Recht   23.1.2018

E-Mail Impressum in Signatur: Was gehört rein?

Solange Du private E-Mails an Freunde und Bekannte verschickst, brauchst Du Dir über ein E-Mail Impressum in der Signatur keine Gedanken zu machen. Doch das ändert sich, sobald Du Dich selbständig machst. Denn dann trittst Du als Unternehmer an potentielle Kunden und Dienstleister heran. Und für eine geschäftliche E-Mail gelten andere Regeln als für eine private.

Signatur in der E-Mail

Deine Signatur ist Deine Privatsache, solange Du private E-Mails versendest. Die E-Mail Signatur gibt Auskunft über den Absender. Daher enthält sie grundsätzlich Angaben, die der Absender selbst wählt und zusammenstellt. Dazu können nicht nur der Name oder Adressangaben gehören. Auch Links zu Webseiten oder zu sozialen Medien sind beliebte Bausteine der E-Mail Signatur. Darüber hinaus kann der Absender in seiner Signatur auch Werbung für die eigene Webseite oder für einen Fußballverein einbauen. Jeder Verfasser einer E-Mail kann seine Signatur persönlich frei gestalten. Doch wenn Du als Gewerbetreibender E-Mails verschickst, dann musst Du ein E-Mail Impressum in Deiner Signatur einbauen.

e-Mail Impressum

In das E-Mail Impressum gehören einige Pflichtangaben. Diese unterscheiden sich je nachdem, ob man einen Handelsregistereintrag besitzt oder nicht. (Bild © unsplash.com)

Pflicht zu E-Mail Impressum in der Signatur

Das E-Mail Impressum in der Signatur gibt die erforderliche Auskunft über den Absender einer elektronischen Nachricht. Die Pflicht zur Auskunft trifft grundsätzlich jeden Gewerbetreibenden. Hierzu zählen die folgenden Firmenformen:

  • Handelsgesellschaft
  • Kaufmann
  • Aktiengesellschaft
  • Selbständiger
  • Freiberufler

EU-Grundlage für E-Mail Impressum in der Signatur

Der deutsche Gesetzgeber hat 2006 ein Gesetz zur elektronischen Datenverarbeitung für Unternehmen, Handelsunternehmen und Genossenschaften verabschiedet. Das Gesetz folgt den Grundlagen aus EU Vorgaben. Diese verpflichten Verfasser von Geschäftsbriefen zu einer Reihe von Angaben. Da der Gesetzgeber geschäftliche E-Mails zu den Geschäftsbriefen zählt, gehört seit 2007 das E-Mail Impressum in die Signatur.

Die Gesellschaftsform bestimmt über den Inhalt

Die Pflichtangaben im E-Mail Impressum haben je nach Gesellschaftsform einen anderen Inhalt. Grundsätzlich richten sich die Inhalte Deines E-Mail Impressums danach aus, ob Du ein Unternehmen

  • mit Handelsregistereintrag
  • ohne Handelsregistereintrag

führst.

Unternehmen mit Handelsregistereintrag

Wenn Dein Unternehmen einen Handelsregistereintrag hat, dann musst Du folgende Angaben in Deinem E-Mail Impressum anführen

  • Firmenname
  • Firmenanschrift
  • Gesellschaftsform
  • Ort der Betriebsniederlassung
  • Registriergericht
  • Handelsregisternummer

Darüber hinaus unterscheiden sich die Angaben, wenn Du eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft führst.

GmbH

Das E-Mail Impressum muss bei einer GmbH auch die Geschäftsführer ausweisen. Wenn ein Aufsichtsrat vorhanden ist, muss die E-Mail auch den Vorsitzenden mit vollem Namen nennen.

Aktiengesellschaft

E-Mails einer Aktiengesellschaft müssen sämtliche Mitglieder und den Vorsitzenden des Vorstands mit Vor- und Nachnamen im Impressum aufführen. Darüber hinaus müssen sie auch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats angeben.

Unternehmen ohne Handelsregistereintrag

Zahlreiche Unternehmen, wie die GbR oder Freiberufler haben keinen Handelsregistereintrag. In diesem Fall braucht Dein E-Mail Impressum folgende Angaben:

  • Vor- und Nachname des Unternehmers oder der Gesellschafter
  • Unternehmensform
  • Anschrift

Pflicht ist Pflicht

Die Angaben, zu denen Dich der Gesetzgeber verpflichtet, musst Du in ausgeschriebener Form auf Deinem E-Mail Impressum integrieren. Ein Link auf das Impressum Deiner Webseite oder auf Adressangaben in den sozialen Medien ersetzen die Pflichtangaben auf der E-Mail nicht. Denn die E-Mail muss auch in ausgedruckter Form sämtliche Pflichtangaben erfüllen. Darüber hinaus muss Dein E-Mail Impressum gut zu lesen sein. Daher solltest Du auf eine ausreichende Schriftgröße achten.

Empfehlungen für die E-Mail Signatur

Über die gesetzlich verpflichtenden Angaben hinaus sollte Deine E-Mail Signatur weitere Informationen an den Empfänger weiter geben:

  • Telefonnummer
  • E-Mail Adresse
  • Handynummer
  • Faxnummer
  • Ansprechpartner
  • Webseite
  • Links zu sozialen Medien
  • Öffnungszeiten, Bürozeiten
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