Betriebsausflug steuerlich absetzen – geht das?

Wer den Betriebsausflug steuerlich absetzen möchte, muss daran denken, dass hier Freibeträge gelten: Auf bis zu 110 Euro Ausgaben pro Kopf fallen keine Steuern an. Was darüber liegt, muss versteuert werden und gilt außerdem als geldwerter Vorteil. Betriebsausflüge haben sowohl für den Betrieb als auch für den Arbeitnehmer eine steuerliche Auswirkung.

1. Wozu dienen Betriebsausflüge?
2. Wie sieht die steuerliche Behandlung aus?
3. Welche Kosten gehören dazu?
4. Wo liegt die Freigrenze? – den Betriebsausflug steuerlich absetzen
5. Wie kannst Du die Kosten des Betriebsausflugs buchen?

Wozu dienen Betriebsausflüge?

Betriebsausflüge stärken das Team und sind eine nette Abwechslung zum Arbeitsalltag. Arbeitgeber können den Betriebsausflug für ihre Mitarbeiter steuerfrei nutzen. Ein Ausflug ins Grüne oder der Besuch eines Events kann eine schöne Tradition im Unternehmen sein. Ob ihr eine Wander- oder Paddeltour unternehmt, ob ihr einen Zoo besucht oder Essen geht, ist für den Fiskus nicht erheblich. Der Sinn der Betriebsausflüge liegt in der gemeinsamen Unternehmung der Belegschaft.

Betriebsausflüge verbessern nicht nur das Betriebsklima, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl von Mitarbeitern und Führungskräften innerhalb eines Unternehmens. So hilft der steuerfreie Betriebsausflug dabei, für das betriebsinterne Teambuilding Kosten zu sparen. Betriebsausflüge dienen daher nicht ausschließlich dem Freizeitvergnügen, sondern sie sind vor allem ein effektives Instrument für die Teamentwicklung und die Vernetzung von Abteilungen innerhalb eines Unternehmens.

Am Ende aller Betriebsausflüge steht die Abrechnung und die steuerliche Behandlung des arbeitsfreien Tages.

Betriebsausflug: steuerliche Behandlung 

Damit Betriebsausflüge steuerfrei behandelt werden, muss sich ihre Ausgestaltung an bestimmte Vorgaben halten: 

• Die Teilnahme am Betriebsausflug muss für alle Mitarbeiter einer Firma möglich sein. Dabei dürfen beim Betriebsausflug Arbeitnehmer in gehobener Stellung nicht besondere Vorzüge genießen, sondern alle Teilnehmer müssen gleich behandelt werden. Das gilt vom Auszubildenden über den Teamleiter bis hin zur Sekretärin.
• Die Einladung zum Betriebsausflug darf nicht von der Dauer des Arbeitsverhältnisses, von der Teamzugehörigkeit oder von der Stellung innerhalb der Firma abhängen. 
• An Betriebsausflügen einzelner Abteilungen oder Teams dürfen alle Mitarbeiter aus der Abteilung oder dem Team teilnehmen.

Welche Kosten gehören dazu?

Ausgaben, die als steuerfrei vom Finanzamt anerkannt werden, müssen mit dem Betriebsausflug in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Fahrtkosten
• Eintrittskarten
• Kosten für Saalmieten
• Künstlergagen
• Vortragshonorare
• Restaurantrechnungen
• Essensbons
• Geschenke mit einem Wert von bis zu 60 Euro
• Trainer
• Tourguides
• Reisebus mit Fahrer

Auch gehören zum steuerfrei abzurechnendem Betriebsausflug die Bewirtungskosten sowie der Firmenausflug mit Übernachtung.

Betriebsausflug steuerlich absetzen – Wo liegt die Freigrenze?

Die Kosten für den Betriebsausflug pro Mitarbeiter, die unter der Grenze von 110 Euro liegen, sind von einer Besteuerung befreit.

Sobald die Kosten für den Betriebsausflug die Grenze von 110 Euro pro Person übersteigen, erachtet das Finanzamt den darüber hinausgehenden Betrag als geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist. Das Unternehmen kann die anfallenden Steuern für seine Angestellten übernehmen. Bei der Besteuerung wird eine Pauschale in Höhe von 25 % auf den Betrag angesetzt, der über die Freigrenze hinaus geht. Die Pauschale wird als Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt. 

Beispiele zur Freigrenze findest Du hier im IHK Merkblatt.

Wie werden Betriebsausflüge mit Familie behandelt?

Wenn Mitarbeiter auf den Betriebsausflug Angehörige mitnehmen, dann werden die Kosten der Gäste auf den einladenden Mitarbeiter übertragen. Hierbei kann es leicht dazu kommen, dass die Freibetragsgrenze überschritten wird. Der darüber hinausgehende Betrag wird dann als zusätzlicher Lohn behandelt und entsprechend versteuert.

Wie viele Betriebsausflüge sind im Jahr möglich?

Die steuerlichen Regelungen gelten für zwei Betriebsausflüge im Kalenderjahr. Die Kosten für weitere Betriebsausflüge müssen in vollem Umfang versteuert werden. Bei der steuerlichen Behandlung der Betriebsausflüge können Arbeitgeber wählen, welcher Ausflug vom Freibetrag profitieren darf. 

Gilt der Betriebsausflug als Arbeitszeit?

Zu den zentralen Fragen rund um den Betriebsausflug gehört, ob der Ausflug zur Arbeitszeit gehört. Da der Betriebsausflug während der Arbeitszeit veranstaltet wird und die Verbesserung von Betriebsklima und Teamzusammenhalt zu seinen Zielsetzungen gehört, wird er als Arbeitszeit angerechnet. Die Mitarbeiter müssen die Zeit ihres Ausflugs nicht nacharbeiten. Zudem steht ihnen für die Zeit des Betriebsausflugs auch Lohn zu. 

Betriebsausflug Arbeitszeit in Österreich

Auch in Österreich gelten dieselben Regelungen für Betriebsausflüge wie in Deutschland. Grundsätzlich zählt die Zeit des Betriebsausfluges auch in Österreich zur Arbeitszeit, für die Lohn bezahlt wird. 

Wie kannst Du die Kosten des Betriebsausflugs buchen?

Beispiel: 

Der Chef eines Startups möchte den Betriebsausflug steuerlich absetzen, der ihn 300 Euro brutto gekostet hat (6 Personen). Für die Buchung der Kosten des Betriebsausflugs kommt das Konto „Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei“ zum Einsatz. Das Konto hat im Kontenrahmen SKR 03 die Nummer 4140 und in SKR 04 die Nummer 6130. Auf das Konto kommt der Nettobetrag der Ausgaben. Die Mehrwertsteuer kommt auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer 19%“ (SKR 03 Nr. 1576, SKR 04 Nummer 1406). Die Gegenbuchung kommt als Bruttobetrag auf das Konto „Kasse“ mit den Nummern 1000 (SKR 03) und 1600 (SKR 04).

Buchung Betriebsausflug in SKR 03:

Betriebsausflug buchen in SKR 04: