat vorliegen, das es unmöglich macht, eine nachträgliche Veränderung überhaupt vorzunehmen. Die bis zur Einführung der GoBD gängigen Textverarbeitungsprogramme wie zum Beispiel Word, Excel oder Open Office bieten daher nicht mehr die technischen Voraussetzungen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Denn Dokumente, die mit diesen oder ähnlichen Programmen erstellt sind, können jederzeit wieder überschrieben und damit verändert werden. Wer daher ein offenes Textverarbeitungsprogramm wie Word nutzt, um seine Vorlagen zu erstellen, der muss darauf achten, dass er jedes daraus erstellte Dokument in einem Dateiformat abspeichert, das als nicht mehr veränderbar anerkannt ist. Als nicht mehr veränderbares Dateiformat eignet sich insbesondere das Format „archivierbare PDF“.

Genügt das PDF Format den Vorgaben der GoBD uneingeschränkt?

Auch für die Vorgehensweise, die erstellten Dokumente in Kopie als PDF abzuspeichern gilt es, dem Anspruch der GoBD an die Vollständigkeit zu genügen. Das bedeutet, dass nicht nur das PDF abzuspeichern und zu archivieren ist, das die Kopie einer Rechnung oder eines sonstigen steuerlich relevanten Geschäftsdokument stellt. Auch das Original, das Du in Deinem offenen Textverarbeitungsprogramm erstellt hast, gilt es aufzubewahren.

Erhältst Du eine Lieferantenrechnung in digitaler Form per E-Mail, dann kannst Du die erhaltene Rechnung aus der E-Mail als archivierbare PDF Datei abspeichern und archivieren. Dabei musst Du jedoch darauf achten, dass Du die digitale Rechnung, die Dir Dein Lieferant zum Beispiel als Word-Dokument geschickt hast, zusammen mit der PDF Kopie abzulegen hast. Die GoBD verlangen in diesem Fall, dass beide Versionen – das Original und die ins PDF konvertierte Kopie – als steuerlich relevante Unterlagen für eine Überprüfung durch das Finanzamt bereit zu halten sind.

GoBD und Rechnungen auf Papier – Welche Vorgaben gelten hierfür?

Die GoBD schreiben den Unternehmen nicht vor, dass sie ihre Buchhaltung vollständig auf eine digitale Erstellung und Archivierung umstellen müssen. Vielmehr berücksichtigen die GoBD die Besonderheiten der elektronischen Buchführung. Denn die digitale Buchhaltung bringt zahlreiche Veränderungen mit sich, die für die Bereitstellung von steuerlich relevanten Unterlagen Bedeutung haben. Wer hingegen Papierbelege erhält oder selbst erstellt, der kann diese auch weiterhin in seine Buchhaltung einfließen lassen und auf die bisher übliche Weise verwalten. Sobald Deine Buchhaltung jedoch Papierdokumente digitalisiert, dann zieht diese Übertragung nach sich, dass die digitalisierten Dokumente den Vorgaben der GoBD unterliegen.

Gelten die GoBD auch für die traditionelle Buchhaltung?

Da die Digitalisierung der Buchhaltung weiterhin zügig voranschreitet, müssen selbst Unternehmen mit traditioneller Buchhaltung in Papierform immer mehr auch mit digitalen Belegen umgehen. Unternehmen, die eine Rechnung per E-Mail erhalten oder im Internet von der Homepage ihrer Lieferanten herunterladen, müssen die Vorschriften der GoBD für diese elektronischen Dokumente genauso beachten wie eine Buchhaltung, die vollständig auf die Digitalisierung umgestellt ist.

GoBD und E-Mails – Musst Du die elektronische Post archivieren?

Sobald eine E-Mail ein geschäftliches Dokument stellt, das steuerlich eine Bedeutung hat, dann musst Du auch diese archivieren. Das gilt jedoch nicht grundsätzlich für alle geschäftlichen E-Mails. Die Archivierungspflicht richtet sich bei E-Mails nach ihrer Funktion. Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel Wie archiviere ich E-Mails GoBD-konform?

Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen? – Nachvollziehbarkeit in der Praxis

Die GoBD verpflichten die Buchhaltung, einzelne Sachverhalte zu dokumentieren, damit ein Außenstehender jederzeit nachvollziehen kann, wie sie die Digitalisierung umgesetzt hat. Die Vorgabe der GoBD nimmt damit Unternehmen in die Pflicht, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu beschreiben, den sie bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsdokumente ausführen. Somit musst Du darlegen, wie Du zum Beispiel mit Dokumenten umgehst, die Du als Word-Dokument von Deinen Lieferanten per E-Mail zugeschickt bekommen hast. Die Dokumentation enthält auch Angaben darüber, wie Du Deine Rechnungen erstellst und nach welchem Ordnungsprinzip Du Deine Ablage organisierst. Zudem muss die Verfahrensdokumentation nicht nur jeden Mitarbeiter nennen, der mit der Erstellung und der Ablage von Geschäftsdokumenten beschäftigt ist. Auch Mitarbeiter, die auf die entsprechenden Dokumente Zugriff haben, sind in der Erklärung aufzuführen. Darüber hinaus ist jeder Eingriff in ein abgelegtes Dokument genauso zu dokumentieren wie eine Veränderung am Ablagesystem.

Checkliste Verfahrensdokumentation – Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?

Die Inhalte der Verfahrensdokumentation richten sich nach der Art und der Größe des Unternehmens. In der Regel fallen neben weiteren insbesondere die folgenden Merkmale in der digitalen Buchhaltung an, mit denen sich die Dokumentation beschäftigen muss:

• Eingesetzte Software
• Eingesetzte Hardware
• Umgang mit Papierbelegen generell
• Behandlung von Papierbelegen, die digitalisiert werden
• Umgang mit digital erstellten und empfangenen Belegen
• Organisation der Ablage
• Nennung von Mitarbeitern
• Umsetzung des Datenschutzes

und mehr.

Wo gibt es Hilfe für die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation von großen Unternehmen sowie insbesondere von Unternehmen mit einer Pflicht zur doppelten Buchführung ist in der Regel sehr viel umfangreicher auszugestalten als die Dokumentation eines Kleinunternehmens. Je mehr Anforderungen mit der Erstellung der Buchhaltung aufgrund von Unternehmensform oder Betriebsgröße einher gehen, umso genauer muss die  Verfahrensdokumentation auf Einzelheiten eingehen. Eine praktische Hilfe für die Erstellung der Dokumentation, aber auch eine interessante Informationsquelle über konkrete Arbeitsschritte, die zu beschreiben sind, bietet die Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer. Die Musterverfahrensdokumentation steht im Internet auf der Seite der Kammer bereit und kann heruntergeladen werden.

Papierbelege digitalisieren laut GoBD – Wie geht das?

Zahlreiche Rechnungen und Dokumente gehen noch immer in Papierform beim Unternehmen ein. Parkbelege, Notizen oder Barquittungen werden voraussichtlich auch noch für lange Zeit weiterhin auf Papier gedruckt sein. Die Mitarbeiter aus der Buchhaltung müssen diese Papierdokumente in eine digitale Form überführen. Erst danach können die Belege in die digitale Buchführung einfließen.

Belege digitalisieren – So funktioniert’s

Für die Digitalisierung von Papierbelegen eignet sich am besten ein guter Scanner. Eine Auflösung von 300 dpi beim Einscannen ist ausreichend, um das Dokument in druckbarer Form abzuspeichern. So bleibt der Inhalt des Belegs auch nach einem Ausdruck mit dem Bürodrucker noch gut lesbar. Als Dateiformate für die digitale Ablage eignen sich das PDF-, das PNG-, das JPEG- oder das TIFF-Format. Die Dokumente sollen nach dem Abspeichern nicht verändert werden können. Daher eignen sich Formate wie doc, odt- oder xls nicht für GoBD-konforme Belege. Nach dem Einscannen sollte der Scanner das Dokument direkt in das Ablagesystem abspeichern oder als E-Mail weiterleiten.

Wie unterstützt Dich Billomat bei der digitalen Buchhaltung?

Das Buchhaltungsprogramm Billomat hilft Dir nicht nur dabei, Deine Buchführung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zu erstellen. Die intelligente Texterkennung von Billomat sorgt auch dafür, dass Du Deine Belege und Quittungen unterwegs digitalisieren kannst, ohne dabei Daten eintippen zu müssen. So kannst Du Kassenzettel, Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege mit der automatischen Belegerkennung erfassen und in den Dateiformaten PDF, JPG abspeichern.

Belege digitalisieren mit Billomat – Wie funktioniert das?

Dank der Smartphone App von Billomat musst Du Quittungen und Belege nicht mehr sammeln, um sie im Büro zu digitalisieren. Die App stellt Dir die Möglichkeit bereit, Deine Belege auch unterwegs zu erfassen, aufzubereiten und direkt in Dein Buchhaltungssystem zu integrieren.

So geht’s – Belege digitalisieren mit der App von Billomat

Wenn Du auf Geschäftsreisen bist oder nach einem Geschäftsessen im Restaurant bezahlst, dann fotografierst Du den Beleg mit Deinem Smartphone ab. Die Texterkennung von Billomat liest daraufhin den Beleg automatisch ein und archiviert ihn. Danach kannst Du den digitalen Beleg ins Buchhaltungsprogramm hochladen und dort weiter verarbeiten.