Die Firmenkreditkarte. Überflüssiger Luxus oder sinnvolle Anschaffung?

In den meisten Portemonnaies gibt es eine private Kreditkarte, denn in vielen Bereichen – vom Online-Shopping bis hin zur Anmietung eines Hotelzimmers – ist es heute fast unmöglich, ohne sie zu bezahlen. Wer als Unternehmer oder Mitarbeiter agiert, hat in diesem Fall zwei Optionen: Entweder er zückt für Geschäftliches die private Kreditkarte und muss die Verrechnung anschließen. Oder er nutzt die Firmenkreditkarte. Wissenswertes rund um die Variante 2 findest Du in diesem Beitrag.

Zur Definition: Die Firmenkreditkarte gibt es als Business Card und als Corporate Card

Obgleich die Definition nicht gesetzlich geregelt und damit auch nicht einheitlich ist, wird doch in den meisten Fällen nach diesem Prinzip unterschieden: „Business Cards sind für kleinere Unternehmen mit nur einer geringen Anzahl an ausgegebenen Karten gedacht. Die Zahl der Karten pro Firma bewegt sich meistens im einstelligen Bereich. Die Zusatzleistungen, welche mit den Karten einhergehen, sind wie bei privaten Kreditkarten, vom Herausgeber vorgegeben und können nicht verändert werden.“  Corporate Cards hingegen sind äußerlich schnell am Firmenlogo auf der Karte zu erkennen und werden nur großen Unternehmen angeboten.

Erst Ende 2015 gab es eine EU-weite Neuregelung zur Firmenkreditkarte, die in diesem Interview von allen Seiten beleuchtet wird. Kern der Aussage war: „Die Karten dürfen nur geschäftlich eingesetzt werden, und alle Transaktionen müssen, unabhängig vom Kartennutzer, direkt dem Firmenkonto belastet werden.“ Einen Umweg über das Privatkonto des Mitarbeiters gibt es künftig also nicht mehr.

So profitieren Mitarbeiter von Business Cards

(1) Den Außendienstmitarbeitern gibt sie Sicherheit. (2) Der Buchhaltungsabteilung nimmt sie einen Arbeitsschritt ab. (3) Dem Unternehmen kann sie dabei helfen, sich vergleichsweise einfach in einem großzügigen Licht zu präsentieren.

Wie diese Vorteile in der Praxis umgesetzt werden, sei nun kurz erklärt:

1. Außendienstmitarbeiter haben zwei Optionen: Entweder sie rechnen jede Woche ihre Ausgaben ab oder sie werden mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet. Das hat den Vorteil, dass die Buchung direkt vom Firmenkonto erfolgt. Geprüft wird intern dann nur noch, ob die Belege mit den Abbuchungen übereinstimmen und, ob die Abbuchungen im vereinbarten Rahmen liegen.
2. Die Buchhaltung müsste (ohne Firmenkreditkarte) nicht nur die Belege nach dem bereits genannten Muster überprüfen, sondern auch eine Weiter- bzw. Rückberechnung in die Wege leiten. Dies muss schnell erfolgen, damit der Mitarbeiter auch rasch wieder seine Auslagen zurückerstattet bekommt.
3. Während die Punkte 1 und 2 noch vergleichsweise nachvollziehbar und einleuchtend waren, fällt es so manchem Unternehmer schwer zu glauben, wie eine Firmenkreditkarte auch das Ansehen der Firma positiv begünstigen kann. Wer seine Kunden umgarnt, der hat häufig gute Karten, um Kunden zu halten oder Neukunden zu werben. Wer sich indes knausrig zeigt, weil er beispielsweise ein Geschäftsessen aus eigener Tasche bezahlen bzw. auslegen müsste, wird weniger Erfolg haben.

Obgleich es schön und erstrebenswert ist, eine vertrauensvolle Basis zu seinen Mitarbeitern zu haben, muss das nicht immer der Fall sein. Praxistipp: Wer die Nutzung der Firmenkreditkarte in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag niederschreibt, verhindert böse Überraschungen. Vergleichbar sind diese Spielregeln etwa mit der Nutzungsvereinbarung für das Diensthandy. Auch hier sollte im Vorfeld niedergeschrieben werden, was erlaubt ist und was nicht.

Mit Blick auf die Firmenkreditkarte ist auch die Prepaid-Kreditkarte, auf die ein bestimmter Geldbetrag aufgeladen wird, eine gute Sicherheitsmaßnahme, um den unmäßigen Gebrauch seitens des Mitarbeiters bereits im Vorfeld einzudämmen.

Die Leistungen einer Firmenkreditkarte sind denen einer privaten Kreditkarte sehr ähnlich

Beim Vergleich der Kreditkarten-Leistungen ähnelt die private Kreditkarte der Firmenkreditkarte doch deutlich. Darum sind den meisten Unternehmern diese Leistungen bereits aus dem Privatbereich bekannt:

• Kostenfreie Abhebungen im Ausland
• Rabatte für Hotels, Mietwägen, Tankstellen
• Spezielle Bonusangebote seitens der Kreditkartenanbieter (z.B. Meilen sammeln)
• Versicherungspakete

On top kommen bei der Firmenkreditkarte noch diese Vorteile:

• Die Liquidität kann durch extra lange Zahlungsziele erhöht werden.
• Mitarbeiter agieren so deutlich unabhängiger auf Geschäftsreisen.

Wer haftet für die Firmenkreditkarte?

Bei einem Verlust der Kreditkarte oder im Falle eines Datendiebstahls haftet nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern das Unternehmen.  Daher ist es wichtig, dass bei Ausgbabe einer Firmenkreditkarte vertraglich genau dokumentiert wird, wofür die Karte zum Einsatz kommt. Dadurch kann auch die Haftung für eventuelle rechtliche Folgen der Ausgaben abgklärt werden. Grundsätzlich darf die Firmenkreditkarte ausschließlich für gewerbliche Ausgaben verwendet werden.