Finanzen   30.8.2018

10 Fehler, die du in deiner Buchhaltung vermeiden solltest

Buchhaltung ist mehr als nur regelmäßig Rechnungen zu schreiben. Eine ordentlich geführte Buchhaltung zeigt, wie es deinem Unternehmen geht. Und sie erleichtert dir alles, was mit dem Thema Steuern zu tun hat. Sind die Daten auf dem Laufenden, hast du mit wenigen Klicks eine Umsatzsteuervoranmeldung erledigt oder deinem Steuerberater alles Nötige für den Jahresabschluss übermittelt. Ist die Buchhaltung nicht auf dem Laufenden, aber der Abgabetermin für die Steuererklärung naht, dann wirst du schwitzen, suchen, Nachtschichten einlegen müssen. Willst du nicht? Dann solltest du nicht die Buchhaltung vermeiden, sondern diese 10 Fehler!

Buchhaltung vermeiden

Buchhaltung kann nervig sein, aber es gibt Dinge, die Du nicht unnötig falsch machen solltest. Wir stellen Dir zehn Fehler vor, die Du in der Buchhaltung vermeiden kannst. (Bild © picjumbo.com)

Fehler 1: Gefühlte Buchhaltung ist nicht richtige Buchhaltung

Für viele Gründer gilt in Buchhaltungsdingen erstmal: Sie wissen nicht, was sie tun. Während die Berufsschulen bei jedem Ausbildungsberuf auch Grundlagen in Buchhaltung vermitteln, hatten Hochschulabsolventen oft keinerlei Kontakt mit der Materie. Es ist also entweder lange her, war nicht dein Lieblingsfach oder du hattest noch nie Ahnung davon. Aber Unwissenheit ist keine Ausrede, wenn es später Ärger mit dem Finanzamt gibt. Statt dir alles irgendwie zurechtzuwurschteln: Informiere dich! Du kannst zum Beispiel bei der für dich zuständigen Kammer einen Kurs besuchen oder du kannst dir für den Anfang Hilfe in der Buchführung engagieren. Und du kannst auf deine Buchhaltungssoftware hören und zum Beispiel Vorlagen und die Archivierung nutzen.

Fehler 2: Fehlerhafte Rechnungen verschicken

Kernstück deiner Buchhaltung sind Rechnungen. Ohne Rechnungen fließt kein Geld. Aber auch mit Rechnungen fließt manchmal keines, weil der Rechnungsempfänger zunächst um eine korrigierte Rechnung bitten muss: Formfehler sind peinlich und verzögern den Zahlungseingang. Mehr Arbeit ist es außerdem. Also benutze eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm, das die wesentlichen Informationen abfragt und dir ein Dateiformat liefert, dass den Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) entspricht. Kontrolliere Rechnungen immer nochmal sorgfältig, bevor du sie verschickst.

Fehler 3: Ablage mach ich später!

Die ausgefüllten Stundenzettel liegen ebenso herum, wie die Eingangsrechnungen, die mit der Post gekommen sind. Andere Eingangsrechnungen stecken irgendwo als Mail-Anhang in deinem Postfach. So kannst du nicht arbeiten! Zum einen verlierst du zu schnell den Überblick. Du vergisst womöglich, einen Teil deiner Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen oder Rechnungen zu bezahlen. Zum anderen akzeptiert auch das Finanzamt dieses Chaos nicht und erkennt dann eventuell einen Teil deiner Betriebsausgaben nicht an. Unterlagen für die Steuererklärung im Schuhkarton sammeln: das war einmal.

Fehler 4: kein System in der Ablage

Zu einer ordentlichen Ablage gehört aber mehr als Lochen und Abheften. Richtig herum Lochen ist die erste Challange. Du darfst keine wichtigen Informationen wegstanzen. Nun darfst du aber auch digital archivieren und alles einscannen. Wie du GoBD-konform Ordnung in deine Belege bringst, erklären wir dir hier.

Fehler 5: Thermopapier verblassen lassen

Fehler 3 trifft Fehler 4 an der Tankstelle und schon ist Fehler 5 passiert: Viele Kassensysteme drucken Kassenbons auf wärme- und lichtempfindlichen Thermopapier. Diese Belege verblassen über kurz oder lang. Entweder du scannst sie und archivierst sie digital oder du legst sie für deine Papierablage einmal auf den Fotokopierer und archivierst Original und Kopie gemeinsam. Später machen, kann für eine Tankquittung schon zu spät sein, vor allem, wenn der Beleg im Auto liegen geblieben ist und es warm und sonnig hatte.

Fehler 6: unvollständige Belege und Rechnungen akzeptieren

Nicht nur für die Ausgangsrechnungen gilt: alles muss stimmen. Auch die Rechnungen, die du bekommst, solltest du dir immer genau anschauen. Fehlen Pflichtangaben, dann kann es sein, dass du keine Vorsteuer ziehen darfst oder die Rechnung gar nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird. Da kann auch Jahre später noch in einer Betriebsprüfung die große, böse Überraschung lauern.

Wenn mit der Rechnung etwas nicht stimmt, dann solltest du zeitnah um eine korrigierte Fassung bitten.

Fehler 7: Private und geschäftliche Ausgaben auf Belegen vermischen

Ist eine Anschaffung tatsächlich beruflich bedingt? Privates sollte eine private Ausgabe bleiben. Saubere Trennung ist gefragt. Dazu gehört auch, dass du auf Kassenbons und Quittungen private und berufliche Anschaffungen nicht vermischst. Zu leicht passieren Fehler bei der Zuordnung der Umsatzsteuer oder weil du vergisst die Bonbontüte aus der Baumarktquittung herauszurechnen.

Fehler 8: Umsatzsteuer Voranmeldungstermine vergessen

Je nachdem, wie viel Umsatzsteuer du im Jahr an das Finanzamt abführst, bist zu zur quartalsweisen oder monatlichen Voranmeldung verpflichtet. Wer das vergisst und chronisch zu spät die jeweiligen Zahlen einreicht, kann schnell feststellen, dass es dadurch teurer wird. Also: Steuer-Termine im Blick behalten!

Fehler 9: Ups, wichtige Unterlagen weggeworfen!

Ordnung ist nie ein Fehler. Aber unsystematisches Wegwerfen schafft keine Ordnung sondern Chaos. Du bekommst ernsthaft Schwierigkeiten, wenn ein Betriebsprüfer die Belege von vor 9 Jahren sehen möchte, du aber alles weggeworfen hast, wofür die du eigentlich eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht gehabt hättest. Beim Aufräumen immer daran denken, dass Aufbewahrungsfristen gelten. Kleines Hilfsmittel: Du kannst die Ordner mit dem frühstmöglichen Wegwerfdatum beschriften.

Fehler 10: Buchhaltung vermeiden oder ignorieren

Der größte aller Buchhaltungsfehler ist: Buchhaltung vermeiden zu wollen, nichts zu tun, alles liegen und schleifen zu lassen und darauf zu hoffen, dass das Problem einfach weggeht. Das tut es nicht. Buchhaltung sorgt dafür, dass deine Finanzen bzw. die Finanzen deiner Firma geordnet sind. Die Zahlen, die deine Buchhaltung für dich bereit hält, sagen dir, ob es deiner Firma gut geht oder ob du keinen guten Kurs segelst. Wer den Kopf in den Sand steckt, erreicht damit gar nichts.

Für Buchhaltung gilt also immer als erster Grundsatz: machen!

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