Dollar Rechnung in der Buchhaltung korrekt verbuchen

Rechnungen in Dollar, Zahlungen in Dollar: Wer Leistungen aus dem Ausland empfängt oder in andere Länder liefert, bekommt es in der Buchhaltung auch mal mit Fremdwährungen zu tun. Wenn Du eine Dollar Rechnung verbuchen musst, ist das eigentlich unkompliziert. Du musst allerdings auf Euro umrechnen und die Differenzen durch Umrechnungskurse berücksichtigen.

1. Was muss ich beim Verbuchen der Dollar Rechnung beachten?
2. Wie funktioniert für Rechnungen in Fremdwährung die Buchhaltung?
3. Fremdwährung in der Buchhaltung: Wie gehe ich generell mit Wechselkursen um?
4. Wie behandelt man Fremdwährungen in der Steuererklärung?
5. Was ist der richtige Umrechnungskurs?
6. Wie sind ausländische Einkünfte in der Steuererklärung anzugeben?

§ 244 des Handelsgesetzbuches ist ein angenehm kurzer und klarer Vertreter der Spezies Paragraf. Da steht nämlich nur: „Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen.“ Klare Ansage also: Finanzämter und andere Behörden hätten gerne alles in Euro umgerechnet, was an internationalen Geschäften in deiner Firma anfällt.

Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die mit dem Handelsgesetzbuch eigentlich nicht in Kontakt kommen, sollten alle finanziellen Transaktionen in Fremdwährungen in Euro umrechnen. Was sich oft aber von allein durch die Kontobewegungen in Euro zum aktuellen Wechselkurs ergibt.

Was muss ich beim Verbuchen der Dollar Rechnung beachten?

Bedenken musst du beim Verbuchen von Fremdwährungsrechnungen, dass der Wechselkurs schwankt. Zwischen Rechnungseingang oder -versand und Zahlung liegen einige Tage oder Wochen. In dieser Zeit gibt es vermutlich Kursschwankungen. Der Umrechnungskurs Dollar-Euro verändert sich ständig. Auch kleine Kursschwankungen wirken sich dabei auf die Zahlung aus. Die zu zahlende Summe wird in deiner Währung höher oder verringert sich.

Daraus ergeben sich Differenzen: Mal gewinnst du ein paar Euro. Mal verringert ein ungünstigerer Umrechnungskurs am Tag der Überweisung den Geldeingang auf deinem Konto. In der doppelten Buchführung brauchst du dafür eine eigene Buchung. So belegst du, warum die Beträge auf der Rechnung und die tatsächliche Zahlung nicht deckungsgleich sind.

Dollar Rechnung verbuchen – Beispiel für eine Einnahme 

Die deutsche Papierfabrik Feinpapiere GmbH liefert am 30. Juni 2019 an eine amerikanische Druckerei Papiere im Wert von 13.000 US Dollar. Die Forderung ist am 30. September 2019 fällig. Als die Feinpapiere GmbH die Ware lieferte, lag der Wechselkurs von 1 Euro bei 1,1293 US Dollar. Gerundet beträgt der Kurs am 30. Juni 1 Euro = 1,13 US Dollar. Nun muss die Einnahme in Euro umgerechnet werden. 

Die Feinpapiere GmbH trägt ihre Forderung in Höhe von 11.504,42 Euro am 30. Juni 2019 in das entsprechende Konto ihrer Buchhaltung ein. 

Als der amerikanische Kunde am 30. September 2019 fristgerecht zahlt, beträgt der Wechselkurs von 1 Euro = 1,1004 US Dollar. 

Als die Zahlung eingeht, ist der Wert der Ware aufgrund des günstigen Wechselkurses gestiegen. 

In der doppelten Buchführung legt die Buchhaltung neben dem Zahlungseingang eine weitere eigene Buchung an, um den Differenzbetrag zu belegen. In der sogenannten Währungsumrechnungsdifferenzbuchung bucht sie den Differenzbetrag als Gewinn in das Konto Erträge aus Währungsumrechnung. 

Dollar Rechnung verbuchen – Beispiel für eine Ausgabe

Die deutsche Papierfabrik Feinpapiere GmbH kauft von einem amerikanischen Hersteller eine Spezialmaschine für die eigene Papierherstellung. Hierfür erhält die deutsche Papierfabrik eine Rechnung in Höhe von 30.000 US Dollar. Die Rechnung geht am 15. März 2020 ein. Die Feinpapiere GmbH bezahlt die Rechnung am 30. Juni 2020. Bei Rechnungserhalt am 15. März bucht die deutsche Firma die Rechnung als zu bezahlende Verbindlichkeit ein. Vorher rechnet sie die Forderung von US Dollar in Euro um. Im März liegt der Wechselkurs bei 1 Euro = 1,11 US Dollar. Im ersten Schritt stellt die Buchhaltung den Wert der zu bezahlenden Verbindlichkeit fest.

Die Buchung erfolgt auf das Konto Leistungen eines ausländischen Unternehmers.

Am 30. Juni bucht die Papierfabrik ihre Zahlung. Der Wechselkurs liegt im Juni 2020 bei 1,13 US Dollar.

Durch den günstigen Wechselkurs hat die Papierfabrik einen Gewinn erzielt. Die Währungsschwankung erbrachte eine Differenz von 478,36 Euro. Den Betrag trägt die Buchhaltung in einer eigenen Buchung in das Konto Erträge aus Währungsumrechnung ein. Hätte sich aufgrund des Wechselkurses ein Verlust ergeben, würde die Buchhaltung der deutschen Firma den Differenzbetrag der beiden Buchungen als Währungsumrechnungsdifferenzbuchung auf das Konto Aufwand aus Währungsumrechnung eintragen. 

Wie funktioniert für Rechnungen in Fremdwährung die Buchhaltung?

Rechnungen in Fremdwährungen verursachen in der Buchhaltung zwei Komplikationen. Keine Sorge: so kompliziert sind die nicht. Da ist einmal die Sache mit dem Wechselkurs. Die andere Frage ist: Wer überweist bei grenzüberschreitendem Zahlungsverkehr welche Umsatzsteuer an welche Finanzbehörde?

Die Umsatzsteuerfrage ist bei Lieferungen in die USA ähnlich geregelt wie das Reverse Charge Verfahren innerhalb der EU. Privatkunden zahlen Rechnungen mit Umsatzsteuer. Für Geschäftskunden gilt die Steuerschuldumkehr.

Fremdwährung in der Buchhaltung: Wie gehe ich generell mit Wechselkursen um?

Wie du Dollar-Rechnungen oder Rechnungen in anderen Fremdwährungen verbuchst, hängt davon ab, ob überhaupt eine Kursschwankung zum Tragen kommt.

Rechnungsdatum und Zahlungsdatum identisch

Beispiel 1: Du warst auf einem Kongress in den USA und musst nun die Hotelkosten als Dollar Rechnung verbuchen. Du hast vor Ort mit Kreditkarte bezahlt. Das bedeutet: Rechnungsdatum und Zahlungszeitpunkt liegen am gleichen Tag, sodass derselbe Wechselkurs galt. Es gibt keine Differenz zwischen Rechnungs- und Zahlbetrag. Du trägst den Gegenwert in Euro einfach in deine Buchhaltung ein und vermerkst den Wechselkurs. Damit ist im Fall einer späteren Buchprüfung oder beim Erstellen der Dollar Euro Steuererklärung klar, woher welche Zahlen kommen und wie die Rechnung in Dollar mit dem Betrag in Euro vereinbar ist.

Zahlung zu einem anderen Zeitpunkt

Beispiel 2: Rechnungs- und Zahlungsdatum sind nicht identisch. Du bekommst die Rechnung des Fachdolmetschers, den du auf dem Kongress in den USA beschäftigt hast, erst eine Woche nach der Veranstaltung. Bis du die Rechnung bezahlst, lässt du zwei Wochen verstreichen.

Beim Erhalt der Rechnung, verbuchst du sie zum Tageswechselkurs in deiner Buchhaltung. Bei Zahlung gilt ebenfalls der Tageswechselkurs und du trägst den nun gültigen Betrag in deine Buchhaltung ein. An den vorherigen Einträgen ändert das nichts. Es gilt also hier einmal der Betrag, der am Tag des Rechnungseingangs in Euro fällig wäre, um die Dollar-Rechnung zu begleichen und dann die entsprechende Situation am Tag der Überweisung.

Bei der doppelten Buchführung kann sich hier also bei den Beträgen eine Differenz ergeben. Diese musst du nochmal gesondert als Verlust oder Gewinn aus Währungsumrechnung verbuchen, auch wenn es nur ein kleiner Betrag ist. Nötig ist das, damit am Jahresende alle Zahlen in deiner Buchhaltung zusammen passen.

Eigentlich also gar nicht schwierig.

Konten für Fremdwährungen einrichten

Doch was ist, wenn du deine Rechnungen von vornherein in Dollar erstellst und eigene Bankkonten für Dollar-Transfers oder eine andere Fremdwährung unterhältst? Auch das ist schließlich möglich. Wer viele Dollar Zahlungen tätigt oder empfängt, kann durchrechnen, ob dafür ein eigenes Geschäfts-Konto bei der Bank sinnvoll ist. Denn schließlich kostet so ein Konto auch Gebühren. Du solltest aber auch mit deinem Steuerberater darüber sprechen, wie sich solche Konten für dich auswirken. Gewinne aus Währungsspekulation sind unter Umständen steuerpflichtig.

Wie behandelt man Fremdwährungen in der Steuererklärung?

Um in der Steuererklärung korrekte Angaben über Ausgaben oder Einnahmen in fremden Währungen machen zu können, müssen Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer den Umrechnungskurs beachten. Im Bereich der Ausgaben gilt das zum Beispiel für Betriebsausgaben und Werbungskosten genauso wie für Reisekosten oder Einkäufe im Ausland, die mit Fremdwährung bezahlt werden. Aber auch Einnahmen von Kunden aus dem Ausland, durch Verkäufe auf Messen im Ausland oder durch Bestellungen, die ins Ausland geliefert werden, müssen in der Steuererklärung unter Berücksichtigung des aktuellen Umrechnungskurses angegeben werden. 

Was ist der richtige Umrechnungskurs?

Um die Ausgabe oder Einnahme in der Steuererklärung korrekt zu beziffern, müssen Steuerpflichtige die fremden Währungen zum offiziellen Wechselkurs umrechnen, der in demjenigen Monat aktuell war, in dem das Geld in Fremdwährung eingenommen oder ausgegeben wurde. Dabei ist der amtliche Wechselkurs anzusetzen, der zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs oder -ausgangs gültig ist. Der amtliche Wechselkurs kann vom Kurs der Umrechnung abweichen, der zum Zeitpunkt des Geldtransfers tatsächlich angewendet wurde. Für die Steuererklärung und die Buchhaltung ist unabhängig von der tatsächlich erfolgten Umrechnung ausschließlich der zum Zeitpunkt der Zahlung aktuelle amtliche Wechselkurs als alleinige Rechengröße gültig und entsprechend anzuwenden. 

Wo findet man den amtlichen Umrechnungskurse?

Das Bundesfinanzministerium stellt die aktuellen amtlichen Wechselkurse unter den Bezeichnungen „Umsatzsteuer-Umrechnungskurse“ und „Euro-Referenzkurse“ auf der offiziellen Website des Ministeriums in jährlichen Gesamtübersichten öffentlich bereit. Dabei gibt es die Kursbeträge sämtlicher Fremdwährungen für jeden einzelnen Monat eines Kalenderjahres an. Ab dem Jahr 2001 liegt auf der Website des Finanzministeriums jeweils eine Gesamtübersicht der Umsatzsteuer-Umrechnungskurse für jedes Kalenderjahr bereit. So führt das Finanzministerium auch die amtlichen Euro-Wechselkurse für alle Fremdwährungen in der Gesamtübersicht 2019 und in der Gesamtübersicht 2020 mit je einer eigenen Tabelle auf. Dort kann der Steuerpflichtige für jeden einzelnen Monat den entsprechenden Wechselkurs in einer beliebigen Fremdwährung finden. Danach muss er den Wechselkurs, der in der entsprechenden Tabelle im Monat des Zahlungstransfers und in der zutreffenden Fremdwährung angegeben ist, in der Berechnung seiner Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen.

Wie sind ausländische Einkünfte in der Steuererklärung anzugeben?

Wer in Deutschland steuerpflichtig ist, muss auch seine Einkünfte in Deutschland versteuern, die er im Ausland erzielt hat. Im ersten Schritt muss der Steuerpflichtige Einnahmen oder Ausgaben in Fremdwährung gemäß der amtlichen Wechselkurse in Euro umrechnen und danach zu seinen Einnahmen oder Ausgaben hinzuzählen. Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer, die Einkünfte aus dem Ausland erzielen, geben diese in ihrer Steuererklärung an den entsprechenden Stellen als Einnahmen oder Ausgaben an.

Wann ist die Anlage AUS zu verwenden?

Hat der Steuerpflichtige seine Einkünfte bereits im Ausland versteuert, können unter bestimmten Voraussetzungen die ausländischen Steuern mit deutschen Steuern verrechnet oder die inländische Besteuerung ganz freigestellt werden. Für diesen Fall ist die Anlage AUS zu verwenden. Für eine Verrechnung ist es unerheblich, ob die Einkünfte aus einem Land stammen, mit dem Deutschland ein sogenanntes DBA – ein Abkommen über die Doppelte Besteuerung – abgeschlossen hat oder nicht. Grundsätzlich verwenden Steuerpflichtige die Anlage AUS, um Angaben über ausländische Einkünfte und Steuern einzutragen, wenn sie erwirken möchten, dass die im Ausland gezahlten Steuern von ihren Einkünften abgezogen werden sollen. Für jedes Land, in dem der Steuerpflichtige Steuern für ausländische Einnahmen entsprechend verrechnen lassen möchte, muss er eine gesonderte Anlage AUS abgeben.