E-Rechnung: Die Zukunft der Rechnungsstellung

Mit Billomat sind Sie bestens auf die anstehenden Veränderungen zur E-Rechnung vorbereitet.

Das Wichtigste vorab:

Ab dem 01.01.2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zwischen inländischen Unternehmern zur Ausstellung (Versand) einer elektronischen Rechnung.

Aber: Der Gesetzgeber hat in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2027 eingeräumt.

Sicher mit Billomat

Billomat stellt die Funktion „Empfang und Verarbeitung“ von E-Rechnungen pünktlich zum 01.01.2025 allen Usern ohne Zusatzkosten zur Verfügung.

Wichtige Handlungsempfehlung:

Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen in Billomat.

• E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
• Alle Lieferanten sollten über diese E-Mail-Adresse informiert werden.

Die Funktion „Erstellung einer E-Rechnung im Zugferd Format gegenüber Behörden“ steht bereits seit vielen Jahren zur Verfügung.

Im Jahr 2025 wird Billomat die Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten (xRechnung, ZUGFeRD) weiterentwickeln und ausbauen.

Übersicht zum Thema E-Rechnung

I. Einleitung

1. Definition

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

• elektronisch übermittelt,
• elektronisch empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und
• zur Auszahlung gebracht werden können.

2. Bedeutung und Relevanz

E-Rechnungen spielen eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und tragen dazu bei, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Geschäftsprozessen steigt auch die Relevanz von E-Rechnungen.

Unabhängig von ihrer Größe profitieren Unternehmen von der Umstellung auf elektronische Rechnungen. Durch die Einführung von E-Rechnungen können sie ihre Geschäftsprozesse vereinfachen, Fehler reduzieren und Zeit sparen, die sonst für manuelle Prozesse aufgewendet würde.

II. Vorteile

• Zeitersparnis – um 60%
• Kostensenkung – um 70% (ca. 20 EUR pro Eingangsrechnung, 10 EUR pro Ausgangsrechnung)
• schnellerer Zahlungseingang – um 30% (über 5 Tage früher)
• Umweltfreundlichkeit
• Automatisierung und Effizienzsteigerung

III. Rechtliche Rahmenbedingungen

1. EU-Richtlinien

a) Richtlinie 2014/55/EU

• Ziel: Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.
• Inhalt: Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen zu akzeptieren, die bestimmten technischen Standards entsprechen (z.B. das europäische Standardformat EN 16931).
• Umsetzung: Die Mitgliedstaaten mussten bis zum 18. April 2019 nationale Regelungen zur Umsetzung dieser Richtlinie erlassen.

b) Richtlinie 2006/112/EG (Umsatzsteuerrichtlinie)

• Ziel: Harmonisierung der Mehrwertsteuerregelungen innerhalb der EU.
• Inhalt: Bestimmungen zur Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen, einschließlich E-Rechnungen. Es wird festgelegt, dass elektronische Rechnungen die gleichen rechtlichen Anforderungen erfüllen müssen wie Papier-Rechnungen.

2. Nationale Vorschriften

• E-Rechnungsgesetz (ERechG): Regelt die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen im öffentlichen Sektor.
• UStG (Umsatzsteuergesetz): Enthält Vorschriften zur Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen, auch für elektronische Formate.
• GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Legt Anforderungen an die digitale Archivierung von E-Rechnungen fest.

3. Inhalte

a) E-Rechnungspflicht ab 2025

Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt.

b) Norm EN 16931

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.

c) Pflicht für alle Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zwischen inländischen Unternehmern zur Ausstellung (Versand) einer elektronischen Rechnung. Der Gesetzgeber hat, in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2027 eingeräumt.

Wichtig: Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.

d) Übergangsregelungen

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF, etc.) dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers versendet werden (formlos, konkludent, auch via AGB).

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

e) Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten. Auch Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

f) Einführung eines Meldesystems in der Zukunft

Ab einem bisher noch unbekannten späteren Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden. Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.

IV. Implementierung von E-Rechnungen

Step 1: Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse

• Bewerten der aktuellen Methoden zur Rechnungserfassung und -bearbeitung.
• Identifizieren von Zuständigkeiten und Abläufen innerhalb des Rechnungsbearbeitungsprozesses.
• Überprüfen der Kompatibilität der aktuellen IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten.

Step 2: Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen

• E-Mail-Adresse, die ausschließlichfür den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
• Alle Lieferanten sollten über diese E-Mail-Adresse informiert werden.

Step 3: Information an Kunden vor E-Rechnungsversand

• Klärung mit Kunden, welche Präferenzen diese bezüglich des Empfangs von E-Rechnungen haben.

Step 4: Auswahl des geeigneten elektronischen Rechnungsformats und Übertragungswegs

• Kompatibilität mit den Systemen von Geschäftspartnern und Kunden.
• Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und Standards.
• Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware.
• Verwenden einer geeigneten Software oder eines geeigneten Systems für die Rechnungsstellung und Archivierung, die/das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Beachten, dass die Software Funktionen für digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmechanismen bietet, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten.

Formate:

• XRechnung: Dies ist der national definierte Standard für E-Rechnungen in Deutschland. XRechnung basiert auf der Europäischen Norm EN 16931 und definiert ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. XRechnung ist für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung (PDF) als auch maschinenlesbare Daten (XML) einer Rechnung kombiniert. Es erleichtert die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, indem es sowohl für Menschen als auch für Systeme lesbar ist.

• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII): Ein XML-basiertes Format, das von der UN/ECE entwickelt wurde und international genutzt wird.

• UBL (Universal Business Language): Ein standardisiertes XML-Dokumentformat für den elektronischen Austausch von Geschäftsinformationen.

• Factur-X: Ein hybrides Format, das ZUGFeRD und das französische FNFE-Mandat kombiniert und sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF in einer Datei enthält.