Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: worauf musst du achten?

Worauf ist zu achten, damit du die betriebliche Weihnachtsfeier steuerlich absetzen kannst? Auf die Kosten und auf die Gäste. Das ist eigentlich schon alles. Eine Weihnachtsfeier ist für das Finanzamt nichts anderes als ein Betriebsausflug oder ein Betriebsfest.

Davon darf es pro Jahr insgesamt zwei geben. Die Kosten dürfen pro Feier nicht höher als 110 Euro pro mitfeierndem Mitarbeiter liegen und es muss allen Mitarbeitenden die Teilnahme freigestellt sein.

Erfüllt eure betriebliche Weihnachtsfeier diese Punkte, dann sind die Kosten Betriebsausgaben. Sie sind also steuerlich absetzbar und die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte und Weihnachtsmann berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Was ist, wenn es teurer wird oder das Team in diesem Kalenderjahr schon mehr als einen anderen Betriebsausflug gemacht hat? Dann ist eine pauschale Lohnsteuerabgabe fällig. Denn dann betrachtet das Finanzamt den Aufwand für die Feier bei den Teilnehmenden als Geldwerten Vorteil. Bei sogenannten Perks, den Vorteilen, die Mitarbeitende in ihrem Job haben, musst du immer mit bedenken, dass es ab einem gewissen Geldwert für das Finanzamt interessant wird.

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: bis 110 Euro frei

Bei 110 Euro ist eine Freigrenze gesetzt. Dieser Betrag gilt pro Person und zwar für jede Person, die auch tatsächlich teilnimmt. Plane lieber vorsichtig – falls z.B. eine Erkältungswelle kurzfristig für viele Absagen sorgt. Der Freibetrag umfasst absolut alle Kosten, die die Weihnachtsfeier pro Person verursacht. Auch die Arbeitszeit des Assistenten im Unternehmen, der die Feier organisiert. Es ist also außerdem Essen, Saalmiete, Bustransfer etc. enthalten – alles halt. Und wenn Familienangehörige zur Feier mit eingeladen sind, dann werden diese dem Mitarbeitenden zugerechnet. Außerdem solltest du bedenken, dass die 110 Euro als Bruttobetrag gerechnet werden.

Jeder darf mitmachen

Du kannst die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen, wenn wirklich jeder in der ganzen Firma mitmachen dürfte, wenn er will. Es ist allerdings auch möglich, Betriebsfeiern abteilungsweise zu organisieren, also nur mit einer Organisationseinheit etwas zu unternehmen.  Doch auch dann muss das ganze Team dieser Abteilung theoretisch mitfeiern können.

In vielen Firmen ist es gar nicht möglich, dass die gesamte Belegschaft gleichzeitig auf den Weihnachtsmarkt geht. Ist die Teilnahme an einer Weihnachtsfeier freiwillig, dann kann sich die Belegschaft einigen, wer die Notbesetzung in der Firma macht und wer Glühwein trinken geht.

Wie verbucht man die Weihnachtsfeier der Firma?

Da die Kosten für die Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe behandelt werden, kann die Buchhaltung die Aufwendungen wie alle anderen betrieblich bedingten Ausgaben kontieren. Damit die Ausgaben richtig gebucht werden gilt es, die gesetzlichen Vorgaben genau zu beachten. Um die Kontierung vorzubereiten, müssen daher die folgenden Arbeitsschritte ausgeführt werden:

Alle Ausgaben, die für die Weihnachtsfeier der Firma angefallen sind, werden zu einer einzigen Summe zusammengezählt. In einem zweiten Schritt wird die Summe der Aufwendungen durch die Anzahl aller Arbeitnehmer geteilt, die tatsächlich teilgenommen haben. Das Ergebnis zeigt an, ob der Grenzwert von 110 Euro eingehalten oder überschritten wurde. Abhängig von diesem Ergebnis werden die Ausgaben für die Weihnachtsfeier der Firma unterschiedlich gebucht. 

Ausgaben pro Person liegen unter 110 Euro

Liegen die Kosten der Weihnachtsfeier unter 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer, dann wird die Gesamtsumme der Aufwendungen als Betriebsausgabe unter einer eigenen Kontonummer verbucht. Hierfür kann die Buchhaltung zum Beispiel das Konto mit der Bezeichnung „freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ nutzen oder ein eigenes Konto mit einer Bezeichnung, wie zum Beispiel  „Weihnachtsfeier Betriebsausgabe, lohnsteuerfrei“ anlegen. 

Wie lautet der Buchungssatz?

Die Summe der Ausgaben wird in das Konto „freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“ im Soll eingetragen. In den üblichen Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 tragen die Buchungskonten mit der genannten Bezeichnung die Kontonummer 4140 in SKR 03, beziehungsweise die Kontonummer 6130 in SKR 04. Die Gegenbuchung erfolgt im Haben auf das Konto „Bank“ (im Kontenrahmen SKR 03 mit der Kontonummer 1200 und in SKR 04 mit der Nummer 1800)

Aufwendungen pro Person übersteigen den Grenzwert

Übersteigen die Ausgaben für die Weihnachtsfeier der Firma den Grenzwert von 110 Euro, dann zerfallen die Kosten in 110 Euro und den darüber hinausgehenden Rest. In diesem Fall verbucht die Buchhaltung die 110 Euro als Weihnachtsfeier Betriebsausgabe auf dem Konto „freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03 Nummer 4140 und SKR 04 Nummer 6130). Die darüber hinausgehenden Ausgaben werden auf das Konto „freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerpflichtig“ gebucht. Im Kontenrahmen SKR 03 trägt dieses Konto die Nummer 4145 und im Kontenrahmen SKR 04 die Nummer 6060. Auf den Betrag, der den Grenzwert von 110 Euro pro Person übersteigt, fallen pauschale Lohnsteuern an. Die Pauschale wird auf das Konto „Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z.B. Fahrtkostenzuschüsse)“ gebucht. Das Konto hat die Nummer 4149 in SKR 03 und die Nummer 6069 in SKR 04.

Beispiel: Auf (einer sehr ausgiebigen 😉 ) Weihnachtsfeier mit 10 Mitarbeitern fallen folgende Kosten für Deine Firma an:

• pro Arbeitnehmer 150 Euro
• davon sind je 110 Euro frei und die restlichen 40 Euro müssen extra aufgeführt werden. Wir gehen hier von 25% Lohnsteuerpauschale (100 Euro), 5,5% Solidartätszuschlag (5,50 Euro) und 7% Kirchensteuerpauschale (7 Euro) aus. Das macht insgesamt 112,50 Euro
• für Dich selbst hast Du auch 150 Euro ausgegeben. Die buchst Du auf das Konto „Sonstige betriebliche Aufwendungen“.

So verbuchst Du die Kosten der Weihnachtsfeier in SKR 03:

So verbuchst Du die Kosten der Weihnachtsfeier in SKR 04:

Wie bucht man die Kosten für Gäste?

Grundsätzlich dürfen Familienangehörige an der Weihnachtsfeier der Firma teilnehmen. Die Ausgaben für seine Familienangehörigen werden dabei dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Übersteigen die Kosten für den Arbeitnehmer zusammen mit seinen teilnehmenden Familienangehörigen den Grenzwert, dann werden die überhängenden Beträge als Privatentnahmen gebucht.