Betriebsprüfung: Was ist zu tun, wenn das Finanzamt kommt?

Die Betriebsprüfung dient dem Finanzamt als Instrument, um die steuerlichen Angaben von Gewerbebetrieben und selbstständig tätigen Steuerpflichtigen zu überprüfen. Dabei soll die Betriebsprüfung nicht nur vergangene Steueransprüche sicher stellen. Die Prüfung des Finanzamts dient auch als wirkungsvolle Kontrollinstanz, die die Steuerpflichtigen dazu anhält, ihre steuerlichen Angaben stets wahrheitsgemäß auszuführen. Was mit einer Betriebsprüfung einher geht, wie sie abläuft und wie Du damit umgehen kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

1. Was versteht man unter der Betriebsprüfung?
2. Wen kann eine Betriebsprüfung treffen?
3. Welche Betriebe werden häufig geprüft?
4. Wie häufig prüft das Finanzamt?
5. Was umfasst die Betriebsprüfung?
6. Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung?
7. Was ist eine Kontrollmitteilung?
8. Wie kannst Du einer Betriebsprüfung am besten begegnen?

Was versteht man unter der Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung wird auch Außenprüfung genannt. Mit der Steuerprüfung gleicht das Finanzamt die steuerlichen Sachverhalte eines Unternehmens auf Basis der im Rahmen der Steuererklärung übermittelten Angaben mit den vorhandenen relevanten Geschäftsunterlagen ab. Das Ziel einer Steuerprüfung ist nicht nur die Überprüfung der Richtigkeit von abgegeben Steuererklärungen. Auch die finanziellen Verhältnisse des Steuerpflichtigen werden durch den Finanzbeamten im Rahmen der Betriebsprüfung beurteilt, um sicher zu stellen, dass die übermittelten Steuerangaben mit der Realität übereinstimmen.

Wen kann eine Betriebsprüfung treffen?

Wer einen Gewerbebetrieb führt, einen land- oder forstwirtschaftlichen Betrieb hat, freiberuflich arbeitet oder Einkünfte von mehr als 500.000 Euro pro Kalenderjahr erzielt, der kann vom Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert werden. Aber auch andere Steuerpflichtige können von einer Betriebsprüfung betroffen werden, wenn sie zum Beispiel zur Aufklärung der steuerlichen Verhältnisse eines Anderen beitragen können. Wird eine GmbH von einer Betriebsprüfung betroffen, dann können in einem festgelegten Rahmen auch die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gesellschafter geprüft werden. 

Welche Betriebe werden häufig geprüft?

Von einer Betriebsprüfung sind insbesondere große Unternehmen betroffen. Je größer der Betrieb ist, umso öfter fällt eine Steuerprüfung an. Großunternehmen und Konzerne unterliegen sogar einer laufenden Kontrolle durch das Finanzamt. Aber auch kleine und mittelgroße Betriebe müssen mit einer Betriebsprüfung rechnen. Sogar Kleinunternehmer können von einem Mitarbeiter des Finanzamtes aufgesucht werden. 

Wie häufig prüft das Finanzamt?

In der Regel müssen große Betriebe alle drei Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Dabei werden zumeist die letzten drei Jahre geprüft, sodass eine fortlaufende Kontrolle besteht. Hingegen haben kleine und mittelgroße Betriebe nur selten mit einer Überprüfung zu rechnen. Im Durchschnitt werden diese Unternehmen nur alle 12 Jahre geprüft. Auch bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen gilt die Untersuchung in der Regel den vorangegangenen drei abgerechneten Jahren. Aus diesem Grund unterliegen kleine und mittelgroße Betriebe nicht einer durchgehenden Kontrolle durch das Finanzamt, wenngleich auch sie jederzeit mit einer Prüfung zu rechnen haben. 

Wann ist ein Betrieb klein bis mittelgroß?

Die Größe eines Unternehmens wird durch die Finanzbehörden anhand des jährlichen Umsatzes und Gewinns bezeichnet. Zudem werden die Betriebe nach bestimmten Merkmalen, wie zum Beispiel nach Handels- und Fertigungsbetrieben, freien Berufen oder anderen Leistungsbetrieben unterschieden. 

Unternehmensgrößen laut Einteilung des Finanzministeriums

• Kleinstbetriebe: Gemäß der Einteilung durch das Finanzamt gehören Handels- und Fertigungsbetriebe sowie Freiberufler und andere Leistungsbetriebe mit einem Umsatz von bis zu 190.000 Euro und einem Gewinn in Höhe von bis zu 40.000 Euro zu den Kleinstbetrieben.
• Kleinbetriebe: Als Kleinbetriebe bezeichnen die Finanzbehörden zum Beispiel Handelsbetriebe in einem Umsatzintervall zwischen 190.000 bis hin zu 1.000.000 Euro und einer Gewinnspanne zwischen 40.000 und 62.000 Euro pro Jahr. Auch Freiberufler mit einem Umsatz zwischen 190.000 bis 920.000 Euro und einem Gewinn zwischen 40.000 Euro und 150.000 Euro gehören noch zu den Kleinbetrieben.
• Mittelgroße Betriebe: Betriebe mit höheren Umsätzen und Gewinnen gehören zu den mittelgroßen Betrieben.
• Großbetriebe: Diese zeichnen sich durch Umsätze mit durchschnittlich mehr als 6.000.000 Euro und Gewinnen von durchschnittlich ungefähr 500.000 Euro aus. 

Was umfasst die Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung kann sich auf eine bestimmte Steuerart und einen festgelegten Abrechnungszeitraum konzentrieren. Der Betriebsprüfer kann nach §194 Abgabenordnung aber auch mehrere Steuerarten gleichzeitig untersuchen. Zumeist werden drei aufeinander folgende Abrechnungsjahre untersucht. Auch ein bestimmter Sachverhalt kann im Zuge einer Betriebsprüfung untersucht werden. Den Umfang der Untersuchung bestimmt die Finanzbehörde. 

Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung?

Sobald das Finanzamt entscheidet, dass eine Betriebsprüfung stattfinden soll, muss es den zu prüfenden Betrieb darüber informieren.

Mitteilung der Betriebsprüfung – Prüfungsanordnung

Die Finanzbehörde teilt dem zu überprüfenden Betrieb innerhalb einer angemessenen Zeit vor der Betriebsprüfung sowohl den Termin als auch den Umfang der anstehenden Steuerprüfung mit. Dabei wird auch der Name des Betriebsprüfers genannt. Die Ankündigung einer Steuerprüfung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Steuerpflichtigen
• Art der Außenprüfung mit Nennung der zu prüfenden Steuerarten
• Abrechnungszeiträume, die geprüft werden. 

Wie läuft die Durchführung der Betriebsprüfung ab?

Zum Beginn der Prüfung stellt sich der Finanzbeamte vor und weist sich aus. Eine Betriebsprüfung muss in den Geschäftsräumen des Betriebs und während der üblichen Arbeitszeiten stattfinden. Dabei hat der Betriebsprüfer das Recht, die Betriebsräume zu besichtigen. 

Während der Betriebsprüfung muss der zuständige Ansprechpartner des Unternehmens dem Finanzbeamten zur Verfügung stehen, die erforderlichen Auskünfte erteilen und die angefragten Geschäftsdokumente zur Überprüfung bereit stellen. Am Ende der Steuerprüfung findet eine Besprechung zwischen dem Prüfer und dem Verantwortlichen im Unternehmen statt. Dabei werden Unklarheiten behandelt, um zu einer gegenseitigen Verständigung zu gelangen. Nach der Betriebsprüfung erfolgt ein schriftlicher Prüfungsbericht mit der neuen Steuerfestsetzung. Der Bericht erfolgt auch, wenn die Steuerprüfung keine Abweichungen festgestellt hat. 

Kontrollmitteilung an das Finanzamt – Was ist das?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann der Finanzbeamte eine so genannte Kontrollmitteilung erstellen. In ihren Kontrollmitteilungen tauschen die Finanzbehörden interne Informationen über Steuerpflichtige untereinander aus, insbesondere um Ausgaben und ihre dazu gehörenden Belege zu überprüfen. 

Beispiel: Kontrollmitteilung an das Finanzamt

Wenn zum Beispiel der Finanzbeamte bei der Betriebsprüfung eines Unternehmens feststellt, dass dieses unterschiedliche Dienstleister mit ähnlichen Leistungen beauftragt hat, dann kann er eine Überprüfung der Leistungen anordnen.

Hierfür verfasst der Betriebsprüfer eine Kontrollmitteilung. In dieser dokumentiert er die Beträge aus den Rechnungen der Dienstleister und schickt die Kontrollmitteilung an die Finanzämter am Betriebssitz der Rechnungssteller. Die für die Dienstleister zuständigen Finanzämter überprüfen dann die betroffenen Abrechnungen. Dabei fordern sie die Dienstleister auf, die Rechnungsbeträge anzugeben, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums von dem betroffenen Unternehmen erhalten haben.

Die Rückmeldung an den Betriebsprüfer des Unternehmens gibt Auskunft darüber, ob die angegebenen Dienstleisterrechnungen, die das Unternehmen als Betriebsausgaben geltend gemacht hat, tatsächlich auch gestellt und ausbezahlt wurden. 

Welcher Anlass führt zu einer Kontrollmitteilung?

Für eine Kontrollmitteilung an das Finanzamt ist kein besonderer Anlass notwendig. Sie kann auch stichprobenhaft erfolgen, sodass eine Kontrollmitteilung auch ohne einen besonderen Verdacht ausgegeben werden kann. Auch muss der Betriebsprüfer keinen Anlass für die Kontrollmitteilung nennen. 

Dennoch führen oftmals bestimmte Umstände dazu, dass Betriebsprüfer eine Kontrollmitteilung an die Kollegen eines anderen Finanzamts verfassen. Typische Anlässe für eine Kontrollmitteilung sind zum Beispiel:

• Zahlungswege, die ungewöhnlich sind, wie zum Beispiel Scheckzahlungen
• Hohe Summen, die in bar bezahlt wurden
• Auszahlungen an Steuerpflichtige, die in einem Nebenberuf tätig sind, wie zum Beispiel an Referenten
• Zahlungen für Provisionen, Abfindungen, Zuschüsse, Lizenzen
• Einmalig auftretende Zahlungen
• Zahlungen für Übersetzer, Gutachter oder Sachverständige
• Preisnachlässe wie Rabatte, Prämien oder Umsatzbonus
• Zahlungen für Schadenersatz, Warenumtausch oder Stornierungen
• Belege in einer ungewöhnlichen Form, die zu Zweifel am wahrheitsgemäßen Inhalt Anlass geben
• Unentgeltliche Übertragungen von Geldsummen

Welche Folgen hat eine Kontrollmitteilung?

• Die Kontrollmitteilung an das Finanzamt führt in der Regel dazu, dass der entsprechende Vorgang bei dem betroffenen Steuerpflichtigen, über den die Mitteilung verfasst wurde, überprüft wird. Dabei prüft das Finanzamt auch nach, ob der Vorgang in dessen Steuererklärung angegeben wurde. 
• Unternehmen, über die mehrmals Kontrollmitteilungen verfasst werden, müssen häufiger mit einer Betriebsprüfung rechnen. 

Gibt es zeitliche Einschränkungen?

Der zeitliche Bezug einer Kontrollmitteilung an das Finanzamt muss sich nicht danach richten, auf welchen Zeitraum oder auf welche Steuerarten sich die Prüfungsanordnung bezieht. Die Kontrollmitteilung kann auch Abrechnungsjahre oder Steuerarten betreffen, die in der Betriebsprüfung nicht zur Kontrolle angemeldet wurden. Der Betriebsprüfer ist in der Auswahl seiner Stichprobe für die Kontrollmitteilung nicht gebunden. 

Wie verträgt sich der Informationsaustausch mit dem Steuergeheimnis?

Innerhalb der Finanzbehörden ist der Austausch von Informationen über Steuerpflichtige gesetzlich geregelt und erlaubt. So können alle Finanzbehörden Informationen nutzen, die sie durch eine Kontrollmitteilung erhalten haben und diese auch an andere Dienststellen weitergeben. 

Welche Mittel zur Abwehr hat der Steuerpflichtige?

Der Steuerpflichtige, in dessen Unternehmen bei einer Betriebsprüfung eine Kontrollmitteilung erstellt wird, kann eine Dienstaufsichtsbeschwerde gegen die Ausstellung der Mitteilung stellen. 

Gibt es eine Auskunftspflicht gegenüber dem Steuerpflichtigen?

Der Steuerpflichtige hat keinen Anspruch darauf, dass der Betriebsprüfer ihm den Namen des betroffenen Geschäftspartners und den Inhalt einer Kontrollmitteilung nennt. Auch der Geschäftspartner, über den die Kontrollmitteilung erstellt wird, muss nicht informiert oder vorab befragt werden. 

Wie kannst Du einer Betriebsprüfung am besten begegnen?

Einer Betriebsprüfung kannst Du am besten durch eine gute Vorsorge in Deiner Buchhaltung begegnen. Hierbei kannst Du dafür sorgen, dass Du alle Deine Belege lückenlos sammelst und ablegst und Deine Buchhaltung durchgehend diszipliniert organisierst. Insbesondere Deine Steuererklärungen sollten mit großer Sorgfalt erstellt werden. Dabei solltest Du darauf achten, dass jede einzelne Angabe belegen kannst, auch wenn sie noch so unbedeutend erscheint. 

Nachdem eine Betriebsprüfung angeordnet ist, solltest Du die betroffenen Unterlagen kontrollieren, um auf Fragen gut vorbereitet zu sein. Zudem solltest Du Dich im Vorfeld einer Steuerprüfung mit den betreffenden Unterlagen beschäftigen, damit Du auf die Nachfrage des Betriebsprüfers hin die gewünschten Unterlagen schnell findest und vorlegen kannst. Eine gründliche Vorbereitung auf die Betriebsprüfung verleiht Dir nicht nur die nötige Gelassenheit, um alle anfallenden Fragen wahrheitsgemäß zu beantworten, sondern spart für beide Seiten sehr viel Zeit.