Effizienter arbeiten dank Automatisierung

Dank fortschreitender Technik können Unternehmen inzwischen zahlreiche Prozesse, die bisher manuell umgesetzt werden mussten, durch Automatisierung vereinfachen. Der Effekt der Automatisierung liegt nicht vordergründig in der Einsparung von Arbeitsplätzen, sondern vielmehr in der Verlagerung von Aufgaben und deren Umsetzung. Mitarbeiter, die bislang mit der manuellen Umsetzung ihrer Aufgaben betraut waren, sind für andere Aufgaben verfügbar, während zugleich andere Arbeitsbereiche im Zuge der Automatisierung entstehen. Ziel der Automatisierung ist vorrangig die Beschleunigung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen, um die Effizienz in Unternehmen zu verbessern.

Wie wirkt sich die Automatisierung auf den Markt aus?

Die Automatisierung innerhalb eines Unternehmens verbessert nicht nur die Prozessabläufe und Wirtschaftlichkeit des eigenen Betriebs. Sie übt auch Druck auf die Konkurrenz innerhalb derselben Branche aus, die andere Unternehmen in den Zugzwang bringt, mit dem Vorsprung durch neue Standards mitzuhalten und die eigene Automatisierung voranzutreiben. Somit löst die fortschreitende Automatisierung eine Kettenreaktion auf dem Markt aus, die Unternehmen, die in ihrer Automatisierung hinterherhinken, konkurrenzunfähig zurücklässt und langfristig abhängt. 

Was bringt die Automatisierung?

Unternehmen stehen in der Regel unter einem fortlaufenden Wettbewerbsdruck, der sie dazu zwingt, ihre Effizienz zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen sie stets alle ihre Arbeitsprozesse innerhalb des Betriebs daraufhin überprüfen, ob es Möglichkeiten zur Beschleunigung bei gleichzeitiger Kostensenkung gibt. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen bietet sich für die Erreichung dieser Ziele an. Denn die Kosten für wiederholbare einfache Aufgaben, die eine geringe Qualifikation erfordern, liegen bei Einsatz eines Mitarbeiters oftmals höher als ihr messbarer Nutzen. Gerade in der Administration als Betriebsbereich, der nicht unmittelbar an der Erwirtschaftung von Erträgen beteiligt ist, fallen viele Kosten an, die die Rentabilität eines Betriebs senken. Und gerade für die Administration stehen zahlreiche Instrumente für die Automatisierung bereit.

Automatisierung – Welche Arbeitsabläufe kannst Du automatisieren?

Grundsätzlich können alle Arbeitsprozesse innerhalb eines Betriebs automatisiert werden, für die Tools verfügbar oder Anwendungen programmierbar sind. Das gilt primär für alle Abläufe, in denen Daten und Dokumente erstellt und verarbeitet werden und die sich laufend mit den gleichen oder ähnlichen Anforderungen wiederholen, wie zum Beispiel im

• E-Mail-Marketing
• Projektmanagement
• Buchführung
• Buchhaltung
• Kundenkommunikation
• Steuererklärung
• Hybride Arbeitsprozesse
• und viele mehr

Welche Vorteile hat die Automatisierung für Unternehmen?

Innerhalb eines Unternehmens bieten sich zahlreiche Prozesse, die sich für die Automatisierung eignen. So kann die Automatisierung im Einkauf, in der Verwaltung bis hin zur Personalabteilung erfolgreich Arbeiten vereinfachen und den Arbeitsaufwand verringern. Mit der Automatisierung geht nicht nur eine Beschleunigung und Kostensenkung einher, sondern auch eine Verbesserung der Effizienz. Denn die Automatisierung kann Daten für einen generellen Zugriff innerhalb des Betriebs bereitstellen, sodass ein breites Feld an Mitarbeitern zu jeder Zeit in die Bearbeitung von Dokumenten einbezogen werden kann. Zudem sorgt die Automatisierung für einen stabilen Qualitätsstandard, der zusätzliche Anforderungen minimiert. Die Beschleunigung der Prozessabläufe dient nicht nur dem Unternehmen intern, sondern verbessert auch die Außenkommunikation.

Zu den zentralen Vorteilen der Automatisierung von Arbeitsprozessen innerhalb eines Betriebes gehören zum Beispiel:

Optimierung im Kosten-Nutzen-Verhältnis

Die Automatisierung von Arbeitsprozessen mit ihrer Beschleunigung von Arbeitsprozessen führt zu einer Optimierung im Kosten-Nutzen-Verhältnis. Durch den Einsatz technischer Mittel können Deine Mitarbeiter mehr Arbeiten innerhalb von kürzerer Zeit erledigen. So können Unternehmen ihre Produktivität bei gleichbleibender Arbeitszeit erheblich steigern. Weiterhin kann die Arbeitskraft von vorhandenen Mitarbeitern für andere betriebliche Bereiche produktiv eingesetzt werden. Im Ergebnis können Betriebe durch die Automatisierung ihre Produktivität bei gleichbleibenden Kosten steigern.

Minimierung der Fehleranfälligkeit

Monotone und stets wiederkehrende Arbeitsabläufe gehen auch bei geringer Anforderung an die Kompetenzen des Mitarbeiters mit Ermüdung einher und ziehen damit eine erhöhte Fehleranfälligkeit nach sich. Zudem sind meist gerade die anspruchslosen Aufgaben diejenigen, die die Konzentration absenken und somit zu Bedienungs- oder Bearbeitungsfehlern führen. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter in einen gemeinsamen Arbeitsprozess eingebunden sind, führt mangelhafte Kommunikation oftmals zu Fehlern in der Ausführung. Automatisierte Prozesse hingegen unterliegen keinen menschlich bedingten Schwankungen und zeichnen sich damit durch eine zuverlässige Stabilität bei gleichbleibender Qualität aus.

Serviceorientierung

Unternehmen, die dank ihrer automatisierten Prozessabläufe ihre Produktion, ihre Administration oder ihren Service beschleunigen und Standards stabilisieren, profitieren von einer hohen Zustimmung bei ihren Kunden. Denn eine zuverlässige und professionelle Abwicklung vom Einkauf bis hin zum Service ist ein Qualitätsmerkmal, das die Kundenzufriedenheit sicherstellt und die Kundenbindung gewährleistet.

Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Der Gesetzgeber hat das wirtschaftliche Handeln von Unternehmen mit zahlreichen Regeln belegt, die im betrieblichen Alltag zu berücksichtigen sind. Zu den alltäglichen gesetzlichen Anforderungen, die durch verschiedene Gesetzbücher, wie das Handelsgesetzbuch HGB, das Umsatzsteuergesetz UStG oder das Bürgerliche Gesetzbuch BGB vorgegeben werden, gehören zum Beispiel

• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoB
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD
• EU-Datenschutzrichtlinie DSGVO
• Rechnungslegung
• Archivierung
• Pflichtangaben in der Rechnung
• Erstellung von EÜR
• Doppelte Buchführung
• Bilanzierung
• Kontenführung
• und viele mehr.

Automatisierung gewährleistet die Rechtssicherheit

Gut ausgebildete Mitarbeiter kennen alle diese Vorschriften und sind in der Lage, sie auch professionell umzusetzen. Dennoch können jederzeit Fehler passieren, die rechtliche Konsequenzen oder zumindest sehr viel Arbeitsaufwand nach sich ziehen. Eine Automatisierung von betroffenen Arbeitsprozessen gewährleistet nicht nur Rechtssicherheit und sorgt damit für Entlastung von Mitarbeitern. Sie ermöglicht es zudem, dass auch Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse Arbeiten, die rechtlichen Vorgaben unterliegen, ausführen können, da die Automatisierung diese berücksichtigt. Zum Beispiel schreibt die DSGVO den Schutz personenbezogener Daten vor, sodass Unternehmen Daten und Informationen zu ihren Kunden verschlüsseln und so für Dritte unkenntlich machen müssen. Die gesetzliche Anforderung geht mit einem hohen Zeitaufwand her, denn der Schutz der Daten muss genau so durchgeführt werden, wie die Verordnung es vorgibt. Gerade für solche Prozesse bietet sich eine Automatisierung in besonderem Maße an, denn diese sorgt nicht nur für eine erhebliche Zeiteinsparung, sondern auch für Rechtssicherheit in einem sensiblen Bereich. 

Erhöhung der Flexibilität

Da sich der Markt ständig neuen Veränderungen stellen muss, fordert er Unternehmen zu stetiger Anpassung bei hoher Flexibilität heraus. Unternehmen müssen sich stets auf neue technische Entwicklungen einstellen, die zwar einerseits durchaus viele Verbesserungen mit sich bringen können, andererseits aber die fortlaufende Bereitschaft und Anstrengung erfordern, mit dem Fortschritt mitzugehen. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen verbessert die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen, denn sie stellt die Grundvoraussetzung, auf der technische Neuerungen aufgebaut werden können. Denn indem die Automatisierung für eine Beschleunigung und optimale Organisation von Arbeitsprozessen sorgt, können Unternehmen auch schneller reagieren und die Zeit für notwendige Änderungen in ihren Betriebsabläufen verkürzen. Auch zukünftige Planungen von Betriebsprozessen erleichtert die Automatisierung, indem sie den Überblick optimiert und Transparenz schafft.

Welche Tools für die Automatisierung machen das Leben leichter?

Zahlreiche intelligente Tools für verschiedene Arbeitsbereiche haben die Arbeit durch Automatisierung bereits verändert und so Arbeitskraft für produktive Bereiche freigesetzt. Einige Beispiele aus der Arbeitswelt stellen wir Dir nachfolgend vor.

Buchhaltungsprofis – am Beispiel Billomat

Die Buchhaltungssoftware Billomat sorgt für eine rechtssichere Automatisierung der gesamten Buchhaltung, die in einer Cloud gespeichert wird. Die professionelle Software bietet eine vollständige Fakturierung, die Verwaltung sämtlicher Stammdaten sowie multiple Zugänge für mehrere Nutzer. Die Funktionen der Software umfassen:

• Rechnungsprogramm
  Das Programm stellt Vorlagen zur Verfügung, die Du mit Deinem Firmenlogo und weiteren Daten individuell ausgestalten kannst. Da die Vorlagen alle Pflichtangaben enthalten, ist die Rechtssicherheit Deiner Dokumente gewährleistet.
• Abo-Rechnung mit automatisierter Rechnungsstellung
  Immer wiederkehrende Rechnungen mit gleichen Positionen und Beträgen erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch in den zeitlichen Abständen und weiteren Parametern, die Du vorher einstellst.
• Auftragsabwicklung
  Die zur Auftragsabwicklung gehörenden Dokumente erstellt die Billomat Software automatisch, indem sie auf das Ursprungsdokument im Angebot zurückgreift. Aus dem Angebotsdokument generiert die Software automatisch Lieferscheine, Rechnung und sämtliche weitere Dokumente des Forderungsmanagements.
• Mahnwesen
  Die Billomat Rechnungssoftware übernimmt das komplette Mahnwesen automatisch. Dank einer Verbindung zu Deinem Bankkonto überwacht Billomat die Zahlungseingänge Deiner Kunden, die sie der passenden offenen Forderung zuweist. Kommt eine Zahlung in Verzug, kannst Du in der Software aus der Ursprungsrechnung eine Mahnung erstellen und sie an Deinen Kunden versenden. Dabei kannst Du die Mahnstufen und Mahngebühren vorher definieren.
• Import und Verwaltung von Eingangsrechnungen
  Bei eingehenden Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern profitierst Du von der automatischen Texterkennung, die die Verwaltung und Organisation der Dokumente erleichtert.
• Digitales Belegmanagement mit automatischer Belegerkennung
  Mit der Billomat App kannst Du Belege einscannen und digitalisieren, um sie danach in den passenden Ordner Deiner Buchhaltung hochzuladen. Die Software legt den Beleg ab und verbucht ihn automatisch.
• CRM und Inventar
  Die Buchhaltungssoftware Billomat stellt eine Verwaltung der Stammdaten mit Artikeln und Dienstleistungen sowie Kunden und Lieferanten sicher, um zu jeder Zeit einen ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Eine Zuordnung neuer Dokumente zum passenden Kunden oder Lieferanten erledigt die Software automatisch.
• Banking mit automatischem Zahlungsabgleich
  Die Buchhaltungssoftware Billomat gleicht automatisch die Bewegungen auf Deinem Konto ab und stellt Dir eine Übersicht aller Transaktionen online zur Verfügung.
• Finanzierung mit Factoring, Finetrading und Leasing
  In Verbindung mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst Du auch Dein Rechnungsmanagement durch die Nutzung von aifinyo Factoring automatisieren.
• Erstellung der EÜR
  Die Einnahmenüberschussrechnung erstellt Billomat nach der Eingabe einiger zentraler Parameter automatisch.
• DATEV Buchungsdatenservice
  Das Buchhaltungsprogramm Billomat verfügt über eine DATEV Schnittstelle, die Deine Buchhaltung mit Deinem Steuerberater verbindet und einen automatischen Datentransfer ermöglicht.
• Steuerberaterzugang
  Die Software stellt die Möglichkeit bereit, dem Steuerberater einen automatischen Zugang mit Zugriffsrecht auf Deine Buchhaltungsdaten zu erlauben.
• Länderspezifikation
  Befindet sich der Firmensitz des Anwenders im Ausland kann die Länderspezifikation von Billomat in Anspruch genommen werden. Das Buchhaltungsprogramm Billomat passt die Buchhaltung mit Steuersätzen und spezifischen Kriterien des Landes mit Firmensitz automatisch in der Buchhaltung an.

E-Mail-Marketing – HubSpot unter der Lupe

Das E-Mail-Marketing ist eines der zentralen Instrumente für Marketingmaßnahmen von Unternehmen, das nicht nur kostengünstig ist, sondern auch für eine stabile Kundenbindung sorgt. Unternehmen, die E-Mail-Marketing einsetzen, sollten darauf achten, ihre Informationen durch attraktive Inhalte und Gestaltung positiv an den Kunden zu vermitteln. Dabei gilt es, sich auf die Erwartungen und Anforderungen des Kunden unaufgefordert einzustellen, damit dieser auch bereit ist, sich mit der Nachricht zu befassen. Neben vielen weiteren Anbietern stellt HubSpot eine kostenlose Software für das E-Mail-Marketing zur Verfügung und bietet weitere zusätzliche Funktionen, die kostenpflichtig erhältlich sind.

Welche Vorzüge bietet HubSpot?

Die große Stärke von HubSpot liegt in seiner Bedienerfreundlichkeit. Die Bedienung, die mit Drag-und-Drop erfolgt, ermöglicht die Erstellung von ganzen E-Mail-Marketingkampagnen mit professioneller Gestaltung. Hierfür stellt das Programm E-Mail-Vorlagen aus der eigenen, gut ausgestatteten Bibliothek zur Verfügung. Daneben haben Anwender die Möglichkeit, eigene Vorlagen für ihre Kampagnen zu entwerfen und zu gestalten. Das Programm stellt auch eine Auswertung hinsichtlich Qualität und Erfolg bereit, die über eigene Funktionen und Dashboards übersichtlich dargestellt werden. Aufgrund der Auswertung haben Nutzer die Möglichkeit, ihre E-Mail-Kampagnen zu bewerten und im gegebenen Fall zu optimieren.

Wie funktioniert HubSpot?

Anwender benötigen für den Einsatz von HubSpot keine Vorkenntnisse in HTML-Programmierung, CSS-Dateien oder Workflows, um ihre E-Mail-Marketingkampagnen mit dem Programm zu erstellen. Mit Funktionen wie Personalisierungs-Token, Marketing-Analytics, Autoresponder und Segmentierung sorgt die Software HubSpot trotz einfacher Bedienbarkeit für professionelles E-Mail-Marketing.

Automatisierung des Projektmanagements – Hilfe fürs Team

Um Projekte im Team zu realisieren stehen insbesondere Kompetenzen in Organisation und Koordination im Fokus. Die Herausforderung ist mit Unterstützung einer professionellen Software für das Projektmanagement sehr viel einfacher zu bewältigen. Projektmanagement-Tools unterstützen ihre Anwender bei der Umsetzung von Projekten, indem sie Organisation und Koordination automatisieren. Zentrale Funktionen einer professionellen Projektmanagement-Software sind neben weiteren:

• Aufgabendokumentation
• Zeiterfassung
• Terminplanung
• Zusammenarbeit
• Reporting
• Freigabe

Projektmanagement-Tools – Die Helfer fürs Team

Im Fokus einer Projektentwicklung mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools stehen Transparenz und Flexibilität. Im Zentrum der Software steht daher das sogenannte Kanban-Board, das den Fortschritt eines Projekts, seine Aufgabenverteilung und Mitarbeiter in einem Überblick dokumentiert und für alle Beteiligten bereitstellt.

Auf dem Markt werden zahlreiche Projektmanagement-Tools angeboten, einige von denen stellen wir für Dich vor.

monday.com

monday.com ist eine Software mit intuitiver Bedienbarkeit, die individuell angepasst werden kann. Für Planung, Zeiterfassung, Zusammenarbeit und Bericht liegen verschiedene Vorlagen zur Auswahl bereit. Die Entwicklung der Projektarbeit wird mit Hilfe eines übersichtlichen Boards angezeigt. Die Software bietet die Automatisierung zahlreicher Arbeitsprozesse innerhalb der Projektentwicklung. monday.com ist in weitere Apps, wie zum Beispiel Google Drive, Dropbox oder Trello integrierbar.

Trello

Das Projektmanagement-Tool Trello ist webbasiert und visualisiert Arbeitsabläufe auf einfache Art mit Hilfe von Boards, Listen und Karten. Dabei stellt es seine Projekte in Listen dar, notiert Aufgaben auf Karten und verteilt diese an beteiligte Mitarbeiter. Die Karten können per Drag-and-Drop durch die Mitarbeiter verschoben, kommentiert und ergänzt werden. Die einfache optische Aufbereitung erfordert bei der Bedienung keine Vorkenntnisse, erklärt sich von selbst und spricht damit für die Bedienerfreundlichkeit des Tools. Die Basisversion von Trello ist kostenfrei erhältlich. Werden zusätzliche Funktionen benötigt, können diese in der kostenpflichtigen Pro-Version genutzt werden.

Asana

Das Projektmanagement-Tool Asana gehört zu den bekanntesten Apps für die Steuerung von Projekten. Das Kanban-Board ist in Listenform aufgebaut und sorgt für eine einfache Darstellung. Gleichzeitig ermöglicht die Gestaltung des Boards aber auch die Aufbereitung von detaillierten Informationen zum Projekt. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Zahlreiche Funktionen wie zum Beispiel chronologische Checklisten, Timelines und die Verwaltung von E-Mails und weiteren Dateien ermöglichen eine gut funktionierende Teamarbeit auch bei komplexen Projekten. Asana ist in andere weit verbreitete Apps, wie zum Beispiel Google Drive, Dropbox oder Slack integrierbar. Die kostenlose Software ermöglicht die gleichzeitige Nutzung von 15 Anwendern. Für größere Projekte mit noch mehr Teammitgliedern steht die kostenpflichtige Version von Asana bereit.

Hive

Die Software Hive wird für das Projektmanagement von namhaften Unternehmen wie Google oder Starbucks eingesetzt. Das Tool Hive sorgt für Transparenz und bietet verschiedene Analyse-Möglichkeiten sowie die Integration in zahlreiche weitere Apps. Die Software Hive ist kostenpflichtig, während zusätzliche Funktionen mit einem Aufpreis zu erhalten sind. Wer Hive als Einzelperson nutzt, erhält das Tool kostenfrei.

Automatisierung der Kommunikation – Plaudern mit Chatbots

Chatbots sind Anwendungen, die mit Hilfe künstlicher Intelligenz die Kommunikation zwischen App und Menschen in natürlicher Sprache automatisch realisieren. Im Zuge der Kommunikation können Anwender an den Chatbot Fragen richten, die entweder per Audio oder per Text eingegeben werden, auf die das Tool in natürlicher Sprache antwortet. Neben dem Chatbot gibt es auch den Konversiationsagent oder den virtuellen Assistenten, die sich nach den Anforderungen unterscheiden, die an sie gestellt werden. Während der Chatbot einfache Unterhaltungen bewältigt, kann der Konversationsagent höhere Ansprüche an Kommunikation leisten.

Welchen Nutzen haben Chatbots?

Mit Chatbots können Unternehmen Prozesse der Kommunikation automatisieren und so Zeit und Geld einsparen. Der Einsatz von Chatbots ist immer dann sinnvoll, wenn zum Beispiel Kunden nicht mit Text, sondern mit natürlicher Sprache kommunizieren möchten und wenn die Inhalte der Konversation auf einfache Themengebiete beschränkt sind.

Wo liegen die Einsatzbereiche von Chatbots?

Chatbots können in zahlreichen Bereichen von Unternehmen sinnvolle Dienste leisten, wie zum Beispiel:

• Produktempfehlungen
  Chatbots können Nutzern von Onlineshops oder von Unternehmens-Websites auf Basis individueller Parameter konkrete Produkte anbieten.
• Kundenservice
  Durch die Fähigkeit der Kommunikation, die über die reine Information hinausgeht, können Chatbots auf Wünsche und Anforderungen ihrer Gesprächspartner konkret eingehen, um dadurch die Servicequalität zu verbessern.
• Buchungsservice
  Überall dort, wo Anwender Buchungen online vornehmen, können Chatbots hilfreiche Informationen zu konkreten Eingaben liefern, um die Abwicklung für den Kunden zu erleichtern.
• Administration in Unternehmen
  In der Administration von Unternehmen entstehen oftmals Fragen, die nicht unmittelbar kommunizierbar sind. Ergeben sich zum Beispiel abteilungsübergreifend Fragen, die nicht persönlich geklärt werden können, kann die Informationsübermittlung mit Hilfe von Chatbots automatisiert werden.

Welche Chatbot-Tools gibt es? – Eine kleine Auswahl

• ChatBot
  Die App ChatBot bietet die Funktionen Live Chat und Helpdesk und kann vielseitig integriert werden, zum Beispiel auf Websites, WordPress, Facebook, Shopify, LiveChat, Helpdesk und vielen mehr. Der Einsatz ist vielfältig, während die Bedienung einfach ist. Das Tool kann durch Künstliche Intelligenz dazu lernen, ist allerdings nicht günstig zu haben.
• Flow
  In der Chatbot App Flow sind die Funktionen Chatbot, Live Chat und automatisierte Workflows enthalten. Die Software funktioniert auf Websites, Whatsapp, Telegram, Facebook, Slack, Twilio SMS und Sandbox Bot. Sie funktioniert sehr vielseitig und ist in der Lage, mit weiteren Apps zu interagieren. Die preiswerte Software ist am Anfang sogar kostenlos. Die Bedienung ist nicht ganz einfach.
• TIDIO
  Das Chatbot-Tool TIDIO verfügt über die Funktionen Chatbot, Live Chat und bietet ein Ticketsystem. Der Einsatz erfolgt auf Websites, WordPress, im eCommerce, sowie auf Shopify, Facebook, Instagram und weiteren Kommunikationsplattformen. TIDIO zeichnet sich durch die Optimierung von eCommerce aus und bietet neben zahlreichen Vorlagen zur Einrichtung des Chatbots Analysen und eine problemlose Integration. Der Basis-Account ist kostenfrei.