Büroumzug: was ist zu beachten?

Ein Büroumzug bedeutet immer Arbeit und Organisation, selbst wenn du ein Umzugsunternehmen dafür engagierst. Erst recht dann, wenn du mit dem Büro umziehst, weil du beispielsweise von zu Hause aus arbeitest und eine neue Wohnung gefunden hast. Doch, ob du mit oder ohne Privatbesitz umziehst – es gibt einige Dinge, die du vor, während und nach dem Umzug beachten solltest. In diesem Artikel verraten wir Dir, wie die Umzugsplanung im Unternehmen funktioniert.

Organisation des Büroumzugs – was musst Du vor dem Umzug beachten?

Je besser die Umzugsplanung Deines Unternehmens vorab ist, desto besser wird er verlaufen. Deshalb solltest du vorab die folgenden Punkte bedenken und abarbeiten:

• Hast du das alte Büro rechtzeitig gekündigt?
• Die Kaution fürs neue Büro sollte rechtzeitig überwiesen und ein Dauerauftrag für die neue Miete eingerichtet werden, damit du am Ende nicht vor verschlossenen Türen stehst.
• Melde deinen Versorgern (Strom, Gas usw.) den Umzug rechtzeitig.
• Bestelle frühzeitig den neuen Telefon- und Internetanschluss. Wenn möglich, bestelle ihn zu einem früheren Zeitpunkt als deinem Einzugstag. So hast du die Möglichkeit, noch vor der Wiederaufnahme der Arbeit zu prüfen, ob auch wirklich alles funktioniert. Bestelle am besten nicht online, sondern telefonisch mit der für Umzüge zuständigen Abteilung deines Telefonanbieters.
• Informiere deine wichtigsten Kunden, Geschäftspartnerinnen und Lieferanten frühzeitig, sowohl über den Büroumzug als auch über die neue Adresse und Telefonnummer.
• Leg dir schon früh eine Liste an, wem du sonst noch deinen Büroumzug ankündigen musst (Versicherungen, Verbände, deine Gewerkschaft, die Bank, die Krankenkasse, ggf. die Künstlersozialkasse, die IHK (wenn du Mitglied bist), deinen Domain-Inhaber, alle Verlage, deren Zeitungen und Zeitschriften du abonniert hast usw.)
• Ergänze deine E-Mail-Signatur durch den Zusatz, dass du ab Datum XY unter der neuen Adresse und Telefonnummer erreichbar sein wirst.
• Stelle einen Hinweis auf die neue Adresse und Telefonnummer auf die Impressumsseite deiner Website oder mache es anders auf der Website kenntlich.
• Stelle einen Nachsendeantrag bei der Post, auch für Pakete.
• Bestelle Visitenkarten, Briefpapier, Absenderstempel usw. mit der neuen Adresse.
• Lass deine Flyer, Broschüren etc. entweder rechtzeitig ändern oder bestelle dir Aufkleber mit der neuen Adresse und Telefonnummer, die du über die alten Daten kleben kannst, wenn du noch zu viele Flyer vorrätig hast.
• Lass Dir Kostenvoranschläge von Umzugsunternehmen machen. Lasse dazu mindestens von zwei oder drei Unternehmen jemanden zu dir kommen, der sich die Mengen, die du hast, persönlich anschaut und erst dann die entsprechende Menge an Kartons und die Kubikmeterzahl für den LKW einplant.
• Wenn du das Umzugsunternehmen buchst, bestehe darauf, dass sie dir nicht die Anfänger schicken, sondern ihre besten Profis.
• Besorge dir frühzeitig ausreichend Kartons. Es gibt übrigens auch Bücherkartons, in die deine Ordner perfekt nebeneinandergestellt werden können. Weil sie etwas kleiner sind als normale Umzugskartons, ihr Inhalt aber schwerer sein wird als anderes Büromaterial, sind die Bücherkartons für die Umzugshelfer leichter zu tragen als normale Umzugskartons.
• Du solltest lange vor dem Umzug mit dem Aussortieren anfangen. Das vor dem Umzug zu tun, verschlankt nicht nur das Umzugsvolumen, sondern kann das Auspacken hinterher sehr erleichtern, wenn du so wenige „Ach, irgendwann muss ich das auch mal ausmisten“-Stapel wie möglich mitnimmst. Miste sie vor dem Umzug aus.
• Besorge dir einen Grundriss des neuen Büros und plane vorab, welche Möbel und welche Kartons im neuen Büro wo genau hinkommen. Beachte dabei insbesondere, wo sich Steckdosen, Lichtschalter und Dachschrägen befinden. Das wird es den Umzugshelfern erleichtern und erspart dir hinterher die Suche und viel Hin- und Hergeräume.

In Teil 2 erfährst du, was du am Tag des Büroumzugs und nach dem Umzug beachten solltest!