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Effizienter arbeiten dank Arbeitstagebuch

Gerade für Einzelunternehmer und Freiberufler, aber auch für Arbeitnehmer in Positionen mit Eigenverantwortung stellt die Organisation von Arbeitsabläufen eine große Herausforderung. Besonders die Zeit nimmt im Arbeitsalltag eine herausragende Position ein: um mit möglichst hoher Leistung zu arbeiten gilt es, Zeit zu sparen, zu nutzen und zu gewinnen. Damit Du diesen Anforderungen gerecht werden kannst, bietet das Zeitmanagement hilfreiche Möglichkeiten. Ein besonders wirkungsvolles Werkzeug, das Dir bei der Verbesserung Deiner Arbeitsabläufe helfen kann, ist das Arbeitstagebuch. Wie Du ein Arbeitstagebuch führen, auswerten und nutzen kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

  1. Welchen Nutzen hat ein Arbeitstagebuch?
  2. Wie führst Du ein Arbeitstagebuch?
  3. Wie stellst Du die Analyse für Dein Arbeitstagebuch?
  4. Arbeitstagebuch führen – Wie kann das in der Praxis aussehen?
Arbeitstagebuch
Du wirst mit Deiner Arbeit nie fertig? Dann kannst Du mit einem Arbeitstagebuch prüfen, wo das Problem liegt und entsprechend dagegen vorgehen. (Bild © pixabay.de)

Welchen Nutzen hat ein Arbeitstagebuch?

  • Überblick über die tatsächlichen Arbeitsabläufe
    Das Arbeitstagebuch ist eines der zentralen Werkzeuge im Zeitmanagement. Der Einsatz des Tagebuchs ermöglicht einen Überblick über die Effizienz Deines Arbeitstages. Das Arbeitstagebuch legt offen, wofür Du Deine Zeit nutzt und wie produktiv Du jeden Tag arbeitest. Denn das Arbeitstagebuch erfasst nicht nur Deine produktive Arbeitszeit, sondern auch die Zeit, die Du für Nebenarbeiten und Ablenkungen aufwendest.
  • Information und Analyse über den Ist-Zustand von Arbeitsabläufen
    Nach der Auswertung Deines Tagebuchs erhältst Du wichtige Informationen darüber, wie viele Stunden pro Tag Du tatsächlich für Deine Kernaufgaben aufwendest. Das Arbeitstagebuch stellt Dir eine sehr genaue und realistische Analyse über Deine Arbeit und Deine Zeitplanung. Mit dem Arbeitstagebuch erledigst Du den entscheidenden ersten Schritt, um Deine Effizienz-Rate zu ermitteln und Dein Zeitmanagement zu verbessern.
  • Werkzeug zur aktiven Gestaltung des Arbeitsalltags
    Meist lassen sich Berufstätige nicht nur von ihren Kernaufgaben, sondern auch von den unvorhergesehenen und ungeplanten Aufgaben durch den Arbeitsalltag leiten. Diese passive Haltung führt dazu, dass Du viele Aufgaben an Dich herantragen lässt, die Du nicht eingeplant hast. In der Folge verdrängen die Neben- oder Fremdaufgaben Deine Kernaufgabe und vermindern so Deine Leistungsfähigkeit. Das Arbeitstagebuch versetzt Dich in eine aktive Position, aus der heraus Du die Planung über Deine Tätigkeiten wieder in die Hand nimmst, um sie zu steuern.
  • Motivation und Konzentration
    Ein positiver Nebeneffekt, der mit dem Führen eines Tagebuchs einher geht, ist die Verbesserung der Konzentration und Motivation bei der Arbeit. Denn während Du Dein Arbeitstagebuch führst, legst Du Dir selbst Rechenschaft über Deine Arbeit ab, um Verbesserungen für die Zukunft sicher zu stellen.

Wie führst Du ein Arbeitstagebuch?

Zeitspanne festlegen

Die Möglichkeiten, Dein Arbeitstagebuch zu führen, richten sich nach Deiner Tätigkeit. Das Arbeitstagebuch sollte jedoch immer über einen genau festgelegten Zeitraum hinweg, zusammenhängend und lückenlos in chronologischer Abfolge geführt werden. Sinnvoll ist es zum Beispiel, eine Zeitspanne von zwei Wochen oder einem Monat für das Führen eines Tagebuchs zu bestimmen.

Zeit und Tätigkeit eintragen

Im Grundsatz gilt es, die Zeit, die Du für eine bestimmte Aufgabe benötigst, genau zu notieren. Trage in Dein Arbeitstagebuch ein, welche Arbeit Du in der gemessenen Zeit erledigt hast und notiere auch die Uhrzeiten. Zur Ermittlung der Zeiten kannst Du entweder eine Stoppuhr einsetzen, um jede Tätigkeit genau zu bemessen. Alternativ kannst du aber auch einen Wecker im Abstand von jeweils einer viertel oder halben Stunde klingeln lassen und bei jedem Klingeln Deine gerade ausgeübte Tätigkeit eintragen.

Sorgfalt aufrecht erhalten

Während der Zeitspanne, in der Du Dein Arbeitstagebuch führst, solltest Du Deine Eintragungen sehr konsequent erledigen. Denn das Führen eines Tagebuchs während der Arbeitszeit erfordert sehr viel Aufmerksamkeit und Deine besondere Sorgfalt. Du wirst täglich zwischen 50 bis 100 Einträge in Dein Arbeitstagebuch vornehmen. Achte daher besonders darauf, Deine Einträge innerhalb der Zeitspanne, die Du für Dein Arbeitstagebuch vorgesehen hast, ohne Ausfälle und Unterbrechungen sowie in nachvollziehbarer Form auszuführen. 

Zwischenanalysen vornehmen

In der Anfangsphase Deines Arbeitstagebuchs lohnt es sich, einen ersten Überblick zu schaffen, indem Du Deine Einträge in Kategorien zusammen fasst. Auf diese Weise kannst Du abschätzen, wie viel Zeit Du für welche Aufgaben aufgewendet hast, um erste Korrekturen einzuführen. Die restliche Zeitspanne, in der Du Dein Arbeitstagebuch weiterhin führst deckt dann auf, inwieweit die ersten Korrekturen erfolgreich waren.

Wie stellst Du die Analyse für Dein Arbeitstagebuch?

Zeit und Tätigkeiten ermitteln

Bei der Analyse Deines Tagebuchs fasst Du die verschiedenen Tätigkeiten zusammen und ermittelst die Zeit, die Du für deren Erledigung aufgewendet hast. Da Du Dein Arbeitstagebuch über eine längere Zeitspanne hinweg geführt hast, erhältst Du Mittelwerte, die Ausnahmen abflachen. 

Tätigkeiten in Kategorien aufteilen

Teile die Tätigkeiten in Kategorien auf, die Du selbst bestimmst. Zum Beispiel kannst Du Kernaufgaben von untergeordneten Aufgaben, von Meetings oder Kommunikation sowie von privaten Tätigkeiten trennen. Vielleicht musst Du Kundenakquise, E-Mail-Verkehr, eingehende Telefonate oder Verwaltungstätigkeiten unterscheiden. Bei der Auswertung wirst Du erkennen, welche Tätigkeiten Du während Deiner Arbeitszeit erledigst und wie viel Zeit Du hierfür jeweils aufwendest. 

Effizienz-Rate ermitteln

Die Effizienz-Rate erteilt Dir Auskunft darüber, wie wirkungsvoll und leistungsstark Du Deine Arbeit während der Zeitspanne der Tagebucheinträge gestaltet hast. Zur Ermittlung der Effizienz-Rate teilst Du die ermittelte Zeit, die Du tatsächlich für Deine Kernaufgaben und notwendige Nebenaufgaben aufgewendet hast, durch Deine Gesamtarbeitszeit. Zu den Kern- und Nebenaufgaben Deiner Tätigkeit gehören ausschließlich diejenigen Arbeiten, mit denen Du Dein Geld verdienst oder für die Du Dein Gehalt erhältst. Nach Deiner Rechnung erhältst Du jeweils einen Wert für Deine Kernaufgaben und einen weiteren Wert für Nebenaufgaben. Zum Beispiel kann Deine Effizienz-Rate für die Kernaufgaben 40 Prozent und für die Nebenaufgaben 10 Prozent betragen. 

Auswertung – Gegenüberstellung produktive Arbeits- und Gesamtarbeitszeit

Die beiden Werte für die Kernarbeit und Nebenarbeit zeigen Dir an, wie leistungsstark Du Deinen Arbeitsalltag organisierst. Um eine sinnvolle Auswertung Deiner Arbeit zu erhalten gilt es im nächsten Schritt, das Verhältnis Deiner tatsächlich geleisteten Arbeit zu Deiner Gesamtarbeitszeit zu ermitteln. Hierfür zählst Du die beiden Werte für Kern- und Nebenaufgaben zusammen. Zum Beispiel erhältst Du danach eine Effizienz-Rate von 50 Prozent für Deine produktive Arbeit. Das bedeutet, dass Du bei einem Arbeitstag von acht Stunden nur vier Stunden effektiv arbeitest. 

Gegenüberstellung Kernaufgaben und Nebenaufgaben – die Auswertung

Danach vergleichst Du die beiden Werte für Kern- und Nebenaufgaben. Für eine wirkungsvolle Nutzung Deiner Arbeitszeit sollte der Wert für die Kernaufgaben sehr viel höher ausfallen als für die Nebenaufgaben. Entspricht das Verhältnis zwischen den beiden Aufgabenbereichen nicht Deiner Planung, dann kannst Du Korrekturen einleiten.

Konsequenzen ziehen – Analyse des Arbeitstagebuchs nutzen

Nachdem Du Deine Effizienz-Rate anhand des Verhältnisses Deiner produktiven Arbeitszeit zur Gesamtarbeitszeit ermittelt hast, verfügst Du über die entscheidenden Informationen, um Korrekturen in Deinem Zeitmanagement durchzuführen. Die Auswertung Deines Arbeitstagebuches sollte in jedem Fall dazu führen, dass Du Deine Aufgaben gemäß ihren erforderlichen Prioritäten zusammen fasst und neue Termine sowie realistische Zeitspannen für deren Erledigung bestimmst.

Entspricht das Verhältnis zwischen Kern- und Nebenarbeitszeit zum Beispiel nicht Deinen Planungen, dann kannst Du Deine Nebenarbeiten anders organisieren. Hierfür kannst Du beispielsweise für notwendige Verwaltungsaufgaben einen festen Termin bestimmen, um deren Erledigung zu straffen. Fällt Deine Gesamt-Effizienz-Rate unerfreulich niedrig aus, dann gilt es, Tätigkeiten, die nicht zur produktiven Arbeit gehören, aus Deinem Arbeitsumfeld zu entfernen. Das kann zum Beispiel geschehen, indem Du private Telefonate oder E-Mail-Anfragen während Deiner Arbeitszeit nicht beantwortest.

Arbeitstagebuch führen – Wie kann das in der Praxis aussehen?

Notiere Dir zwei Wochen lang an jedem Arbeitstag, womit Du Dich beschäftigt hast und wie viel Zeit Du für welche Aufgaben aufgewendet hast. Bei der Erfassung Deiner Daten kann Dir ein Zeiterfassungstool am PC oder das Smartphone behilflich sein. Alternativ kannst Du Deine Notizen aber auch auf einem Zettel oder in einem Jahreskalender eintragen, der viel Platz pro Arbeitstag bereit stellt.

Nach Ablauf der Zeitspanne von 14 Tagen kannst Du erkennen, wie viele und welche Ablenkungen in Deinem Arbeitsalltag für Unterbrechungen Deiner Arbeit verantwortlich waren. Statt 5 Stunden am Projekt zu arbeiten und danach noch eine Stunde Rechnungen zu schreiben, hast Du vielleicht 40 Minuten mit einem Kunden telefoniert, warst anderthalb Stunden in Sozialen Netzwerken unterwegs, hast eine Rückfrage deiner Steuerberaterin beantwortet (10 min.) und dafür nach einem Beleg gesucht (10 min.). Vielleicht hast Du die drei geplanten Akquiseanrufe geschafft, aber anstatt nur einer Stunde dafür eineinhalb Stunden benötigt. Auch für die Erstellung Deiner Rechnungen hast Du längere Zeit aufgewendet, als vorab eingeplant. Vielleicht hast Du danach die Blumen im Büro gegossen und den Boden gesaugt und schließlich noch 2,5 Stunden an dem Projekt weitergearbeitet, obwohl dieses oberste Priorität hat. Denn für die kommende Woche wurde der Abgabetermin vereinbart.

Deinem Arbeitstagebuch kannst Du nun genau entnehmen, wie Du Deinen Arbeitsalltag tatsächlich gestaltet hast. Daraus kannst du abmessen, wie weit Deine tatsächliche Tätigkeit von Deiner Planung in den vergangenen zwei Wochen abgewichen ist. Nun kannst Du handeln und die nötigen Korrekturen in Deiner Arbeitsplanung vornehmen. 

Prioritäten setzen – Kern-, Neben- und Fremdaufgaben

Bevor Du Deine Korrekturen umsetzt, gilt es, diese eindeutig festzustellen, indem Du Dein Arbeitstagebuch auswertest. Hierfür kannst Du vier farbige Stifte einsetzen. Mit ihnen markierst du sämtliche Tätigkeiten, die Du in Dein Arbeitstagebuch eingetragen hast. 

  • Die erste Farbe markiert die Kernaufgaben
    Kernaufgaben bezeichnen die Aufgaben, die Du unbedingt selbst erledigen musst. Sie haben in Deinem Tätigkeitsbereich absolute Priorität. Dazu kann zum Beispiel eine Projektarbeit, ein Auftrag oder ein Kundenservice gehören.
  • Die zweite Farbe markiert die Nebenaufgaben
    Zu den Nebenaufgaben gehören untergeordnete Tätigkeiten, die die Kernaufgaben begleiten. Nebenaufgaben musst Du zwar selbst erledigen, aber zugleich auch den Kernaufgaben nachstellen und unterordnen. Zu den Nebenaufgaben zählen zum Beispiel die Beschaffung von Informationen, Unterlagen oder Materialien, aber auch die notwendige Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten.
  • Die dritte Farbe markiert Aufgaben, die Du delegieren kannst
    Aufgaben, die Du in bestimmten Fällen delegieren kannst, gehören in die dritte Kategorie. Manchmal erledigen wir diese untergeordneten Aufgaben, um uns von der Kernaufgabe abzulenken oder um neue Struktur in unseren Arbeitsalltag zu bringen. Doch diese Aufgaben gehören meist nicht zu unserem unmittelbaren Tätigkeitsbereich. Entweder Du delegierst diese Aufgaben gezielt an andere Personen oder Du bestimmst einen genauen Termin mit eingegrenzter Zeitspanne, an dem Du diese erledigst.
  • Die vierte Farbe markiert Fremdaufgaben
    Die vierte Kategorie der erledigten Tätigkeiten gehören nicht in Deinen Aufgabenbereich. Entweder Du arbeitest in einem Team, in dem diese Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich eines Kollegen fallen. Oder diese Tätigkeiten gehören in den Privatbereich, wie zum Beispiel private Anrufe, persönliche E-Mails oder die Unterhaltung mit Kollegen.

Wie ziehst Du Konsequenzen aus dem Praxisbeispiel?

Nachdem Du durch die Auswertung Deines Arbeitstagebuchs die Kernaufgaben von den Nebenaufgaben, sowie von den zu delegierenden Tätigkeiten getrennt hast, kannst Du erkennen, wie viel Zeit Du für jeden Bereich aufgewendet hast und entsprechend handeln:

  • Im ersten Schritt kannst Du nun die entsprechenden Aufgaben delegieren oder andere Termine für deren Erledigung bestimmen und die Fremdaufgaben aus Deinem Arbeitsalltag streichen.
  • Danach kannst Du dafür sorgen, dass Du die Kernaufgaben von den Nebenaufgaben trennst. Zum Beispiel kannst Du hierbei für die Erledigung von Nebenaufgaben genaue Termine und Zeitspannen bestimmen. Um die Nebenaufgaben konsequent auf Deine neu festgelegten Termine zu verlegen gilt es, sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen, damit sich diese Aufgaben nicht in Deine Zeit für die Erledigung der Kernarbeit drängen. Wirkungsvolle Mittel hierfür sind zum Beispiel das Schließen des E-Mail Programms, das Schließen Deiner Bürotür oder das Abstellen des Telefons.
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