Lifestyle   11.11.2016

Büro 4.0: Zeitersparnis durch Digitalisierung

Büro 4.0, das ist Büroarbeit, wie sie jetzt sein kann: Vernetzt, mobil, effizient und zeitsparend. Die aktuelle Technik ermöglicht schon jetzt, Geräte und Abläufe zu verknüpfen. Worum geht es? Der Kühlschrank schreibt den Einkaufszettel selbst. Ach nein, er hat gleich eine Online-Bestellung aufgegeben. Moderne Geräte – und zwar nicht nur Computer – sind online und vernetzt, dadurch werden neue Funktionen möglich, Alltagsarbeiten und Routineabläufe können automatisiert werden. Licht- und Heizungssteuerung im Privathaushalt ganz einfach vom Smartphone aus, das ist ein häufig genanntes Beispiel. Doch auch in der Bürolandschaft sind neue Geräte und Verknüpfungen entstanden: das Büro 4.0. Zum Beispiel ist die Buchhaltung durch passende Software heute in vielen Punkten automatisierbar. Dadurch sinkt auch die Anfälligkeit für Flüchtigkeitsfehler. Eine einmal korrekt eingegebene Zahl bekommt keinen Zahlendreher mehr, egal wo sie überall noch gebraucht wird.

Büro 4.0: Verknüpfte Daten zeigen mehr

© Fotolia by jk 1991

Notebooks, Tablets und Smartphones machen einiges leichter – auch die Buchhaltung! (via Fotolia by jk 1991)

Wer Firmendaten braucht, schaut heute einfach nach. Keine langen Wege mehr, keine wochenlange Verzögerung für den Quartalsbericht. Zahlen auf den Tisch? Jetzt sofort? Kein Problem!

Collaboration: das Know-How der Firma verwalten

Wir arbeiten in einer Wissensgesellschaft, in der das Rad eigentlich nicht ständig neu erfunden werden muss. Traditionelle Firmenstrukturen sorgen aber dafür, dass ständig Dinge, Abläufe, Vorgänge und Wissen neu erzeugt werden müssen, die eigentlich im Unternehmen schon vorhanden sind. Nur weiß eben A nicht, dass B das schon in der Schublade hat. Wer im Unternehmen kollaborative Strukturen, ein eigenes Wiki etc. aufbaut, sorgt dafür, die Mitarbeiter besser zu vernetzen und den Wissensaustausch anzukurbeln.

Cloud – von überall

Wie viel bist du unterwegs? Wie viele Außendienstler hat die Firma? Braucht ein Vater Homeoffice-Tage wegen eines kranken Kindes? Durch Cloud-Lösungen ist der Zugriff von überall möglich. Die Cloud ermöglicht außerdem, dass mehrere Beteiligte an einem Dokument arbeiten, statt nur per Mail ständig neue Versionen hin und her zu schieben, bis keiner mehr den Überblick hat, ob nun alle Änderungen von allen Mitarbeitenden wirklich in die letzte Fassung eingearbeitet sind. Bei Online-Zugriff auf das Dokument gibt die aktuelle Version des Dokumentes einmal und es wird dort bearbeitet, wo es liegt.

Was einerseits sehr praktisch ist, kann andererseits auch Sicherheitslücken in sich bergen. Daher ist für Unternehmen immer die Frage wichtig: Wie sicher ist das? Nehmen wir ein bestehendes Produktangebot oder lassen wir uns eine eigene Systemlösung aufbauen?

Büro 4.0 – Büroarbeit bleibt spannend!

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