Blog   11.6.2014

Die Kostenseite im Blick: Eingangsrechnungen und Lieferanten verwalten

Um eine optimale Übersicht darüber zu haben, wie Deine Geschäfte laufen, ist es nötig, auch die Kostenseite stets im Blick zu behalten. Dies ermöglicht Dir nun Billomat, wo Du ab sofort auch Deine Eingangsrechnungen und Lieferanten im gewohnten Billomat-Stil verwalten kannst.

Das Erfassen von Eingangsrechnungen samt der dazugehörigen Lieferanten in Billomat wurde von vielen Nutzern gewünscht. Vielen Dank an dieser Stelle für die zahlreichen Ideen und Anregungen. Wir sind zuversichtlich, mit der Einführung dieses Features Dir Dein tägliches Arbeiten weiter zu erleichtern.

Und nun zur Funktionsweise:

Lieferanten

Um eine Eingangsrechnung erfassen zu können, ist es zunächst notwendig, dass Du den dazugehörigen Lieferanten anlegst. Um einen Lieferanten anzulegen, klicke auf „Stammdaten > Lieferanten„. Klicke nun auf den Button „Neu erstellen“ und Du kannst dann in dem folgenden Formular alle wichtigen Daten wie Adresse, Kontaktdaten oder die Bankverbindung hinterlegen. Falls Du bei dem Lieferanten eine feste Kundennummer hast, dann kannst Du diese unter „Sonstiges“ hinterlegen, sie wird dann automatisch bei allen neuen Eingangsrechnungen zu dem Lieferanten übernommen.

Eingangsrechnungen Reiter

Nachdem Du nun einen Lieferanten angelegt hast, kannst Du jetzt mit der Erfassung der Eingangsrechnung fortfahren. Klicke dazu in der Lieferantenansicht auf „Neue Eingangsrechnung“. Alternativ kannst Du auch den Weg über „Dokumente > Eingangsrechnungen > Neue Eingangsrechnung“ gehen. Im ersten Schritt hast Du nun die Möglichkeit, zu Deiner Eingangsrechnung Dokumente hinzuzufügen und anschließend hochzuladen. Billomat unterstützt dabei die Dokumenttypen PNG, GIF, JPEG und PDF. Die Dokumente werden nach dem Speichern zu einem PDF Dokument zusammengefasst. Weiterhin kannst Du zu der Eingangsrechnung folgende Metadaten erfassen: Deine Kundennummer beim Lieferanten, die Rechnungsnummer, eine Notiz, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Währung sowie den Netto- und Bruttobetrag der Rechnung. Bitte beachte, dass das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer Pflichtangaben sind.

 

Sobald Du Deine Eingangsrechnungen mit Billomat konsequent erfasst, hast Du den Vorteil, in der Eingangsrechnungsübersicht alle Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Kosten auf einen Blick zu haben und von den Filter- und Sortierungsmöglichkeiten in Billomat zu profitieren. Insbesondere kannst Du Dir die Kosten nach Status und Kosten nach StatusZeitraum schnell mit ein paar Klicks ausrechnen lassen.

Natürlich haben wir bei der Umsetzung wieder besonderen Wert darauf gelegt, dass Eingangsrechnungen und Lieferanten auch über die Billomat REST API behandelt werden können. Nähere Informationen zu den neuen Ressourcen findest Du unter https://www.billomat.com/api/eingangsrechnungen und unter https://www.billomat.com/api/lieferanten.

Wir freuen uns, Dir diese neuen Funktionen zur Verfügung stellen zu können und sind gespannt auf Dein Feedback!

Diskussion

18 comments

  1. 12. Juni 2014 am 9:48

    Hallo liebes Billomat-Team,

    die Erweiterung ist sinnvoll und gut umgesetzt, wirft allerdings auch einige Fragen bzw. Bedürfnisse auf, wie:

    1. kann ein bestehender Kundenkontakt in einen Lieferanten gewandelt werden
    2. bzw. ein Kontakt die Rolle Kunde und Lieferant haben?
    3. künftig bei einem Artikel den Lieferanten hinterlegen zu können?
    4. eine Preisgruppe für den EK zu nutzen?
    5. aus einer Kunden-Auftragsbestätigung eine Lieferanten-Bestellungen erzeugen zu können?
    6. die Eingangsrechnung und Bestellung verknüpfen zu können?

    Gibt es schon Pläne in diese Richtung oder soll es rein bei der Erfassung von Eingangsbelegen bleiben?

    Viele Grüße,
    Daniel Schmidtchen

    • 12. Juni 2014 am 19:12

      Hallo Daniel,

      wir freuen uns, dass Dir die Erweiterung gefällt. Wir werden Deine Verbesserungswünsche intern diskutieren und versuchen, diese so weit wie möglich zu berücksichtigen.

      Viele Grüße

      Thomas

    • 4. Juli 2014 am 14:24

      Hallo Daniel,

      die Zuordnung eines Einkaufspreises und eines Lieferanten zu einem Artikel funktioniert jetzt, siehe hier.

      Viele Grüße

      Thomas

  2. 12. Juni 2014 am 11:55

    Super Feature,

    es gehört sich zwar nicht immer gleich nach mehr zu schreien, aber das Was Daniel da schreibt unterstütze ich 🙂 Bei mir sind auch entliche Kunden gleichzeitig Lieferanten. Wäre cool wenn man die zusammengefasst verwalten kann.

    LG Sascha

  3. 12. Juni 2014 am 14:15

    Praktisches Feature, dass fast die Buchhaltung ersetzen kann. Dafür würde mir nur noch die Zuweisung von Buchungskonten der Buchhaltung für die EÜR fehlen.

  4. 12. Juni 2014 am 17:46

    Ich stand diesem Feature ja immer ablehnend gegenüber, aber nun werde ich es natürlich auf Herz und Nieren testen und mein Feedback hinterlassen… ihr habt es ja nicht anders gewollt und die Büchse der Pandora geöffnet. 😉

    Also gleich mal testweise eine (bereits bezahlte) Rechnung erfasst. Klappt soweit… tut aber noch nicht viel.

    Schön wäre es, den für den Lieferanten gültigen USt.-Satz festlegen zu können, damit man nur entweder Netto- oder Brutto-Betrag angeben muss. Schwierig, wenn ein Händler Waren zu 7% und 19% liefert.
    Daher wäre es gut Artikel (mit hinterlegtem Steuersatz) zu Eingangsrechnungen hinzuzufügen und jeweils (falls nötig) den EK anzupassen, der dann zum Artikel hinterlegt sein sollte.
    Und dann kommen wir schon extrem nah an Anforderungen an eine richtige WaWi… (mit Lagerbestand etc. und der Möglichkeit, die erzielte Marge pro Artikel auszuwerten). Wollt Ihr den Weg wirklich weiter beschreiten?

    Dadurch wären auch (wie oben gefordert) Artikel mit Lieferanten verknüpft.

    Aus Auftragsbestätigungen könnte man auch Eingangsrechnungen erzeugen, dann hätte man schon eine (Ausgangs-)Artikelliste und müsste nicht alle manuell hinzufügen.

    Mir fehlt noch die Integration mit der figo-Schnittstelle, die dort sichtbare Abbuchung findet die offene Lieferantenrechnung leider noch nicht.

    Und wenn wir schon Dokumente hochladen, träume ich natürlich schon von Funktionen wie bei Gini oder Fileee (automatisches OCR und Dokumentenerkennung) oder eine Integration/Kooperation mit einem solchen Dienst.

    Keep up the good work,
    Hannes

  5. 12. Juni 2014 am 22:00

    Ich schließe mich Hannes‘ Kommentar an: Die Büchse der Pandorra ist geöffnet! 😉
    Aber im Ernst: Tolles Feature! Wir hatten uns nämlich aufgrund der nicht vorhandenen Kostenbetrachtung bereits für Collmex entschieden.

    Würde mich von daher wirklich sehr interessieren, ob Weiterentwicklungen geplant sind. Denn eigentlich würde ich Billomat lieber weiter nutzen wollen.

    Einblicke in Eure konkreten Planungen wären also wirklich hilfreich für unsere Entscheidung.

  6. 16. Juni 2014 am 13:24

    Billomat und Collmex schliessen sich ja nicht aus.

    Ich nutze Billomat für die Rechnungstellung (mit Anbindung von mite) und das Mahnwesen (seit der figo-Integration), meine gesamte Buchhaltung läuft aber über Collmex.

  7. 16. Juli 2014 am 20:37

    Ich habe das neue Feature jetzt mal ausführlich getestet und leider feststellen müssen, dass zur tatsächlichen Arbeitserleichterung noch ein paar Features fehlen.
    1. In der Schaltzentrale sollte analog zu den Punkten „Rechnungen“ und „Angebote“ noch der Punkt Eingangsrechnungen dazu kommen.
    2. Dazu dann auch die logischen Unterpunkte „Überfällige Eingangsrechnungen“, „Offene Eingangsrechnungen“, „Zahlungsausgänge“ und „Umsatzentwicklung“
    3. Hierbei wäre für mich besonders wichtig, dass ich unter „Zahlungsausgänge“ über die Suche einschränken kann, dass ich alle Eingangsrechnungen angezeigt bekomme, die in einem Zeitraum (z.B. Monat) bezahlt wurden (nicht eingegangen sind). Nur so kann ich in der Buchhaltung einen Sammelposten für die Eingangsrechnungen übernehmen, die ich in Billomat pflege, da dies nach dem Zahlungsdatum geht und nicht nach dem Rechnungsdatum.
    4. Beim Export fehlen auch die wichtigen Spalten Zahlungsdatum und auch Brutto/Netto/MwSt. sollten am besten alle drei ausgewiesen werden (zumindest aber Brutto UND Netto)
    5. Zu guter Letzt gilt das für alle Suchen und Anzeigen, dass es nett wäre auch das Datum des Zahlungsein- bzw- -ausgangs sehen und anhand dess filtern zu können, auch bei den eigenen Ausgangsrechnungen.

    So das wars erstmal mit den Beschwerden, all das stört mich natürlich nur, weil ich eigentlich sehr zufrieden bin und nur das Gefühl habe noch nicht optimal arbeiten zu können.

    Danke für Billomat und weiter so…

    • 17. Juli 2014 am 9:50

      Hallo Elmar,

      vielen Dank für Dein Feedback. Zu den Punkten 1. und 2. ist bereits eine Lösung unterwegs, wir bitten daher noch um etwas Geduld. Die Filterung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach dem Zahlungsdatum (Punkt 3 und 5) ist nicht ganz trivial, da die Zahlung unter Umständen gestückelt zu verschiedenen Zeitpunkten erfolgen kann. Daher gibt es nicht unbedingt das Zahlungsdatum, nach dem man filtern kann. Zu Punkt 4: Zahlungsein- und ausgänge werden immer als Bruttoeingänge verbucht und vom Bruttobetrag der Rechnungen abgezogen. Dies hat den Hintergrund, dass Rechnungen mehrere Steuersätze enthalten können und eine Zuordnung der Zahlung zu einem Steuersatz nicht möglich ist.

      Viele Grüße

      Thomas

  8. 17. Juli 2014 am 20:48

    Hallo nochmal,

    das Feedback zu 1.+2. klingt doch schon mal gut.

    Zu 3.+5. Hier würde ich der Logik nach erwarten, dass dann eben auch nur die Teilzahlung berücksichtigt wird, die in den Zeitraum fällt (bei einem Filter).
    Das müsste der Filter eben beachten, aber das macht die Abfrage nicht wesentlich komplexer. Beim Export ist es natürlich komplexer, aber sicherlich auch realisierbar, z.B. mit Spalten für Gesamtbetrag und Teilbetrag und dem entsprechenden Datum, oder mit mehreren Feldern (also einem Array) für die Teilzahlungsbeträge und -daten. Aber ich verstehe das Problem.
    Hier könnte man aber ggf. den Benutzer beim Export auch fragen, falls das vorkommt. Sind keine Teilzahlungen dabei, entfällt auch die Frage.

    Zu 4. Das hatte ich nicht bedacht und es macht die Thematik natürlich schwieriger. Da das bei mir in der Regel nicht vorkommt ist es natürlich beim drüber nachdenken auch nicht so präsent.
    Optimal wäre hier natürlich auf Dauer das Hinterlegen von einzelnen Datensätzen für verschiedene Datensätze, die dann zusammen die Gesamtrechnung ergeben, aber mir ist klar, dass das deutlich aufwändiger ist.

  9. 16. Januar 2015 am 16:47

    Guten Tag.

    werden den Eingangsrechnungen ebenfalls über FreeFiBu synchronisiert?

    Besten Gruss

    F P

    • 4. März 2015 am 10:23

      Derzeit noch nicht, wir haben aber FreeFiBu bereits darauf hingewiesen, dass eine Integration der Eingangsrechnungen in FreeFiBu sehr sinnvoll wäre. Wir informieren dich, sobald wir da mehr wissen.

  10. 27. Februar 2015 am 14:08

    Wir nutzen mit großer Freude Billomat für unsere Ausgangsrechnungen. Nun sind wir auch am Überlegen, ob wir die Eingansrechnungen über Billomat erfassen sollen. Die GINI-Schnittstelle ist dafür super.
    Aber meine Fragen:
    * Wäre denkbar für die Eingangsrechnungserfassung auch benutzerdefinierte Attribute hinzuzufügen (zum Beispiel: Zuordnung zu Kostenstelle oder eine Vorkontierung nach Kontenrahmen)?
    * und wird am Datenexport noch gearbeitet? Wir müssen unsere Daten der Buchhalterin übermitteln und da wäre eine Excelliste die die Bankinfos des Lieferanten aber auch Datum der Bezahlung und eben weitere benutzerdefinierte Attribute pro Rechnung anzeigen, hilfreich.

    Wird von Seiten Billomat an der Ecke gearbeitet? Ist was in die Richtung geplant? Liebe Grüße aus Wien!

    • 27. Februar 2015 am 14:25

      Beides ist denkbar. Aktuell haben jedoch andere Projekte Vorrang und daher möchte ich dich auf unser Feature Request Forum unter https://support.billomat.com/forums/20324283-feature-requests verweisen, wo du deine Vorschläge posten kannst. Dort können dann andere Nutzer für diese Vorschläge abstimmen. Je mehr Stimmen ein Vorschlag hat, desto wahrscheinlicher wird eine zeitnahe Umsetzung in Billomat.

  11. 16. Juni 2015 am 13:44

    Nach jahrelanger Nutzung von Billomat endlich auch mal die Eingangsrechnung benutzt. Klasse!

    Es heißt bei euch:
    „Um eine optimale Übersicht darüber zu haben, wie Deine Geschäfte laufen, ist es nötig, auch die Kostenseite stets im Blick zu behalten.“

    … dafür wäre es natürlich auch klasse, wenn wir auch monatlich auftretende „Rechnungen“ bzw. eher Kosten wie Miete oder ähnliches erfassen könnten. Dann erst hätte man ja auch seine Kostenseite _wirklich_ im Blick. Auf der Rechnungsseite geht das ja mit Hilfe von Abo-Rechnungen.

    • 23. Juni 2015 am 12:45

      Ja, da hast du Recht. Wir werden schauen, wann wir hierfür eine passende Lösung anbieten können.

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