Einarbeitung neuer Mitarbeiter: die Checkliste

Um Neuzugänge in der Firma nicht ins kalte Wasser zu werfen, sollten Unternehmen darauf achten, für eine gründliche Einarbeitung neuer Kollegen zu sorgen. Denn Unternehmen, die sich für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ausreichend Zeit nehmen, leisten eine wertvolle Investition innerhalb ihres Betriebs. Hier findest Du unsere Checkliste für Deinen Einarbeitungsplan.

Vorbereitung auf das neue Teammitglied

Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Team integriert werden soll, dann sollte der Arbeitsplatz schon am ersten Tag voll einsatzbereit sein. Daher solltest Du Vorbereitungen treffen, dass Stuhl, Schreibtisch, PC, Passwörter, Telefonnummer, Telefon, Arbeitsgerät, Laborplatz, Mitarbeiterausweis oder andere erforderliche Arbeitsmaterialien bereit stehen. Denn ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz ist nicht nur Teil eines respektvollen Umgangs. Er kann auch für einen freundlichen Empfang im neuen Team sorgen. Eine ausreichend vorbereitete Arbeitsumgebung mit der Bereitstellung sämtlicher Arbeitsmittel stellt die Voraussetzung, dass Du Dich auf die inhaltliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter konzentrieren kannst.

Checkliste: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Wer einen neuen Job antritt, der sieht sich zunächst mit einer Fülle an Informationen konfrontiert. Neben zahlreichen neuen Namen, die sich der neue Mitarbeiter merken muss, lernt er auch unterschiedliche Arbeitsabläufe kennen. Da es am Anfang sehr viele Fragen zu beantworten gibt, solltest Du dafür Sorge tragen, dass ein großer Teil der nötigen Informationen bereits zusammengestellt wurde und leicht einsehbar ist.

Was solltest Du vorher bedenken?

• Zuständigkeit klären: Wer übernimmt die Einarbeitung?
• Informationsmaterialien und wichtige Unterlagen für das neue Teammitglied zusammenstellen: Große Unternehmen haben Broschüren für neue Mitarbeiter, in denen Rechte und Pflichten, Gepflogenheiten und Abläufe beschrieben sind. Auch das Leitbild des Unternehmens wird darin gegebenenfalls vorgestellt. Unternehmen, die über keine Broschüre verfügen, können zum Beispiel in einer Mappe Organigramm, Grundsätze und Arbeitsordnung sowie weitere firmeninterne Regelungen zusammenstellen. Auch eine Mitarbeiterzeitschrift und aktuelle Unternehmenspräsentationen sind für neue Mitarbeiter interessant.
• Firmenrundgang: Vor der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte ein Rundgang durch die Firma mit Vorstellungsrunde gemacht werden. So haben alle das neue Gesicht schon einmal gesehen und wissen, dass hier jemand ist, der sich in der ersten Zeit vielleicht mal im Gebäude verläuft oder grundsätzliche Fragen hat. Erwarte nicht, dass sich der neue Mitarbeiter sofort ein paar Dutzend Namen merken kann.
• Orientierung schaffen: Zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter gehört auch, so alltägliche Dinge wie die Schließanlage zu erklären: Wofür ist welcher Schlüssel oder wozu berechtigt der Transponder oder die Codekarte? Wie kommt man zur Kantine und wie wird da Essen bestellt und abgerechnet? Oder um welche Uhrzeit kommt der Brötchen-Mann vorbei? Wo sind Garderobenschränke, Sanitäts- und Sanitärräume? All diese Informationen mögen für Mitarbeiter, die bereits lange im Team sind, nebensächlich klingen. Doch für neue Mitarbeiter sind diese Informationen zur Orientierung sehr wichtig.
• Organisations- und Ablagesystem erklären: Einen wichtigen Bestandteil für die Vollständigkeit Deines Einarbeitungsplans stellt die Erläuterung der Organisation und des Ablagesystems mit der dazugehörigen Dateistruktur. Jedes Unternehmen ist anders strukturiert und pflegt ein eigenes Ordnungssystem für die Speicherung von Unterlagen. Liegen die individuellen Dateien nun auf H oder auf P? Wo sind die Projektordner, auf die das ganze Team Zugriff hat? Wie verwaltet die Firma ihr internes Firmenwissen?

Wer? Wie? Was? – Weitere wichtige Punkte für Deine Checkliste zur Einarbeitung

• Mitarbeiter für die Einarbeitung bestimmen
  Um neue Kollegen in Empfang zu nehmen, sollte ein zuverlässiger Mitarbeiter bestimmt werden, der nicht nur über die technischen und örtlichen Informationen verfügt. Der einweisende Mitarbeiter sollte auch in der Lage sein, zwischen dem neuen Kollegen und dem Unternehmen eine solide Brücke zu bauen. Eine freundliche und kompetente Einführung in das Unternehmen sorgt nicht nur dafür, dass die Zeitspanne für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter möglichst wenig Zeit in Anspruch nimmt. Sie schafft auch eine solide Grundlage für die weitere Zusammenarbeit zwischen den Kollegen.
• Materialbeschaffung erklären
  Weise Deinen neuen Mitarbeiter darin ein, wer für bestimmte Abläufe und Zuständigkeiten verantwortlich ist. Zum Beispiel ist es hilfreich zu erklären, wer Druckerpapier, Werkzeug, Maschinenöl oder Büromaterial bestellt, wenn es zur Neige geht. Auf diese Weise erfährt der neue Mitarbeiter nicht nur, wohin er sich in welchem Fall wenden muss, sondern er lernt auch gleich die dazu gehörigen Kollegen kennen.
• Sicherheitsvorschriften
  Sicherheitsvorschriften und arbeitsrechtliche Belange unterliegen oft einer Aushangvorschrift. Das bedeutet, dass es irgendwo im Betrieb ein Schwarzes Brett gibt, an dem diese Informationen nachzulesen sind. Vermutlich habt Ihr die Aushangsvorschrift außerdem im Firmenintranet abgespeichert. Zeige neuen Teammitgliedern, wie sie die Informationen finden können.
• Wichtige Funktionen
  Mitarbeiter des Unternehmens mit besonders wichtigen Funktionen, wie zum Beispiel Sicherheitsfachkräfte und betriebliche Datenschutzbeauftragte, der betriebsärztliche Dienst oder der Betriebsrat müssen jedem neuen Mitarbeiter vorgestellt werden. Im besten Fall ist hierfür ein Merkblatt oder eine leicht auffindbare Zusammenstellung mit Namen, Kontaktdaten und Sprechzeiten im Firmennetzwerk vorbereitet.
• Unternehmenskultur vorstellen
  Um Deinen neuen Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren gilt es, ihm nicht nur die Organisationsstruktur der Firma oder der Abteilung, sondern auch das Unternehmensleitbild nahe zu bringen. Erkläre daher Deinem neuen Mitarbeiter die Firmenziele und die Werte des Unternehmens. Daneben gehört zur Unternehmenskultur auch das Verhalten der Kollegen untereinander und gegenüber den Vorgesetzten. Je deutlicher der neue Kollege darüber aufgeklärt ist, welche Erwartungen hinsichtlich seines Verhaltens an ihn gestellt sind, umso sicherer kann er sich an seinem Arbeitsplatz bewegen und einbringen.
• Individuelle Einarbeitung
  Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gilt es zu unterscheiden, ob der neue Kollege aus einer anderen Abteilung kommt oder ob er in der Firma ganz neu anfängt. Zudem ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter darauf abzustellen, ob er Berufsanfänger ist oder bereits über langjährige Erfahrung in seinem Arbeitsfeld verfügt. Auch solltest Du berücksichtigen, in welcher Tätigkeit der neue Kollege eingesetzt werden wird. Wer während seiner Einarbeitungszeit Buchhaltung, Verwaltung und Organisation genau kennen lernen muss, um seine Aufgaben zu erfüllen, der wird eine andere Zeitspanne für seine Einführung benötigen, als ein neuer Mitarbeiter in einer Vertriebs- oder Produktionsabteilung.
• Freizeitangebote vorstellen
  Neben den wichtigen Informationen hinsichtlich der Arbeitsabläufe solltest Du nicht versäumen, im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch die Freizeitangebote des Unternehmens vorzustellen. Gerade Betriebssportgruppen sorgen neben der erforderlichen Erholung der Mitarbeiter auch für die Förderung von Beziehungen und damit für ein gutes Betriebsklima. Auch alle vorliegenden Informationen zu sozialen Aktivitäten, wie zum Beispiel zum Mitarbeiterlauftreff oder zu vergünstigten Mitgliedschaften für Mitarbeiter Deiner Firma im Fitnessstudio um die Ecke, sollten neue Teammitglieder direkt bekommen.
• Geduld zeigen
  Auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist Geduld ist eine notwendige Tugend. Der Begriff Einarbeitungszeit deutet an, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Zeit erfordert. Denn jede Firma hat ihre individuellen Eigenheiten. Neue Mitarbeiter müssen sich an die besonderen Gegebenheiten eines ihnen bis dahin unbekannten Unternehmens erst gewöhnen.

Zusammenfassende Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

• Ansprechpartner und Mentor bestimmen
• Kernaufgaben vermitteln
• Über Arbeitsabläufe und Termine aufklären
• Örtlichkeiten zeigen
• Feedback anbieten
• Kontakt halten

Welche Themen solltest Du in Deinen Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter aufnehmen?

Während Du einen neuen Mitarbeiter in Deine Firma einführst, solltest Du die zentralen Themen rund um die Organisation des Unternehmens unbedingt zur Sprache bringen. Dabei solltest Du die folgenden Themenbereiche ansprechen und ihre individuelle Anwendung in der Firma übermitteln:

• Arbeitszeiten
• Pausen
• Zeiterfassung
• Ansprechpartner in der Firma
• Organisationsstruktur
• Unternehmensziele
• Zuständigkeiten
• Verhalten im Notfall
• Urlaub

Was sind die Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter solltest Du stets das zu erreichende Ziel im Auge behalten. Denn jede Einführung sollte zum Ziel haben, dem Neuzugang Sicherheit für seine Arbeit zu vermitteln und ihm damit die besten Voraussetzungen zu schaffen, seine Leistungsfähigkeit zu entfalten. Hierfür gilt es, dem neuen Kollegen alle benötigten Werkzeuge mitzugeben, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Dazu gehören neben allgemeinen Informationen über die Firma auch die unmittelbar erforderlichen technischen Werkzeuge und die Zeit für die Umsetzung. Der Erfolg einer sorgfältigen Einarbeitung neuer Mitarbeiter zeigt sich darin, dass nicht nur der Neuzugang selbst, sondern auch seine Kollegen und Vorgesetzten mit dessen Leistung langfristig zufrieden sind.