Dokumente verwalten, statt sie zu suchen

Übergelaufene Postfächer, reale und virtuelle Aktenordner voller Daten. Große, mittlere, kleine Firmen, Freiberufler und Selbstständige häufen Daten auf. Von Jahr zu Jahr werden es mehr Dateien auf Festplatten und Servern oder in der Cloud. Projektunterlagen in Wordfiles, Excel-Tabellen, Präsentationen. Verträge, Vertragsentwürfe und Buchhaltung mit Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Belegen für die Steuer und Protokolle von Sitzungen etc.. Das alles lagert irgendwo. Und wenn du es brauchst, dann sofort. Mit Suchen verlierst du Zeit und die ist bekanntlich ein Synonym für Geld. Was hilft: Dokumente verwalten, anstatt sie einfach nur irgendwo abzulegen.

Wer sucht, verliert Zeit und Geld

Genau das Dokument, dass du jetzt gerade brauchst, ist nicht auffindbar. Das ist ärgerlich, sehr sogar. Bis du es gefunden hast, sind Zeit und Konzentration futsch. Wenn die Deadline schon an der Tür klopft – umso schlimmer! Damit Mitarbeiter nicht ständig auf der Suche nach Unterlagen und Dateien sind, haben viele Unternehmen sich ein System zugelegt, wie Daten abgelegt werden sollen. Es hält sich nur nicht jeder daran. Manches steckt auf den Festplatten der Arbeitsplatzrechner statt auf dem Server. Dann kommt noch der individuelle Arbeits- und Ordnungsstil aller Projektbeteiligten oder aller Angestellten dazu. Abteilungen, Projekte und Arbeitgeber werden gewechselt und schon weiß niemand mehr wo Person X Dokument Y gelassen haben könnte. Statt mit dem Projekt voran zu kommen, gehen schnell 20 Minuten, eine halbe Stunde oder gar ein halber Tag durch die Suche verloren.

Hilfe durch Software: Dokumente verwalten mit System

Die interne Suchfunktion der Programme hilft jetzt nur bedingt weiter: Damit die Onboard-Suchfunktion deines Textverarbeitungsprogramms ein Dokument finden kann, muss es eben auch mit diesem Programm erstellt sein. Was, wenn die gesuchte Information in einer Tabelle oder E-Mail steckt? Wenn Du Dateinamen oder Bearbeiter nicht weißt, kann es schwierig werden.

In größeren Unternehmen kann eine unternehmensinterne Suchmaschine oder ein Dokumentenverwaltungssystem sinnvoll sein, die den Datenpool des Unternehmens durchkämmt. Bei Soloselbstständigen und Freiberuflern bringt schon ein gutes Ablagesystem und viel Konsequenz ein gutes Stück mehr Struktur. Ganz besonders bei Rechnungen und Steuern darfst du den Überblick nicht verlieren, denn da kann es teuer werden. Hier hilft dir auch Billomat, Ordnung in deine Unterlagen zu bringen.