Betriebsveranstaltungen von der Steuer absetzen – geht das?

Steuern sparen mit der Firmenfeier

Gemeinsame Unternehmungen in lockerer Atmosphäre fördern den Zusammenhalt im Unternehmen. Daher sind Veranstaltungen innerhalb des Betriebs langfristig auch eine sichere Investition in die Motivation, Teamfähigkeit und damit in die Leistungsfähigkeit der Belegschaft. Doch sind Betriebsfeiern, Ausflüge und Weihnachtsfeiern nicht nur teuer. Auch die steuerliche Handhabung muss überlegt sein. Denn in steuerrechtlicher Hinsicht musst Du überprüfen, ob die Ausgaben zum Arbeitslohn gehören, oder ob Du Betriebsveranstaltungen von der Steuer absetzen kannst. 

Wann ist die Firmenfeier eine Betriebsveranstaltung?

Um zu klären, wie Du Betriebsveranstaltungen von der Steuer absetzen kannst, musst Du im Vorfeld genau definieren, welche Aktivitäten unter den Begriff fallen. Der Gesetzgeber definiert eine Betriebsveranstaltung als organisiertes Ereignis im Rahmen des Betriebs, das einen gesellschaftlichen Charakter hat. Wer die Veranstaltung organisiert, ist dabei unerheblich. Zu den klassischen Betriebsveranstaltungen gehören:

• Betriebsausflug
• Jubiläumsfeier
• Weihnachtsfeier

Damit eine betriebliche Veranstaltung als solche anerkannt wird, muss sie sich aus ganz bestimmten Teilnehmern zusammensetzen. Hierbei kommen zum Beispiel in Frage:

• Mitarbeiter
• ehemalige Mitarbeiter
• Leiharbeiter
• Arbeitnehmer aus Tochterunternehmen eines Konzern
• Praktikanten
• Auszubildende
• Begleitung

Noch mehr Voraussetzungen

Bei der Zusammensetzung musst Du darauf achten, dass die Anzahl der Mitarbeiter und ihrer Begleitpersonen die Zahl der externen Besucher nicht übersteigt. 

Damit Du den steuerlichen Freibetrag für Deine Betriebsveranstaltung in Anspruch nehmen kannst, muss die Feier allen Mitarbeitern des Betriebs oder der bestimmten Abteilung offen stehen. Neben den betrieblichen Veranstaltungen, die der ganzen Belegschaft Deiner Firma offen stehen, gehören auch folgende Firmenfeiern zu den vom Finanzamt anerkannten Betriebsveranstaltungen:

• Abteilungsfeier
• Feier einer Organisationseinheit
• Pensionärsfeiern
• Jubilarfeiern
• Ein- und Ausstand
• Feier, die aufgrund ihrer Art einen beschränkten Teilnehmerkreis anspricht

Häufigkeit als Merkmal der Betriebsveranstaltung

Auch der Häufigkeit von betrieblichen Feiern sind durch den Fiskus Grenzen gesetzt. Denn das Finanzministerium geht davon aus, dass innerhalb eines Betriebs nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr üblich sind. Das gilt jedoch nur für Veranstaltungen, die einen bestimmen Teilnehmerkreis ansprechen. Daher kann Deine Firma zum Beispiel zwei Betriebsfeiern für die gesamte Belegschaft und zudem für jede Abteilung ein gesondertes Abteilungsfest ausrichten. Auch kann der Betrieb zusätzlich für die Lehrlinge einen eigenen Betriebsausflug und für die Pensionäre einen Bootsausflug organisieren. Alle betrieblich veranlassten Unternehmungen gelten dann als Betriebsveranstaltung.

Was ist die Folge, wenn die Betriebsfeier keine Betriebsveranstaltung ist?

Wenn Deine betrieblich veranlasste Feier nicht als Betriebsveranstaltung anerkannt werden kann, weil sie oben genannte Voraussetzungen nicht erfüllt, dann ist sie nicht absetzbar. Zudem hat das Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Da Deine Mitarbeiter während der Feier auf Kosten Deiner Firma verköstigt wurden, sieht der Gesetzgeber darin einen geldwerten Vorteil. Der geldwerte Vorteil wird durch den Fiskus als Arbeitslohn erachtet und ist demzufolge entsprechend mit Lohnsteuer zu belegen. Die Lohnsteuer fällt zusätzlich zur üblichen monatlich anfallenden Steuer an und muss für den Monat, in dem das Ereignis stattgefunden hat, zusätzlich an das Finanzamt abgeführt werden. Es lohnt sich daher, im Vorfeld jede Betriebsveranstaltung sorgfältig zu organisieren, damit Deiner Firma keine Nachteile entstehen. 

Wann muss ich Betriebsveranstaltungen von der Steuer absetzen?

Der Gesetzgeber gewährt für die steuerliche Begünstigung von Betriebsveranstaltungen eine Freibetragsgrenze von 110 Euro. Die Kosten für eine Betriebsfeier sind demzufolge nicht zu versteuern, solange sie sich pro Arbeitnehmer auf nicht mehr als 110 Euro inklusive Umsatzsteuer belaufen. Übersteigen die Ausgaben die Freibetragsgrenze, dann musst Du den darüber hinausgehenden Betrag versteuern, während 110 Euro steuerfrei bleiben. Um die Freibetragsgrenze zu ermitteln, werden alle Ausgaben der Betriebsfeier auf die anwesenden Gäste zu gleichen Teilen aufgeteilt. 

Umgang mit Kosten von Begleitpersonen

Für Begleitpersonen kannst Du keinen Freibetrag ansetzen. Die Aufwendungen für diese Personengruppe werden dem dazugehörigen Arbeitnehmer zugeschlagen. Wenn zum Beispiel Deine Betriebsfeier pro anwesender Person 100 Euro kostet und 25 Begleitpersonen anwesend sind, dann entfallen auf die Mitarbeiter pro Begleitperson weitere 100 Euro an Kosten. Davon sind die ersten 90 Euro als Lohnsteuer anzusetzen.