Recht   28.9.2018

DATEV Arbeitnehmer online: Pro und Kontra

Die neue Welt der Lohnabrechnung

Das IT Systemhaus stellt Arbeitgebern und Arbeitnehmern mit DATEV Arbeitnehmer online ein Instrument zur Verfügung, das die gegenseitige Kommunikation erleichtern soll. Welche Vorteile das für beide Seiten mit sich bringt und welche Tücken das System bereit hält, lohnt einer genaueren Betrachtung.

DATEV Arbeitnehmer online

Das IT Systemhaus DATEV stellt mit DATEV Arbeitnehmer online ein Instrument zur Verfügung, das die gegenseitige Kommunikation erleichtern soll. (Bild © Unsplash.com)

DATEV – Synonym für IT System

DATEV ist ein IT Systemhaus mit dazu gehörigem Rechenzentrum. Kern der Aktivitäten von DATEV ist das Rechnungswesen. Eine speziell entwickelte Buchhaltungssoftware von DATEV wurde vor allem mit Blick auf die steuerberatenden Berufe entwickelt und stellt entsprechend komplexe Anwendungsmöglichkeiten bereit. So setzen vor allem Steuerberater seit Jahrzehnten die umfangreiche DATEV Buchhaltungssoftware als Standard für ihre umfassenden Aufgaben im Rahmen der Buchführung und Steuererklärung ihrer Mandanten ein. Durch entsprechende Schnittstellen stellt das DATEV Programm eine Datenübertragung aus anderen Softwareprogrammen und aus dem Portal der Finanzverwaltungen ELSTER bereit. 

Was ist DATEV Arbeitnehmer online?

Mit DATEV Arbeitnehmer online stellt das IT Systemhaus ein weiteres Instrument für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter bereit, um die Kommunikation zwischen Lohnbuchhaltung und Arbeitnehmer zu organisieren und zu erleichtern. Mit DATEV Arbeitnehmer online arbeiten Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter digital zusammen. Das Portal stellt die erforderlichen persönlichen Daten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Mitarbeiters automatisch bereit. 

Arbeitnehmer können sich freiwillig für einen Zugang zu DATEV AO entscheiden, sofern ihr Arbeitgeber das System nutzt. Hierfür melden sie sich über ein vorgegebenes Sicherheitssystem an und erhalten so Zugang zu einem persönlichen Bereich. Der Arbeitgeber hat sodann die Möglichkeit, Dokumente, die für seinen Mitarbeiter relevant sind, im entsprechenden Bereich abzulegen. Auf diese Weise wickelt die Lohnbuchhaltung die Kommunikation mit jedem teilnehmenden Mitarbeiter elektronisch ab.

Die zwei Module von DATEV Arbeitnehmer online

DATEV AO stellt sowohl für die Buchhaltung auf Seiten des Arbeitgebers als auch für die Mitarbeiter eine sichere Plattform für die Erstellung, den Austausch und die Archivierung von Dokumenten bereit. Hierfür stehen im Portal zwei zentrale Module für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter zur Verfügung:

  • Abrechnungen
  • Reisen

Abrechnungen

Mit DATEV AO haben Arbeitgeber die Möglichkeit, aktuelle Lohn- und Gehaltsdokumente für ihre Mitarbeiter bereit zu stellen. Arbeitnehmer erhalten einen sicheren Zugang zu ihren Dokumenten und können eingestellte Lohn- und Gehaltsabrechnungen jederzeit abrufen. In DATEV AO finden Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen in Brutto und Netto sowie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise. Die Dokumente werden auf der Plattform für die Dauer von zehn Jahren archiviert und können bei bestehendem Zugang jederzeit abgerufen werden. Das Programm sortiert sämtliche Abrechnungsdokumente nach Bezeichnungen, nach Jahr und nach dem Status „gelesen oder ungelesen“ und stellt diese zum Abruf bereit. Die Dokumente können auch im Bündel heruntergeladen werden. 

Abrechnungsservice

Nutzer können in ihren Einstellungen festlegen, ob sie bei Ablage neuer Dokumente im Portal per E-Mail benachrichtigt werden möchten. Zudem können sie ihre persönlichen Daten jederzeit bearbeiten oder den Zugang komplett löschen. 

Reisen

Über die Funktion „Reisen“ erfassen Angestellte ihre Reisekostenabrechnung online, um diese für ihren Arbeitgeber bereit zu stellen. Danach bestätigt die Lohnbuchhaltung die Abrechnung und stellt sie fertig, um sie für den Mitarbeiter im Portal abzulegen. Auch Abrechnungen, die sich im Status der Bearbeitung befinden, sind auf dem Portal erkennbar. Durch die Nachrichtenfunktion können Arbeitgeber Nachrichten, die mit der Reisekostenabrechnung in Verbindung stehen, an ihre Mitarbeiter weiter geben. So können Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen online abrufen und auch Abrechnungen, die sich in Bearbeitung befinden, einsehen. Sämtliche fertig gestellte Abrechnungen liegen auf dem Portal über einen Zeitraum von zehn Jahren bereit. Voraussetzung für Einsicht und Download ist ein fortlaufender Zugang zum Portal. Die Dokumente stehen jederzeit auch im Bündel zum Download bereit. 

Service

Die Benachrichtigungsfunktion ermöglicht auch im Bereich Reisen die Einstellung, wenn Mitarbeiter über den Eingang neuer Dokumente im Portal automatisch informiert werden möchten. Auch von hier aus können Mitarbeiter ihre persönlichen Einstellungen jederzeit anpassen oder erneuern und ihren Zugang löschen. 

Für Arbeitgeber eröffnet das Programm die Möglichkeit, individuelle Richtlinien für die Reisekostenabrechnung festzulegen, nach denen sich Mitarbeiter orientieren müssen. 

Pro und Kontra von DATEV Arbeitnehmer online

Pro DATEV AO

Die Vorteile von AO liegen in der Vereinfachung der Kommunikationswege für die Lohnbuchhaltung. Die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen läuft unkompliziert ab. Auch die Freischaltung für Arbeitnehmer funktioniert auf Seiten der Lohnbuchhaltung recht einfach. Zudem lohnt sich der Einsatz von DATEV AO in finanzieller Hinsicht für den Arbeitgeber. Denn die Abrechnungen werden über DATEV elektronisch an die Mitarbeiter ausgegeben. Die Kosten für Druck, Papier, Kuvert und Porto entfallen. Haben Arbeitgeber die Abrechnungen an die Mitarbeiter bisher persönlich ausgegeben, dann bietet der Einsatz der Plattform eine oft erhebliche Zeitersparnis. Gerade für Unternehmen mit einer großen Belegschaft lohnt sich der Einsatz von DATEV AO. 

Contra DATEV AO

Die Sicherheitsvorkehrungen des Programms erfordern für die Anmeldung einen neuen elektronischen Personalausweis und die Anwendung eines PIN-Verfahrens. Einen elektronischen Ausweis haben viele Angestellte nicht parat und scheuen die Mühe, die die Anmeldung auf dem Portal erfordert. Zudem bietet das Programm für die eingetragenen Daten keine Portabilität, wenn der Arbeitnehmer seine Stelle wechselt. Die Daten können in diesem Fall nicht einfach auf einen neuen Arbeitgeber übertragen werden. Zwar können Arbeitnehmer bei einem Wechsel des Arbeitgebers deregistriert werden. Doch beim neuen Arbeitgeber müssen sie ihren Zugang wieder komplett neu einrichten. Alternativ müssen Arbeitnehmer sämtliche elektronische Daten in Eigenregie an einem anderen Ort ablegen. Der hohe Aufwand lohnt sich oftmals nicht für Arbeitnehmer, die nur eine geringe Anzahl an Abrechnungen im Jahr haben. Daher setzen viele Arbeitgeber DATEV AO noch nicht ein. Die Umstellung auf die Plattform lohnt sich vor allem für große Unternehmen. Denn die Gebühren für die Nutzung von AO entsprechen oftmals den Einsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck und Versand oder die Ersparnis an Arbeitszeit und bieten daher nicht immer eine Kostenersparnis. 

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