11. Juli 2018 | Gründung
Buchhaltungssoftware für Vereine: Worauf musst du achten?
Vereine leben vom Engagement ihrer Mitglieder. Da wird viel freiwillige Arbeit geleistet und das nicht nur inhaltlich. Während große Vereine sich ein Sekretariat oder sogar eine Buchhaltungsabteilung leisten können, liegt bei den kleinen Vereinen auch die Buchhaltung und Verwaltung in den Händen von Ehrenamtlichen. Das sind nicht immer die beliebtesten Ämter. An Mitgliederverwaltung und korrekter Buchhaltung hängt viel Verantwortung. Glücklich kann sich der Verein schätzen, der Mitglieder hat, die das freiwillig übernehmen, weil sie sich z.B. durch ihren Beruf bereits mit Buchhaltung auskennen. Aber auch für Quereinsteiger sollte es möglich sein, den Überblick zu behalten: So kann Buchhaltungssoftware für Vereine gute Dienste leisten, um mit wenig Aufwand den Überblick zu behalten.
Was ist ein Verein?
Die Mitglieder von Vereinen verfolgen gemeinsame Interessen. Kaninchen-, Tauben- oder Schafzüchter, Briefmarkensammler, Reiter- oder Breitensportler schließen sich zusammen, um gemeinsame Ziele zu verfolgen oder Veranstaltungen zu organisieren. Sie betreiben zum Beispiel Sportstätten, veranstalten Ausstellungen, Wettbewerbe oder Feste.
Eingetragene Vereine stehen im Vereinsregister, das die zuständigen Amtsgerichte führen. In eingetragenen Vereinen haften die Mitglieder nicht mit ihrem Privatvermögen, wenn es zu Problemen kommt. Ein eingetragener Verein gilt als juristische Person.
Wie umfangreich ist die Buchhaltung im Verein?
Vereine unterliegen Aufzeichnungspflichten, sie müssen Einnahmen und Ausgaben sorgfältig dokumentieren. Nicht nur das Finanzamt will jährlich sehen, was finanziell gelaufen ist. Auch der sogenannte Rechenschaftsbericht ist jährlich nötig, über diesen Bericht macht die Vereinsverwaltung den Mitgliedern zugänglich, wie die Finanzen des Vereins aussehen. Per Abstimmung auf der Jahreshauptversammlung wird dann der Finanzvorstand „entlastet“.
Vereine haben Aufzeichnungspflichten, denn ein Verein ist eine juristische Person. Zu den Einnahmen gehören neben den Spenden zum Beispiel die Mitgliederbeiträge oder Eintrittsgelder von Veranstaltungen des Vereins.
Meist reicht eine einfache Buchhaltung, auch dem Finanzamt reicht dann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen aus. Nur, wenn ein Verein auch wirtschaftliche Interessen verfolgt, sehr groß ist oder besonders hohe Umsätze generiert, wird es komplizierter. Überschreitet der Verein dabei nämlich bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen, kann die Bilanzierung nötig werden.
Hier haben wir für Dich schon einmal die Steuerarten und Unterlagen zusammengestellt, die Du benötigst, wenn Du eine Steuererklärung für Vereine machen musst.
Wie aufwendig ist die Buchhaltung für gemeinnützige Vereine?
Ein Verein kann, muss aber nicht, gemeinnützig sein. Von der Gemeinnützigkeit hängt ab, ob Spenden an den Verein steuerlich absetzbar sind. Als gemeinnützig anerkannte Vereine haben außerdem Möglichkeiten, Fördergelder zu erhalten. Diese sind oft zweckgebunden und der Verein muss nachweisen, dass er die Gelder entsprechend verwendet.
Buchhaltung für Gemeinnützige Vereine ist daher auch etwas aufwendiger, denn es gilt auch den Nachweis zu führen, dass die Gemeinnützigkeit berechtigt weiter bestehen kann. Ein Gemeinnütziger Verein liefert also sehr viel mehr Belege an das Finanzamt und trennt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Aufzeichnungen nach steuerlichen Bereichen. Das sind der Zweckbetrieb, die Vermögensverwaltung, der ideelle Bereich sowie wirtschaftliche und steuerpflichtige Aktivitäten.
Was muss die Buchhaltungssoftware für Vereine können?
Buchhaltungssoftware für Vereine muss all das können, was auch kleine Unternehmen brauchen. Vereine schreiben Rechnungen und geben gelegentlich einem Mitglied mit einer Mahnung einen Schubs. Sie buchen Ausgaben und haben Lieferanten. Damit die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater unkompliziert funktioniert ist die einfache Übermittlung der Daten wichtig.
Darüber hinaus gibt es aber ein paar Besonderheiten in der Buchhaltung für Vereine. Die gemeinnütizigen benötigen zum Beispiel die Spendenquittung als zusätzliches Dokument. Weil sie die einzelnen Bereiche für die Steuer trennen müssen, gibt es extra für Vereine einen eigenen Kontenrahmen, SKR 49.
Ein besonders wichtiger Punkt ist aber: Die Arbeit mit der Buchhaltungssoftware für Vereine muss leicht gehen. Denn vor allem in kleinen Vereinen, wo auch Laien mit Verwaltungsaufgaben betraut sind, muss sich das Programm intuitiv bedienen lassen ohne große Einarbeitungszeiten.
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