Den Tag strukturieren: So gelingt es!

Zeitmanagement und Arbeitsorganisation sind echte Herausforderungen für Selbstständige. Gerade wer viel im Homeoffice oder alleine arbeitet, bekommt nicht durchgehend Termine von außen vorgegeben. Wer von ganz alleine seinen Tag strukturieren kann, ist klar im Vorteil. Denn bei denen, die einfach drauflos arbeiten ohne Plan, häufen sich zum Teil Aufgaben auf unendlichen To-do-Listen an. Wer sich abends oft fragt: „Was habe ich heute eigentlich geschafft und was alles warum nicht?“ sollte sich Gedanken dazu machen, wo es eigentlich in den Abläufen tagsüber hakt.

Den Tag strukturieren: Kenne deine Aufgaben!

Nur wer seine Aufgaben kennt, kann die Arbeit und den Tag strukturieren. Denn nur bei bekannter Auftragslage und anstehender Arbeitsbelastung ist ersichtlich, was eigentlich alles zu erledigen ist und wieviel Zeit es womöglich kostet.

Systeme, um die Auftragslage und Aufgabenlast sichtbar zu machen, gibt es viele. Zum Beispiel das Kanban-Board oder Tabellen, Pinnwände, Whiteboards usw. Auch eine einfache To-do-Liste auf einem Zettel kann hilfreich sein, wenn sie gut strukturiert ist.

Der entscheidende Punkt ist: Du musst dir deine Aufgaben klar machen. Es gibt Aufgaben mit Deadlines und solche, die regelmäßig zu tun sind. Manches kann man aufschieben, anderes hat Zeit und einige Dinge sind jetzt sofort dran. Bei jedem anstehenden Projekt solltest du wissen, was die nächsten Schritte sind. To-do-Listen im Stile von David Allens Getting Things Done Methode bringen einen guten Überblick. Wer die Methode mag, kann damit sicher gut die Aufgaben und den Tag strukturieren. Ähnlich sieht es mit dem Eisenhower-Prinzip aus, bei der Aufgaben nach wichtig und/oder dringend ordnet und damit so strukturiert, dass klar ist, was du zuerst angehen solltest und was noch Zeit hat.

Wer die Aufgaben klar vor Augen hat, muss eigentlich nur noch einteilen, wieviel Zeit wofür nötig ist. Halt! So einfach ist das leider nicht. Deine Arbeitstage wären längst supergut strukturiert, wenn nicht irgendwo in deinem Kopf ein innerer Saboteur wohnen würde, dein Umfeld stört oder einfach die Arbeitsbedingungen nicht stimmen.

Erkenne deine Zeitfresser!

Darum ist der Bereich, den du dir in deinen bisherigen Tagesabläufen ansehen musst, das weite Feld der Zeitfresser. Bist du dein Problem oder kommen die Störungen von außen? Was hilft: einfach mal Protokoll führen, konsequent eine Zeiterfassung mitlaufen lassen und dahingehend auswerten, was du eigentlich an normalen Bürotagen so treibst. Hier kann durchaus Erschreckendes zutage treten: Du verlierst Stunden mit Social Media surfen, obwohl du nur kurz die Firmen-Accounts pflegen wolltest? Du bist nicht einmal am Tag dazu gekommen 30 Minuten am Stück konzentriert an einer Sache zu arbeiten, weil dich dauernd das Telefon, Familienangehörige oder deine Katze unterbrochen hat? Du bist einfach sehr sehr unkonzentriert, lenkst dich mit Spielen, Mails checken und sonstigen Dingen ab, so dass du nicht ins produktive Arbeiten hinein findest.

An all dem kannst du ganz viel tun. Die Zauberformeln lauten:

• Versuchen, im eigenen Tagesrhythmus zu arbeiten, wenn das geht.
• Die Störquellen ausschalten.
• Pausen einplanen.
• Arbeitseinheiten klein ansetzen: Nicht alles muss sofort fertig werden. Eine Stunde konzentriert an einer Sache zu arbeiten, bringt sie schon voran.
• Ein Zeitmanagementsystem und andere Werkzeuge finden, mit dem du deinen Tag strukturieren kannst.

Finde dein System!

Ein System zu finden und in deinem Arbeitsalltag zu etablieren ist nicht so einfach. Es muss für dich passen, wie ein Kleidungsstück oder die Sitzeinstellung im Auto. Kneift die Hose oder ist der Sitz zu nah am Lenkrad, dann ist das unbequem und du kannst dich nicht so recht bewegen, wie du gerne würdest. Mit Zeitmanagementmethoden und Systemen zur Planung von Tagesabläufen ist das ähnlich. Der eine kommt allein mit Listen und Prioritäten setzen gut zurecht. Andere stellen sich (zusätzlich) Wecker, für Zeiten in denen sie exklusiv nur an einem Projekt arbeiten wollen.

Funktionierende Systeme haben immer gemeinsam, dass sie nicht auf ständige Überbelastung setzen. Sie sehen Pausen vor. Außerdem halten sie zeitliche Spielräume frei für spontan auftretende Aufgaben oder Planänderungen.