29. Mrz 2018 | Buchhaltung
Digitale Buchführung: Wann besteht eine Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem?
Immer mehr elektronische Belege begleiten unsere alltäglichen Geschäftsabläufe. Rechnungen und Angebote werden per E-Mail verschickt, Anfragen erfolgen auf digitalem Wege und Lieferscheine, Bestell- und Versandbestätigungen erreichen den Kunden virtuell. Alle diese Belege müssen auch in der Buchhaltung und im Archiv ihren Platz finden. Da der Gesetzgeber für die Archivierung elektronischer Belege strenge Auflagen verfasst hat, erhebt sich die berechtigte Frage, wann eine Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem besteht.
GoBD – Pflicht zum systematischen Management von Dokumenten
Die GoBD stellt die Erstellung und Archivierung sämtlicher geschäftsrelevanter digitaler Belege in das Zentrum ihrer Ausführungen. Laut der neuen gesetzlichen Richtlinie müssen elektronische Dokumente eine Reihe von Kriterien erfüllen, zu denen neben weiteren gehören:
- Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Ordnung
Für wen gelten die GoBD?
Grundsätzlich müssen alle Steuerzahler mit Bilanzpflicht sowie Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, die Anforderungen der GoBD erfüllen. Neben den Vorschriften der GoBD gelten für sie auch die Vorschriften aus dem § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung und § 147 AO, die sich mit der Archivpflicht befassen. Demzufolge müssen sämtliche elektronisch erfassten Dokumente zehn Jahre sowie Geschäftskorrespondenz über sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
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Zentrale Forderungen der GoBD
Die GoBD erfordert nicht nur einen Vorbehalt der Dokumente, sondern sie beschreibt auch die Art und Weise, wie elektronische Belege aus dem Archiv beschaffen sein müssen:
- Unveränderbarkeit
- Formattreue
- Index
- E-Mail Archivierung
Unveränderbarkeit
Digital erstellte Belege müssen fälschungssicher sein. Sie dürfen nur so abgelegt werden, dass sie nachträglich nicht mehr bearbeitet werden können. Die Erfüllung dieser Anforderung scheitert oftmals an der Ablage im lokalen Betriebssystem.
Formattreue
Grundsätzlich müssen digitale Belege genau in dem Format abgespeichert werden, in dem sie eingehen. Das Finanzamt erkennt den Papierausdruck eines elektronischen Beleges nicht an. Die Formattreue schneidet sich jedoch oftmals mit der Anforderung der Unveränderbarkeit von Belegen. Die einfache Ablage einer Datei im Originalformat auf der Festplatte kann dazu führen, dass der Beleg die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt.
Index
Elektronische Daten müssen mit einem Index, bestehend aus Nummern, Datumsangaben und Zuordnungskategorien versehen sein, der einfach nachzuvollziehen ist. Über eine Suchfunktion muss ein Betriebsprüfer die Belege einfach auffinden können. Die technischen Voraussetzungen für die Indizierung sowie die Auffindbarkeit über eine Suchmaschine stehen in einem normalen Betriebssystem nicht bereit.
E-Mail Archivierung
E-Mails, die mit geschäftlichen Aktivitäten in Zusammenhang stehen, müssen laut GoBD mit denselben Anforderungen wie normale Belege archiviert werden. Einen zuverlässigen Schutz vor Unveränderbarkeit oder eine Protokollierung von Eingriffen gewährleistet die normale Speicherung der E-Mails auf dem Betriebssystem nicht.
Das Werkzeug zur Erfüllung der GoBD – Dokumentenmanagementsystem
Das DMS bietet Unternehmen eine geschützte Plattform für die Archivierung elektronischer Belege, die auch die Anforderungen der GoBD erfüllt. Das Dokumentenmanagementsystem funktioniert wie ein Container für Daten. Es ist grundsätzlich mit einer Suchfunktion ausgestattet. Bereits bei der Einstellung eines elektronischen Beleges in das DMS ordnet das System den Beleg einem bestimmten Dokumententyp zu, wie zum Beispiel Rechnung, Angebot oder Korrespondenz. Bei der Speicherung erfolgt eine eindeutige Dateibenennung, die die Erfordernisse einer korrekten Indizierung erfüllt. Die Dateien sind übersichtlich abgelegt, einfach zu identifizieren und dank der Suchfunktion leicht aufzufinden. Das DMS gewährleistet darüber hinaus auch die Unveränderbarkeit von digitalen Belegen und Dateien, wie sie die GoBD erfordert. Auch die Archivierung von E-Mails leistet ein DMS gemäß der gesetzlichen Anforderungen.
GoBD und die Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem
Die GoBD sprechen zwar keine unmittelbare Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem aus. Doch die umfassenden Anforderungen der GoBD an die digitale Buchhaltung sind ohne ein DMS in der Praxis nicht zu erfüllen. Daraus ergibt sich, dass sich für sämtliche Betriebe, die eine digitale Buchführung in ihrem Unternehmen haben und für die die GoBD Geltung haben, auch eine Pflicht zum Dokumentenmanagementsystem ableitet.
