Bewirtungskosten absetzen – diese Angaben sind erforderlich

Wenn Du einen Bewirtungsbeleg ausfüllen musst, ist das manchmal einfach nur lästig, aber wichtig, denn, Bewirtungskosten sind betrieblich veranlasste Kosten, die deinen Gewinn und damit deine Steuerlast mindern. Wenn du Bewirtungskosten buchen und steuerlich absetzen willst, brauchst du zwei Dinge. Die Rechnung oder einen Kassenbon über die Bewirtungskosten und einen Bewirtungsbeleg. Den Bewirtungsbeleg musst du ausfüllen und zusammen mit der Rechnung aufbewahren. Wie du den Bewirtungsbeleg ausfüllen musst, damit du die Bewirtungskosten buchen kannst und sie vom Finanzamt anerkannt werden, zeigen wir dir im folgenden Ratgeber.

Gibt es Vordrucke für Bewirtungsbelege?

Ja, die gibt es. Im Internet findest du auf verschiedenen Webseiten Vordrucke für Bewirtungsbelege als PDF-Datei, Excel-Vorlage oder Word-Dokument. Diese Vordrucke kannst du kostenlos herunterladen, den Bewirtungsbeleg ausfüllen und ausdrucken. Gib einfach bei Google oder der Suchmaschine Deiner Wahl „Bewirtungsbeleg Vordruck“ ein. Du kannst aber auch selbst eine Vorlage beispielsweise in Excel oder Word erstellen. Eine besondere Formvorschrift gibt es für Bewirtungsbelege nicht. Beim Bewirtungsbeleg ausfüllen musst du nur alle erforderlichen Angaben in verschiedene, richtig bezeichnete Felder eintragen und die Bewirtungskosten entsprechend buchen.

Bewirtungsbeleg ausfüllen – Welche Angaben sind erforderlich?

Damit du die Bewirtungskosten buchen kannst und sie vom Finanzamt anerkannt werden, musst du beim Bewirtungsbeleg ausfüllen die folgenden Angaben machen:

• Tag der Bewirtung
• Ort der Bewirtung
• bewirtete Personen
• Anlass der Bewirtung
• Ort, Datum, Unterschrift

Tag der Bewirtung: Hier gibst du an, wann das Geschäftsessen stattgefunden hat oder wann du deine Mitarbeiter bewirtet hast.

Ort der Bewirtung: In dieses Feld trägst du den Bewirtungsort einschließlich der vollständigen Adresse ein. Beispielsweise das Restaurant oder Café. Der Ort der Bewirtung ist gegebenenfalls dein Büro, wenn Du einen Catering-Service für die Bewirtung der Mitarbeiter bestellt hast.

Bewirtete Personen: Hier trägst du beim Bewirtungsbeleg ausfüllen ein, wer deine Gäste gewesen sind. Mit vollständigen Namen und gegebenenfalls dem Namen des Unternehmens, zu dem sie gehören. Wenn du deine Mitarbeiter bewirtet hast, trägst du die Namen deiner Mitarbeiter hier ein.

Anlass der Bewirtung: Warum hast du Kunden oder Mitarbeiter bewirtet? Diese Angaben gehören in dieses Feld. Anlässe sind beispielsweise ein Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten oder, wenn die Bewirtung während eines Meetings in deinen Geschäftsräumen stattgefunden hat. Die Gründe, damit du ein Geschäftsessen absetzen kannst, sind vielfältig. Für die Absetzbarkeit der Bewirtungskosten spielt es keine Rolle, ob Du nach einem Essen mit deinen Kunden tatsächlich einen Auftrag bekommen hast.

Ort, Datum, Unterschrift: Diese letzten Angaben beim Bewirtungsbeleg ausfüllen werden gerne vergessen, sind aber unverzichtbar. Der Ort ist in der Regel deine Geschäftsadresse. Das Datum ist der Tag, an dem du den Beleg ausfüllst. Die Unterschrift ist natürlich deine Unterschrift. Im Amtsdeutsch heißt sie „Unterschrift des Bewirtenden“.

Bewirtungskosten buchen – worauf sollte man achten?

Der Gesetzgeber macht zwei Vorgaben, wie du Bewirtungskosten buchen kannst. Einerseits müssen die Bewirtungskosten angemessen sein. Was angemessen ist, darüber schweigt der Gesetzgeber aber. Die zweite Vorgabe ist, du kannst nicht die vollständigen Bewirtungskosten buchen und gewinnmindernd nutzen. Du kannst maximal 70 % der Bewirtungskosten buchen, wie es im § 4 EStG Abs. 5.2 festgelegt ist. Die restlichen 30 % sind aus Sicht des Gesetzgebers deine persönlichen Bewirtungskosten (Eigenanteil), die du nicht gewinnmindernd mit den Bewirtungskosten buchen kannst. Die von dir für die Bewirtungskosten bezahlte Umsatzsteuer kannst du zu 100 % in deiner nächsten Umsatzsteuervoranmeldung angeben.

Tipp: Damit Du die Bewirtungskosten buchen kannst, musst Du die Rechnung oder den Kassenbon nach Deinem Geschäftsessen gut aufbewahren. Bevor der Beleg in den Tiefen Deiner Tasche verschwindet, kannst Du ihn auch einfach unterwegs mit Deinem Smartphone erfassen und für Deine Buchhaltung speichern. Erfahre hier mehr zur automatischen Belegerfassung! >>>