Dankeschön! – Wie steht’s um Deine E-Mail-Netiquette?

E-Mail-Netiquette ist etwas, das die meisten zu beherrschen glauben. Hat man ja auch schon oft genug gehört. Also machen sie sich mittlerweile keine Gedanken mehr darüber, ob sie richtig mailen oder angemessen handeln. Doch mit der Zunahme an digitalen Kommunikationsmöglichkeiten gerät die E-Mail immer mehr ins Hintertreffen. Und da ganz besonders eins: der Dank.

Wie bitte? Der Dank? Und was hat das mit Dir und Deinem Unternehmen zu tun? Sehr viel. Wie häufig schreibst Du Mails an andere Firmen mit der Bitte um Auskunft? Und was ist, wenn Du Bewerbungen oder Angebote erhältst? Immer häufiger erhalten die Absender keinerlei Antwort – keine Reaktion auf den Erhalt der Bewerbung oder des Angebots, und schon gar keinen Dank für die Antwort, egal wie viel Mühe sie sich damit gemacht haben.

Warum E-Mail-Netiquette? – Imagepflege

Bei manchen ist der Grund schlicht die Überforderung angesichts der unüberschaubaren Flut von Mails, die Tag für Tag eintreffen – Newsletter, Werbemails, Spam, ach ja, und dann sind da ja auch noch Aufträge, Anfragen, Nachfragen und so manche Privatmail. Wer soll die alle lesen und dann auch noch beantworten?

Bei anderen wiederum ist es irgendetwas zwischen einer Nichtbeachtung der E-Mail-Netiquette, der Unfähigkeit zu kommunizieren, einer grundlegenden Nachlässigkeit oder sogar Unlust. Was ist es bei Dir? Warum beantwortest du manche Mails nicht? Warum schickst Du kein kurzes Dankeschön an die, die sich die Mühe gemacht haben, Dir auf Deine Anfrage zu schreiben? Warum keinen Hinweis darauf, ob die Antwort hilfreich war oder nicht?

Es gibt keinen akzeptablen Grund, dies nicht zu tun – nicht als Privatperson und schon gar nicht als Unternehmer oder Selbstständiger. Warum? Zum einen ist es ein Gebot der Höflichkeit, die eine besonders wichtige Basis gerade im Berufsleben ist, um gut miteinander auszukommen und Handel miteinander zu treiben. Zum anderen ist es Imagepflege – jemand, der sich freundlich für Hilfe, Information und Auskünfte bedankt, hat ein besseres Image als jemand, der immerzu nur nimmt, ohne je auch nur einmal danke zu sagen.

Ein Dankeschön kostet fast nichts

Beim Einhalten dieses kleinen Teils der E-Mail-Netiquette solltest Du Dir selbst auch immer vor Augen halten, wie es für Dich wäre: angenommen, Du erhältst eine Anfrage nach ganz spezifischen Informationen zu einem Deiner Produkte oder Dienstleistungen. Du machst Dir die Mühe, die Anfrage so zu beantworten, dass Dein Gegenüber sich hoffentlich denkt: „Prima, die oder den würde ich gerne beauftragen, bei denen würde ich gerne kaufen.“ Und dann kommt nichts mehr – nicht einmal ein Dank für Deine Mühe. Wie häufig wirst Du dann noch so ausführlich Auskunft geben? Genau. Und wohin führt das insgesamt? Jedenfalls nicht zu einem Anstieg Deines Umsatzes.

Daher ist es durchaus angebracht, eine Überarbeitung Deiner unternehmensinternen E-Mail-Netiquette anzustoßen – sind alle Deine Mitarbeiter höflich genug? Antworten sie auf E-Mails so, wie sie es selbst gerne auf ihre eigenen Anfragen hätten oder wie es firmeninterne Vorschrift ist? Eine Überprüfung der Standards dauert nicht lange und kann durchaus in regelmäßigen Abständen auch die nachlässigsten und unfähigsten Deiner Mitarbeiter wieder auf Kurs bringen. Denn ein Dankeschön kostet fast gar nichts, aber es freut Dein Gegenüber. Und wenn das Kreise zieht, bekommst Du auch für Deine Mühen endlich mal wieder ein Dankeschön.