Organisation   17.9.2019

E-Mail-Effizienz etablieren und beibehalten

E-Mails sind praktisch. Sie erleichtern die Kommunikation im Büro, mit Geschäftspartnern außerhalb des Unternehmens, mit Mitarbeitern auf Dienstreise oder Kunden in einer anderen Zeitzone. Aber E-Mails haben auch eine dunkle Seite: Sie gehörten zu den schlimmsten Zeitfressern am Arbeitsplatz. Doch wie kommen du und dein Team zu mehr E-Mail-Effizienz?

e-mail-effizienz

Mehr E-Mail-Effizienz können Unternehmen zum Beispiel erreichen, wenn sie sich selbst Richtlinien für den Versand von E-Mails geben. Diese sind nicht nur für die Außenkommunikation verpflichtend, sondern auch innerhalb der Firma nützlich. (Bild © pixabay.com)

Nur noch schnell die Mails checken

Wenn der Posteingang sich zu oft meldet, Mails checken als Ablenkung dient, oder ständig die eigentlichen Tätigkeit unterbricht, dann geht viel Arbeitszeit unproduktiv verloren. Zu oft wird die Konzentration gestört und nicht selten für Informationen oder Meldungen, die für den Empfänger gar nicht nötig sind. Ein großer Teil des täglichen Posteingangs sind weder dringend noch wichtig. Oft ist gar nicht jeder angeschriebene ein eigentlicher Adressat der übermittelten Information. Das kennt jeder: Noch schnell die Vorgesetzte und ein paar Kollegen, die es auch interessieren könnte, mit auf den Verteiler setzen. Damit im Projekt alle auf dem aktuellen Stand sind, wird Wesentliches auch an alle verschickt. Was ungemein hilfreich sein kann, ufert in manchen Projektteams oder ganzen Firmen zu einer Flut an E-Mails aus.

E-Mail-Effizienz durch E-Mail-Knigge?

Viele Unternehmen haben sich selbst Richtlinien für den Versand von E-Mails gegeben. Diese sind teils nur für die Außenkommunikation verpflichtend, aber auch innerhalb der Firma nützlich. So ein E-Mail-Knigge soll dazu dienen, klarere Botschaften zu verschicken, weniger Zeit mit Mails zu vergeuden und einen guten Umgang miteinander zu pflegen.

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So lässt sich zum Beispiel definieren:

Entscheidet bei E-Mails die Länge?

Kurze Texte werden leichter gelesen. Der Leser oder der Empfänger bekommen den gesamten Inhalt wirklich mit. Bei sehr langen Mails besteht die Gefahr, dass sie nur überflogen werden. Dann kommt die Information nicht vollständig an. Sollten sich die wichtigen Dinge ausgerechnet am Ende einer langen E-Mail befinden, erreicht die Botschaft einen Teil des Empfängerkreises vermutlich nicht.

Was hilft, um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation effizienter zu gestalten?

  • Ordnung im Postfach halten.
  • Wichtige Dinge kurz und präzise schreiben.
  • Zum Thema passenden Betreff wählen.
  • Wenn ihr das Firmen-Intranet für Social Collaboration nutzen könnt, spart das viele E-Mails ans gesamte Team. Alles Wissen ist dann zum Nachschlagen hinterlegt.
  • Mails nicht ständig checken sondern maximal dreimal am Tag ein Zeitfenster dafür offen halten. Dann kannst du konzentriert Nachrichten lesen und beantworten.
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