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Digitale Arbeitszeiterfassung: Warum ist dies in der heutigen Zeit so bedeutsam?

Egal, ob Homeoffice, Arbeit im Betrieb oder als Selbstständiger – die Bedeutung, die eigene Arbeitszeit zu erfassen, ist für jedermann bedeutend. Deshalb sollten sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie Businessinhaber über das Thema informieren. Der Grund liegt darin, dass die eigene Arbeitszeit die Basis für das Gehalt bzw. auch den Umsatz ist. In diesem Artikel erfahren Leser die Fakten, warum die Arbeitszeiterfassung wichtig ist, was überhaupt dahintersteckt und in welcher Form sie auch für Selbstständige bzw. für jene Angestellte Sinn ergibt, die von zu Hause aus arbeiten.

Digitale Arbeitszeiterfassung

Was versteht man unter der Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitsrecht beinhaltet diverse Regelungen, die für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber gleichermaßen gelten. Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Erfassung der Arbeitszeit, die in der heutigen Zeit leicht digital möglich ist. Im Jahre 1994 wurde das Arbeitszeitgesetz verabschiedet. In diesem Gesetz werden diverse Komponenten rund um die Zeiterfassung geregelt. Dazu zählen beispielsweise die Ruhepausen, Überstunden usw.

Laut Gesetz müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die über die normale werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, erfassen und dokumentieren. Diese Nachweise müssen dann bis zu zwei Jahren aufbewahrt werden.

Auch wenn dies im ersten Moment so scheinen mag, geht es hierbei nicht darum, den Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr darum, all die erbrachte Arbeitszeiten zu erfassen. Damit haben Arbeitgeber einen besseren Einblick darüber, wie viel wirklich gearbeitet wurde. Zudem wird der Angestellte so auch vor zu vielen Überstunden usw. geschützt.

Die Zeiterfassung ist Pflicht, die Art und Weise, wie dieses Vorhaben jedoch umgesetzt wird, ist offen. Das heißt, dass die Methode, wie ein Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter dokumentiert, jedem selbst überlassen ist. In der heutigen Zeit ist es nicht unüblich, dass all dies in digitaler Form gemacht wird. Demnach ist es auch möglich, die Zeiten im Homeoffice zu erfassen.

Wie sind die Bedingungen nun im Homeoffice?

Wie bereits vorher angedeutet, werden die meisten Zeiten sowieso digital anhand des Fingerabdrucks, einem Chip oder auch einer „Smartwatch“ erfasst. Viele Unternehmen nutzen eine Uhr, die einer Smartwatch sehr ähnlich ist – diese hat meist nicht nur die Funktion zur Zeiterfassung, sondern auch für die Abrechnung in der Kantine, beim Getränkeautomaten usw.

Im Homeoffice ist es empfehlenswert, dass jeder Angestellte die Zeit genauso erfasst, wie es auch im normalen Büro-Alltag wäre. Nur so kann der Arbeitgeber am Ende einen Überblick haben, wie die Arbeitszeiten waren und entsprechend den Gehaltszettel erstellen. Diese werden – je nach Kollektiv- und Arbeitsvertrag – auf Basis der aufgezeichneten Stunden gemacht. Gerade zu Hause ist es gut, den Arbeitsanfang, die Pausen sowie das Ende des Arbeitstages aufzuzeichnen. Während sich der Arbeitgeber leichter tut, die Zeiten im Überblick zu haben, wenn der Angestellte vor Ort erscheint, ist dies im Homeoffice überhaupt nicht mehr der Fall. Deshalb haben sich Unternehmen digital ausrüsten müssen, damit die Angestellten, die während des Corona-Virus auf das Homeoffice umgestiegen sind, ihre Zeit erfassen können. Zudem müssen Arbeitgeber natürlich auch die Arbeitsschutzbestimmungen, die kollektivrechtlich festgelegt sind, befolgen. Dies kann nur dann passieren, wenn alle Zeiten festgehalten werden. Falls ein Unternehmen die Zeit direkt über eine Uhr mit Fingerabdruck oder Ähnlichem festgehalten hat, muss sich dies für Mitarbeiter im Homeoffice nun ändern. Dafür könnte die Zeiterfassung in Excel oder auch speziellen Software-Programmen, in denen die Zeiten einfach eingetragen werden, dienlich sein. Dadurch, dass die Zeiterfassung nun immer simpler klappt, können mehr Firmen Homeoffice anbieten.

Kurze Zusammenfassung über die Vorteile der Zeiterfassung der Mitarbeiter

  • Guter Überblick über die Arbeitszeiten (egal, ob zu Hause oder im Büro)
  • Abwesenheiten, Urlaubs- oder Ferientage können genau aufgezeichnet werden
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung klappt schneller und leichter
  • Die internen Prozesse werden deutlich vereinfacht und verschnellert
  • Zudem sind Unternehmen damit gesetzlich in Ordnung

Warum spielt das Aufzeichnen der Arbeitszeit auf für Selbstständige eine wichtige Rolle?

Wer selbstständig arbeiten will, sollte seine Arbeitszeit auch tracken. Dafür gibt es spezielle Programme, mit denen sich die Arbeitszeit berechnen lässt – einfach und schnell. Damit könnte dem Kunden das Dokumentieren der eigenen investierten Zeit ermöglicht werden. So lassen sich die Projekte auch einfacher abrechnen. Außerdem ist es auch für die Selbstständigen selbst dienlich, wenn sie wissen, wie lange sie bei speziellen Aufgaben gebraucht haben. So lassen sich Prozesse optimieren und besser umsetzen.

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