Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Rechnung?

Wann muss ich eine Rechnung schreiben? Und wann ist eigentlich ein guter Zeitpunkt für die Rechnung? Für Anbieter von Waren sind das keine sonderlich komplizierten Fragen: Aus gutem Grund liegt die Rechnung der Warensendung üblicherweise direkt bei, sofern der Kauf nicht sowieso direkt im Laden getätigt wird. Auch Vorkasse ist als Zahlungsart bei Online-Käufen nicht ungewöhnlich. Aber wie sieht es mit Rechnungen für Dienstleistungen aus?

Warum solltest Du die Rechnung nach der Abnahme schreiben?

Warum ist die Rechnung nach der Abnahme ein guter Zeitpunkt für die Rechnung? Normalerweise beruht ein Dienstleistungsverhältnis zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auf einem Werkvertrag (auch dann, wenn kein Vertrag in schriftlicher Form vorliegt). Zur Vereinbarung gehört immer – auch hier ist unwesentlich, ob es offen ausgesprochen oder schriftlich fixiert wurde – ein bestimmter Erfolg, der vorausgesetzt wird: Wirst Du beauftragt, ein Haus zu bauen, kannst Du nicht strahlend eine Brücke vorweisen und trotzdem das vereinbarte Honorar verlangen. Sollst Du einen Text vom Englischen ins Deutsche übersetzen, kannst Du Deine Arbeit nicht auf Kisuaheli abgeben. Auch falls schlampig gearbeitet wurde, gilt dasselbe: Wenn eine Leistung mit einem klaren Mangel erbracht wurde, hat der Kunde das Recht auf eine Nachbesserung. (Du hast übrigens genauso ein Recht auf Nachbesserung, falls der Kunde sich weigern will, Dein Honorar zu zahlen, weil er nicht mit Deiner Arbeit zufrieden ist!)

Deshalb ist für Dienstleitungen der richtige Zeitpunkt für die Rechnungsstellung gekommen, wenn die Leistung als abgenommen gilt. Das bedeutet, der Auftraggeber bekommt die Gelegenheit, die erbrachte Leistung in Augenschein zu nehmen und abzunicken. Nach dieser Abnahme kannst Du Deine Rechnung stellen.

Rechnung stellen – wann, wenn der Kunde kein Feedback gibt?

Es passiert im Tagesgeschäft ständig: Die Leistung ist erbracht, aber der Kunde kommt einfach nicht dazu, sich die Arbeit anzuschauen und seine Rückmeldung zu geben. Aber Du kannst schließlich nicht ewig warten, bis Du für Deine Arbeit bezahlt wirst! Falls Du eigene AGB hast, steht darin vermutlich, dass nach einer bestimmten Zeitspanne ohne Antwort Deine Arbeit als abgenommen gilt (14 Tage sind ein guter Richtwert). Hast Du keine AGB, kannst Du diese Kondition in das jeweilige Angebot in der Verhandlungsphase mit aufnehmen. Ansonsten hilft auf jeden Fall: beim Kunden nachhaken und die Rechnung ankündigen. Der richtige Zeitpunkt für die Rechnungsstellung kann auch nach einer gewissen realistischen Wartezeit festgelegt werden, in der der Kunde auf jeden Fall genug Zeit zur Sichtung Deiner Arbeit hatte. Schicke die Rechnung dann einfach kommentarlos – wenn Dein Geschäftspartner nicht spätestens bei Erhalt Deiner Rechnung Deine Arbeit sichtet, ist das wirklich nicht Deine Schuld.

Rechnungsstellung Zeitpunkt: Denk an die Verjährungsfristen!

Warte nicht zu lange, bis Du Deine Rechnung schreibst! Nicht der Zeitpunkt Deiner Rechnung ist nämlich bei Verjährungsfristen für Rechnungen entscheidend, sondern der Zeitpunkt, an dem Deine Forderung entstanden ist! Jede Woche, die Du das Rechnungen schreiben vor Dir herschiebst, ziehst Du Deiner eigenen Verjährungsfrist ab, falls Dein Kunde mal nicht zahlen sollte…