18. Sep. 2023 | Planen & Hilfen

Digitalisierung von Eingangsrechnungen – So optimierst Du Deine Buchhaltung

Die Eingangsrechnung ist neben der Ausgangsrechnung ein wichtiges Dokument im Geschäftsbetrieb von Unternehmen. Ihre korrekte Verarbeitung sichert nicht nur die Liquiditätskontrolle, sondern unterstützt auch gute Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern. Dadurch wird eine reibungslose Abwicklung von Geschäften gewährleistet, was für jeden Betrieb entscheidend ist. Zudem müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden – etwa die verpflichtende E-Rechnung ab 2025.

Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Was genau ist eine Eingangsrechnung?

Eingangsrechnungen stammen von außenstehenden Dritten, wie zum Beispiel von Lieferanten oder Dienstleistern, die ihre Lieferung oder Leistung mit einer Forderung abrechnen. Das belieferte Unternehmen oder der Auftraggeber für eine Dienstleistung als Empfänger der Eingangsrechnung wird mit dem Rechnungseingang zum Schuldner des Rechnungsstellers und gerät damit in die Verpflichtung, die auf dem Dokument enthaltenen Forderungen zu erfüllen. Der Empfänger kann die Lieferung oder Leistung reklamieren oder Inhalten der Rechnung widersprechen, sofern er berechtigten Anlass hierzu hat. In diesem Fall muss die Rechnung durch den Rechnungssteller entsprechend angepasst werden. Hat der Empfänger jedoch nichts zu beanstanden, entsteht das Schuldverhältnis, aus dem er sich nur durch Begleichung der Rechnung auslösen kann.

Unterschied zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung

Obwohl die Bestandteile der beiden Rechnungsarten ebenso identisch sind wie die rechtlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und der GoB, beziehungsweise GoBD, ist die Eingangsrechnung von der Ausgangsrechnung abzugrenzen. Der Unterschied zwischen den beiden Rechnungsbezeichnungen liegt in der Perspektive der beiden Beteiligten – dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger.

Ausgangsrechnung

Stellt ein Unternehmen für seine eigene Lieferung oder Leistung dem Waren- oder Leistungsempfänger eine Rechnung, so wird das Dokument aus Perspektive seines Unternehmens als Ausgangsrechnung bezeichnet.

Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung ist immer das Rechnungsdokument, das ein Unternehmen für die Inanspruchnahme einer Lieferung oder Leistung empfängt.

Der Rechnungssteller nimmt mit seiner Ausgangsrechnung die Position des Gläubigers und der Rechnungsempfänger mit der Eingangsrechnung die Position des Schuldners ein.

Eingangsrechnung – Welche rechtlichen Regelungen gibt es?

Da die Eingangsrechnung ein Dokument ist, das ein Rechtsverhältnis zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auslöst, unterliegt sie gesetzlichen Regelungen. Das Umsatzsteuergesetz definiert in § 14 UStG das Wesen der Rechnung als Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Der Gesetzgeber gibt die Eigenschaften des Dokuments vor, die in folgenden Kriterien liegen:

  • Echtheit der Herkunft
    Die Identität des Rechnungsausstellers muss mit Sicherheit gewährleistet werden können.
  • Unversehrtheit des Inhalts
    Die erforderlichen gesetzlich verpflichtenden Rechnungsangaben dürfen nicht im Nachhinein geändert werden.
  • Lesbarkeit
    Das Rechnungsdokument ist so zu verfassen, dass seine Inhalte ohne Aufwand und Missverständnisse zu lesen ist.
  • Papier oder elektronisch
    Grundsätzlich müssen Rechnungen auf Papier gedruckt sein und dem Empfänger zugestellt werden. Stimmt der Empfänger zu, kann eine Rechnung auch elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.

    Änderung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Es besteht dann kein Anspruch mehr auf Rechnungen im PDF- oder Papierformat.

Wann ist eine Rechnung gültig? – Pflichtangaben auf der Rechnung

Damit ein Rechnungsdokument rechtlich Wirksamkeit entfalten kann, muss es die Pflichtangaben enthalten, die das Umsatzsteuergesetz in § 14 Absatz 4 UStG vorschreibt:

  • vollständige Adressen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Gegenstand der Rechnung mit Menge und Art
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Rechnungsbeträge
  • Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Gegebenenfalls Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers

Weitere rechtliche Vorgaben für die Rechnung – GoB & Co

Hinter dem Kürzel GoB verbirgt sich das Prinzip der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“, die Regelungen für die Buchführung und die Bilanzierung vorgeben. Die Grundsätze sorgen dafür, dass Unternehmen in ihren geschäftlichen Aktivitäten vor nicht korrekten Daten und Informationen geschützt werden. Nach den GoB muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie es einem außenstehenden Fachmann ermöglicht, sich über die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens innerhalb angemessener Zeit einen Überblick zu verschaffen. Zur GoB gehören folgende Kriterien:

  • Organisation
    Alle Dokumente der Buchhaltung müssen in einer sachgerechten Organisation geführt sein.
  • Bilanzgliederung
    Der Jahresabschluss ist gesetzlichen Vorgaben gemäß übersichtlich zu gliedern.
  • Verrechnungsverbot
    Vermögenswerte und Schulden dürfen ebenso wie Aufwendungen und Erträge nicht miteinander verrechnet werden.
  • Lesbarkeit
    Alle Dokumente, insbesondere Buchungen müssen leserlich sein und dürfen im Nachhinein nicht unleserlich gemacht werden.
  • Ordnungsprinzip
    Die Buchung von Geschäftsvorfällen muss fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht und sachlich geordnet sein.
  • Belegpflicht
    Für jede Buchung ist ein Beleg erforderlich
  • Aufbewahrungspflichten
    Geschäftliche Unterlagen müssen ordnungsgemäß über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Noch mehr Regelungen – GoBD für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Die GoBD erweitern die GoB um Unterlagen in elektronischer Form und zielen darauf, die grundsätzlichen rechtlichen Vorgaben für die Buchführung auch für elektronische Daten verpflichtend zu regeln. Die GoBD geben die Kriterien vor, wie digitale Geschäftsdokumente, zu denen auch die Eingangsrechnung gehört, zu erstellen und zu archivieren sind. Damit elektronische Geschäftsdokumente im Allgemeinen und digitalisierte Eingangsrechnungen im Besonderen durch das Finanzamt als GoBD-konform anerkannt werden, müssen sie sechs zentrale Kriterien erfüllen:

  • Kriterium der Ordnung
    Die Belegablage ist in einer überschaubaren Ordnung zu organisieren, damit sich ein Betriebsprüfer schnell zurechtfindet. Digitalisierte Eingangsrechnungen sind mit einer Volltextsuche auffindbar anzulegen und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg zu archivieren.
  • Kriterium der Erfassung
    Digitalisierte Eingangsrechnungen sind innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen zu erfassen und chronologisch in leicht auffindbaren Ordnern abzulegen.
  • Fälschungssicherheit
    Grundsätzlich dürfen digitalisierte Eingangsrechnungen nicht im Nachhinein verändert werden. Ist eine Korrektur erforderlich, muss der Rechnungsempfänger eine neue Rechnung vom Rechnungssteller anfordern. Muss der Empfänger zum Beispiel eine Notiz auf dem Rechnungsdokument anbringen, muss er das Original kopieren und eindeutig kennzeichnen.
  • Wahrheitsmäßigkeit
    Die digitale Eingangsrechnung ist nur dann vor dem Finanzamt gültig, wenn ihre Inhalte und Daten wahrheitsgemäß und stimmig sind. Bei der Digitalisierung ist darauf zu achten, dass keine Veränderung vorgenommen wird und Inhalte und Daten des Originaldokuments auf der digitalisierten Eingangsrechnung korrekt wiedergegeben sind.
  • Vollständigkeit
    Die digitalisierte Eingangsrechnung muss sämtliche Angaben des Originaldokuments enthalten.
  • Nachvollziehbarkeit
    Damit ein Betriebsprüfer nachvollziehen kann, dass die digitalisierte Eingangsrechnung korrekt ist, muss das Unternehmen die Vorgehensweise zur Digitalisierung und zur Umsetzung der GoBD dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation selbst muss auch wieder einfach zu verstehen sein und über Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Wohin mit dem Papier? – Regelungen für die Aufbewahrung

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle geschäftlichen Dokumente, die für die Steuer Bedeutung haben, in der Form aufbewahrt werden müssen, in der diese erstellt wurden. Doch die Digitalisierung von Eingangsrechnungen schafft bei Berücksichtigung aller rechtlichen Vorgaben ein Dokument, das einen höheren Standard als das Original aus Papier hat. Daher muss eine Eingangsrechnung aus Papier nicht aufbewahrt werden, wenn die Digitalisierung erfolgreich und GoBD-konform durchgeführt wurde.

Änderung: Da ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen verpflichtend sind und in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden müssen, entfällt die Notwendigkeit, Papierrechnungen zu digitalisieren und aufzubewahren, sofern die E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.

Wie funktioniert die Digitalisierung von Eingangsrechnungen? – Schritt für Schritt

Unternehmen tragen die alleinige Verantwortung dafür, bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen die GoB und GoBD zu erfüllen. Daher ist es sehr wichtig, dass sie die Regelungen kennen und diese bei der Digitalisierung sorgfältig anwenden.

Was kommt vor der Digitalisierung? – Prüfung der Eingangsrechnung

Aufgrund der rechtlichen Vorgaben müssen Eingangsrechnungen dahingehend überprüft werden, ob sie als rechtlich wirksames Rechnungsdokument anerkannt werden. Insbesondere ist es für Unternehmen von zentraler Bedeutung, dass das Finanzamt das Rechnungsdokument als gültig anerkennt, damit die Berechtigung des Unternehmens zum Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist. Daher sind Unternehmen gehalten, grundsätzlich ihre Eingangsrechnungen daraufhin zu prüfen, ob sie allen Anforderungen genügen und rechtlich wirksam sind. Die Rechnungsstelle hat folgende Kriterien zu prüfen:

Pflichtangaben kontrollieren

Die im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Pflichtangaben müssen vollständig vorhanden und korrekt ausgeführt sein.

  • Gegenstand: Art und Menge des Rechnungsgegenstands müssen mit der Bestellung oder dem Auftrag übereinstimmen.
  • Beträge: Die Nettosumme muss ebenso korrekt angegeben sein, wie der Steuersatz und der Steuerbetrag. Auch die Bruttosumme muss überprüft werden.
  • Sonstige Daten: Die Datumsangaben für den Liefer- oder Leistungszeitpunkt sowie der Rechnungsstellung sind ebenso zu überprüfen wie die Angabe einer Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID und einer Rechnungsnummer.
  • Echtheit der Herkunft: Name und Adresse des Rechnungsstellers sollten dem Rechnungsempfänger bekannt und dem Rechnungsgegenstand zuzuordnen sein.

Was kommt danach? – Umgang mit der digitalisierten Eingangsrechnung

Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen müssen Unternehmen die Papierrechnung korrekt verarbeiten. Nach dem Scan der Eingangsrechnung muss darauf geachtet werden, dass die bildliche Wiedergabe des Dokuments richtig und vollständig erstellt ist. Danach erfolgt die Indexierung des elektronischen Dokuments sowie die Gewährleistung der gut auffindbaren Ablage. Der Ablauf der Digitalisierung von Eingangsrechnungen erfolgt in fünf Schritten:

Schritt 1 – Eingang des Rechnungsdokuments
Bei der Organisation der Buchhaltung sollten Unternehmen darauf achten, eigene Grundsätze festzulegen. Wird die Digitalisierung von Eingangsrechnungen angeordnet, müssen in der Folge alle eingehenden Papierrechnungen digitalisiert werden, um die Buchhaltung einheitlich zu gestalten. Papierrechnungen sollten nach ihrem Eingang daher automatisch dem Prozess der Digitalisierung zugeführt werden.

Schritt 2 – Erfassung der Eingangsrechnung
Ist die Eingangsrechnung geprüft, wird sie mit einem guten Scanner digitalisiert. Der Scan sollte druckbar sein und daher eine Auflösung von 300 dpi haben. Die Datei ist in einem Bild-Dateiformat auszugeben, das nach der Ablage nicht mehr verändert werden kann, wie zum Beispiel die Formate:

  • PDF
  • PNG
  • JPEG
  • TIFF

Nicht geeignet sind Text-Dateiformate, da diese im Nachhinein verändert werden können und so die Anforderungen der GoBD nicht erfüllen, wie zum Beispiel:

  • docx
  • odt
  • xls
  • und mehr,

Nach der Aufnahme sollte der Scanner das Dokument automatisch in das Ablagesystem oder als E-Mail weiterleiten. Ist die Digitalisierung des Dokuments abgeschlossen, muss der Scan hinsichtlich der Sichtbarkeit, Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden.

Änderung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Eingangsrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung. Daher entfällt der Bedarf, Papierrechnungen zu scannen und zu digitalisieren.

Schritt 3 – Dateibenennung
Sobald eine elektronische Datei erfasst wird, benötigt sie für die Archivierung beim Speichern einen Namen. Bei der Vergabe eines Namens ist darauf zu achten, dass die Datei schnell zugeordnet werden kann und leicht auffindbar ist. Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen erfordert im Vorfeld die Planung der Organisation, um eine sinnvolle Indizierung zu entwickeln, die die Dokumente als Eingangsrechnungen kennzeichnet und weitere Kriterien verschlüsselt, um einen Rückschluss auf ihren Inhalt geben.

Schritt 4 – Archivierung

Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist darauf zu achten, dass die gespeicherten Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Zwar schreibt der Gesetzgeber keine Regelungen vor, wie der Schreibschutz technisch umzusetzen ist. Doch der Steuerpflichtige steht in der Nachweispflicht, dass seine elektronischen Dokumente unveränderbar sind und damit die Vorgaben der GoBD erfüllen.

Schritt 5 – Organisation von Nachweisen

Da das Finanzamt für Eingangsrechnungen einen Nachweis verlangen kann, der belegt, dass die Angaben und Daten auf dem elektronischen Dokument richtig angegeben sind, sollten auch Begleitdokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Lieferscheine in der Ablage so organisiert sein, dass sie der digitalisierten Rechnung schnell und ohne Aufwand zuzuordnen sind. Obwohl für das Originaldokument aus Papier nach der Digitalisierung der Eingangsrechnung keine Aufbewahrungspflicht besteht, kann das Dokument als Nachweis für die Richtigkeit der übertragenen Daten aufbewahrt werden.

Wie legt man eine Verfahrensdokumentation an?

Die GoBD schreibt eine Verfahrensdokumentation vor, die erforderlich wird, sobald die Buchhaltung mit elektronischen Belegen arbeitet. Im Zuge der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sind Unternehmen daher gehalten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und als Nachweis bereitzuhalten. Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, dass ein Außenstehender Fachmann sowohl den Digitalisierungsprozess als auch die Organisation der Ablage schnell nachvollziehen kann. Die Dokumentation muss daher den Inhalt, Aufbau und Ablauf des Digitalisierungsverfahrens darstellen. Zur Verfahrensdokumentation gehören zum Beispiel:

  • Nennung der technischen Umgebung (Hardware / Software)
  • Beschreibung zum generellen Umgang mit Papierdokumenten
  • Beschreibung zum Umgang mit zu digitalisierenden Papierdokumenten
  • Ausführungen zum Schutz der Daten vor Zugriff von unberechtigten Personen
  • Beschreibung vom Ablauf der Rechnungsprüfung und vom Abgleich der Eingangsrechnung mit der Ware oder Dienstleistung
  • Beschreibung des Bearbeitungsprozesses bei der Digitalisierung
  • Beschreibung vom System der Dateibenennung und Ablage
  • Nennung der beteiligten Mitarbeiter
  • Ausführungen darüber, wie der Datenschutz umgesetzt wird

Warum sollten Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren?

Noch immer sind nicht alle Unternehmen in ihrer Administration vollständig, sondern nur in Teilen digitalisiert. Das führt dazu, dass in der Buchhaltung zum Teil elektronische Rechnungen und zu einem anderen Teil Papierdokumente eingehen. Daher stehen Unternehmen grundsätzlich vor der Entscheidung, ob sie ihre Buchhaltung nur zu bestimmten Anteilen oder vollständig digitalisieren. Die Digitalisierung bringt zwar Umstellungen mit sich und erfordert Investitionen. Da sie jedoch stets weiter voranschreitet, ist die Entwicklung hin zur voll digitalisierten Buchhaltung nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen, die den Anschluss nicht verpassen möchten, sollten ihre Buchhaltung daher dem technischen Fortschritt anpassen. Immerhin hat die Digitalisierung einige Vorteile:

  • Beschleunigung von Arbeitsabläufen
    Digitalisierte Dokumente sind schnell erstellt und einfach abzulegen. Der Umgang mit dem Dokument auf Papier erfordert Material und manuelle Bearbeitung, wie Drucken, Lochen, Heften, in Ordner ablegen und viele mehr, während die Digitalisierung von Eingangsrechnungen mit einem Scan und dem Abspeichern des Dokuments erledigt ist.
  • Einsparen von Platz
    Digitalisierte Eingangsrechnungen benötigen erheblich weniger Platz als Papierdokumente, die in Ordnern abgelegt werden müssen. Sie werden auf dem Computersystem abgelegt, mit dem zugleich gearbeitet wird. Zusätzliche Regalsysteme mit Ordnerreihen gehören der Vergangenheit an.
  • Kosteneinsparung
    Die Archivierung von Buchhaltungsunterlagen benötigt viel Platz, der auch Geld kostet. Denn die Buchhaltung wächst, während die Steuerunterlagen bis zu zehn Jahren archiviert werden müssen. Der Platzbedarf kostet in den meisten Fällen Geld für Raummiete, Regalsysteme, Büromaterial und Pflege.
  • Einheitlichkeit
    Unternehmen, die ihre Buchhaltung zu einem großen Teil oder schon ganz auf die Digitalisierung eingestellt haben, vermeiden mit der Digitalisierung von Eingangsrechnungen Medienbrüche. Werden konsequent alle Papierdokumente digitalisiert, profitiert die Buchhaltung von der Einheitlichkeit, die auch für Vereinfachung sorgt.

    Änderung: Ab 2025 wird die einheitliche Digitalisierung durch die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen gesetzlich geregelt. Unternehmen profitieren somit automatisch von einer einheitlichen und gesetzeskonformen Rechnungsstellung und -verarbeitung.
  • Teamarbeit
    Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ermöglicht die Ablage im elektronischen Buchhaltungssystem an einem zentralen Ort, auf den Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen zugreifen können. Die elektronischen Dokumente stehen allen Mitarbeitern für ihre Arbeit gleichermaßen zur Verfügung und erleichtern somit die Zusammenarbeit insbesondere in der Rechnungsprüfung. Die Digitalisierung der Buchhaltungsdokumente ermöglicht zudem die immer häufiger organisierte Arbeit vom Homeoffice aus.
  • Vorteile nutzen
    Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen führt in der Folge zu einer Automatisierung der Kontrolle für Zahlungsfristen. Gewährt der Lieferant auf der Eingangsrechnung Skonti, führt die verbesserte Kontrolle zu einer fristgerechten Bezahlung der Rechnung, sodass Preisvorteile gesichert werden können.
  • Integration in das System
    Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ermöglicht ihre Einbettung in weiterverarbeitende Systeme, wie zum Beispiel ERP oder DATEV und andere. So können die Daten aus digitalisierten Eingangsrechnungen zum Beispiel automatisch in die Stammdaten des Buchhaltungssystems überführt, um dort zukünftig genutzt zu werden.
  • Verarbeitende Integration
    Die Daten aus digitalisierten Eingangsrechnungen können über interne Schnittstellen eines Buchhaltungsprogramms für die automatische Verarbeitung weiterer Dokumente automatisch übernommen werden. Sie können zum Beispiel Daten für zukünftige Bestellungen bereitstellen oder Artikel beziehungsweise Material in die Dokumentation des Lagersystems überführen.
  • Finanzkontrolle
    Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen führt in professionellen Buchhaltungssystemen wie Billomat zu einer verbesserten Planbarkeit des Cashflows. Das System weist die Verbindlichkeit genauso aus wie den Zahlungstermin mit dem daraus resultierenden Stand der Liquidität. So trägt die Digitalisierung der Eingangsrechnung im Zusammenspiel mit einer professionellen Software zur Verbesserung von Finanzkontrolle und Finanzplanung bei.
  • Auswahlmöglichkeiten
    Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ermöglicht die Ausgabe mehrerer Dateiformate, die zu jeweils unterschiedlichen Zwecken eingesetzt werden können. Neben dem gängigen PDF steht zum Beispiel die XRechnung für den Bereich B2G zur Vereinfachung bereit, während das Format ZUGFeRD für Abrechnungen von B2B optimiert ist.

Tipps zur Implementierung der Digitalisierung von Eingangsrechnungen

Unternehmen, die die Digitalisierung von Eingangsrechnungen in ihrer Buchhaltung einführen möchten, sollten Vorkehrungen treffen, damit die Einbettung der Eingangsrechnungsverarbeitung reibungslos funktioniert.

Tipp 1: Team zusammenstellen

Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungen in der Zukunft beschäftigt sein werden, sollten frühzeitig in das Vorhaben einbezogen werden, damit sie die Umstellung leichter annehmen und ausreichend Zeit für eine Einarbeitung haben. Die Mitarbeiter sollten aus allen Abteilungen, die mit Eingangsrechnungen in Berührung kommen, zu einem Team zusammengestellt werden, um die Abläufe sowie Probleme bei der Verarbeitung gemeinsam zusammenzutragen.

Das Team sollte sich insbesondere mit den neuen Anforderungen der E-Rechnung und der CEN Norm EN 16931 vertraut machen, um eine reibungslose Umstellung bis 01.01.2025 zu gewährleisten.

Tipp 2: Parameter im Vorfeld festlegen

Vor der endgültigen Einführung der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sollten die Parameter festgelegt werden, die bei der Digitalisierung umgesetzt werden sollen. Insbesondere diejenigen Prozesse der Verarbeitung von Daten, die automatisiert werden sollen, müssen im Vorfeld bestimmt und formuliert werden. Dabei kann unter anderem festgelegt werden, wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll und welche Prozessteile weiterhin durch Mitarbeiter von Hand erledigt werden sollen.

Achtung: Die Parameter sollten die spezifischen Anforderungen an E-Rechnungen, wie die Formate ZUGFeRD und XRechnung, sowie die Übergangsfristen und Compliance-Anforderungen berücksichtigen.

Tipp 3: Zuständigkeiten regeln

Bei der Einbettung der Digitalisierung von Eingangsrechnungen sollten Unternehmen die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben eindeutig regeln. Dabei sollte festgelegt werden, wer welche Aufgaben zu welchen Zeitpunkten zu erledigen hat und ob Reihenfolgen dabei zu beachten sind. Auf Basis der Bestimmung von Zuständigkeiten werden Zugangsrechte und Bearbeitungsaufträge an die Mitarbeiter eingerichtet.

Zuständigkeiten sollten klar definiert werden, um die Einhaltung der neuen gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen ab 2025 sicherzustellen und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Tipp 4: Technische Voraussetzungen schaffen

Auch wenn die Digitalisierung voranschreitet, werden langfristig im Unternehmen weiterhin Eingangsrechnungen auf Papier eingehen. Daher gilt es, sich technisch ausreichend auszurüsten, um die Voraussetzungen für eine professionelle Digitalisierung von Eingangsrechnungen zu schaffen. Zu den technischen Anforderungen gehören insbesondere:

  • Neben einem professionellen Buchhaltungssystem ist ein Scanner erforderlich sowie eine technische Lösung zur Texterkennung, die das gescannte Dokument in Text umwandelt.
  • Neben der Digitalisierung sollte die Technik auch in der Lage sein, alle gängigen Formate von elektronischen Eingangsrechnungen zu verarbeiten, wie XRechnung oder ZUGFeRD.
  • Um den Anforderungen der GoBD für die Archivierung zu genügen, muss für die Digitalisierung der Eingangsrechnung zudem ein Dokumentenmanagementsystem  bereitstehen.
  • Damit die Vorzüge der Digitalisierung in der Buchhaltung vollumfänglich ausgeschöpft werden können, sollte zudem ein zentraler Server verfügbar sein, wie zum Beispiel als Hardware im Unternehmen selbst oder in der Cloud, damit die elektronischen Dokumente zentral abgelegt und für alle beteiligten Mitarbeiter zugreifbar sind.

Neben einem professionellen Buchhaltungssystem wie Billomat muss die Technik in der Lage sein, die neuen E-Rechnungsformate zu verarbeiten und den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.

Rechnungen GoBD-konform und rechtssicher digitalisieren mit Billomat

Das professionelle Buchhaltungssystem Billomat richtet sich in sämtlichen Arbeitsbereichen nach den gesetzlichen Vorgaben und berücksichtigt die GoBD auch bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen automatisch. Bei der Digitalisierung setzt Billomat eine intelligente Texterkennung ein, sodass eine Texteingabe im Zuge der Digitalisierung nicht erforderlich ist.

Die Billomat Mobile App – Flexibilität und Unabhängigkeit

Eingangsrechnungen auf Papier können mit einer Mobile App im Zusammenwirken mit der Cloud-Technologie über das Smartphone erfasst und danach an die Buchhaltung geschickt werden. Während der Digitalisierung einer Eingangsrechnung können der Datei Kategorien zugewiesen werden, damit diese über Suchfunktion auffindbar ist. Die Mobile App ermöglicht die Digitalisierung von Eingangsrechnungen auch von unterwegs, um Prozesse zu beschleunigen, ohne die Sorgfalt in der Buchhaltung zu vernachlässigen.

Billomat ist ein cloud-basiertes Rechnungs- und Buchhaltungssoftwaretool, das speziell darauf ausgerichtet ist, kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) bei ihren Finanzprozessen zu unterstützen. Im Kontext der Einführung der E-Rechnung in Deutschland kann Billomat Unternehmern auf mehrere Weisen hilfreich sein:

Billomat ermöglicht die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Regelmäßige Updates garantieren Dir die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen und der EU-Norm EN 16931.

Die Integration in bestehende Systeme ermöglicht einen nahtlosen Workflow, insbesondere für die Umstellung auf E-Rechnungen.

Die Software unterstützt die digitale Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen gemäß den Anforderungen der neuen E-Rechnungsverordnung.

Billomat bietet Support, um Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen und sicherzustellen, dass die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

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