Die E-Bilanz: Fakten und Hinweise

Seit dem Jahr 2014 sind alle bilanzierenden Unternehmen verpflichtet, ihre Bilanzen elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln. Betroffene Unternehmen müssen sich bereits im Vorfeld in ihrer gesamten Buchführung auf die elektronische Bilanz einstellen. Der letzte Jahresabschluss, der noch in Papierform eingereicht werden durfte war für das Jahr 2012. Seither ist die E-Bilanz Pflicht.

1. Was ist die E-Bilanz?
2. Wer muss die elektronische Bilanz erstellen?
3. Was ist eine Taxonomie?
4. Wie sieht die Taxonomie aus?
5. Welches Datenformat muss die E-Bilanz haben?
6. Wie werden die Daten der elektronischen Bilanz übermittelt?
7. Wie kannst Du die E-Bilanz erstellen?
8. Welche Daten muss die elektronische Bilanz übermitteln?
9. Was bedeutet die E-Bilanz für die Buchhaltung?

Was ist die E-Bilanz?

Die so genannte E-Bilanz bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung von Unternehmern, den Inhalt ihrer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung GuV auf elektronischem Wege an das Finanzamt zu übermitteln und ist im Einkommensteuergesetz in § 5b EStG festgesetzt.

Wer muss die elektronische Bilanz erstellen?

Die elektronische Bilanz ist grundsätzlich von allen Unternehmen, die eine Pflicht zur Bilanzierung sowie zur Doppelten Buchführung haben, verpflichtend. Dazu gehören:

• Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch
• Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die der Buchführungspflicht unterliegen
• Freiwillig Bilanzierende

Zudem muss die E-Bilanz in den folgenden Fällen erstellt werden:

• Eröffnungsbilanz bei Unternehmensgründung
• Aufgabebilanz bei Unternehmensverkauf oder Betriebsaufgabe
• Wechsel der Gewinnermittlungsart

Wer eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen muss, ist nicht bilanzpflichtig und daher auch von der E-Bilanz nicht betroffen. Unternehmen, die ihre Gewinnermittlung mit der EÜR durchführen können, sind jedoch gleichermaßen zu einer elektronischen Übermittlung ihrer Steuerdaten verpflichtet.

Wer ist von der elektronischen Bilanz ausgenommen?

Eine Ausnahme von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Bilanz und der GuV wird auf Antrag erteilt, wenn unbillige Härten diese nicht ermöglichen.  

Wann tritt die Härtefallregelung ein? 

Eine Härtefallregelung kann einige Unternehmer für einen vorübergehenden Zeitraum von der Umstellung auf die E-Bilanz befreien. Doch für die Befreiung bedarf es guter Gründe (vgl. das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15.5.2018, VII R 14/17). Demnach tritt ein Härtefall dann ein, wenn die elektronische Bilanz aus persönlichen oder wirtschaftlichen Gründen unzumutbar ist.

Worin besteht die E-Bilanz?

Die E-Bilanz unterscheidet sich in ihren Grundzügen nicht von der regulären Bilanz, wie sie bislang auf Papier erstellt wurde. Für die elektronische Übertragung der Daten müssen Steuerpflichtige ihre Bilanz an die so genannte Taxonomie der E-Bilanz anpassen. Die Taxonomien richten sich nach den unterschiedlichen Branchen, denen die steuerpflichtigen Unternehmen angehören.

Was ist eine Taxonomie?

Die Taxonomie geht auf den altgriechischen Begriff „taxis“ zurück. In der deutschen Übersetzung bedeutet der Begriff „Ordnung“. Eine Taxonomie bezeichnet ein einheitlich vorgegebenes Verfahren, das Bestandteile auf Basis vorher bestimmter Merkmale einordnet. Die Einordnung erfolgt nach einem zuvor festzulegenden System in Kategorien, Ordnungen oder Klassen, die auch als Taxa  bezeichnet werden. In der Naturwissenschaft ist die Taxonomie als Einordnung in Klassen und Unterklassen geläufig. Auch in der Linguistik wird der Begriff zur Klassifikation von Spracheinheiten verwendet.

Die Gesetzgebung hat den Begriff  Taxonomie aus der Natur- und Sprachwissenschaft ins Steuerrecht überführt. Das steuerrechtliche Datenschema der Taxonomien besteht in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz, der im Einkommensteuergesetz für die elektronische Bilanz als verbindlich vorgegeben ist. Die jeweils aktuellen Taxonomien, die das Bundesfinanzministerium vorgibt, stehen unter www.esteuer.de zur Information bereit und können dort abgerufen werden. 

Elektronische Bilanz – Wie sieht die Taxonomie aus?

Für die E-Bilanz sind die einzelnen Inhalte des Jahresabschlusses sowie die Stammdaten des Unternehmens in Taxonomien vorgegeben, die sich nach unterschiedlichen Branchen ausrichten. Der Gesetzgeber stellt verschiedene Taxonomien bereit, die für die E-Bilanz zu verwenden sind. 

Kerntaxonomie

Die so genannte Kerntaxonomie ist für alle Branchen gleichermaßen gültig. Die Kerntaxonomie stellt demnach eine statische Taxonomie, die branchenunabhängig ist und das Zentrum der elektronischen Bilanz stellt. Sie ist von allen Steuerpflichtigen zu verwenden, die keine Sondertaxonomie einsetzen müssen. Die Kerntaxonomie ist durch folgende bilanzierende Unternehmen zu verwenden:

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaften
• Körperschaften 

Die Kerntaxonomie wird durch so genannte branchenabhängige Ergänzungstaxonomien erweitert. 

Ergänzungstaxonomien

Die Ergänzungstaxonomien sind Branchentaxonomien, die auf unterschiedliche Branchen jeweils individuell zugeschnitten sind, indem sie der Kerntaxonomie branchentypische Merkmale hinzufügen. Vor der Erstellung ihrer E-Bilanz wählen Unternehmen diejenige Branchentaxonomie aus, die für ihr Unternehmen zutreffend ist. Auf diese Weise stellt das Bundesfinanzministerium sicher, dass die E-Bilanz alle Daten enthält, die für die Bereitstellung an das Finanzamt erforderlich sind. 

Welche Ergänzungstaxonomien gibt es?

Verschiedene unternehmerische Tätigkeiten, die verordnungsgebundenen Branchen zuzuordnen sind, werden auf insgesamt sechs Ergänzungstaxonomien verteilt. Diese sind:

• Kommunale Eigenbetriebe
• Land- oder Forstwirtschaft
• Verkehrsunternehmen
• Krankenhäuser
• Pflegedienstleister
• Wohnungswirtschaft

Sondertaxonomien

Für einige Branchen wie Banken und Versicherungen gibt es Sondertaxonomien. Während Ergänzungstaxonomien zusätzlich zur Kerntaxonomie für bestimmte Branchen zu verwenden sind, ersetzen die Sondertaxonomien die Kerntaxonomie vollständig. Sie stehen bilanzierenden Unternehmen des Finanzsektors als vorgegebene Taxonomien zur Auswahl bereit. Zu den Sondertaxonomien gehören zum Beispiel die Taxonomie für Kreditinstitute oder die Taxonomie für Versicherungsunternehmen.

Welches Datenformat muss die E-Bilanz haben?

Das Dateiformat für die elektronische Übermittlung lautet XBRL („eXtensible Business Reporting Language“). XBRL basiert auf einer Programmiersprache, die speziell für die Automatisierung von wirtschaftlichen Informationen entwickelt wurde. Die Zielsetzung der Entwicklung von XBRL ist die Vereinheitlichung der Datensätze, die an die Finanzämter geleitet werden.

Wer seine Bilanz nicht über einen Steuerberater übermittelt, muss eine Buchhaltungssoftware nutzen, die das Format XBRL verarbeiten kann. Denn der amtlich vorgeschriebene Datensatz beschränkt die E-Bilanz auf die ausschließliche Verwendung des XBRL Formates. Das XBRL Format ist demnach für die elektronische Bilanz als ausschließlich und verbindlich vorgeschriebenen.

Wie werden die Daten der E-Bilanz übermittelt?

Die elektronische Bilanz wird nach ihrer Erstellung über das Online Portal der Länderfinanzbehörden mit der Bezeichnung ELSTER versendet. Für den Versand benötigt das bilanzierende Unternehmen einen Zugang zur Plattform, für den ein Zertifikat erforderlich ist. Das Zertifikat sorgt für die Identifizierung des Inhabers und erlaubt es ihm, seine elektronische Bilanz über das ELSTER Portal zu versenden.

Die E-Bilanz muss jedoch nicht nur an das Finanzamt geschickt werden. Daneben ist sie auch beim Bundesanzeiger zu hinterlegen. Die Übermittlung der E-Bilanz an den Bundesanzeiger kann über die Webseite des Bundesanzeigers erfolgen.

Wird die Bilanz durch einen Steuerberater erstellt, dann übermittelt dieser die Daten sowohl an das Finanzamt als auch an den Bundesanzeiger.

Wie kannst Du die E-Bilanz erstellen?

Der Bundesanzeiger stellt mit eBilanz-Online ein kostengünstiges Werkzeug bereit, das die Erstellung der E-Bilanz ermöglicht. Laut Bundesanzeiger erfüllt eBilanz-Online die aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Nutzer können sich mit ihren Firmendaten bei eBilanz-Online registrieren, um die Anwendung mit einem geringen Kosteneinsatz zu nutzen. Zur Erstellung der E-Bilanz wird im ersten Schritt die passende Taxonomie ausgewählt. Die Kontensalden können mit einer Excel-Tabelle oder per Hand eingetragen werden. Die Umwandlung in das erforderliche Format XBRL erfolgt mit eBilanz-Online automatisch.

Welche Daten muss die E-Bilanz übermitteln?

Pflichtbestandteile

Die E-Bilanz beinhaltet zentrale Pflichtbestandteile, die zu übermitteln sind. Diese sind:

• die Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung
• die steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung
• die Ergebnisverwendungsrechnung
• bei Personengesellschaften die Kapitalkontenentwicklung
• bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften die steuerliche Gewinnermittlung
• Anlagenspiegel (seit 2017)
• Steuerlicher Betriebsvermögensvergleich (Pflichtbestandteil ab 2021, bis dahin freiwillig)
• Steuerliche Modifikationen wie Überleitungsrechnungen oder Umgliederung

Module

Neben den zentralen Bestandteilen enthält die elektronische Bilanz einzelne Module. Zu ihnen gehören das GCD-Modul, das die Stammdaten aufnimmt und der Jahresabschluss.

Freiwillige Angaben

Darüber hinaus kann die E-Bilanz auch freiwillige Angaben enthalten. Da sich die Anforderungen an die elektronische Bilanz durch den Gesetzgeber laufend ändern und freiwillige Angaben zukünftig in die Pflichtangaben aufgenommen werden können, kann es sich lohnen, bei der Erstellung der E-Bilanz diese Bestandteile regulär anzufertigen. Diese sind:

• Anhang
• Aufsichtsratbericht
• Eigenkapitalspiegel
• Gesellschafterbeschlüsse
• Haftungsangaben
• Kapitalflussrechnung
• Lagebericht

Was bedeutet die E-Bilanz für die Buchhaltung?

Die E-Bilanz erfordert, dass in der Buchhaltung neue Konten eingerichtet werden müssen. Konnte zum Beispiel früher der komplette Einkauf in das Konto „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“ gebucht werden, sind jetzt unterschiedliche Einkäufe deutlich detaillierter zu differenzieren. Unternehmen sind verpflichtet, eine tiefergehende Kontenstruktur zu führen, um den Ansprüchen der E-Bilanz zu entsprechen.