25. Jun 2024 | Allgemein

Die Ära der Digitalisierung: E-Rechnung tritt ab 2025 in Kraft

Die Umstellung auf die E-Rechnung muss nicht kompliziert sein.

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes bricht für Unternehmer in Deutschland eine neue Ära an: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung obligatorisch. Dieser Schritt symbolisiert einen wesentlichen Fortschritt in der Digitalisierung und verspricht, Klarheit aber auch einige Herausforderungen für Millionen von Unternehmern zu schaffen.

Spoiler: Es ändert sich jede Menge! Bereits jetzt sollten Unternehmer, die bisher keine E-Rechnung nutzen, ihre Systeme anpassen. Nur so können sie von den Vorteilen wie Kosteneinsparungen oder den effizienteren Prozessen profitieren. Schließlich vereinfacht die elektronische Übermittlung von Rechnungen Geschäftsabläufe erheblich. Obendrein können Betriebe dann Bearbeitungs-, Druck-, Kopier-, Porto- und Archivierungskosten sparen. Für die rechtliche und technische Umsetzung ist eine Anpassung der bestehenden Systeme erforderlich. Anderenfalls können die neuen Formate weder empfangen noch verarbeitet oder gespeichert werden.

Wesentliche Neuerungen durch das Gesetz

Ab dem Jahr 2025 wird das Gesetz eine klare Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Rechnungsformen wie Papierbelegen treffen. Elektronische Rechnungen müssen dann in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm CEN EN 16931 entspricht. Dies schließt die bekannten Formate wie ZUGFeRD und XRechnung ein, die speziell für die Einhaltung dieser Standards entwickelt wurden. Papierbelege, die diese Kriterien nicht erfüllen, werden den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen. Grund genug also, um sich bereits jetzt mit den Neuerungen auseinanderzusetzen.

Die Einführung der E-Rechnung wird in geordneten Phasen vollzogen. Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen verpflichtet, solche Rechnungen empfangen zu können. Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen Papierrechnungen noch versendet werden, allerdings nur, wenn der Empfänger sein Einverständnis gibt. Ab dem Jahr 2027 treten die neuen Vorschriften in Kraft, die zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gelten. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz, diese Regelungen befolgen.

Digitale Rechnungsprozessse sollten nicht kompliziert sein!

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland markiert das Jahr 2011 als Wendepunkt, als die elektronische Form der Rechnungsstellung steuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt wurde. Im Unterschied zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine vollautomatische Bearbeitung, die keinerlei manuelle Eingriffe erfordert. Während traditionelle Rechnungen in Papier- oder PDF-Form lediglich visuelle Darstellungen ohne strukturierte Daten sind, basieren E-Rechnungen auf XML-Formaten. Diese Struktur erlaubt es, dass sie direkt und maschinell verarbeitet werden können.

Die XRechnung, ein spezielles XML-Format ohne visuelle Komponente, wird bereits im Bereich der öffentlichen Aufträge eingesetzt. Im Gegensatz dazu vereint das hybride ZUGFeRD-Format eine XML-Datei mit einem PDF, was dessen Einsatzmöglichkeiten deutlich erweitert. Diese Innovation hat Auswirkungen auf nahezu alle geschäftlichen Transaktionen zwischen Unternehmen sowie im Verkehr mit der öffentlichen Hand. Transaktionen mit Endverbrauchern und Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 250 Euro bleiben jedoch vorerst von diesen Regelungen unberührt.

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen, das sich auf die Lieferung von Bürobedarf spezialisiert hat, erhält von einer städtischen Verwaltung den Auftrag, sämtliche Büros mit neuen Schreibmaterialien auszustatten.

  1. Verwendung von XRechnung:
  • Situation: Da der Kunde eine städtische Verwaltung ist, muss die Rechnung im XRechnung-Format ausgestellt werden. Sie enthält keine visuelle Darstellung und basiert auf XML.
  • Umsetzung: Das Unternehmen erstellt eine elektronische Rechnung im XRechnung-Format, die alle erforderlichen Daten strukturiert und maschinenlesbar enthält. Diese Rechnung wird über ein zentrales Portal der öffentlichen Verwaltung eingereicht.
  1. Verwendung von ZUGFeRD:
  • Situation: Für einen anderen Auftrag liefert dasselbe Unternehmen Büromaterialien an ein großes Privatunternehmen. Dieses bevorzugt Rechnungen im ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus einer XML-Datei für maschinelle Verarbeitung und einem visuellen PDF für die menschliche Überprüfung bietet.
  • Umsetzung: Das Unternehmen stellt eine ZUGFeRD-Rechnung aus. Das PDF-Dokument dient der leichteren Überprüfbarkeit und Archivierung.

Billomat kann Unternehmen wesentlich dabei unterstützen, den Übergang zur E-Rechnung effizient zu gestalten:

  1. Automatisiert Rechnungen schreiben: Billomat ermöglicht die Erstellung von E-Rechnungen in den geforderten Formaten, wie XRechnung oder ZUGFeRD, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vereinfacht. Das beschleunigt den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
  2. Integration in bestehende Systeme: Billomat lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, was die Datensynchronisation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert und den administrativen Aufwand minimiert.
  3. Compliance und Aktualisierung: Die Software wird regelmäßig aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dies stellt sicher, dass Unternehmen stets compliant sind, ohne dass sie selbst fortlaufend Änderungen überwachen müssen.
  4. Kosteneinsparungen: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse mit Billomat können Unternehmen deutliche Einsparungen bei Druck-, Versand- und Archivierungskosten erzielen.
  5. Verbesserte Transparenz und Überwachung: Billomat bietet detaillierte Einblicke in den Status von Rechnungen, was die Transparenz erhöht und es Unternehmen ermöglicht, ihre Finanzströme besser zu überwachen und zu verwalten.
  6. Schnellerer Zahlungseingang: Die elektronische Rechnungsstellung mit Billomat kann die Durchlaufzeit von Rechnungen verringern, was zu schnelleren Zahlungseingängen und einer verbesserten Liquidität führt.


Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bereitet den Weg für die Modernisierung deutscher Geschäftsprozesse. Die Neuregelung fördert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch zur Reduzierung administrativer Lasten bei. Es empfiehlt sich für Unternehmen, frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen zu treffen, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten. Die E-Rechnung ermöglicht Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung und erhöhte Transparenz in der Rechnungsstellung, was sie zu einer unverzichtbaren Innovation in der Geschäftswelt macht.