Buchhaltungssoftware für Anfänger: Alles was du wissen musst!

Professionelle Buchhaltung – auch für Einsteiger

Unternehmen, die bislang ihre Buchhaltung auf konventionelle Art mit Unterlagen auf Papier und ausgedruckten Dokumenten erstellt haben, müssen langfristig an eine Umstellung auf eine elektronische Buchführung denken. Für die Transformation ist die Anschaffung eines guten Buchhaltungsprogramms erforderlich. In diesem Beitrag verraten wir Dir, wie die richtige Buchhaltungssoftware für Anfänger aussieht und was sie beinhalten sollte.

1. Welche Vorteile hat eine Buchhaltungssoftware?
2. Welche grundlegenden Funktionen muss eine gute Buchhaltungssoftware für Anfänger haben?
3. Wie sollte eine Software für Do-It-Yourself Unternehmer aussehen?
4. Welche Aufgaben hat die Buchhaltung?
5. Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
6. Welche Vorschriften gelten für die Buchhaltung?

Welche Vorteile hat die Buchhaltungssoftware?

Eine professionelle Buchhaltungssoftware für Anfänger kann auch dazu beitragen, auf den Einsatz eines teuren Steuerberaters zu verzichten. Gerade Startups oder kleine und mittelgroße Unternehmen haben eine überschaubare Häufigkeit an Geschäftsvorgängen, die in ihre Buchhaltung einfließen. Oftmals hat der Geschäftsführer und die Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens einen schnelleren und kompakteren Überblick über Geschäftsaktivitäten und ihre spezifischen Details als ein außenstehender Steuerberater.

Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater kann in diesen Fällen mehr Zeit in Anspruch nehmen, als der Aufwand der elektronischen Buchhaltung unmittelbar durch die Mitarbeiter vor Ort. Denn die Übermittlung von geschäftlichen Informationen zwischen der Buchhaltung und dem Steuerberater ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine Quelle für Fehler in der Buchhaltung. Daher ist es gerade für kleine und mittlere Unternehmen oftmals ratsam, auf einen Steuerberater zu verzichten und eine einfache Software einzusetzen. Erst nachdem die Firma gut gewachsen ist und auch die Buchhaltung an Umfang zunimmt, kann ein Steuerberater zum Einsatz kommen.

Welche grundlegenden Funktionen muss eine gute Buchhaltungssoftware für Anfänger haben?

Unabhängig von der Betriebsgröße fordert die Steuergesetzgebung gerade in Deutschland, aber auch im ganzen Europäischen Raum die Einhaltung von Standards mit zahlreichen Regelungen. Zu den gesetzlichen Verpflichtungen von Unternehmen gehören neben der Erstellung einer Rechnung für jede Leistung, dem Erfassen von Belegen und der Buchung des Zahlungsverkehrs auch die automatische Unterstützung zur Ermittlung der steuerlichen Abgaben und die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung elektronischer Daten). Ein gutes Buchhaltungsprogramm stellt eine solide Basis, wenn sie all diese Aufgaben automatisch durch eine jeweils entsprechende Funktion unterstützt. 

Welche Funktionen sollte das Buchhaltungsprogramm haben? – die Grundlagen

Viele Unternehmen erstellen große Teile ihrer Buchhaltung selbst und überlassen den Rest einem Steuerberater. Je nach Unternehmensgröße und Ausstattung der Buchhaltungsabteilung ist eine solche Strategie sinnvoll. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung zum Teil an einen Steuerberater abgeben, bietet sich eine Buchhaltungssoftware für Anfänger an. Das eingesetzte Buchhaltungsprogramm sollte neben weiteren folgende Anwendungsmöglichkeiten anbieten: 

• Erstellung von Rechnungen
• Erstellung von Mahnungen
• Buchungen
• GOBD
• Wahl der Kontenrahmen
• Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
• Elster Schnittstelle
• Exportfunktion
• Datevexportfunktion
• Betriebswirtschaftliche Auswertung

Kontenrahmen und Kostenstellen

Die automatische Erstellung von Kontenrahmen und Kostenstellen ist für Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, erforderlich. Zwar haben viele kleine Unternehmen, Freiberufler und viele Selbstständige keine Pflicht zur Buchführung. Dennoch können sie ihre Buchhaltung nach den Regeln der ordnungsmäßigen Buchführung anlegen, um damit von deren steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Eine professionelle Buchhaltungssoftware sollte daher diese Optionen automatisch ermöglichen. Als Kontenrahmen sollten zum Beispiel SKR 03 und SKR 04 zur Verfügung stehen.

Elster, Export und Datev

Zumindest die Umsatzsteuervoranmeldungen müssen online über Elster transferiert werden. Auch für den Jahresabschluss müssen die erforderlichen Daten automatisch für den Steuerberater exportiert werden. Der Datevexport ist für einen großen Teil der Steuerberatungsbüros Standard. 

BWA für die Kontrolle

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist für jeden Unternehmer unabhängig von der Größe oder der Anzahl der Mitarbeiter von großer Bedeutung. Diese Funktion sollte in einer Buchhaltungssoftware für Anfänger nicht fehlen.

Wie sollte ein Buchhaltungsprogramm für Do-It-Yourself Unternehmer aussehen?

Viele kleine und mittelgroße Unternehmen bearbeiten ihre Buchhaltung ganz alleine und verzichten auf die Unterstützung durch einen Steuerberater. Sie erstellen die gesamte Buchhaltung von der Rechnung und Mahnung über Buchung, Kontenrahmen und Kostenstellung bis hin zur Steuererklärung selbst. Für diese Anwender ist es besonders wichtig, dass die Buchhaltungssoftware über umfassende Funktionen verfügt. Dazu gehören zum Beispiel Funktionen für:

• Netzwerk
• Mehrere Anwender
• Verwaltung des Anlagevermögens
• Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem
• Zusammenfassende Meldung
• Einnahmenübersschussrechnung
• Gewinn und Verlustrechnung
• Bilanz
• Umsatzsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung
• GOBD

Darüber hinaus sollte ein gutes Buchhaltungsprogramm eine Auswahl zwischen Soll- und Istversteuerung sowie die jeweils erforderliche Funktion aufweisen für: 

• Verwaltung offener Posten
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
• Buchungen von innergemeinschaftlichem Erwerb
• Antrag auf Dauerfristverlängerung
• integriertes Kassenbuch

Welche Aufgaben hat die Buchhaltung?

Die Buchhaltung hat die grundsätzliche Aufgabe, alle geschäftlichen Vorgänge innerhalb eines Unternehmens zu erfassen und zu dokumentieren. Darüber hinaus müssen alle erfassten Vorgänge chronologisch geordnet werden. Als geschäftliche Vorgänge gelten zum Beispiel die folgenden Vorfälle:

• Einkauf von Waren und Rohstoffen
• Warenverkauf
• Erbringung von Dienstleistungen
• Verbrauch von Rohstoffen
• Abnutzung von Unternehmenswerten
• Lohnzahlungen 
• Erwerb von Unternehmensvermögen

und mehr.

Im Rahmen der Erfassung der geschäftlichen Vorgänge sortiert die Buchhaltung diese nach sachlichen Zusammenhängen, um sie nach Gruppen zu ordnen. Jeder Zahlungsvorgang wird in das Kontensystem eingetragen, indem die Geldbewegung als Einzahlung oder als Abgang in ein dazugehörendes Konto eingebucht wird. Die Buchhaltung ist auch dafür zuständig, Wertkorrekturen am Vermögensbestand eines Unternehmens vorzunehmen, wenn zum Beispiel der Unternehmenswert durch die Abnutzung von Vermögenswerten absinkt.

Zudem bildet die Buchhaltung Rückstellungen und erstellt in regelmäßigen Abständen Ermittlungen über den Erfolg des Unternehmens. Dabei erfasst sie Einnahmen und Ausgaben und stellt diese innerhalb einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer Gewinn- und Verlustrechnung einander gegenüber. 

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Abhängig von der Unternehmensform und von der Höhe der Umsätze müssen Unternehmen unterschiedliche Formen der Buchhaltung anwenden. Grundsätzlich werden die einfache und die doppelte Buchführung unterschieden. 

Einfache Buchhaltung

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer können die einfache Buchhaltung wählen. Die einfache Buchhaltung ermittelt ihre Gewinne über die Einnahmenüberschussrechnung EÜR. Zudem trägt sie Geschäftsvorfälle im Zufluss-Prinzip ein. Das bedeutet, dass sie immer dann einen Geschäftsvorfall in das zugehörige Konto einträgt, wenn eine Zahlung auf dem Geschäftskonto ein- oder vom Geschäftskonto abgeht. 

Doppelte Buchführung

Alle Unternehmen, die einen Handelsregistereintrag haben, müssen die doppelte Buchführung anwenden. Aber auch Unternehmen ohne Handelsregistereintrag haben die Buchführungspflicht, wenn sie einen jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einen Gewinn über 60.000 Euro erzielen. 

Die doppelte Buchführung ist sehr viel umfangreicher hinsichtlich der Erfassung und Organisation der Geschäftsvorfälle als die einfache Buchhaltung. In der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorgang zweimal gebucht:

• Erste Buchung bei Entstehung eines geschäftlichen Vorfalls
• Zweite Buchung bei Ein- oder Ausgang der Zahlung, die zum Vorfall gehört

Die doppelte Buchführung trägt die Vorgänge in zwei Kontenreihen – in Bestandskonten und Erfolgskonten – ein. Der Erfolg des Unternehmens wird in der doppelten Buchführung anhand des Jahresabschlusses mit einer Bilanz ermittelt. Die Bilanz stellt das Vermögen eines Unternehmens den Schulden gegenüber und stellt so dessen Wert und damit den Erfolg innerhalb eines Abrechnungszeitraums fest.

Welche Bedeutung hat die Buchhaltung?

Die EÜR der einfachen Buchhaltung sowie der Jahresabschluss mit Bilanz der doppelten Buchführung stellen die Grundlagen für die Ermittlung der Steuern, die für den Geschäftsbetrieb in Form von Gewerbesteuern, Körperschaftssteuern oder Einkommensteuern anfallen. 

Welche Vorschriften gelten für die Buchhaltung?

Sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung muss drei grundlegende gesetzliche Vorgaben befolgen. Diese sind:

• Buchführungspflicht
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
• Archivierungspflicht

Was ist die Buchführungspflicht?

Unabhängig von der Art der Buchhaltung müssen alle Unternehmer die grundlegende Buchführungspflicht beachten. Die Pflicht zur Buchführung hat der Gesetzgeber in verschiedenen Gesetzeswerken, wie dem Handelsgesetzbuch HGB und der Abgabenordnung AO geregelt. Sie besagt, dass jedes Unternehmen seine Geschäftsvorfälle in schriftlicher Form erfassen, dokumentieren und ordnen muss. 

Was bedeuten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB und GoBD?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB und die Grundsätze für den Umgang mit elektronischen Daten GoBD geben unter anderem vor, in welcher Form die Buchhaltung ihre geschäftlichen Dokumente erstellen muss. Zum Beispiel muss es einem außenstehenden Dritten jederzeit möglich sein, sich innerhalb von kurzer Zeit einen Überblick über die Organisation der Buchhaltung zu verschaffen. Die Unterlagen müssen zudem vollständig, richtig und unveränderbar erstellt sein, damit die Buchhaltung durch das Finanzamt anerkannt wird. Demnach müssen die Geschäftsunterlagen vollständig vorliegen, korrekt und wahrheitsgemäß erstellt sein und sie dürfen nicht im nachhinein verändert werden können. Sämtliche Buchungen müssen zeitnah und in zeitlicher Reihenfolge erfasst werden. Zudem muss für jede Buchung der dazugehörende Beleg vorhanden sein. 

Was ist unter Archivierungspflicht zu verstehen?

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen hält die Buchhaltung dazu an, sämtliche geschäftlich relevante Unterlagen für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufzubewahren. Dabei müssen die Unterlagen jederzeit zugänglich aufbewahrt werden und über die gesamte Zeitspanne hinweg leserlich erhalten bleiben. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Unterlagen – insbesondere elektronische Daten –  auch während der Zeit der Archivierung in einer Form aufbewahrt werden, dass es nicht möglich ist, sie zu bearbeiten und dadurch zu verändern.