Gründung   03.4.2019

Eine Auftragsbestätigung schreiben – so geht’s!

Die Auftragsbestätigung ist nur einer von mehreren Schritten innerhalb einer Kauf- oder Auftragsabwicklung. Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende lohnt es sich zu wissen, welche Aufgaben die Auftragsbestätigung hat, welche Form sie aufweisen muss und welche rechtliche Stellung sie einnimmt. Denn die Auftragsbestätigung gehört zu den normalen Dokumenten im Geschäftsalltag, denen eine umfassende Bedeutung zukommt. Wie Du also eine Auftragsbestätigung schreiben kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

  1. Was ist eine Auftragsbestätigung?
  2. Welche rechtliche Wirkung hat sie?
  3. Warum sollte die Auftragsbestätigung schriftlich erfolgen?
  4. Wann wird sie gültig?
  5. Warum ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?
  6. Eine Auftragsbestätigung schreiben: Was muss rein?
  7. Wie kannst Du eine Auftragsbestätigung formulieren?
  8. Muster für die Auftragsbestätigung
  9. Tipp – Auftragsbestätigung schreiben mit Billomat
Auftragsbestätigung schreiben

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Nachdem mit dem Kunden ein Auftrag unter bestimmten Leistungen ausgehandelt wurde, sollte man immer eine Auftragsbestätigung schreiben. (Bild © Fotolia)

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung teilt einem Auftraggeber mit, dass der Dienstleister oder Lieferant einen Auftrag annimmt. Damit gehört die Auftragsbestätigung zu den rechtskräftigen Dokumenten über betriebliche Geschäftsabläufe. Die Auftragsbestätigung folgt zumeist auf ein konkret ausformuliertes Angebot, auf das sie sich bezieht. Im Angebot wurden die Bedingungen für einen Warenkauf oder für eine Dienstleistung genau ausgeführt. Indem die Auftragsbestätigung das Angebot bestätigt, stellt sie einen wichtigen Bestandteil innerhalb der Kauf- oder Auftragsabwicklung, der dieselbe Wirkung hat, wie ein Vertrag. 

Welche rechtliche Wirkung hat eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung hat dieselbe rechtliche Stellung wie ein Vertrag. Denn bevor Du eine Auftragsbestätigung verschickst, hat Dir Dein Kunde mitgeteilt, dass er eine Ware oder eine Leistung von Dir beziehen möchte. Mit der Auftragsbestätigung hältst Du die Beauftragung durch Deinen Kunden schriftlich fest und erklärst, dass Du zur Erfüllung seiner Anforderung bereit bist. 

Beide Schritte – sowohl die Beauftragung durch den Kunden als auch die Auftragsbestätigung durch das liefernde oder leistende Unternehmen – stellen zentrale Bestandteile eines regulären und rechtskräftigen Vertrags. Denn ein Vertrag kommt dadurch zustande, dass zwei oder mehrere Parteien sich auf ein Angebot und dessen Annahme einigen. Dabei drücken das Angebot und dessen Annahme die jeweiligen Interessen der beteiligten Parteien aus. Im Rahmen der Übereinkunft ist darüber hinaus eine Willenserklärung beider Parteien erforderlich. Wenn die beiden Willenserklärungen übereinstimmen und ohne äußeren Zwang erfolgen, dann gilt der Vertrag durch die beiden Willenserklärungen als rechtskräftig.

Warum sollte die Auftragsbestätigung schriftlich erfolgen?

Zwar kann eine Auftragsbestätigung auch mündlich ausgesprochen werden. Doch wenn sich die Auftragsbestätigung auf eine umfangreiche Werkleistung oder eine große Warenlieferung bezieht, dann ist die schriftliche Form immer anzuraten. Denn das Dokument ist ein Beleg, der rechtliche Beweiskraft hat, falls es zu einer Auseinandersetzung über den Kauf- oder Leistungsgegenstand kommen sollte. 

Wann wird eine Auftragsbestätigung gültig?

Eine Auftragsbestätigung entfaltet mit ihrer Zustellung ihre Rechtskraft. Sollten die Inhalte einer Auftragsbestätigung inhaltlich nicht stimmig sein oder diese erfolgen, ohne dass ihr ein Auftrag vorausgeht, dann gilt es daher, dieser in jedem Fall zu widersprechen. Denn wenn Du eine Auftragsbestätigung erhältst, der Du nicht widersprichst, dann erkennst Du damit ihre Inhalte an. Soll der Vertrag, auf den sich die Auftragsbestätigung bezieht, nicht zustande kommen, dann musst Du dieser sofort widersprechen. 

Warum ist eine Auftragsbestätigung erforderlich?

Zwar ist ein Kaufvertrag oder ein Werkauftrag bereits dann rechtlich bindend, wenn das liefernde oder leistende Unternehmen ein Angebot erstellt hat und der Kunde die Annahme des Angebotes bestätigt. Doch die Auftragsbestätigung dient als Absicherung für eine reibungslose Abwicklung des Kaufs oder Auftrages, da sie folgende Gesichtspunkte unterstützt:

  • Missverständnisse vorbeugen:
    Mit der Auftragsbestätigung erklärst Du Deinem Kunden noch einmal ausdrücklich, welchen Auftrag er Dir erteilt hat. Somit erhält der Kunde eine abschließende Information darüber, welche Leistung Du in der Folge für ihn ausführen wirst. Auf diese Weise verhinderst Du Missverständnisse und Unklarheiten und bietest Deinem Kunden eine letzte Gelegenheit, im gegebenen Falle zu widersprechen. 
  • Mündliche Vereinbarung schriftlich festhalten:
    Viele Aufträge oder Bestellungen werden mündlich in einem persönlichen Gespräch oder in einem Telefongespräch erteilt. Um die Beauftragung schriftlich festzuhalten, lohnt es sich insbesondere in diesen Fällen, eine schriftliche Auftragsbestätigung nachzureichen. Das beugt nicht nur Missverständnissen vor. Es erinnert den Auftraggeber auch daran, dass seine Bestellung rechtlich bindend ist, auch wenn sie mündlich erfolgt ist. Sollte der Auftraggeber mit den Inhalten der Auftragsbestätigung nicht einverstanden sein, dann hat er nun eine Grundlage, die er auch korrigieren oder widerrufen kann. 
  • Angebotsänderungen:
    Oftmals kommt es vor, dass Angebote weitere Verhandlungen nach sich ziehen und Veränderungen vorgenommen werden. Zwar können im Zuge der Verhandlungen bis hin zur Annahme des Angebotes noch weitere schriftliche Angebote folgen, die die gewünschten Anpassungen enthalten. Doch besonders im Falle der Anpassung von Angeboten ist die Erstellung einer Auftragsbestätigung wichtig, damit sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer die abschließenden Bedingungen noch einmal festhalten. Auf diese Weise ist auch im Nachhinein leicht festzustellen, welches der verschiedenen Angebote am Ende angenommen wurde und auf welche Ausführung sich die beiden Vertragsparteien geeinigt haben. 
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen:
    Neben dem Angebot enthalten auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Unternehmen zahlreiche Bedingungen, die diese im Rahmen einer Kauf- oder Auftragsabwicklung gegenüber ihren Auftraggebern geltend machen. Die AGB von leistenden Unternehmen sind im Allgemeinen rechtlich bindend, auch wenn sie von gängigen gesetzlichen Regelungen abweichen. Daher sind die AGB grundsätzlich ein wichtiger Bestandteil eines Angebotes. Das leistende Unternehmen muss jedoch im Zuge der Angebotsphase auf die Gültigkeit seiner AGB ausdrücklich hinweisen. Auch hier unterstützt die Auftragsbestätigung die Informationspflichten des Lieferanten, indem sie abschließend auf die Anwendung der AGB noch einmal hinweist. 
  • Festlegung Lieferdaten:
    Oftmals kann im Zuge der Angebotserstellung noch keine feste Zusage hinsichtlich des Liefertermins oder der Lieferzeiten, beziehungsweise hinsichtlich eines Projektabschlusses gemacht werden. Da Liefertermine und Leistungszeiträume jedoch zu einer ordnungsgemäßen Vereinbarung gehören, werden diese spätestens in der Auftragsbestätigung schriftlich und damit verbindlich erfasst und auf diese Weise gegenüber dem Auftraggeber zugesagt. 

Wann ist eine Auftragsbestätigung unbedingt erforderlich?

Wenn Du das Angebot, das Dein Kunde angenommen hat, als freibleibend gekennzeichnet hast, dann ist die Erstellung einer Auftragsbestätigung zwingend notwendig. Denn ein freibleibendes Angebot hat nur eine beschränkte Gültigkeit und gilt rechtlich nicht als Grundlage für einen angenommenen Auftrag. Ohne eine Auftragsbestätigung hast Du in der Folge kein Dokument, das die Inhalte des Auftrages schriftlich festhält. Nur eine Auftragserklärung übermittelt Deinem Kunden die erforderliche Information darüber, welche Bedingungen seiner Beauftragung zugrunde liegen. Auch wenn sich die Bedingungen des Angebotes nicht geändert haben, stellt dennoch erst die Auftragsbestätigung sicher, dass diese nun gültig sind. Die im Angebot unverbindlich erklärten Bedingungen werden demnach erst mit der Auftragsbestätigung für beide Seiten verbindlich. Einer Auftragsbestätigung nach einem unverbindlichen Angebot muss Dein Kunde noch einmal ausdrücklich zustimmen, damit der Auftrag rechtlich gesichert ist. 

Eine Auftragsbestätigung schreiben: Was muss drin stehen?

Deine Auftragsbestätigung informiert den Kunden nicht nur darüber, dass Du seinen Auftrag ausführen wirst. Mit der Bestätigung erklärst Du darüber hinaus, welche Bedingungen für die Erfüllung des Auftrages gelten. Daher orientiert sich eine Auftragsbestätigung nach den vorangegangenen Verhandlungen und insbesondere an den Inhalten desjenigen Angebotes, auf das sie sich bezieht. Wenn der Kunde nur bestimmten Teilen aus Deinem Angebot zugestimmt hat, dann beschränkt sich Deine Auftragsbestätigung nur auf diese Teile. Deine Auftragsbestätigung muss je nach Angebotsinhalt die folgenden Bestandteile aufweisen:

  • Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Datum der Auftragsbestätigung
  • Art der Ware oder Leistung
  • Menge der Ware
  • Umfang der Leistung
  • Anzahl an Arbeitsstunden
  • Preis der Einheit
  • Preis pro Arbeitsstunde
  • Gesamtpreis der Lieferung
  • Gesamtpreis für die Arbeitsstunden
  • Terminbestätigung für die Lieferzeit
  • Terminbestätigung für den Leistungszeitraum
  • Ort der Leistungserfüllung
  • Verpackungskosten und Frachtkosten
  • Zahlungsbedingungen
  • Zahlungsmodalitäten
  • Rabatte
  • Skonto
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt

Wie kannst Du eine Auftragsbestätigung formulieren?

Deine Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsdokument, das Dein Unternehmen gegenüber Deinen Kunden präsentiert. Daher sollte das Dokument genauso wie das Angebot, die Rechnung oder sonstige Anschreiben eine inhaltliche und äußerliche Form aufweisen, die sorgfältig gewählt ist. 

Wenn Du eine Auftragsbestätigung schreiben möchtest, solltest Du neben einer freundlichen Begrüßung auch ein kurzes Anschreiben formulieren. Zudem enthält eine Auftragsbestätigung die Bestandteile des Auftrages, eine abschließende Formulierung sowie einen Abschiedsgruß. 

Welche Formulierungen kannst Du für die Auftragsbestätigung verwenden?

Wenn Du sehr viele Bestellungen zu bearbeiten hast, dann lohnt sich der Einsatz von Musterformulierungen. So musst Du nur einmal eine Auftragsbestätigung schreiben, die Du danach immer wieder verwenden kannst. Auch der Einsatz des Angebotes, das Du für die Auftragsbestätigung aufbereitest, hilft Dir dabei, viel Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Formulierungen für die Einleitung

  • Vielen Dank für Ihre Beauftragung, die wir sehr gerne für Sie ausführen.
  • Vielen Dank für Ihre Bestellung, die wir zu den folgenden Bedingungen ausführen.
  • Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen und bestätigen Ihre Bestellung.

Formulierung für das Anschreiben

Im Anschreiben fasst Du die Bestandteile und Bedingungen aus dem Angebot zusammen oder Du beziehst Dich auf das Angebot wie folgt:

  • Ihren Auftrag erfüllen wir gemäß dem Angebot vom Datum.
  • Ihre Bestellung liefern wir Ihnen zu den Bedingungen des beiliegenden Angebotes.
  • Gerne bestätigen wir die Lieferung Ihrer Bestellung zu den Bedingungen des bereits erhaltenen Angebotes.

Formulierung für den Schluss

  • Wir freuen uns, wenn wir Sie wieder als unseren Kunden begrüßen dürfen.

Muster zum Auftragsbestätigung schreiben

Absender: Firma Rose Gartenbau GmbH, Frühlingsstraße 3, 45632 Blühfelden

Firma Winter
Herr Kaltenberger
Beetstraße 5
28658 Eisdorf

Auftragsbestätigung

Kundennummer 876 WI; Angebotsnummer 03/19

Datum 20. März 2019

Sehr geehrter Herr Kaltenberger,
wir bedanken uns für Ihre Beauftragung, die wir gerne für Sie ausführen.

Ihren Auftrag erstellen wir gemäß unserem Angebot vom 4.5.2019. Wir führen Ihren Auftrag aus wie folgt:

Pos. Nr Art Leistung Preis pro Einheit Gesamtpreis Summen
Pos. 1 Lieferung Blumenerde 5 Kubikmeter 100 Euro 500 Euro
Pos. 2 Anlage 3 Blumenbeete 100 Euro 300 Euro
Pos. 3 Pflanzung 50 Rosenstöcke 10 Euro 500 Euro
Gesamt netto 1.300 Euro
Mehrwertsteuer 19% 247 Euro
Gesamt netto 1.547 Euro
Liefer- und Leistungszeitraum 15. bis 31. Mai 2019
Zahlungsziel: innerhalb 14 Tage nach Auftragserfüllung
Eigentumsvorbehalt: Bis zur Bezahlung des Auftrags bleibt die gelieferte Ware Eigentum der Firma Rose Gartenbau GmbH.Wir freuen uns, wenn Sie mit unserer Leistung zufrieden sind und uns auch in Zukunft für die Pflege Ihres Firmengrundstücks beauftragen. Mit freundlichen Grüßen

Peter Strauß
Projektleitung Rose Gartenbau GmbH

Tipp – Auftragsbestätigung schreiben mit Billomat

Für jeden Geschäftsvorgang muss Deine Buchhaltung in der Regel mit Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, sowie im Falle des Zahlungsverzugs zusätzlich mit einer Mahnung bis hin zu fünf Dokumenten erstellen. Alle betroffenen Dokumente des gleichen Geschäftsvorgangs haben einen sehr ähnlichen Inhalt. Denn sie bezeichnen neben Angaben über Kunden und Lieferanten auch den Gegenstand des Kaufs oder der Leistung, sowie die Bedingungen, die mit der Ausführung einhergehen, wie zum Beispiel die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten. 

Zeit sparen und Fehler vermeiden mit Billomat

Um Zeit zu sparen und um nicht bei jedem einzelnen Schritt in der Kauf- oder Auftragsabwicklung eine neue Auftragsbestätigung schreiben oder ein anderes neues Dokument erstellen zu müssen, bietet der Einsatz einer Buchhaltungssoftware die Möglichkeit, die Dokumente miteinander zu kombinieren. So kannst Du mit Billomat aus Deinem Angebot alle danach folgenden Dokumente automatisch erstellen lassen. Billomat ermöglicht es Dir, die nachfolgenden Dokumente, wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Mahnung aus dem Anfangs erstellten Angebot zu übernehmen. So lassen sich die Dokumente zu einem einzigen Vorgang automatisch miteinander verknüpfen. Darüber hinaus bietet Billomat für jede Gattung an Dokumenten professionelle Vorlagen, die den gesetzlichen Vorgaben genügen. 

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