Eine Anzahlung richtig abrechnen – so geht’s!

Ein großes Projekt steht an. Du hast mit deiner Kundin vereinbart, dass sie einen Vorschuss zahlt. Doch wie kann man eine Anzahlung richtig abrechnen? Zunächst musst du eine Rechnung schreiben. Die sieht eigentlich aus, wie jede andere Rechnung, nur in zwei Punkten weicht sie ab.

1. Warum muss die Anzahlung in der Rechnung erwähnt sein?
2. Was bedeutet die Anzahlung genau?
3. Welche Pflichtangaben muss die Anzahlungsrechnung enthalten?
4. Umsatzsteuer und Buchungen bei Anzahlungen
5. Was gilt für den Vorsteuerabzug bei Anzahlungen?
6. Wie ist die Anzahlung zu verbuchen?
7. Wie kann ich die Anzahlung richtig abrechnen?
8. Muster für die Anzahlungsrechnung
9. Muster für die Abschlussrechnung

Wenn du eine Rechnung für eine Anzahlung stellst, kannst du keinen Lieferzeitraum angeben. Du hast die Leistung ja noch gar nicht erbracht. Vielleicht ist noch nicht einmal ein konkreter Termin vereinbart. Also steht beim Liefer- oder Leistungszeitraum erstmal nichts.

Warum muss die Anzahlung in der Rechnung erwähnt sein?

Ähnliches gilt für die Leistungsbeschreibung. Was noch gar nicht getan ist, kannst du nicht als erledigt in der Rechnung aufführen. Aber Du kannst hinein schreiben, um welches Projekt es sich handelt oder auf welche Auftragsarbeit hier ein Abschlag verlangt wird (siehe hierzu auch Abschlagszahlung). Die wichtigste Angabe ist aber, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Das muss drin stehen. Aus der Angabe der Anzahlung ergibt sich dann auch logisch, warum kein Leistungszeitraum angegeben ist.

Rechnungsnummer und die übrigen Pflichtangaben für Rechnungen müssen natürlich trotzdem vorhanden sein.

Was bedeutet die Anzahlung genau?

Die Anzahlung ist nicht nur eine Teilzahlung. Sie ist auch ein Kredit, den der Leistungsempfänger gegenüber dem Leistungserbringer leistet. Denn das leistende Unternehmen, das entweder eine Ware herstellt oder liefert oder aber eine Dienstleistung erbringt, hat seinen Teil des Vertrags noch nicht erfüllt, wenn der Empfänger der Ware oder Leistung eine Anzahlung überweist. Der Kunde als Leistungsempfänger, der im Vertragsverhältnis zum Schuldner wird, da er dem Lieferanten oder Dienstleister nach der Vertragserfüllung Geld schuldet, tilgt mit der Anzahlung einen Teil seiner Schuld im Voraus. Die Pflicht zu einer Anzahlung kann durch vertragliche Vereinbarung entstehen. Die Anzahlung dient nicht nur dazu, die finanzielle Belastung, die durch die Vorleistung bei Lieferanten und Dienstleistern entsteht, zu reduzieren. Eine geleistete Anzahlung signalisiert dem Auftragnehmer auch die Ernsthaftigkeit des Auftraggebers und gibt Auskunft über dessen Zahlungsfähigkeit. Daher ist es durchaus sinnvoll, wenn Auftragnehmer für die Erfüllung umfangreicher Projekte eine Anzahlung fordern. Dabei müssen sie darauf achten, dass sie die Anzahlung richtig abrechnen. 

Welche Pflichtangaben muss die Anzahlungsrechnung enthalten?

Auch die Rechnung über eine Anzahlung muss die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, wie sie das Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG vorschreibt. Demnach muss die Anzahlungsrechnung genauso wie die reguläre Rechnung die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• Bezeichnung des Dokuments als Abrechnung über eine Anzahlung
• Name und Adresse von Rechnungssteller und -empfänger.
• Steuernummer des Lieferanten oder Dienstleisters
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung des Rechnungsgegenstands / der Ware oder der Leistung, die vereinbart ist
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung in der Zukunft laut Vereinbarung
• Nettobetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Die Pflichtangaben in der Anzahlungsrechnung sorgen dafür, dass das Dokument als ordnungsmäßige Rechnung anerkannt wird. Denn um einen Vorsteuerabzug durchführen zu dürfen, musst Du die Anzahlung richtig abrechnen. 

Umsatzsteuer und Buchungen bei Anzahlungen

Eine Rechnung für eine Anzahlung ist also eine ziemlich normale Rechnung. Das bedeutet, dass du auch bei der Forderung einer Anzahlung Umsatzsteuer auf den vereinbarten Nettobetrag aufschlägst. Diese Umsatzsteuer musst du an das Finanzamt weitergeben und dein Kunde kann sie als Vorsteuer ziehen.

Was gilt für die Umsatzsteuer bei Anzahlungen?

Steuerpflichtige Unternehmen müssen in der Regel Umsatzsteuer an das Finanzamt melden und abführen, sobald eine Leistung erbracht wurde. Die sogenannte Soll Versteuerung führt dazu, dass Rechnungssteller die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer für den Abrechnungszeitraum an das Finanzamt abführen, in den das Rechnungsdatum fällt. Das gilt auch dann, wenn die Rechnung und die darin enthaltene Umsatzsteuer vom Kunden noch nicht bezahlt wurde. Die Fälligkeit der Umsatzsteuer entsteht dahingegen bei einer Anzahlung erst dann, wenn das Geld beim Rechnungssteller auch eingegangen ist. Die Anzahlungsrechnung fällt also unter die Ist Versteuerung. Demnach entsteht bei Anzahlungen die Steuerschuld erst mit dem Zahlungseingang. Das gilt auch für den Fall, dass die Zahlung ohne Anzahlungsrechnung erfolgt oder wenn diese erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt wird. 

Was gilt für den Vorsteuerabzug bei Anzahlungen?

Der Kunde, der die Anzahlung leistet, kann die enthaltene Vorsteuer zum Zeitpunkt der Zahlung geltend machen. Gegenüber gewerblichen und steuerpflichtigen Kunden, die zu einem Vorsteuerabzug berechtigt sind, steht der Lieferant oder Dienstleister daher in der Pflicht, eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, wenn eine Anzahlung vereinbart wurde. Denn der Leistungsempfänger, der eine Anzahlung geleistet hat, hat ein berechtigtes Interesse, seine geleistete Umsatzsteuer durch den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Damit auch der Kunde seine geleistete Anzahlung richtig abrechnen kann, muss der Lieferant oder Dienstleister die Zahlung ordnungsgemäß durch eine Anzahlungsabrechnung belegen. 

Was gilt, wenn die Anzahlung den Rechnungsbetrag unterschreitet?

Grundsätzlich muss der Leistende nur den Zahlbetrag versteuern, den er tatsächlich erhalten hat. Die Besteuerung ist demnach unabhängig vom Rechnungsbetrag. Auch wenn der Zahlbetrag der Anzahlung geringer ist, als in der Anzahlungsrechnung vorgegeben, muss der Rechnungssteller lediglich das eingegangene Geld versteuern. Aus dem abweichenden Zahlbetrag ist die Umsatzsteuer zu ermitteln und an das Finanzamt auszubezahlen. 

Wie ist die Anzahlung zu verbuchen?

Auch in deiner Buchhaltung muss die Anzahlung korrekt eingetragen sein. In der einfachen Buchhaltung ist sie eine Ausgangsrechnung.

Buchst du in einem Kontenrahmen der doppelten Buchführung (SKR03 oder SKR04), dann hast du ein eigenes Buchungskonto für erhaltene, versteuerte Anzahlungen, in denen dieses Geld zunächst eingetragen wird. Wer mit mehreren Umsatzsteuersätzen arbeitet, hat davon mehrere Konten. „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 7% Umsatzsteuer“ stehen also woanders als „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19% Umsatzsteuer. Später kann der Betrag dann umgebucht werden. Wenn das Projekt vollständig abgerechnet ist, löst du diese Konten wieder auf bzw. buchst das Geld in die Konten der Projekte um, zu denen es gehört.

Solange die angezahlte Leistung noch nicht erbracht ist, buchst du die Rechnungsbeträge aus Anzahlungen immer als Verbindlichkeit.

Und jetzt kommt das eigentliche Problem: Die Abschlussrechnung.

Wie kann ich die Anzahlung richtig abrechnen, wenn das Projekt beendet ist?

Du hast deine Leistung erbracht und erstellst darüber eine Rechnung. Das ist ein eigenständiges Dokument, bekommt also auch eine eigene Rechnungsnummer. In der Rechnung führst du die erbrachten Leistungen komplett auf und berechnest die anfallenden Arbeitskosten und verbrauchten Materialien. Nun musst du die bereits geleistete Anzahlung richtig abrechnen: Du ziehst sie vom Rechnungsbetrag ab. Darauf weist du in der Rechnung ausdrücklich hin, damit das später auch für andere wie deinen Steuerberater oder eine Betriebsprüferin nachvollziehbar ist. Dass hier eine Anzahlung verrechnet wird, muss explizit drauf stehen.

Dabei ziehst du aber nicht nur den Nettobetrag der Anzahlung ab, sondern auch die bereits auf die Anzahlung gezahlte Umsatzsteuer. Das sollte gesondert aufgeführt und so für jeden leicht nachvollziehbar sein, damit klar ist, dass niemand doppelt Umsatzsteuer auf einen Teilbetrag zahlt bzw. das Finanzamt nicht zweimal kassiert.

Muster für die Anzahlungsrechnung

Muster für die Abschlussrechnung

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