Organisation   16.4.2019

Besprechungen: Wie sie nützlich werden und nicht nur nerven

Besprechungen sind in vielen Firmen äußerst unbeliebt: sie sind Zeitfresser, Nervfaktoren und absolut ineffizient. Warum? Weil sie den Arbeitsfluss unterbrechen, weil die Vorgesetzten schlecht bis gar nicht vorbereitet sind, weil die angesetzte Zeit häufig überzogen wird und weil irgendwer immer meint, die anderen stundenlang zuquatschen zu müssen, sodass die anderen zu genervt sind, um ihre Anliegen noch vorzubringen.

Am Ende gehen die Teilnehmer erschlafft und leeren Kopfes zurück an ihre Arbeitsplätze. Doch das muss nicht so sein. Wie sollte also eine Besprechung beschaffen sein, um nützlich, effizient, effektiv und im besten Falle auch beliebt zu sein?

besprechungen

Effiziente Besprechungen basieren nicht nur auf greifbaren, relevanten Inhalten, sondern auch auf Teilnehmern, die sich wohlfühlen und konzentriert sind. (Bild © unsplash.com)

Wichtig: Besprechungen gut vorbereiten

Gute Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O einer von effektiven Besprechungen. Dazu solltest du vorab die dringendsten Themen sammeln, alle dafür nötigen Dokumente bereitlegen und, wenn nötig, für jeden Teilnehmer kopieren.

Sinnvolle Agenda

Bringe die Besprechungsthemen in eine Reihenfolge. Mach dir dafür Gedanken darüber, welche Ziele du mit jedem Punkt auf der Agenda erreichen willst: Information? Entwicklung neuer Ideen? Feedback erhalten? Je kreativer die Teilnehmer sein sollen, desto früher sollte dieses Thema dran sein. Reine Information kann eher ans Ende, es sei denn, sie hat höchste Dringlichkeit.

Teilnehmer vorher informieren

Lass die Teilnehmer die Themen der Besprechung vorher wissen. Möglicherweise haben sie Vorschläge oder eigene Themen, die noch mit auf die Agenda sollten. Und auf diese Weise sind die Teilnehmer frühzeitig informiert und können sich im Vorfeld Gedanken zu den Themen machen.

Raumwahl

Die Wahl des Raums sagt viel über dich als Chefin und über das Treffen aus. Findet das Meeting in deinem Büro statt, hat es ein anderes Flair und Standing als eines, das im hintersten Kellerloch abgehalten wird. In deinem Büro verhalten sich Teilnehmer möglicherweise auch anders, sind vielleicht bei der Besprechung etwas gehemmter und weniger offen, als wenn der Raum sich irgendwo in ihrem normalen Umfeld befindet. Der Raum sollte hell und gut möbliert sein, die Fenster sollten sich jederzeit öffnen lassen, grelle Sonne sollte abblendbar sein.

Was macht gute Besprechungen aus?

Ess- und Trinkbares

Für Besprechungen, insbesondere die längeren, ist es gut, gängige Getränke und etwas Essbares bereitzuhalten. Es hebt die Stimmung, und es unterstützt die Kreativität, wenn den Teilnehmern nicht dauernd der Magen knurrt. Das Essen sollte jedoch auch nichts Schweres sein, das sie müde macht.

Moderieren (lassen)

In manchen Situationen empfiehlt es sich, die Besprechung von jemandem moderieren zu lassen. Damit kann gewährleistet werden, dass ihr den Zeitplan einhalten könnt, und der Moderator kann jene Teilnehmer, die mit inhaltsleerem Gequatsche oder durch thematisches Abdriften jede Besprechung sprengen, in ihrer Redezeit beschränken.

Raum für dringende Anliegen der Teilnehmer lassen

Dennoch sollte bei jeder Besprechung immer Raum für dringende Anliegen der Mitarbeiter sein. Je nachdem, wie dringend das Thema von ihnen empfunden wird, kannst du es auch kurzfristig nach ganz vorne ziehen. Liegen den Teilnehmern besonders wichtige Dinge auf dem Herzen, lässt ihre Konzentration bei anderen Themen schneller nach, solange sie nicht ihr Thema losgeworden sind. Falls an diesem Tag keine Zeit ist, sollte das Thema unbedingt auf die Agenda fürs nächste Treffen oder es sollte eine gesonderte Besprechung dafür einberufen werden.

Nicht überziehen

In vielen Firmen werden Besprechungen permanent überzogen – aber nicht, weil es jedesmal um wirklich wichtige Dinge geht, sondern weil niemand da ist, den ausschweifenden Reden mancher Teilnehmer Einhalt zu gebieten, oder weil das Meeting vollkommen unstrukturiert verläuft. Einmal kann das passieren, doch sollte es keinesfalls zur Gewohnheit werden. Setze die Zeit für die Besprechung realistisch an und ändere die Abläufe, damit die Teilnehmer nicht ständig über ihre Grenzen gehen müssen.

Pausen machen

Bei Besprechungen, die wesentlich länger als eine Dreiviertelstunde dauern, solltest du Pausen machen. Auch, wenn die Teilnehmer nicht nur zum Zuhören, sondern zum Mitdenken aufgefordert sind, sind kleine Pausen wichtig. Plane sie vorher mit ein, damit du nicht am Ende überziehen musst.

Tipps für die Präsentation während deiner Besprechung

Keine Präsentationshöllen

In sehr viele Besprechungen werden die Teilnehmer durch endlose, wortgewaltige, eintönige Präsentationen ermordet. Es ist schön, wenn du dich gerade in PowerPoint oder ähnliche Programme eingearbeitet hast und das gerne allen zeigen möchtest. Doch bestrafe die Leute bitte nicht dadurch, dass du ihnen 60 PowerPoint-Seiten voller Text in 15 Minuten um die Ohren schlägst. Fasse dich in der Präsentation sehr kurz und fasse sie besonders übersichtlich ab, vermeide Textwüsten und vergiss nicht, dass auch Bilder viel aussagen können. Weitere Tipps für gute Präsentationen findest Du hier.

Visualisieren! Visu-was?

Viele Besprechungen werden an den Teilnehmern vorbei heruntergerattert. Sie müssen mitschreiben oder haben textlastige Kopien vor sich liegen, die höchstens zum Papierfliegerbauen animieren, aber nicht zum Mitdenken und Kreativwerden. Visualisierungen helfen den Teilnehmern, sich komplexe Zusammenhänge besser merken zu können und einen Überblick zu bekommen. Dafür eignen sich unter anderem Tafeln und Flipcharts, die du mit verschiedenen Farben und Icons auflockern kannst.

Der wichtigste Tipp für deine Besprechung überhaupt:

Im Zweifel: absagen

Was sich ein bisschen salopp anhört, ist aber die beste Alternative, wenn du im Grunde nichts zu sagen hast, wenn es an Aktuellem fehlt, das alle Teilnehmerinnen wissen müssten, und wenn das Meeting keinen anderen Zweck hat, als abgehalten zu werden, weil es immer zu diesem Zeitpunkt stattfindet. Ein Jour fixe muss gar nicht so fix sein. Im Zweifel könnten Neuigkeiten auch per Rundmail/Memo oder Aushang an alle gehen.

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