25. Jun 2024 | Allgemein
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes bricht für Unternehmer in Deutschland eine neue Ära an: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung obligatorisch. Dieser Schritt symbolisiert einen wesentlichen Fortschritt in der Digitalisierung und verspricht, Klarheit aber auch einige Herausforderungen für Millionen von Unternehmern zu schaffen.
Spoiler: Es ändert sich jede Menge! Bereits jetzt sollten Unternehmer, die bisher keine E-Rechnung nutzen, ihre Systeme anpassen. Nur so können sie von den Vorteilen wie Kosteneinsparungen oder den effizienteren Prozessen profitieren. Schließlich vereinfacht die elektronische Übermittlung von Rechnungen Geschäftsabläufe erheblich. Obendrein können Betriebe dann Bearbeitungs-, Druck-, Kopier-, Porto- und Archivierungskosten sparen. Für die rechtliche und technische Umsetzung ist eine Anpassung der bestehenden Systeme erforderlich. Anderenfalls können die neuen Formate weder empfangen noch verarbeitet oder gespeichert werden.
Wesentliche Neuerungen durch das Gesetz
Ab dem Jahr 2025 wird das Gesetz eine klare Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Rechnungsformen wie Papierbelegen treffen. Elektronische Rechnungen müssen dann in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm CEN EN 16931 entspricht. Dies schließt die bekannten Formate wie ZUGFeRD und XRechnung ein, die speziell für die Einhaltung dieser Standards entwickelt wurden. Papierbelege, die diese Kriterien nicht erfüllen, werden den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen. Grund genug also, um sich bereits jetzt mit den Neuerungen auseinanderzusetzen.
Die Einführung der E-Rechnung wird in geordneten Phasen vollzogen. Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen verpflichtet, solche Rechnungen empfangen zu können. Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen Papierrechnungen noch versendet werden, allerdings nur, wenn der Empfänger sein Einverständnis gibt. Ab dem Jahr 2027 treten die neuen Vorschriften in Kraft, die zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gelten. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz, diese Regelungen befolgen.
Digitale Rechnungsprozessse sollten nicht kompliziert sein!
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland markiert das Jahr 2011 als Wendepunkt, als die elektronische Form der Rechnungsstellung steuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt wurde. Im Unterschied zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine vollautomatische Bearbeitung, die keinerlei manuelle Eingriffe erfordert. Während traditionelle Rechnungen in Papier- oder PDF-Form lediglich visuelle Darstellungen ohne strukturierte Daten sind, basieren E-Rechnungen auf XML-Formaten. Diese Struktur erlaubt es, dass sie direkt und maschinell verarbeitet werden können.
Die XRechnung, ein spezielles XML-Format ohne visuelle Komponente, wird bereits im Bereich der öffentlichen Aufträge eingesetzt. Im Gegensatz dazu vereint das hybride ZUGFeRD-Format eine XML-Datei mit einem PDF, was dessen Einsatzmöglichkeiten deutlich erweitert. Diese Innovation hat Auswirkungen auf nahezu alle geschäftlichen Transaktionen zwischen Unternehmen sowie im Verkehr mit der öffentlichen Hand. Transaktionen mit Endverbrauchern und Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 250 Euro bleiben jedoch vorerst von diesen Regelungen unberührt.
Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen, das sich auf die Lieferung von Bürobedarf spezialisiert hat, erhält von einer städtischen Verwaltung den Auftrag, sämtliche Büros mit neuen Schreibmaterialien auszustatten.
Billomat kann Unternehmen wesentlich dabei unterstützen, den Übergang zur E-Rechnung effizient zu gestalten:
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bereitet den Weg für die Modernisierung deutscher Geschäftsprozesse. Die Neuregelung fördert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch zur Reduzierung administrativer Lasten bei. Es empfiehlt sich für Unternehmen, frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen zu treffen, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten. Die E-Rechnung ermöglicht Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung und erhöhte Transparenz in der Rechnungsstellung, was sie zu einer unverzichtbaren Innovation in der Geschäftswelt macht.