Organisation   25.4.2017

E-Mail-Flut bewältigen – 7 Tipps für Luft im Posteingang

Hast du auch schon mal versucht, die E-Mail-Flut zu bewältigen, indem du dich blind und taub stellst und alle eingehenden Nachrichten für ein paar Tage ignorierst? Herzlichen Glückwunsch, dann dürftest du genauso spektakulär gescheitert sein wie alle anderen, die diese Strategie irgendwann schon einmal in einem Moment der Überforderung eingesetzt haben. Wenn man eine E-Mail zwei bis drei Wochen lang nicht beantwortet, verliert der Absender sicherlich irgendwann die Hoffnung, jemals eine Reaktion zu bekommen – aber das kann die Lösung ja nicht sein.Wie also sonst geht das – die E-Mail-Flut bewältigen? Ärmel hochkrempeln, sämtliche unnötigen Newsletter abbestellen und einen vernünftigen Spam-Filter einrichten, das sind schon mal erste hilfreiche Schritte – aber es geht noch mehr!

E-Mail-Flut bewältigen: 7 Tipps

1. Abwesenheit konsequent rechtzeitig ankündigen

Steht eine Abwesenheit wegen Urlaub oder Geschäftsreise an, sollte das möglichst früh bekannt sein: Vier Wochen vorher beginnen, deine Signatur mit dieser Information anzureichern, dürfte dazu führen, dass alle notwendigen Absprachen, Fragen und Bitten rechtzeitig gestellt werden. Und das Postfach bleibt während deines Fortseins möglichst leer.

E-Mail-Flut bewältigen – 7 Tipps für Luft im Posteingang

Vorbereitung ist alles! Wer nach seiner Abwesenheit aufgrund von Urlaub oder einer Geschäftsreise eine E-Mail-Flut bewältigen muss, hat nicht gut vorgesorgt. (© peshkov – Fotolia)

2. Vertretung finden

Auch als Selbstständiger, sogar als Einzelkämpfer, fällt dir sicher jemand ein, der während deiner Abwesenheit E-Mails beantworten kann. Vielleicht netzwerkst du ja vertrauensvoll mit jemandem aus deiner Branche, der auf Fragen und Bitten reagieren kann. Klar, Zugriff auf das Postfach zu geben, erfordert sehr viel Vertrauen. Wenn du im Urlaub aber künftig nicht mehr sorgenvoll den Posteingang checken musst, wirst du merken, dass dieses Vertrauen auf eine Urlaubsvertretung sich definitiv auszahlt!

3. Private und geschäftliche E-Mails klar trennen

Nicht nur im Vertretungsfall wirst du profitieren, wenn in dein Geschäfts-Mailkonto nicht auch private Nachrichten einlaufen. Es hilft dir auch, private Angelegenheiten in die Freizeit zu verlagern, was dir den Kopf während der Arbeitszeit freihalten wird.

4. Große Verteiler vermeiden

Wer oft viele Mitleser ins CC setzt, gerät auch selbst häufig hinein. Große Verteiler haben vor allem den Zweck, vielen Menschen den Posteingang zu verstopfen, weil im Regelfall mehr Personen mit Informationen beschossen werden, als unbedingt nötig ist. Wenn dann jeder Empfänger im CC auch noch an alle Personen im Verteiler antwortet – Chaos galore! Wenn du unbedingt mehrere Personen gleichzeitig informieren möchtest, benutze lieber das BCC.

5. Das gute alte Telefon einbeziehen

Heutzutage beobachten fast alle Büroarbeiter dasselbe: Das Telefon klingelt viel seltener als noch vor ein paar Jahren, dafür gibt es immer mehr E-Mails. Das ist natürlich verständlich und teilweise entlastend, weil eine E-Mail keine unmittelbare Reaktion einfordert, während das unbarmherzig klingelnde Telefon sofortige Aufmerksamkeit verlangt. Aber prüf doch mal kritisch, wie häufig am Tag mehrere E-Mails zu einem Thema hin- und hergehen müssen, wenn ein kurzes Gespräch viel schnellere Klärung gebracht hätte. Frag die nächste E-Mail, die du schreiben willst, ob sie vielleicht lieber ein kurzes Telefonat sein möchte!

6. Lesebestätigungen zum Teufel jagen

Es ist ein Relikt aus einer anderen Zeit: Das Jahr 2000 hat angerufen und fordert streng jede Art von Lese- und Empfangsbestätigung zurück. Diese Nachrichten verstopfen den Posteingang auf eine wirklich unnötige Weise. Alle entsprechenden Einstellungen solltest du unbedingt deaktivieren.

7. Abwesenheitsnotiz konsequent nutzen

Wenn du eine Weile abwesend bist, dann lass deinen E-Mail-Client diese Information an E-Mail-Schreiber weitergeben. Besser noch ist zwar eine menschliche Vertretung zum Beispiel in Form eines externen Sekretariats, die dir auch tatsächlich Aufgaben abnehmen kann, die während eines Urlaubs anfallen. Doch ohne Vertretung solltest du dir den Gefallen tun und die Abwesenheitsnotiz zur Selbstverständlichkeit werden lassen. Damit verhinderst du immerhin, dass uninformierte Absender dasselbe Anliegen mehrfach wiederholen, weil sie ihre E-Mail für übersehen halten.

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