Organisation   09.11.2017

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: Wann wird er benötigt?

In Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, kann ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter erforderlich sein. Der Datenschützer sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Im Auftrag des Datenschutzes – Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Das Bundesdatenschutzgesetz BDSG steckt den Rahmen für den Schutz von anvertrauten Daten.

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: Ab wann wird er benötigt?

Ein Unternehmen braucht dann einen Datenschutzbeauftragten, wenn es personenbezogene Daten digital speichert und verarbeitet.

Personenbezogene Daten

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist für die Überwachung von Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten zuständig. Nicht alle Daten, die ein Unternehmen erhebt, fallen jedoch unter diesen Begriff. Das Gesetz unterscheidet im Rahmen der Datenerhebung

  • Einzelangaben
  • sachliche Verhältnisse

Die Einzelangaben sind diejenigen Daten, die wir bei Abschluss eines Telefonvertrages genauso wie bei einer Bewerbung weiter geben. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Geburtsdatum und der Beruf, aber auch Telefonnummer oder Branche. Grundsätzlich betreffen im Sinne des Gesetzgebers die so genannten Einzelangaben diejenigen Daten, die zu einer natürlichen Person gehören.

Die sachlichen Verhältnisse hingegen bezeichnen Angaben, die nicht einer konkreten Person, sondern beispielsweise einem Unternehmen zuzuordnen sind. Dazu zählen zum Beispiel die HR-Nummer, die Dienstleistungsofferte oder die Anzahl an Mitarbeitern, aber auch statistische Angaben. Sie fallen nicht unter den Datenschutz.

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter für alle?

Da jedes Unternehmen vom Freiberufler, bis hin zum Megakonzern personenbezogene Daten erhebt, stellt sich die Frage, wann ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss. Die Antwort auf diese Frage erteilt der § 4f des BDSG. Demnach muss ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter in folgenden Fällen zum Einsatz kommen:

  • automatisierte Datenverarbeitung durch mindestens 10 Personen
  • anderweitige Datenverarbeitung durch mindestens 20 Personen
  • Vorabkontrolle automatisierter Datenverarbeitung
  • geschäftsmäßige Datenerhebung

In Unternehmen, die personenbezogene Daten digital verarbeiten, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn sich mindestens zehn Personen laufend mit der Datenerhebung und -verarbeitung beschäftigen.

Sobald ein Unternehmen seine personenbezogenen Daten auf andere Weise verarbeitet, muss es einen Datenschutzbeauftragten bestellen, sofern mindestens zwanzig Arbeitnehmer in der Datenverarbeitung tätig sind. Den Begriff „auf andere Weise“ beschreibt der Gesetzgeber mit „manuellen Arbeitsabläufen“ oder mit „technischen Einrichtungen, die nicht programmgesteuert sind“. Wenn zum Beispiel die Patienten einer Arztpraxis ihre Patienteninformationen mit dem Kugelschreiber ausfüllen und sich mehr als zwanzig Mitarbeiter an der Verarbeitung von Daten beteiligen, muss ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Die Vorabkontrolle nach §4 im 5. Absatz des BDSG muss durchgeführt werden, wenn persönliche Informationen vorliegen, die ein Risiko mit sich bringen. Dazu gehören nach Auffassung des Gesetzgebers zum Beispiel die ethnische Herkunft, die Religionszugehörigkeit, Krankheiten oder politische Meinungen. Auch Informationen, die eine Bewertung der Person aufgrund von Fähigkeiten, Leistungen oder Verhaltensweisen ermöglichen, gehören unter die Vorabkontrolle. Ausgenommen davon sind Informationen, die einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen oder die innerhalb eines Vertragsverhältnisses und freiwillig erteilt wurden.

Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten Geschäfte betreiben, müssen unabhängig von der Mitarbeiterzahl, die damit betraut ist, für den Schutz der erhobenen Daten garantieren. Wenn ein Unternehmen Daten sammelt, um sie an Dritte zu übermitteln, muss ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter eingesetzt werden. Das betrifft Erhebungen für Markt- und Meinungsforschungen genauso wie eine anonymisierte Weitergabe von Daten.

So wird ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter wird bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde schriftlich bestellt. Die Bestellung muss durch die Unternehmensleitung erfolgen. Der Datenschützer ist weisungsfrei gegenüber dem Unternehmen, muss diesem jedoch über seine Tätigkeit und Erkenntnisse laufend Bericht erstatten. Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist ebenso befugt, der Geschäftsleitung Anweisungen hinsichtlich der betrieblichen Organisation zu erteilen, die er für erforderlich hält.

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