Einen Arbeitsplatz schaffen: Checkliste für die Mitarbeitersuche

Zu viel Arbeit, um diese noch alleine bewältigen zu können stellt ein gutes Zeugnis für Deine Firma aus. Wenn Dein Team Zuwachs benötigt, dann gilt es, nach einem neuen Mitarbeiter Ausschau zu halten. Damit die zukünftige Zusammenarbeit auch reibungslos funktioniert, solltest Du einige Überlegungen anstellen, noch bevor Du die Suche nach dem perfekten Kandidaten einleitest. Denn wenn Du die Auswahl Deines neuen Mitarbeiters gut durchdenkst, dann kannst Du einen Arbeitsplatz schaffen, von dem sowohl Dein Betrieb als auch der neue Kollege profitieren. 

1. Einen Arbeitsplatz schaffen – Was solltest Du Dir zuerst überlegen?
2. Checkliste für die Mitarbeitersuche
3. Stellenanzeige schreiben – Welche Möglichkeiten hast Du?
4. Was musst Du beachten, wenn Du einen neuen Mitarbeiter einstellst?
5. Welche Formalien muss der neue Mitarbeiter erfüllen?

Einen Arbeitsplatz schaffen – Was solltest Du Dir zuerst überlegen?

Wenn Du planst, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, dann solltest Du im Vorfeld überlegen, wie der Arbeitsplatz, den Du schaffen wirst, ausgestaltet sein soll.

• Vollzeit oder Teilzeit? Brauchst Du nur fallweise Hilfe, dann kommt eine Teilzeitkraft oder eine Aushilfe in Frage. Hast Du hingegen laufend einen Mehrbedarf, dann lohnt sich eine Vollzeitkraft. 
• Welche Aufgaben? Daneben gilt es, genau festzulegen, mit welchen Aufgaben der neue Mitarbeiter betraut werden wird und welches Maß an Verantwortung mit dem neuen Arbeitsplatz einher gehen soll.
• Welche Qualifikation? Sobald Du die ersten Eckpunkte bestimmt hast, kannst Du vorgeben, welche Qualifikationen der zukünftige Bewerber vorlegen muss. Daneben legst Du fest, welche Ausbildungen, Kenntnisse und Erfahrungen oder welche spezielle Fähigkeiten Du von Deinem neuen Mitarbeiter erwarten wirst. 
• Ausbildungsplatz schaffen? Eine Investition in die Zukunft kann die Schaffung eines Arbeitsplatzes für einen Auszubildenden oder einen jungen Berufsanfänger sein. Die Kosten für eine Ausbildung im Betrieb sind nicht so hoch wie die Lohnkosten für eine erfahrene Fachkraft. Zudem kannst Du innerhalb des Betriebs Mitarbeiter heranziehen, um gezielt geschulte Fachkräfte für die Zukunft zu gewinnen. 

Checkliste für die Mitarbeitersuche

Im Rahmen dieser Vorüberlegungen zum Thema Arbeitsplatz schaffen solltest Du auch die folgenden Fragen klären, bevor Du Dich auf die Mitarbeitersuche begibst:

Wie hoch ist die finanzielle Belastung?

• Welche Lohnnebenkosten fallen für eine neue Stelle an?
• Welche Steuerzahlungen fallen an?
• Ist es günstiger, einen Dienstleister oder einen Angestellten zu finanzieren?
• Kann der Betrieb dauerhaft die finanzielle Belastung durch Lohn und Sozialabgaben bewältigen?

Welche Risiken gehen mit einem Angestellten einher?

• Kann der Betrieb auch Arbeitsausfall, Krankschreibung und Urlaub finanziell bewältigen?

Welche Aufgaben sind zu erledigen?

• Welche zentralen Aufgaben im Betrieb benötigen Unterstützung?
• Welche Aufgaben können durch vorhandenes Personal erledigt werden?
• Welche Aufgaben benötigen welche Anzahl an Mitarbeitern?
• Benötigt die Auslastung einen Mitarbeiter in Teilzeit, als Aushilfe oder in Vollzeit?

Welche Alternativen gibt es?

• Kann ein externer Dienstleister die Aufgabe erfüllen?
• Liefert ein Dienstleister oder ein Angestellter für die Aufgabe die bessere Qualität?

Welche Anforderungen gibt es?

• Welche Qualifikationen muss der neue Mitarbeiter mitbringen?
• Welche Anforderungen an Vorkenntnisse und Berufserfahrung musst Du stellen?
• Welche Anforderungen an die Persönlichkeit musst Du stellen?

Vor der Veröffentlichung Deiner Suche nach einem Mitarbeiter solltest Du nicht nur eine genaue Aufgabenbeschreibung sowie die Anforderungen an die Qualifikation und Persönlichkeit Deines Mitarbeiters schriftlich festhalten. Auch der Gehaltsrahmen, in dem sich die neue Stelle bewegt, sollte im Vorfeld genau feststehen. 

Personalkosten ermitteln

Bei der Ermittlung der Personalkosten musst Du berücksichtigen, dass neben dem auszuzahlenden Monatslohn auch Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Abgesehen von der Kranken- und Pflegeversicherung müssen Arbeitgeber grundsätzlich die Hälfte der Abgabenlast tragen. Insgesamt beträgt der Arbeitgeberanteil für Sozialabgaben rund 20 Prozent des Bruttogehalts, die auf die Bruttolohnkosten aufzuschlagen sind. 

Stellenanzeige schreiben – Welche Möglichkeiten hast Du?

Sobald Du Deine Eckpunkte und Rahmenbedingungen zum Thema Arbeitsplatz schaffen geklärt hast und eine Vorstellung von den Aufgaben Deines neuen Mitarbeiters hast und nachdem Du zudem die Anforderungen, die Du stellen wirst, definiert hast gilt es, mit Deinem Gesuch an die Öffentlichkeit zu treten. 

Auch wenn Du nicht beabsichtigst, eine traditionelle Stellenanzeige zu schalten, ist es dennoch hilfreich, eine Anzeige zumindest schriftlich niederzulegen. Denn eine klassische Stellenanzeige listet die Qualifikationen auf, die das ausschreibende Unternehmen erwartet. Zudem räumt die Stellenanzeige einen Platz ein, auf dem das Unternehmen sich vorstellt und formuliert, was es dem Bewerber zu bieten hat. Auf diese Weise erstellst Du mit einer Stellenanzeige zwei Listen, die Dir dabei helfen, genau festzulegen, welcher Mitarbeiter zum Betrieb passt und nach welchen Gesichtspunkten Du einen Bewerber beurteilen musst. Achte beim Formulieren Deiner Stellenanzeige am besten darauf, dass Du bestimmte Bewerbergruppen nicht sofort ausschließt!

Für die Veröffentlichung Deines Gesuchs kannst Du neben einer klassischen Stellenanzeige in einer regionalen Tageszeitung auch das Arbeitsamt kontaktieren. Daneben kannst Du Online-Stellenbörsen oder Social Media Kanäle für Deine Annonce nutzen. Die Form der Stellenausschreibung ist abhängig von Deiner Branche und davon, welche Art Mitarbeiter Du suchst. 

Was musst Du beachten, wenn Du einen neuen Mitarbeiter einstellst?

Neben der Klärung der zentralen Eckpunkte bei der Mitarbeitersuche gilt es zudem, den bürokratischen Aufwand, der mit der Einstellung neuer Mitarbeiter einher geht, zu berücksichtigen. Denn bei der Beschäftigung von Angestellten stellt der Gesetzgeber zahlreiche formelle Anforderungen an den Betrieb, die es im Vorfeld zu klären gilt. Zu den zentralen Formalien, die Arbeitgeber erfüllen müssen, gehören:

Klärung der Versicherungspflicht

Damit Du Klarheit darüber erhältst, bei welchen Behörden und Stellen Du Deinen Mitarbeiter melden musst und welche Formalien Du für Deinen Mitarbeiter zu erfüllen hast, musst Du feststellen, ob Versicherungspflicht vorliegt. Diese ist abhängig davon, in welcher Form das Arbeitsverhältnis besteht. Handelt es sich um eine abhängige Beschäftigung, dann besteht die Versicherungspflicht. 

Die abhängige Beschäftigung ist dann gegeben, wenn Dein Mitarbeiter in den Betrieb eingebunden ist und wenn er Deinen Weisungen Folge leisten muss. Die Bestimmungen über den Arbeitsort und die Arbeitszeit sind in diesem Fall durch den Betrieb vorgegeben. Der Angestellte erhält zudem regelmäßige Gehalts- oder Lohnzahlungen für seine Leistungen. In der Regel besteht immer dann Versicherungspflicht, wenn der Arbeitsvertrag das Arbeitsverhältnis als Festanstellung definiert. 

Arbeitsvertrag schriftlich erstellen

Der Arbeitsvertrag sollte unbedingt schriftlich ausgeführt sein und alle üblichen Regelungen über das Arbeitsverhältnis enthalten. Dazu gehören neben der genauen Beschreibung der Tätigkeit auch Angaben zum Arbeitsort und zur Arbeitszeit sowie der Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter. Schließlich muss der Arbeitsvertrag auch den auszuzahlenden Lohn beziffern und die Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufnehmen. 

Anmeldung bei der Krankenkasse

Für Arbeitnehmer, die versicherungspflichtig oder geringfügig beschäftigt werden, hat eine Anmeldung bei der Krankenkasse zu erfolgen. Hierfür muss der neue Mitarbeiter seine gewählte Krankenkasse nennen und seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Für die Anmeldung zur Sozialversicherung hat der Arbeitgeber ab Beschäftigungsbeginn zwei Wochen Zeit. 

Betriebsnummer für die Sozialversicherungen

Um einen neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden, muss Deine Firma eine Betriebsnummer verwenden, die Du bei der Bundesagentur für Arbeit für Deinen Betrieb erhältst. Die achtstellige Identifikationsnummer verwendest Du immer dann, wenn Du einen neuen Mitarbeiter bei seinem Sozialversicherungsträger anmeldest. Die Anmeldung erfolgt durch den Arbeitgeber mit Hilfe des Vordrucks „Meldung zur Sozialversicherung“. Bei den meisten Krankenkassen ist eine Anmeldung auch online möglich. 

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Bei der Einstellung meldest Du Deinen neuen Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. Die Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft geht automatisch mit der Registrierung in der gesetzlichen Unfallversicherung einher. Die Anmeldung sichert den Mitarbeiter und den Betrieb im Falle von Arbeitsausfällen wegen Krankheit, Unfall und Rehabilitation ab. Auch die Familie des Angestellten ist durch die Berufsgenossenschaft finanziell für den Fall von Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten abgesichert. 

Lohnsteuern ermitteln

Die Lohnsteuer kann Dein Betrieb online über den Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen ermitteln. Dort findest Du ein interaktives Eingabeformular, in das Du sämtliche Daten Deines Mitarbeiters einträgst. Nach den Einträgen in das Formular berechnet der Online-Rechner die abzuführende Lohnsteuer.

Lohnsteuern regelmäßig abführen

Die Lohnsteuer, die für Deinen Mitarbeiter anfällt, musst Du monatlich an Dein zuständiges Finanzamt weiter leiten. 

Sozialabgaben ermitteln

Zur Ermittlung der Sozialabgaben benötigst Du von Deinem Mitarbeiter einige Informationen. Zu diesen zählen neben der Angabe der Krankenkasse auch Informationen über den Familienstand oder die Beitragssätze für Zusatzversicherungen. Auch die Höhe der Sozialabgaben ermittelst Du auf der Webseite für den Lohn- und Einkommensteuerrechner des Finanzministeriums. 

Sozialabgaben regelmäßig abführen

Die Sozialabgaben sind monatlich in der entsprechenden Höhe an den Sozialversicherungsträger abzuführen. 

Jahresmeldungen

Die Sozialversicherungsträger fordern Informationen über Deine Mitarbeiter, die Du jedes Jahr in Form einer Jahresmeldung übermittelst. Die Jahresmeldung musst Du für jeden versicherungspflichtigen Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigten mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung des Jahres abgeben. 

Neben der Jahresmeldung musst Du ebenso für jeden Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung abgeben. Für die UV-Meldung gelten dieselben Fristen wie für die Jahresmeldung beim Sozialversicherungsträger. 

Welche Formalien muss der neue Mitarbeiter erfüllen?

Auch der Mitarbeiter muss für die Anmeldung in seinem neuen Betrieb einige Formalien erfüllen. Dazu gehören:

• Vorlage der Sozialversicherungsnummer: Die Sozialversicherungsnummer benötigst Du als Arbeitgeber bei der Anmeldung in der zuständigen Krankenkasse.
• Angabe der Krankenkasse: Dein Mitarbeiter muss Dir die Daten seiner Krankenkasse mitteilen.
• Vorlage der Urlaubsbescheinigung der vorigen Arbeitsstelle: Wenn Du einen Mitarbeiter unterjährig einstellst, dann gibt Dir die Urlaubsbescheinigung Auskunft darüber, wie viel Urlaub er im laufenden Jahr bereits erhalten hat.
• Vorlage der Nachweise über die Qualifikation und Zeugnisse: Die Nachweise über die Qualifikation Deines neuen Mitarbeiters solltest Du Dir im Original vorlegen lassen. Das gleiche gilt für Zeugnisse und weitere erforderliche Nachweise.
• Gegebenenfalls Vorlage des Führerscheins: Auch der Führerschein sollte im Original vorgelegt werden.
• Vorlage der steuerlichen Identifikationsnummer: Diese hat vor einigen Jahren die bis dahin gültige Lohnsteuerkarte abgeschafft und elektronisch ersetzt. Die Identifikationsnummer, die Du von Deinem Mitarbeiter erhältst, gibst Du an das zuständige Finanzamt weiter. Hierfür müssen Arbeitgeber jeden ihrer Mitarbeiter in der ELStAM Datenbank anmelden. Bei der Anmeldung sind persönliche Daten des Arbeitnehmers, wie Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer, die Art des Arbeitsverhältnisses und ein festgestellter Freibetrag anzugeben. Nach der Anmeldung erhältst Du eine Anmeldebestätigung durch das Bundeszentralamt für Steuern, die Dir signalisiert, dass Du die steuerlichen Merkmale Deines Mitarbeiters online abrufen kannst. Zu den steuerlichen Merkmalen gehören Kinderfreibeträge, Lohnsteuerfreibeträge, Steuerklasse und Kirchensteuerabzug. Diese Merkmale gibst Du in das Formular des Finanzministeriums ein, wenn Du die Lohnsteuer online ermittelst.