Der Kunde zieht ohne Absprache Skonto vom Rechnungsbetrag ab – was tun?

Folgendes Szenario: Du hast deine Leistung wie vereinbart erbracht und es gibt keinen Grund zur Reklamation, also stellst du die Rechnung. Aber auf deinem Konto landet nicht die vollständige Summe, weil dein Kunde sich ohne Absprache selbst erlaubt hat, Skonto abzuziehen. Wie gehst Du damit um?

Schritt 1: Durchatmen

Viele Freelancer und Einzelunternehmer haben zu den meisten ihrer Kunden – oder falls ihre Kunden große Firmen sind, zu ihren Ansprechpartnern im Unternehmen – ein eher persönliches Verhältnis. Deshalb wundert es nicht, dass bei Unstimmigkeiten auf dem Konto der erste Impuls Empörung ist: Wie jetzt, wollen ausgerechnet diejenigen, mit denen man gestern am Telefon noch so nett geplaudert hat, schon heute den freien Mitarbeiter um sein Honorar bringen?!

Zuerst solltest du tief Luft zu holen und dir vor Augen führen: In einigen Branchen, vor allem im produzierenden Gewerbe, sind Skonto-Regelungen mit Zulieferern weit verbreitet und gelten als selbstverständlich. Das bedeutet nicht, dass du die Minderung des Rechnungsbetrags automatisch hinnehmen musst. Aber es ist sehr gut möglich, dass die Buchhaltung deines Kunden gar nicht weiter darauf achtet, wessen Rechnung sie gerade in den Händen hält und einfach verfährt, wie sie es von den Geschäftsbeziehungen mit zahlreichen anderen Partnern routinemäßig kennt.

Das macht ihr Verhalten noch nicht korrekt – aber es macht den Skontoabzug zu einer sachlichen Angelegenheit, die nachvollziehbar ist. Und diese Gewissheit sollte dir helfen, im Weiteren ebenso sachlich vorzugehen. (Es macht einen großen Unterschied für die eigene Gefühlslage, ob man versucht, dich auszutricksen und testet, was man sich mit dir erlauben kann – oder ob es sachliche Erklärungen gibt, weshalb deine Rechnung nicht korrekt behandelt wurde.)

Schritt 2: Ruf dir die Abmachungen vor Augen

Manche große Unternehmen lassen ihre Honorarkräfte und sämtliche Zulieferer Standardverträge oder Einkaufsbedingungen unterschreiben. Ehe du zum Telefonhörer greifst oder eine E-Mail schreibst: Bist du sicher, dass du bestimmt nicht mit einer Unterschrift der Skonto-Regelung zugestimmt hast?

Schritt 3: Sondiere den Fall

Du hast mittlerweile sichergestellt, dass du weder durch deine eigenen AGB, dein eigenes Angebot oder einen Kostenvoranschlag noch durch irgendein Schriftstück, dass du von Kundenseite bekommen und unterschrieben hast, einer Skontoregelung zugestimmt hast? Dann sind folgende Faktoren für die weitere Abwägung interessant:

• Ist der abgezogene Betrag weiteren Aufwand wert? Bedenke, dass du deine Arbeitskraft unternehmerisch sinnvoll einsetzen solltest. Die weitere Kommunikation kann dich indirekt vielleicht mehr kosten, als wenn du den Fall auf sich beruhen lässt.
• Ist es ein Stammkunde, sodass es nicht nur für diese Rechnung, sondern auch künftig eine Abmachung geben muss, mit der ihr beide leben könnt? Oder geht es um einen Kunden, von dem du vermutlich nie wieder etwas hören wirst?
• Geht es um einen hohen Betrag? Wenn es so ist, dürfte dir gleichgültig sein, ob es ein Stammkunde ist oder nicht – hohe Beträge verschenkt man lieber aus eigenem Antrieb, als dass man dabei zusieht, wie ein anderer sich selbst bedient.
• Geht es nur um einen kleinen Beitrag, aber um langfristige Zusammenarbeit, wirst du vermutlich eine Lösung suchen wollen – denn auf Dauer läppern sich auch Kleinstbeträge.

Diese Aufzählung soll verdeutlichen, dass es keine Standardantwort gibt, wie mit der ärgerlichen Situation umgehen kannst, wenn du einen Rechnungsbetrag ohne Fehlverhalten deinerseits nicht voll ausbezahlt bekommst. Und so gilt auch für das weitere Vorgehen: Wie du reagierst, hängt davon ab, welche langfristigen Folgen dein Handeln hat.

Schritt 4: Handlungsalternativen

Telefonisch klären

Gut möglich, dass ein simpler Anruf bei deinem Ansprechpartner im Kundenunternehmen schon alles klärt. Ruf an und sag, dass du irritiert bist – vielleicht weist man den Fehlbetrag dann umgehend an. Oder man erklärt dir, dass die Buchhaltung grundsätzlich Skonto abzieht – eventuell ist für Folgerechnungen dann eine simple Erhöhung um den künftigen Skontoabzug die einfachste Lösung. Aber sprich das mit deinen Ansprechpartnern ab. Da du ja Schritt 1 befolgt hast und nicht mehr so wütend über den falschen Rechnungsbetrag bist wie unmittelbar nach dessen Entdeckung, ist es Zeit für eine Erkenntnis: Die allermeisten Kunden haben ihr eigenes Interesse an einer guten, dauerhaften, vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Lieferanten. Wenn es also „nur“ um ein strukturelles Problem geht, gibt es vermutlich einen gemeinsamen Weg, um die Situation zu lösen.

Sachliche, schriftliche Mahnung

Nicht immer ist der Kontakt zum Kunden so innig, dass man bloß zum Hörer greifen muss und sofort ein offenes Ohr findet. Vielleicht ist es für dich der richtige Weg, den Fehlbetrag sachlich schriftlich anzumahnen. Der Skontoabzug war nichts Persönliches gegen dich – und eine Mahnung ist nichts Persönliches gegen deinen Kunden.

Hinweis: „Zahlbar ohne Abzug“

Manche Lösungen klingen fast zu simpel, um zu funktionieren – doch manchmal spielt das Leben selbst nach ganz einfachen Regeln. Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, gerade bei großen Unternehmen, bei denen die Vorgänge nur so durch die Buchhaltung rauschen, stur „zahlbar ohne Abzug“ auf die Rechnung zu schreiben. Und diesen Hinweis zusätzlich mit einer Neonfarbe zu unterlegen, hat auch schon Erfolge gezeigt. Wer auch immer im Unternehmen die Zahlungen anweist – wenn ihm deine Konditionen ins Auge springen, kann er sie künftig schlecht übersehen. Hilft das nicht, wirst du das Gespräch suchen müssen.

Optional – Schritt 5a: Die schwarzen Schafe aussortieren

Alle bisherigen Überlegungen gehen aus gutem Grund davon aus, dass auf Kundenseite kein böser Wille vorhanden ist. Und das ist tatsächlich meist nicht der Fall. Aber natürlich gibt es auch die „Man kann es ja mal probieren“- und die „Mal sehen, was ich mir erlauben kann“-Fraktion. Sollen die sich doch einen anderen suchen, mit denen sie ihre Spiele spielen! Oder kannst du künftig den Ärger über Dreistigkeit runterschlucken und machen dir laufende unfreiwillige Schmälerungen deiner Einnahmen wirklich nichts aus? Seelenfrieden ist auch was wert. Und Energie für die netten Kunden aufzusparen, statt sie im Ärger über die schwarzen Schafe  zu verbrauchen, gleichfalls!

Optional – Schritt 5b: Skonto künftig zulassen – weil DU es willst

Skonto ist ja per se keine schlechte Erfindung. Wenn es eine vernünftige Abmachung gibt, bei der dein Kunde eine Ermäßigung im Gegenzug für schnelle Begleichung deiner Außenstände erhält: Warum nicht! Aber Vorsicht: Es gibt Kunden, die freudig den geringeren Rechnungsbetrag in Anspruch nehmen, ohne ihrerseits so schnell zu bezahlen, wie es die Regelung vorsieht. Eine faire Abmachung auf Augenhöhe dagegen ist für alle Seiten ein Gewinn.

Unfreiwillige Skontierung – Umsatzsteuer beachten!

Wenn dein Kunde ohne deine Einwilligung Skonto abzieht und du das akzeptierst, dann musst du für deine Buchhaltung einige Aspekte beachten. Dazu gehört eine Neuberechnung der Umsatzsteuer auf deiner Rechnung. Denn das Skonto vermindert den Bruttobetrag deiner Rechnung um die entsprechenden Prozentpunkte. Das verändert nicht nur den Endbetrag auf deiner Rechnung, sondern auch die enthaltenen Teilbeträge: Sowohl der Nettobetrag als auch die Umsatzsteuer weisen nach dem Skontoabzug veränderte Werte auf. Aus dem verringerten Rechnungsbetrag musst du daher die enthaltene Umsatzsteuer heraus rechnen. Dabei ergibt sich sowohl ein neuer Nettobetrag als auch ein neuer Umsatzsteuerbetrag für deine Rechnung: Der Nettogewinn aus deiner Leistung verringert sich ebenso wie die darauf entfallende Umsatzsteuer.

Die ausgewiesene Umsatzsteuer auf der Originalrechnung ist nach einem Skontoabzug höher als die tatsächlich durch den Kunden ausbezahlte Steuer. Daher musst du die neuen Endsummen in deiner Rechnung buchhalterisch festhalten, sobald du ein durch deinen Kunden eigenmächtig einbehaltenes Skonto akzeptierst. Andernfalls kann es bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder bei der jährlichen Erklärung der Umsatzsteuer genauso wie bei der Gewinnermittlung dazu kommen, dass du zu hohe Beträge an das Finanzamt übermittelst und bezahlst.