18. Sep. 2023 | Planen & Hilfen
Die Eingangsrechnung ist neben der Ausgangsrechnung ein wichtiges Dokument im Geschäftsbetrieb von Unternehmen. Ihre korrekte Verarbeitung sichert nicht nur die Liquiditätskontrolle, sondern unterstützt auch gute Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern. Dadurch wird eine reibungslose Abwicklung von Geschäften gewährleistet, was für jeden Betrieb entscheidend ist. Zudem müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden – etwa die verpflichtende E-Rechnung ab 2025.
Eingangsrechnungen stammen von außenstehenden Dritten, wie zum Beispiel von Lieferanten oder Dienstleistern, die ihre Lieferung oder Leistung mit einer Forderung abrechnen. Das belieferte Unternehmen oder der Auftraggeber für eine Dienstleistung als Empfänger der Eingangsrechnung wird mit dem Rechnungseingang zum Schuldner des Rechnungsstellers und gerät damit in die Verpflichtung, die auf dem Dokument enthaltenen Forderungen zu erfüllen. Der Empfänger kann die Lieferung oder Leistung reklamieren oder Inhalten der Rechnung widersprechen, sofern er berechtigten Anlass hierzu hat. In diesem Fall muss die Rechnung durch den Rechnungssteller entsprechend angepasst werden. Hat der Empfänger jedoch nichts zu beanstanden, entsteht das Schuldverhältnis, aus dem er sich nur durch Begleichung der Rechnung auslösen kann.
Obwohl die Bestandteile der beiden Rechnungsarten ebenso identisch sind wie die rechtlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und der GoB, beziehungsweise GoBD, ist die Eingangsrechnung von der Ausgangsrechnung abzugrenzen. Der Unterschied zwischen den beiden Rechnungsbezeichnungen liegt in der Perspektive der beiden Beteiligten – dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger.
Stellt ein Unternehmen für seine eigene Lieferung oder Leistung dem Waren- oder Leistungsempfänger eine Rechnung, so wird das Dokument aus Perspektive seines Unternehmens als Ausgangsrechnung bezeichnet.
Die Eingangsrechnung ist immer das Rechnungsdokument, das ein Unternehmen für die Inanspruchnahme einer Lieferung oder Leistung empfängt.
Der Rechnungssteller nimmt mit seiner Ausgangsrechnung die Position des Gläubigers und der Rechnungsempfänger mit der Eingangsrechnung die Position des Schuldners ein.
Da die Eingangsrechnung ein Dokument ist, das ein Rechtsverhältnis zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auslöst, unterliegt sie gesetzlichen Regelungen. Das Umsatzsteuergesetz definiert in § 14 UStG das Wesen der Rechnung als Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Der Gesetzgeber gibt die Eigenschaften des Dokuments vor, die in folgenden Kriterien liegen:
Damit ein Rechnungsdokument rechtlich Wirksamkeit entfalten kann, muss es die Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuergesetz in § 14 Absatz 4 UStG vorschreibt:
Hinter dem Kürzel GoB verbirgt sich das Prinzip der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“, die Regelungen für die Buchführung und die Bilanzierung vorgeben. Die Grundsätze sorgen dafür, dass Unternehmen in ihren geschäftlichen Aktivitäten vor nicht korrekten Daten und Informationen geschützt werden. Nach den GoB muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie es einem außenstehenden Fachmann ermöglicht, sich über die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens innerhalb angemessener Zeit einen Überblick zu verschaffen. Zur GoB gehören folgende Kriterien:
Die GoBD erweitern die GoB um Unterlagen in elektronischer Form und zielen darauf, die grundsätzlichen rechtlichen Vorgaben für die Buchführung auch für elektronische Daten verpflichtend zu regeln. Die GoBD geben die Kriterien vor, wie digitale Geschäftsdokumente, zu denen auch die Eingangsrechnung gehört, zu erstellen und zu archivieren sind. Damit elektronische Geschäftsdokumente im Allgemeinen und digitalisierte Eingangsrechnungen im Besonderen durch das Finanzamt als GoBD-konform anerkannt werden, müssen sie sechs zentrale Kriterien erfüllen:
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle geschäftlichen Dokumente, die für die Steuer Bedeutung haben, in der Form aufbewahrt werden müssen, in der diese erstellt wurden. Doch die Digitalisierung von Eingangsrechnungen schafft bei Berücksichtigung aller rechtlichen Vorgaben ein Dokument, das einen höheren Standard als das Original aus Papier hat. Daher muss eine Eingangsrechnung aus Papier nicht aufbewahrt werden, wenn die Digitalisierung erfolgreich und GoBD-konform durchgeführt wurde.
Änderung: Da ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen verpflichtend sind und in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden müssen, entfällt die Notwendigkeit, Papierrechnungen zu digitalisieren und aufzubewahren, sofern die E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
Unternehmen tragen die alleinige Verantwortung dafür, bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen die GoB und GoBD zu erfüllen. Daher ist es sehr wichtig, dass sie die Regelungen kennen und diese bei der Digitalisierung sorgfältig anwenden.
Aufgrund der rechtlichen Vorgaben müssen Eingangsrechnungen dahingehend überprüft werden, ob sie als rechtlich wirksames Rechnungsdokument anerkannt werden. Insbesondere ist es für Unternehmen von zentraler Bedeutung, dass das Finanzamt das Rechnungsdokument als gültig anerkennt, damit die Berechtigung des Unternehmens zum Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist. Daher sind Unternehmen gehalten, grundsätzlich ihre Eingangsrechnungen daraufhin zu prüfen, ob sie allen Anforderungen genügen und rechtlich wirksam sind. Die Rechnungsstelle hat folgende Kriterien zu prüfen:
Die im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Pflichtangaben müssen vollständig vorhanden und korrekt ausgeführt sein.
Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen müssen Unternehmen die Papierrechnung korrekt verarbeiten. Nach dem Scan der Eingangsrechnung muss darauf geachtet werden, dass die bildliche Wiedergabe des Dokuments richtig und vollständig erstellt ist. Danach erfolgt die Indexierung des elektronischen Dokuments sowie die Gewährleistung der gut auffindbaren Ablage. Der Ablauf der Digitalisierung von Eingangsrechnungen erfolgt in fünf Schritten:
Schritt 1 – Eingang des Rechnungsdokuments
Bei der Organisation der Buchhaltung sollten Unternehmen darauf achten, eigene Grundsätze festzulegen. Wird die Digitalisierung von Eingangsrechnungen angeordnet, müssen in der Folge alle eingehenden Papierrechnungen digitalisiert werden, um die Buchhaltung einheitlich zu gestalten. Papierrechnungen sollten nach ihrem Eingang daher automatisch dem Prozess der Digitalisierung zugeführt werden.
Schritt 2 – Erfassung der Eingangsrechnung
Ist die Eingangsrechnung geprüft, wird sie mit einem guten Scanner digitalisiert. Der Scan sollte druckbar sein und daher eine Auflösung von 300 dpi haben. Die Datei ist in einem Bild-Dateiformat auszugeben, das nach der Ablage nicht mehr verändert werden kann, wie zum Beispiel die Formate:
Nicht geeignet sind Text-Dateiformate, da diese im Nachhinein verändert werden können und so die Anforderungen der GoBD nicht erfüllen, wie zum Beispiel:
Nach der Aufnahme sollte der Scanner das Dokument automatisch in das Ablagesystem oder als E-Mail weiterleiten. Ist die Digitalisierung des Dokuments abgeschlossen, muss der Scan hinsichtlich der Sichtbarkeit, Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden.
Änderung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Eingangsrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung. Daher entfällt der Bedarf, Papierrechnungen zu scannen und zu digitalisieren.
Schritt 3 – Dateibenennung
Sobald eine elektronische Datei erfasst wird, benötigt sie für die Archivierung beim Speichern einen Namen. Bei der Vergabe eines Namens ist darauf zu achten, dass die Datei schnell zugeordnet werden kann und leicht auffindbar ist. Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen erfordert im Vorfeld die Planung der Organisation, um eine sinnvolle Indizierung zu entwickeln, die die Dokumente als Eingangsrechnungen kennzeichnet und weitere Kriterien verschlüsselt, um einen Rückschluss auf ihren Inhalt geben.
Schritt 4 – Archivierung
Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist darauf zu achten, dass die gespeicherten Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Zwar schreibt der Gesetzgeber keine Regelungen vor, wie der Schreibschutz technisch umzusetzen ist. Doch der Steuerpflichtige steht in der Nachweispflicht, dass seine elektronischen Dokumente unveränderbar sind und damit die Vorgaben der GoBD erfüllen.
Schritt 5 – Organisation von Nachweisen
Da das Finanzamt für Eingangsrechnungen einen Nachweis verlangen kann, der belegt, dass die Angaben und Daten auf dem elektronischen Dokument richtig angegeben sind, sollten auch Begleitdokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Lieferscheine in der Ablage so organisiert sein, dass sie der digitalisierten Rechnung schnell und ohne Aufwand zuzuordnen sind. Obwohl für das Originaldokument aus Papier nach der Digitalisierung der Eingangsrechnung keine Aufbewahrungspflicht besteht, kann das Dokument als Nachweis für die Richtigkeit der übertragenen Daten aufbewahrt werden.
Die GoBD schreibt eine Verfahrensdokumentation vor, die erforderlich wird, sobald die Buchhaltung mit elektronischen Belegen arbeitet. Im Zuge der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sind Unternehmen daher gehalten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und als Nachweis bereitzuhalten. Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, dass ein Außenstehender Fachmann sowohl den Digitalisierungsprozess als auch die Organisation der Ablage schnell nachvollziehen kann. Die Dokumentation muss daher den Inhalt, Aufbau und Ablauf des Digitalisierungsverfahrens darstellen. Zur Verfahrensdokumentation gehören zum Beispiel:
Noch immer sind nicht alle Unternehmen in ihrer Administration vollständig, sondern nur in Teilen digitalisiert. Das führt dazu, dass in der Buchhaltung zum Teil elektronische Rechnungen und zu einem anderen Teil Papierdokumente eingehen. Daher stehen Unternehmen grundsätzlich vor der Entscheidung, ob sie ihre Buchhaltung nur zu bestimmten Anteilen oder vollständig digitalisieren. Die Digitalisierung bringt zwar Umstellungen mit sich und erfordert Investitionen. Da sie jedoch stets weiter voranschreitet, ist die Entwicklung hin zur voll digitalisierten Buchhaltung nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen, die den Anschluss nicht verpassen möchten, sollten ihre Buchhaltung daher dem technischen Fortschritt anpassen. Immerhin hat die Digitalisierung einige Vorteile:
Unternehmen, die die Digitalisierung von Eingangsrechnungen in ihrer Buchhaltung einführen möchten, sollten Vorkehrungen treffen, damit die Einbettung der Eingangsrechnungsverarbeitung reibungslos funktioniert.
Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungen in der Zukunft beschäftigt sein werden, sollten frühzeitig in das Vorhaben einbezogen werden, damit sie die Umstellung leichter annehmen und ausreichend Zeit für eine Einarbeitung haben. Die Mitarbeiter sollten aus allen Abteilungen, die mit Eingangsrechnungen in Berührung kommen, zu einem Team zusammengestellt werden, um die Abläufe sowie Probleme bei der Verarbeitung gemeinsam zusammenzutragen.
Das Team sollte sich insbesondere mit den neuen Anforderungen der E-Rechnung und der CEN Norm EN 16931 vertraut machen, um eine reibungslose Umstellung bis 01.01.2025 zu gewährleisten.
Vor der endgültigen Einführung der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sollten die Parameter festgelegt werden, die bei der Digitalisierung umgesetzt werden sollen. Insbesondere diejenigen Prozesse der Verarbeitung von Daten, die automatisiert werden sollen, müssen im Vorfeld bestimmt und formuliert werden. Dabei kann unter anderem festgelegt werden, wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll und welche Prozessteile weiterhin durch Mitarbeiter von Hand erledigt werden sollen.
Achtung: Die Parameter sollten die spezifischen Anforderungen an E-Rechnungen, wie die Formate ZUGFeRD und XRechnung, sowie die Übergangsfristen und Compliance-Anforderungen berücksichtigen.
Bei der Einbettung der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sollten Unternehmen die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben eindeutig regeln. Dabei sollte festgelegt werden, wer welche Aufgaben zu welchen Zeitpunkten zu erledigen hat und ob Reihenfolgen dabei zu beachten sind. Auf Basis der Bestimmung von Zuständigkeiten werden Zugangsrechte und Bearbeitungsaufträge an die Mitarbeiter eingerichtet.
Zuständigkeiten sollten klar definiert werden, um die Einhaltung der neuen gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen ab 2025 sicherzustellen und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
Auch wenn die Digitalisierung voranschreitet, werden langfristig im Unternehmen weiterhin Eingangsrechnungen auf Papier eingehen. Daher gilt es, sich technisch ausreichend auszurüsten, um die Voraussetzungen für eine professionelle Digitalisierung von Eingangsrechnungen zu schaffen. Zu den technischen Anforderungen gehören insbesondere:
Neben einem professionellen Buchhaltungssystem wie Billomat muss die Technik in der Lage sein, die neuen E-Rechnungsformate zu verarbeiten und den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.
Das professionelle Buchhaltungssystem Billomat richtet sich in sämtlichen Arbeitsbereichen nach den gesetzlichen Vorgaben und berücksichtigt die GoBD auch bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen automatisch. Bei der Digitalisierung setzt Billomat eine intelligente Texterkennung ein, sodass eine Texteingabe im Zuge der Digitalisierung nicht erforderlich ist.
Eingangsrechnungen auf Papier können mit einer Mobile App im Zusammenwirken mit der Cloud-Technologie über das Smartphone erfasst und danach an die Buchhaltung geschickt werden. Während der Digitalisierung einer Eingangsrechnung können der Datei Kategorien zugewiesen werden, damit diese über Suchfunktion auffindbar ist. Die Mobile App ermöglicht die Digitalisierung von Eingangsrechnungen auch von unterwegs, um Prozesse zu beschleunigen, ohne die Sorgfalt in der Buchhaltung zu vernachlässigen.
Billomat ist ein cloud-basiertes Rechnungs- und Buchhaltungssoftwaretool, das speziell darauf ausgerichtet ist, kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) bei ihren Finanzprozessen zu unterstützen. Im Kontext der Einführung der E-Rechnung in Deutschland kann Billomat Unternehmern auf mehrere Weisen hilfreich sein:
Billomat ermöglicht die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Regelmäßige Updates garantieren Dir die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen und der EU-Norm EN 16931.
Die Integration in bestehende Systeme ermöglicht einen nahtlosen Workflow, insbesondere für die Umstellung auf E-Rechnungen.
Die Software unterstützt die digitale Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen gemäß den Anforderungen der neuen E-Rechnungsverordnung.
Billomat bietet Support, um Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen und sicherzustellen, dass die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
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