Buchhaltung im Handwerksbetrieb: Diese 5 Fehler solltest Du vermeiden

Zettel und Belege liegen in einer Kiste auf dem Schreibtisch. Buchhaltung ist das, was Du am Wochenende irgendwie dazwischen quetschst. Und dann bastelst Du die Umsatzsteuervoranmeldung doch wieder nachts kurz vor Quartals-Abgabeschluss in das Online-Formular der Steuersoftware. Damit die Buchhaltung im Handwerksbetrieb locker von der Hand geht, bedarf es ein paar grundlegender organisatorischer Ansätze. Es ist gar nicht schwer. Man muss es nur konsequent machen.

5 Fehler, die Du bei der Buchhaltung im Handwerksbetrieb vermeiden sollten

Fehler bei der Buchhaltung vermeidest Du am einfachsten, wenn alle Vorgänge immer gut vorbereitet und gut organisiert sind und rechtzeitig ablaufen. Viele Handwerker arbeiten alleine oder nur mit wenigen Mitarbeitenden. Buchhaltung und Steuern machen die Firmenchefs, soweit sie eben können, selbst, deshalb musst Du bei der Buchhaltung im Handwerksbetrieb sehr sorgfältig sein und Zeit dafür einplanen.

Fehler 1: Das Last Minute Syndrom

Schon wieder eine Frist beim Finanzamt, die Du beinahe verpasst hättest? Wer seine Unterlagen immer auf den letzten Drücker zusammenstellt und einreicht, macht dabei mehr Fehler als jemand, der gut vorbereitet ist.

Ganz klar: Wer am Last Minute Syndrom leidet, muss sein Zeitmanagement verbessern. Buchhaltung ist ein Teil Deines Geschäfts. Wenn Du mit Aufträgen so gut ausgelastet bist, dass Du zum Unterlagen sortieren, Rechnungen schreiben oder Zahlungseingänge prüfen nur noch nachts und am Wochenende kommst, ist das nicht gut. Plane wöchentlich einen festen Zeitraum ein, zu dem Du nichts anderes als Buchhaltungsaufgaben erledigst. Wie wäre es mit dem Freitagnachmittag? Wenn Du beim Kunden schon um 14 Uhr Schluss machst, bleibt Dir der ganze Nachmittag für Büroarbeit. Und das Wochenende ist auch gerettet, denn wer am Last Minute Syndrom leidet, muss auch mal seinen Stresspegel senken.

Fehler 2: Prinzip Schuhkarton als Ordnungssystem

Belege aller Art in einer Kiste zu sammeln und sie dann zu ordnen, wenn die Steuererklärung ansteht: Beliebtes System aber großer Mist. Wenn erst noch alles abgeheftet und fehlende Zettel gesucht werden müssen, wird jede Umsatzsteuervoranmeldung und dann erst die Einnahmenüberschussrechnung und die Einkommenssteuererklärung zum totalen Stress. Sei konsequent: Dokumentiere Eingangsbelege, Lieferantenrechnungen und Stundenzettel sofort korrekt. So hast Du alles zur Hand, wenn Du es brauchst.

Fehler 3: Tabula Rasa – das unsystematische Wegwerfen

Der Aktenschrank war einfach zu voll? Dein Partner wollte mal kurz helfen, das Homeoffice aufzuräumen? Da sind halt die ältesten Unterlagen und Belege in den Reißwolf und ins Altpapier geraten? Wegwerfen ist kein Fehler, unsystematisches Wegwerfen aber ein ganz großer! Für Belege, die auch für Steuererklärungen und Kunden relevant sind, haben Unternehmen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Oft sind das bis zu zehn Jahre. Es hängt davon ab, um was es sich handelt. Was hilft, damit Du nicht versehentlich Dinge wegwirfst, die irgendwann ein Betriebsprüfer nachfragt: Ordner gut beschriften und einmal im Jahr bewusst das aussortieren, was tatsächlich weg kann.

Fehler 4: Privates nicht von Geschäftlichem trennen

Die Trennung von privaten und beruflichen Ausgaben ist Pflicht für alle Selbstständigen. Oft geraten aber berufliche und private Ausgaben auf die gleiche Rechnung, weil man es halt eben zusammen bestellt hat. Den Kassenzettel aus dem Baumarkt musst Du in Deine Buchhaltung tun, weil der Sack Zement drauf steht, den Du beruflich gebraucht hast. Aber die Bonbons, die Du im Kassenbereich mal kurz mit aufs Band gelegt hast, die stehen auch drauf. Es ist viel einfacher, den Mitarbeiter an der Kasse zu bitten, für die Bonbons einen extra Bon zu erstellen, als später in der Buchhaltung die einzelnen Posten auseinander zu rechnen.

Fehler 5: Gefühlte Buchhaltung

Du hattest Grundlagen der Buchhaltung in der Berufsschule. Das ist aber ein paar Jahre her. Jetzt im eigenen kleinen Handwerksunternehmen musst Du Dich an die aktuellen Gesetze und Richtlinien halten. Du musst formal richtige Rechnungen ausstellen, Dokumente aufbewahren und Deine Steuererklärung rechtzeitig einreichen. Das ist viel. Es einfach irgendwie zu erledigen – gefühlte Buchhaltung – ist keine Lösung. Such Dir rechtzeitig Hilfe durch Steuerberater oder passende Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel die Buchhaltungssoftware Billomat, und aktualisiere Dein Wissen durch Weiterbildung und Medien für Selbstständige.