Darf ich eine Rechnung nachträglich umschreiben lassen?

„Ach können Sie die Rechnung bitte nochmal mit einer anderen Rechnungsadresse schicken?“ – eine Frage, die du für unwahrscheinlich hältst, weil du schließlich deine Vertragspartner und ihre Anschrift kennst? Die Bitte, ob du eine Rechnung nachträglich umschreiben kannst, ist durchaus realistisch, z.B. wenn sich Anschrift, Firmenname oder der Rechnungsempfänger geändert haben.

Alte Schulden – neuer Rechnungsempfänger?

Stellen wir uns folgende Situation vor: Du hast deine vereinbarte Leistung erbracht und eine Rechnung geschrieben und verschickt. Nun wartest du auf die Bezahlung, doch der Leistungsempfänger teilt dir mit, dass er die noch ausstehende Schuld nicht selbst begleichen kann, sondern dass die Bezahlung über einen Dritten stattfindet.

Gründe dafür können z.B. sein:

• Du warst Subunternehmer in einem Projekt, das auftraggebende Unternehmen bittet dich nun aber, direkt mit dem Endkunden abzurechnen.
• Dein Kunde kann dich nicht direkt bezahlen sondern ein Mutterkonzern, Drittmittelgeber oder ähnliches springt ein.

So kommt es zu der Bitte an dich, die Rechnung nochmal jemand anderem zu schicken und eine andere Adresse darauf zu schreiben – du sollst also die Rechnung nachträglich umschreiben.

Und aus dieser Bitte resultieren drei Probleme:

• Ist es überhaupt o.k., dass der Vertragspartner eine solche Änderung der Rechnung verlangt?
• Ist es erlaubt, eine Rechnung neu auszustellen und dabei die Rechnungsadresse zu ändern?
• Und welche Folgen kann eine Rechnungsumschreibung haben?

Rechnung nachträglich umschreiben: Geht das?

Spoiler-Alarm: Nein, wenn die Rechnung bereits verschickt ist, geht das nicht. Blöde Situation, aber in fertigen, bereits verschickten Rechnungen wird nichts mehr geändert. Eine nachvollziehbare, belegbare Lösung wäre hier die Stornierung über eine Stornorechnung und eine neu ausgestellte Rechnung.

Pflichtangaben und GOBD

Rechnungen sind – nicht erst seit die GoBD eingeführt wurde – eine klar geregelte Sache. Das Gesetz schreibt dem Rechnungsaussteller bei der Rechnungslegung eine Vielzahl an Pflichtangaben vor. Geregelt werden diese in § 14 und § 14a UStG. Darunter fällt auch die richtige Angabe des Namen und der Adresse des Leistungsempfängers. Grundsätzlich ist der Leistungsempfänger auch immer der Rechnungsempfänger, außer es ist vorab etwas anderes vereinbart, weil dein Kunde deine Leistung z.B. als Geschenk für einen Dritten bestellt hat.

Du schreibst also eine korrekte Rechnung mit allen Angaben gemäß der vorab vereinbarten Bedingungen. Und daran solltest du aus zwei Gründen nicht mehr rütteln:

• Einmal verschickte und digital archivierte Rechnungen sollen so abgelegt sein, dass sie nicht mehr veränderbar sind.
• Es kann Probleme mit dem Vorsteuerabzug geben, wenn sozusagen zwei verschiedene Rechnungen an unterschiedliche Adressen zu einem Vorgang herausgegangen sind. Wirst du gebeten, die Rechnung nochmal neu auszustellen und an eine andere Firma zu schicken, dann ist die Frage, wer hier nun eigentlich vorsteuerabzugsberechtigt ist. Rechnungsempfänger 1 ist es nicht, denn er hat die Rechnung nicht bezahlt. Rechnungsempfänger 2 hat aber keine Leistung bezogen, sondern überweist nur das Geld. Darum steht ihm der Vorsteuerabzug nicht zu und verschafft ihm ungerechtfertigte Steuervorteile. Auch darf der neue Rechnungsempfänger den Rechnungsbetrag nicht als Betriebsausgabe geltend machen.

Rechtsfolgen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung

Nun ist die Frage: Eine Rechnung nachträglich umschreiben – was hast du als Rechnungssteller damit zu tun? Das Umschreiben bereits erstellter Rechnung auf Dritte sowie eine unrichtige Darstellung der Leistung seitens des Rechnungsausstellers können bei der Steuerprüfung einen Anfangsverdacht für eine strafbare Beihilfe der Steuerhinterziehung des Rechnungsempfängers entstehen lassen. Wird dieser Verdacht bestätigt, macht sich der Aussteller der falschen Rechnung strafbar. Laut § 71 AO haftet der Rechnungsaussteller für die vom Rechnungsempfänger verkürzte Umsatzsteuer und Einkommensteuer. Des weiteren hat der Rechnungsaussteller nach § 370 AO mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren oder mit einer Geldstrafe zu rechnen, wenn er gegenüber der Finanzbehörde oder anderen amtlichen Behörden falsche Angaben und somit für sich oder für andere Steuervorteile gelten gemacht hat.

Rechnung nachträglich umschreiben: Was sind mögliche Lösungen für das Problem?

Es ist also in deinem Interesse, das Problem buchhalterisch sauber zu lösen. Mit Stornierung und neuer Rechnung ist das im Grunde schon erreicht. Allerdings hast du hier das Problem, dass sich die Zahlung weiter verzögert, denn die neue Rechnung geht mit einem neuen Zahlungsziel heraus. Du wartest länger auf dein Geld.

Geht es darum, dass du als Subunternehmer nun doch mit dem Endkunden direkt abrechnen sollst, die Rechnung aber bereits an deinen direkten Auftraggeber rausgegangen ist? Dann ist es unter Umständen nicht dein Problem. Argumentiere damit, dass du die Information vorab gebraucht hättest und dein Auftraggeber doch selbst mit dem Kunden abrechnen kann. Falls das nicht zielführend ist: Stornorechnung und neue Rechnung.

Dein Kunde kann nicht zahlen und möchte deshalb, dass ein anderer die Rechnung übernimmt, die er bereits erhalten hat? Für dich ist nur wichtig, dass dein Geld zu dieser ausstehenden Rechnung pünktlich auf deinem Konto ist. Dein Kunde hat die Leistung und eine korrekte Rechnung erhalten: Ob er dir nun das Geld überweist oder ob seine Oma das tut, ist relativ egal. Eine neue Rechnung brauchst du deshalb nicht auszustellen, denn es war ja kein Fehler auf der Rechnung, die du verschickt hast.

Hinweis: Billomat erteilt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Aktualisierungshinweis: Dieser Text stammt aus dem Jahr 2009. Wir haben ihn im Mai 2018 zuletzt überarbeitet und aktualisiert.

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