02. Okt 2018 | Buchhaltung
Bewirtungskosten absetzen – Eigenanteil abziehen
Wenn dir Bewirtungskosten entstehen – weil du mit Kundinnen oder Kunden eine Besprechung hast, du mit Kolleginnen oder deinen Mitarbeitern das weitere Vorgehen klärst oder in welchem geschäftlichen Kontext du auch sonst für Essen und Getränke zahlst -, kannst du sie natürlich wie andere Geschäftskosten von der Steuer absetzen. Allerdings musst du an deinen Eigenanteil denken, wenn du Bewirtungskosten absetzen willst
Wenn du mit Eingeladenen essen gehst, kannst du nie den kompletten Rechnungsbetrag absetzen, sondern musst immer eine Pauschale von 30 Prozent für den Eigenanteil (also das, was du selbst verzehrt hast) abziehen. Das ist ein Vorteil, wenn du nur eine Person eingeladen hast und dein wirklicher Anteil eigentlich bei 50 Prozent liegen würde. Es ist leider ein Nachteil, wenn du 20 Personen eingeladen und natürlich nicht 30% des Gesamtverzehrs gegessen und getrunken hast. Aber die Pauschale ist nicht verhandelbar und gilt grundsätzlich bei Besuchen in Gaststätten aller Art.
Eine gute Nachricht gibt es, falls du Umsatzsteuer-pflichtig bist: Wenn du die 30 Prozent Eigenanteil abziehst, ziehst du sie vom Netto-Betrag ab – denn du kannst 100 Prozent der angefallenen Mehrwertsteuer bei der Vorsteuererklärung geltend machen.
Bewirtungskosten absetzen – Rechenbeispiel:
Die Restaurantrechnung beträgt 119 Euro brutto (also 100 Euro netto plus 19 Euro Mehrwertsteuer). Gleichgültig, wie viele Personen du eingeladen hast, musst du 30 Prozent vom Nettobetrag für deinen Eigenanteil abziehen. Das macht 70 Euro Bewirtungskosten. Bei deiner Vorsteuererklärung kannst du allerdings 100 Prozent angefallener Mehrwertsteuer geltend machen – also die kompletten 19 Euro und nicht nur 70 Prozent davon.
Auf die Rechnung kommt es an!
Folgende Angaben müssen beim Finanzamt für den Betriebskostenabzug schriftlich belegt werden: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Kostenhöhe, § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Ausgenommen sind lediglich Kleinstbeträge gemäß der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Findet das Essen in einer Gaststätte statt, sind folgende Nachweise gemäß § 4 Abs. 4 Nr. 2 S. 3 EStG zu erbringen: Anlass, Teilnehmer und die Rechnung – Letztere muss zwingend beigefügt sein.
Diese Sonderregel für Gaststättenrechnungen soll eine Vereinfachung bringen, die sich allerdings nur auf den Ort, den Tag und die Bewirtungskosten bezieht. Auf der Gaststättenrechnung sind diese Angaben ohnehin enthalten. Die übrigen Angaben müssen aber auch auf der Gaststättenrechnung ausgewiesen werden, damit sie beim Betriebskostenabzug anerkannt wird.
Wie wichtig es ist, die gesetzlichen Vorgaben für die Belege einzuhalten, hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Verfahren zu einer Gaststättenrechnung betont. Sie war vom Finanzamt nicht anerkannt worden, weil sich daraus nicht der Name des Bewirtenden entnehmen ließ. Darauf kann aber nicht verzichtet werden, da ansonsten nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Kosten entstanden sind (BFH, Urteil v. 18.04.2012, Az.: X R 57/09).
Hinsichtlich der Nachweisfunktion kommt der Gaststättenrechnung als Fremdbeleg gegenüber dem Eigenbeleg eine stärkere Bedeutung zu. Daraus folgt aber gemäß § 4 Abs. 5 EStG Nr. 2 S. 3, 2. Hs. gleichzeitig, dass bei Bewirtungen in einer Gaststätte als Beleg zwingend die Rechnung beizufügen ist.