Finanzen   01.5.2020

Digitale Buchhaltung im Mittelstand: Chancen und Risiken

Auch die Buchhaltung ist längst im digitalen Zeitalter angekommen. Onlinehändler und große Unternehmen haben es vorgemacht: die Vereinfachung von Prozessen hebt die Attraktivität für die Produkte auch beim Kunden, während das Unternehmen spürbar Kosten einspart. Doch gilt das auch für die so genannten KMU? Ist die digitale Buchhaltung im Mittelstand angekommen und dort ebenso effizient?

Digitale Buchhaltung im Mittelstand: Chancen und Risiken

Buchhaltung – das geht papierlos. Doch ist digitale Buchhaltung im Mittelstand angekommen und dort effizient? (Bild © pexels.com)

Digitale Buchhaltung – vom Papier zur Datei

Die digitale Buchhaltung ist weitestgehend papierlos. Die Buchhaltung und Verwaltung eines Unternehmens organisiert hierbei sämtliche Abläufe in digitaler Form. Geschäftsbriefe werden ebenso wie Rechnungen, aber auch Jahresabschlüsse und Bilanzen am Computer erstellt und auf einem zentralen Server abgespeichert. Die Überführung der Buchhaltung vom Papier hin zur virtuellen Datei bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Daher müssen gerade mittelständische Unternehmen auch die Risiken genau ins Auge fassen, um eine Umstellung durchzuführen. Denn die Benennung der Schwierigkeiten ist ein wichtiger Schritt zu ihrer Lösung.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

An der Gesamtzahl der Unternehmen in Deutschland stellen die KMU – die kleinen und mittelständischen Unternehmen – einen Anteil von über 90 Prozent. Eine Mehrheit der Mittelständler sieht die Chancen der Digitalisierung sehr positiv. Sie erkennen die Vorteile des papierlosen Büros an, die sie zu großen Teil wie folgt benennen:

  • Kosteneinsparung
  • Beschleunigung
  • Organisation
  • Freisetzung von Kapazitäten
  • Mobilität
  • Kundenfreundlichkeit
  • Korrespondenz

1. Kosteneinsparung

Das Potential zur Einsparung von Material- und Energiekosten zählt zu den überzeugendsten Argumenten, die für die digitale Buchhaltung im Mittelstand sprechen. Nicht nur Drucker, Toner, Tinte, Papier und Schreibmaterial entfallen zum großen Teil im Zuge der Digitalisierung. Auch die Reduzierung von Archivmaterial und Raumbedarf mit der einhergehenden Senkung von Energiekosten bringen eine spürbare Einsparung an Kosten mit sich.

2. Beschleunigung

Die Vereinfachung von Arbeitsprozessen beschleunigt die hierfür eingesetzte Zeit. Auch diese Einsparung macht sich bei KMUs finanziell bemerkbar.

3. Freisetzung von Kapazitäten

Die Beschleunigung von Arbeitsprozessen setzt Mitarbeiter frei für andere wichtige Aufgaben, die die Produktivität des Unternehmens befördern.

4. Mobilität

Daten und Belege sind jederzeit verfügbar. Denn sie liegen auf einem zentralen Server, zu dem mehrere Mitarbeiter Zugriff haben. So können Belege ohne großen Aufwand verteilt und von verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden.

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5. Kundenfreundlichkeit

Die digitale Buchhaltung im Mittelstand ermöglicht es den Unternehmen, ihren Kunden einen vereinfachten Bestellprozess, eine unkomplizierte Rechnungsstellung und einen schnelleren Kundenservice zu bieten. Auf diese Weise sorgt die digitale Buchhaltung im Mittelstand dafür, dass Unternehmen den steigenden Ansprüchen von Konsumenten gerecht werden.

6. Korrespondenz

Die Buchhaltung 4.0 vereinfacht die Kommunikation mit allen Beteiligten an Unternehmensprozessen. Nicht nur Kunden profitieren von einer effizienten Abwicklung. Auch Dienstleister und Lieferanten können unkompliziert eingebunden werden. Die digitale Buchhaltung im Mittelstand vereinfacht darüber hinaus die Kommunikation mit dem Steuerberater.

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Digitale Buchhaltung im Mittelstand – die Hürden

Die zentralen Hürden für die Digitalisierung der Buchhaltung im Mittelstand lassen sich in vier Kriterien zusammen fassen:

  • Rechtliche Anforderungen
  • Datenschutz
  • Umstellung
  • Investitionsaufwand

1. Rechtliche Anforderungen

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen genau vor, wie sie elektronische Daten in der Buchhaltung zu führen und aufzubewahren haben. Die Vorschriften erfordern eine gut organisierte Ablage sowie erhebliche Sorgfalt und Kenntnisse der Mitarbeiter.

2. Datenschutz

Der Datenschutz spielt nicht erst seit der neuen Datenschutzverordnung der EU eine große Rolle. Die gesetzlichen Anforderungen an die Sicherheit von erhobenen Daten sind schon lange hoch gesteckt. Elektronische Daten müssen daher vor dem Zugriff Unbefugter durch den Einsatz zuverlässiger IT Technik geschützt werden.

3. Umstellung

Zu den erkennbaren Nachteilen der Digitalisierung gehören die Risiken, die eine Umstellung mit sich bringt. Während der Umstellungsphase besteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit des Buchhaltungssystems. Auch müssen die Mitarbeiter gründlich geschult werden, um das System zuverlässig zu bedienen.

4. Investitionsaufwand

Vor der Umstellung muss eine gründliche Kalkulation die Kosten der Anschaffung von Hard- und Software genauso bedenken wie die Kosten für technische Wartung und regelmäßige Updates.

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