Gründung   06.11.2019

Controlling in Kleinunternehmen – wozu, weshalb, warum?

Habe ich die Kosten im Griff? Ist mein Betriebsergebnis gut? Steigt mein Umsatz? Erreiche ich die gesteckten Ziele und passt das alles noch zu dem, was ich im Businessplan geschrieben habe? Während große Unternehmen eigene Controller beschäftigen, die sich ständig mit den Zahlen des Unternehmens befassen, läuft Controlling in Kleinunternehmen mit begrenzten Ressourcen. Doch auch hier gibt es Instrumente, die Unternehmer anwenden können, um konkret zu planen und die Ergebnisse zu überwachen.

Controlling in Kleinunternehmen - wozu, weshalb, warum?

Controlling in Kleinunternehmen dient (genau wie großen Unternehmen auch) dem Unternehmenserfolg durch gezielte Auswertung der Kennzahlen. (Bild © pexels.com)

Controlling – was ist das eigentlich?

Controlling ist ein Gebiet der Betriebswirtschaft. Controller befassen sich mit den wirtschaftlichen Zahlen eines Unternehmens, um zu überwachen und zu planen, wie sich die Firma entwickelt. Es geht also um Geld und ob es richtig und sinnvoll eingesetzt ist. Wenn es um Geld geht, dann spielen zum Beispiel auch personelle Ressourcen eine Rolle: Sind sie gut und richtig eingesetzt?

ControllingInstrumente sind Methoden, mit denen du die wichtigsten Unternehmensdaten auswertest. Damit erkennst du die Baustellen im Unternehmen: Hapert es zum Beispiel gerade bei der Liquidität? Was lässt sich dagegen tun? Und wie? Mit Liquiditätsplanung und verbessertem Forderungsmanagement.

Controlling in Kleinunternehmen: was geht?

Gründer müssen einen Businessplan schreiben, stecken Zwischenziele ab und steuern auf den Unternehmenserfolg zu. Ob alles nach Plan läuft, zeigt sich an den jährlichen Unternehmensergebnissen. Eins der gängigsten Controlling-Instrumente, die viele Selbstständige einsetzen – auch unfreiwillig, weil es das Finanzamt verlangt – ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die EÜR stellt Einnahmen und Ausgaben gegenüber und zeigt, was am Ende übrig geblieben ist. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, nutzt statt der EÜR die Gewinn- und Verlustrechnung (GUV).

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Kundenanalysen gehören auch zum Controlling

Mit welchen Kunden machst du den höchsten, mit welchen den geringsten Umsatz? Wie ist das Zahlungsverhalten? Auch die Wettbewerbsanalyse, die du nicht nur beim Businessplan schreiben machst, sondern später wiederholst, um zu schauen, wie sich die Firma im Vergleich zur Konkurrenz entwickelt, gehört zu den Methoden, die dir bei der Planung und Weiterentwicklung deines Unternehmens helfen. Controlling macht dich also nicht zum Erbsenzähler sondern hilft dir, deine Ziele als Unternehmer zu verfolgen.

Warum lohnt sich das Controlling in Kleinunternehmen?

Das Controlling in Kleinunternehmen dient dazu, notwendige Informationen für zukünftige Entscheidungen bereit zu stellen, um Ziele festzulegen und Planungen zu formulieren. Hierbei hat das Controlling in Kleinbetrieben ein System zu entwickeln, um auf die individuellen Anforderungen von Kleinunternehmern einzugehen. Neben der Abstimmung von Planungsvorhaben mit dem vorhandenen Budget, macht das Controlling in Kleinbetrieben auch Fehlentwicklungen sichtbar, die genau untersucht werden müssen, um Korrekturen vorzunehmen. Aber auch Chancen werden durch das Controlling in Kleinunternehmen herausgearbeitet, um diese für zukünftige Planungen zu berücksichtigen. Somit ist das Controlling ein umfassendes Steuerungsinstrument für das Kleinunternehmen. Denn es ermittelt nicht nur Abweichungen von gesetzten Zielen und macht auf Schwachstellen aufmerksam. Es hat auch eine beratende Funktion und hilft dabei, betriebliche Abläufe zu koordinieren.

Wie hilft das Controlling in Kleinbetrieben konkret?

In der Regel benötigen Unternehmen das Controlling nicht nur für die betriebswirtschaftliche Planung der eigenen Unternehmensführung. Vielmehr stellt das Controlling auch für die Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden, sowie für die Öffentlichkeit und für Kapitalgeber notwendige Informationen über das Unternehmen bereit. 

Controlling für die Betriebsführung

Das Controlling in Kleinbetrieben liefert dem Inhaber die notwendigen Kennzahlen über die wirtschaftliche Entwicklung und die finanzielle Lage seines Betriebs. Nur so kann er Korrekturen vornehmen oder Planungen sicherstellen. 

Mitarbeitermotivation durch Controlling

Besonders die Mitarbeiter in Kleinunternehmen sind die tragenden Säulen des Betriebs. Gerade sie erfahren durch das Controlling, wie sich ihr Einsatz in einem bestimmten vergangenen Zeitraum gelohnt hat. Das Controlling ermöglicht ihnen, die Qualität ihres Einsatzes zu bewerten und mit anderen Unternehmen oder Zeitabschnitten zu vergleichen. Darüberhinaus erfahren Mitarbeiter von Kleinbetrieben durch das Controlling, wie sicher ihr Arbeitsplatz langfristig ist. Fallen die Ergebnisse des Controllings positiv aus, können Mitarbeiter eine erhebliche Motivation erfahren, sich weiterhin in das Unternehmen einzubringen und Vertrauen in ihren Arbeitsplatz zu fassen. 

Geschäftsbeziehungen vertiefen

Kunden und Lieferanten, aber auch das Finanzamt können durch das Controlling in Kleinunternehmen eine solide Basis für die Fortsetzung der geschäftlichen Beziehung erhalten. Wenn Lieferanten zum Beispiel Informationen erhalten, die sich aus einem positiven Ergebnis des Controllings ergeben, erhält er die Sicherheit, dass das Kleinunternehmen seine Warenlieferungen auch in Zukunft zuverlässig bezahlen wird. Auch Kunden, die von der positiven Entwicklung eines Kleinunternehmens Kenntnis haben, können sich so vergewissern, dass der Betrieb auch in Zukunft Waren oder Dienstleistungen für sie bereitstellt. So können die bestehenden Beziehungen des Unternehmens weiter stabilisiert und für zukünftige Geschäfte aktiv erhalten bleiben. 

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Kapitalgeber überzeugen

Viele Kleinbetriebe sind darauf angewiesen, dass sie auch kurzfristig auf Fremdkapital zurückgreifen können. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Kleinunternehmer auch Banken von ihrer wirtschaftlichen Zuverlässigkeit überzeugen können. Das Controlling in Kleinbetrieben liefert regelmäßig zuverlässige Aussagen über die finanzielle Lage eines Unternehmens. So erhalten Kapitalgeber einen Einblick in die Entwicklung des Betriebs und können schneller einen Kreditantrag positiv entscheiden. Darüber hinaus geben die sogenannten Basel-Richtlinien den Banken vor, dass sie Unternehmen nicht nur auf Basis vorgelegter Zahlen beurteilen, sondern auch nach der Qualität der Geschäftsführung. Ein regelmäßig durchgeführtes Controlling in Kleinbetrieben vermittelt neben den Zahlen auch einen positiven Eindruck über die Qualität der Unternehmensleitung.

Wie kann das Controlling von außen unterstützt werden?

Unternehmer sind in der Regel Fachleute in ihrem speziellen Fachgebiet und verfügen daher zumeist weder über die Zeit, noch über Ressourcen und Kompetenzen, um sich mit dem betriebswirtschaftlichen Thema des Controlling zu befassen. Um das Controlling wirkungsvoll einzusetzen, benötigen viele Unternehmer daher Unterstützung. Gerade Kleinunternehmen verfügen jedoch zumeist nicht über Mitarbeiter mit den notwendigen betriebswirtschaftlichen Kompetenzen. Kann die Unterstützung für ein Controlling in Kleinbetrieben nicht aus dem Unternehmen selbst kommen, wie zum Beispiel aus einer professionellen Buchhaltungsabteilung, muss externe Hilfe in Anspruch genommen werden. 

Wer bietet Unterstützung beim Controlling in Kleinbetrieben?

Genauso wie die Buchhaltung Unterstützung durch einen Steuerberater für die Erstellung der Jahresabschlüsse oder der Steuererklärungen erhält, können Kleinunternehmer spezialisierte Betriebswirte oder Industriekaufleute für das Controlling beauftragen. Der externe Controller erstellt auf Basis der betrieblichen Unterlagen eine Erfolgsrechnung für Produkte, Dienstleistungen und betriebliche Prozesse. Dabei ermittelt er Schwachstellen im betrieblichen Abläufen und erstellt einen Bericht, der als Basis für zukünftige Planungen und zur Vorlage bei Kapitalgebern oder Behörden dient. Darüber hinaus kann ein Controller Beratung für die Zusammenführung von Zielen mit den betrieblichen Abläufen leisten. 

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