Finanzen   19.10.2016

Eine Anzahlung richtig abrechnen – so geht’s!

Ein großes Projekt steht an. Du hast mit deiner Kundin vereinbart, dass sie einen Vorschuss zahlt. Doch wie kann man eine Anzahlung richtig abrechnen? Zunächst musst du eine Rechnung erstellen. Die sieht eigentlich aus, wie jede andere Rechnung, nur in zwei Punkten weicht sie ab.

Wenn du eine Rechnung für eine Anzahlung stellst, kannst du keinen Lieferzeitraum angeben. Du hast die Leistung ja noch gar nicht erbracht. Vielleicht ist noch nicht einmal ein konkreter Termin vereinbart. Also steht beim Liefer- oder Leistungszeitraum erstmal nichts.

Anzahlung richtig abrechnen

Eine Anzahlung abrechnen zu müssen ist keine Seltenheit, schließlich gilt sie als Absicherung für deine zu erbringende Leistung.

Warum muss die Anzahlung erwähnt sein?

Ähnliches gilt für die Leistungsbeschreibung. Was noch gar nicht getan ist, kannst du nicht als erledigt in der Rechnung aufführen. Aber Du kannst hinein schreiben, um welches Projekt es sich handelt oder auf welche Auftragsarbeit hier ein Abschlag verlangt wird. Die wichtigste Angabe ist aber, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Das muss drin stehen. Aus der Angabe Anzahlung ergibt sich dann auch logisch, warum kein Leistungszeitraum angegeben ist.

Rechnungsnummer und die übrigen Pflichtangaben für Rechnungen müssen vorhanden sein.

Umsatzsteuer und Buchungen bei Anzahlungen

Eine Rechnung für eine Anzahlung ist also eine ziemlich normale Rechnung. Das bedeutet, dass du auch bei der Forderung einer Anzahlung Umsatzsteuer auf den vereinbarten Nettobetrag aufschlägst. Diese Umsatzsteuer musst du an das Finanzamt weitergeben und dein Kunde kann sie als Vorsteuer ziehen.

Auch in deiner Buchhaltung muss die Anzahlung korrekt eingetragen sein. In der einfachen Buchhaltung ist sie eine Ausgangsrechnung.

Buchst du in einem Kontenrahmen der doppelten Buchführung (SKR03 oder SKR04), dann hast du ein eigenes Buchungskonto für erhaltene, versteuerte Anzahlungen, in denen dieses Geld zunächst eingetragen wird. Wer mit mehreren Umsatzsteuersätzen arbeitet, hat davon mehrere Konten. „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 7% Umsatzsteuer“ stehen also woanders als „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19% Umsatzsteuer. Später kann der Betrag dann umgebucht werden. Wenn das Projekt vollständig abgerechnet ist, löst du diese Konten wieder auf bzw. buchst das Geld in die Konten der Projekte um, zu denen es gehört.

Solange die angezahlte Leistung noch nicht erbracht ist, buchst du die Rechnungsbeträge aus Anzahlungen immer als Verbindlichkeit.

Und jetzt kommt das eigentliche Problem: Die Abschlussrechnung.

Wie kann ich die Anzahlung richtig abrechnen, wenn das Projekt beendet ist?

Du hast deine Leistung erbracht und erstellst darüber eine Rechnung. Das ist ein eigenständiges Dokument, bekommt also auch eine eigene Rechnungsnummer. In der Rechnung führst du die erbrachten Leistungen komplett auf und berechnest die anfallenden Arbeitskosten und verbrauchten Materialien. Nun musst du die bereits geleistete Anzahlung richtig abrechnen: Du ziehst sie vom Rechnungsbetrag ab. Darauf weist du in der Rechnung ausdrücklich hin, damit das später auch für andere wie deinen Steuerberater oder eine Betriebsprüferin nachvollziehbar ist. Dass hier eine Anzahlung verrechnet wird, muss explizit drauf stehen.

Dabei ziehst du aber nicht nur den Nettobetrag der Anzahlung ab, sondern auch die bereits auf die Anzahlung gezahlte Umsatzsteuer. Das sollte gesondert aufgeführt und so für jeden leicht nachvollziehbar sein, damit klar ist, dass niemand doppelt Umsatzsteuer auf einen Teilbetrag zahlt bzw. das Finanzamt nicht zweimal kassiert.

Also kein Hexenwerk und Anzahlungen haben einige Vorteile sowohl für den Auftragnehmer als auch den Auftraggeber.

(Hinweis: letzte Aktualisierung im Mai 2018.)

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