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DATEV Arbeitnehmer online: Pro und Kontra

Die neue Welt der Lohnabrechnung

Das IT Systemhaus DATEV stellt Arbeitgebern und Arbeitnehmern mit DATEV Arbeitnehmer online ein Instrument zur Verfügung, das die gegenseitige Kommunikation erleichtern soll. Welche Vorteile das für beide Seiten mit sich bringt und welche Tücken das System bereit hält, untersuchen wir in diesem Beitrag genauer.


  1. Was ist DATEV Arbeitnehmer online?
  2. Die zwei Module von DATEV Arbeitnehmer online
  3. Pro und Kontra von DATEV Arbeitnehmer online
  4. Ist die elektronische Gehaltsabrechnung Pflicht?
  5. Welche Kosten verursacht DATEV Arbeitnehmer online?

DATEV Arbeitnehmer online
Das IT Systemhaus DATEV stellt mit DATEV Arbeitnehmer online ein Instrument zur Verfügung, das die gegenseitige Kommunikation erleichtern soll. (Bild © unsplash.com)

DATEV – Synonym für IT System

DATEV ist ein IT Systemhaus mit dazu gehörigem Rechenzentrum. Kern der Aktivitäten von DATEV ist das Rechnungswesen. Eine speziell entwickelte Buchhaltungssoftware von DATEV wurde vor allem mit Blick auf die steuerberatenden Berufe entwickelt und stellt entsprechend komplexe Anwendungsmöglichkeiten bereit. So setzen vor allem Steuerberater seit Jahrzehnten die umfangreiche DATEV Buchhaltungssoftware als Standard für ihre umfassenden Aufgaben im Rahmen der Buchführung und Steuererklärung ihrer Mandanten ein. Durch entsprechende Schnittstellen stellt das DATEV Programm eine Datenübertragung aus anderen Softwareprogrammen und aus dem Portal der Finanzverwaltungen ELSTER bereit. 

Was ist DATEV Arbeitnehmer online?

Mit DATEV Arbeitnehmer online stellt das IT Systemhaus ein weiteres Instrument für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter bereit, um die Kommunikation zwischen Lohnbuchhaltung und Arbeitnehmer zu organisieren und zu erleichtern. Mit DATEV Arbeitnehmer online arbeiten Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter digital zusammen. Das Portal stellt die erforderlichen persönlichen Daten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Mitarbeiters automatisch bereit. 

Arbeitnehmer können sich freiwillig für einen Zugang zu DATEV AO entscheiden, sofern ihr Arbeitgeber das System nutzt. Hierfür melden sie sich über ein vorgegebenes Sicherheitssystem an und erhalten so Zugang zu einem persönlichen Bereich. Der Arbeitgeber hat sodann die Möglichkeit, Dokumente, die für seinen Mitarbeiter relevant sind, im entsprechenden Bereich abzulegen. Auf diese Weise wickelt die Lohnbuchhaltung die Kommunikation mit jedem teilnehmenden Mitarbeiter elektronisch ab.

Die zwei Module von DATEV Arbeitnehmer online

DATEV AO stellt sowohl für die Buchhaltung auf Seiten des Arbeitgebers als auch für die Mitarbeiter eine sichere Plattform für die Erstellung, den Austausch und die Archivierung von Dokumenten bereit. Hierfür stehen im Portal zwei zentrale Module für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter zur Verfügung:

  • Abrechnungen
  • Reisen

Abrechnungen

Mit DATEV AO haben Arbeitgeber die Möglichkeit, aktuelle Lohn- und Gehaltsdokumente für ihre Mitarbeiter bereit zu stellen. Arbeitnehmer erhalten einen sicheren Zugang zu ihren Dokumenten und können eingestellte Lohn- und Gehaltsabrechnungen jederzeit abrufen. In DATEV AO finden Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen in Brutto und Netto sowie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise. Die Dokumente werden auf der Plattform für die Dauer von zehn Jahren archiviert und können bei bestehendem Zugang jederzeit abgerufen werden. Das Programm sortiert sämtliche Abrechnungsdokumente nach Bezeichnungen, nach Jahr und nach dem Status „gelesen oder ungelesen“ und stellt diese zum Abruf bereit. Die Dokumente können auch im Bündel heruntergeladen werden. 

Abrechnungsservice

Nutzer können in ihren Einstellungen festlegen, ob sie bei Ablage neuer Dokumente im Portal per E-Mail benachrichtigt werden möchten. Zudem können sie ihre persönlichen Daten jederzeit bearbeiten oder den Zugang komplett löschen. 

Reisen

Über die Funktion „Reisen“ erfassen Angestellte ihre Reisekostenabrechnung online, um diese für ihren Arbeitgeber bereit zu stellen. Danach bestätigt die Lohnbuchhaltung die Abrechnung und stellt sie fertig, um sie für den Mitarbeiter im Portal abzulegen. Auch Abrechnungen, die sich im Status der Bearbeitung befinden, sind auf dem Portal erkennbar. Durch die Nachrichtenfunktion können Arbeitgeber Nachrichten, die mit der Reisekostenabrechnung in Verbindung stehen, an ihre Mitarbeiter weiter geben. So können Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen online abrufen und auch Abrechnungen, die sich in Bearbeitung befinden, einsehen. Sämtliche fertig gestellte Abrechnungen liegen auf dem Portal über einen Zeitraum von zehn Jahren bereit. Voraussetzung für Einsicht und Download ist ein fortlaufender Zugang zum Portal. Die Dokumente stehen jederzeit auch im Bündel zum Download bereit. 

Service

Die Benachrichtigungsfunktion ermöglicht auch im Bereich Reisen die Einstellung, wenn Mitarbeiter über den Eingang neuer Dokumente im Portal automatisch informiert werden möchten. Auch von hier aus können Mitarbeiter ihre persönlichen Einstellungen jederzeit anpassen oder erneuern und ihren Zugang löschen. 

Für Arbeitgeber eröffnet das Programm die Möglichkeit, individuelle Richtlinien für die Reisekostenabrechnung festzulegen, nach denen sich Mitarbeiter orientieren müssen. 

Pro und Kontra von DATEV Arbeitnehmer online

Pro DATEV AO

Die Vorteile von AO liegen in der Vereinfachung der Kommunikationswege für die Lohnbuchhaltung. Die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen läuft unkompliziert ab. Auch die Freischaltung für Arbeitnehmer funktioniert auf Seiten der Lohnbuchhaltung recht einfach. Zudem lohnt sich der Einsatz von DATEV AO in finanzieller Hinsicht für den Arbeitgeber. Denn die Abrechnungen werden über DATEV elektronisch an die Mitarbeiter ausgegeben. Die Kosten für Druck, Papier, Kuvert und Porto entfallen. Haben Arbeitgeber die Abrechnungen an die Mitarbeiter bisher persönlich ausgegeben, dann bietet der Einsatz der Plattform eine oft erhebliche Zeitersparnis. Gerade für Unternehmen mit einer großen Belegschaft lohnt sich der Einsatz von DATEV AO. 

Contra DATEV AO

Die Sicherheitsvorkehrungen des Programms erfordern für die Anmeldung einen neuen elektronischen Personalausweis und die Anwendung eines PIN-Verfahrens. Einen elektronischen Ausweis haben viele Angestellte nicht parat und scheuen die Mühe, die die Anmeldung auf dem Portal erfordert. Zudem bietet das Programm für die eingetragenen Daten keine Portabilität, wenn der Arbeitnehmer seine Stelle wechselt. Die Daten können in diesem Fall nicht einfach auf einen neuen Arbeitgeber übertragen werden. Zwar können Arbeitnehmer bei einem Wechsel des Arbeitgebers deregistriert werden. Doch beim neuen Arbeitgeber müssen sie ihren Zugang wieder komplett neu einrichten. Alternativ müssen Arbeitnehmer sämtliche elektronische Daten in Eigenregie an einem anderen Ort ablegen. Der hohe Aufwand lohnt sich oftmals nicht für Arbeitnehmer, die nur eine geringe Anzahl an Abrechnungen im Jahr haben. Daher setzen viele Arbeitgeber DATEV AO noch nicht ein. Die Umstellung auf die Plattform lohnt sich vor allem für große Unternehmen. Denn die Gebühren für die Nutzung von AO entsprechen oftmals den Einsparungen durch den Wegfall von Kosten für Druck und Versand oder die Ersparnis an Arbeitszeit und bieten daher nicht immer eine Kostenersparnis. 

Ist die elektronische Gehaltsabrechnung Pflicht?

Arbeitgeber, die DATEV Arbeitnehmer online einsetzen, haben ein verständliches Interesse daran, dass sie die Vorteile, die ihnen das elektronische System zur Gehaltsabrechnung bietet, auch nutzen können. Denn die Investition in das System soll Ausgaben durch Druck-, Arbeits- und Verwaltungskosten einsparen und somit eine möglichst kostendeckende Wirkung haben. Daher erhebt sich die berechtigte Frage, ob Arbeitnehmer eine Pflicht haben, ihre Gehaltsabrechnung elektronisch entgegen zu nehmen, wenn ihr Betrieb DATEV Arbeitnehmer online nutzt. Zur Beantwortung der Frage lohnt sich ein Blick in die Gewerbeordnung.

Was sagt der Gesetzgeber über die Pflicht zur elektronischen Gehaltsabrechnung?

Die Pflicht zur Übergabe einer Gehaltsabrechnung findet sich in der Gewerbeordnung . Dort gibt der Gesetzgeber im ersten Absatz vor, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Abrechnung in Textform erteilen muss, wenn er das Gehalt an diesen auszahlt. Auch der Inhalt der Abrechnung ist in der Gewerbeordnung vorgegeben. So muss die Abrechnung Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Dabei ist die Zusammensetzung im Detail auszuführen, indem die Gehaltsabrechnung Angaben über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Art und Höhe von Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen ausführt. Eine Angabe darüber, ob die Gehaltsabrechnung in Papierform oder in elektronischer Form zu erstellen ist, führt die Gewerbeordnung jedoch nicht aus.

Welche Form muss die Textform haben: Elektronisch oder auf Papier?

Da die Vorgabe der Gewerbeordnung, eine Gehaltsabrechnung in Textform an den Arbeitnehmer weiterzugeben, keine Aussage über die Form des Dokuments trifft gilt es, den Begriff Textform genau zu definieren. Im Bürgerlichen Gesetzbuch führt der Gesetzgeber aus, welche Merkmale Dokumente aufweisen müssen, wenn das Gesetz die Textform vorschreibt. erklärt, dass er eine lesbare Erklärung erwartet, wenn er die Textform fordert. Die Erklärung muss die Person des Erklärenden nennen und ist auf einem dauerhaften Datenträger abzugeben. Der dauerhafte Datenträger muss für den Empfänger lesbar sein und eine Aufbewahrung mit dauerhaftem Erhalt ermöglichen. Da sowohl die Papierform als auch die elektronische Form der Gehaltsabrechnung die Eigenschaften aufweisen, die der Gesetzgeber für die Textform fordert, stellt er den Beteiligten die Form des Dokuments im Prinzip frei. Da die Gewerbeordnung jedoch vorsieht, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung übermitteln muss, liegt der Schlüssel zur Vorgabe der Dokumentform in der Art der Übermittlung.

Wie sind Gehaltsabrechnungen zu übermitteln?

Die Gewerbeordnung gibt in § 108 GewO vor, dass die Erklärung in Textform zu erteilen ist. Damit schreibt der Gesetzgeber Unternehmen vor, dass sie dafür zu sorgen haben, dass der Arbeitnehmer seine Abrechnung auch tatsächlich erhält. Bei einem Versand per Post ist davon auszugehen, dass die Zustellung sicher erfolgt. Bei einer elektronischen Übermittlung hingegen müssen Arbeitnehmer zwei Komponenten beachten:

  1. Zugang
  2. Einverständnis

Zugang zu DATEV Arbeitnehmer online

Um die Voraussetzungen für den Einsatz elektronischer Gehaltsabrechnungen zu erfüllen, müssen Arbeitnehmer Vorkehrungen treffen, dass ihre Mitarbeiter einen zuverlässigen Zugang zu ihrer elektronischen Gehaltsabrechnung haben. Hierfür muss der Arbeitnehmer die erforderlichen technischen Möglichkeiten bereitstellen, damit seine Mitarbeiter die Abrechnung empfangen und lesen können. Auch die Aufbewahrung ist sicherzustellen und der Druck des Dokuments zu ermöglichen. So müssen Arbeitnehmer nicht nur die Zugangsdaten zu DATEV Arbeitnehmer online erhalten, sondern auch einen PC mit Drucker zur Verfügung haben, auf dem sie die Daten abrufen und ausdrucken können. 

Einverständnis des Arbeitnehmers

Neben den technischen Voraussetzungen, die der Arbeitgeber bereitstellen muss, wenn er DATEV Arbeitnehmer online nutzt, ist auch das Einverständnis des Arbeitnehmers notwendig. Denn der Erhalt der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form ist auf Seiten des Arbeitnehmers grundsätzlich freiwillig. Daher lohnt es sich, wenn Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern ein schriftliches Einverständnis zum Erhalt der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form einholen. Die Einverständniserklärung durch den Arbeitnehmer kann zum Beispiel als Bestandteil im gemeinsamen Arbeitsvertrags enthalten sein. Aber auch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können bestimmen, dass DATEV Arbeitnehmer online zur Erteilung der Gehaltsabrechnungen im Betrieb eingesetzt wird und dass Arbeitnehmer mit ihrer Unterschrift dieser Regelung zustimmen. 

Welche Kosten verursacht DATEV Arbeitnehmer online?

Um DATEV Arbeitnehmer online zu nutzen, verwenden Unternehmen bestimmte Module, die mit unterschiedlichen Kosten einhergehen. Für den Bereich Abrechnungen stehen die Module DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt bereit. Das Modul DATEV Reisekosten classic ist für den Bereich Reisen einzusetzen. 

Welche Preise gelten für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online?

Laut der aktuellen Preisliste von DATEV (DATEV , Stand 2020) fallen für die Nutzung der Cloud Anwendung DATEV Arbeitnehmer online monatliche Kosten in Höhe von 0,15 Euro pro Arbeitnehmer an. Die Nutzung von Arbeitnehmer online Meine Reisen kostet 0,90 Euro pro Monat und Arbeitnehmer. Zusätzlich anfallendes Porto wird separat abgerechnet. 

Wieviel kostet DATEV LODAS?

Die jährliche Nutzungsgebühr für DATEV LODAS compact ist abhängig von der Mitarbeiterzahl gestaffelt und liegt zwischen 211 Euro für maximal bis zu 10 Mitarbeiter und 589 Euro pro Jahr für Betriebe mit bis zu 50 Arbeitnehmern.  

Die Nutzung von DATEV LODAS classic wird abhängig von der Art der Nutzung als Netz- oder PC-Lizenz oder als Betriebsstättenlizenz angeboten und monatlich oder jährlich abgerechnet. 

DATEV LODAS classic ist als Einer-Netzlizenz für eine Gebühr in Höhe von 24,35 Euro monatlich oder als einzelne PC-Lizenz für 14,20 Euro zu erhalten. Die Betriebsstättenlizenz liegt zwischen 14,20 Euro monatlich für eine einzelne Lizenz und steigt an bis hin zu 83,15 Euro für 40 Lizenzen. Ab 41 Lizenzen fallen jeweils weitere 0,50 Euro pro Lizenz an. 

Was kostet DATEV Lohn und Gehalt?

Bei der Nutzung von DATEV Lohn und Gehalt fallen dieselben monatlichen oder jährlichen Gebühren für die Einzel-Netzlizenzen oder PC-Lizenzen sowie für die Betriebsstättenlizenzen mit entsprechender Staffelung der Nutzerzahlen an. 

Welche Kosten fallen für DATEV Reisekosten an?

DATEV Reisekosten classic wird als Einzel-Netz-Lizenz mit 24,35 Euro pro Monat und als PC-Lizenz mit 17,25 Euro pro Monat abgerechnet. Für Lizenzen von Betriebsstätten sind Staffelpreise vorgesehen, die mit zunehmender Anzahl an Lizenzen ansteigen. Angefangen von 17,25 Euro monatlich für eine einzelne Lizenz steigen die Preise für weitere Nutzer moderat bis hin zu 40 Lizenzen für 43,35 Euro monatlich an. Für jede weitere Lizenz ab 41 Lizenzen sind jeweils weitere 0,10 Euro pro Monat zu bezahlen. 

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