07. Mai 2019 | Unternehmenssteuerung
Zu viel Arbeit, um diese noch alleine bewältigen zu können stellt ein gutes Zeugnis für Deine Firma aus. Wenn Dein Team Zuwachs benötigt, dann gilt es, nach einem neuen Mitarbeiter Ausschau zu halten. Damit die zukünftige Zusammenarbeit auch reibungslos funktioniert, solltest Du einige Überlegungen anstellen, noch bevor Du die Suche nach dem perfekten Kandidaten einleitest. Denn wenn Du die Auswahl Deines neuen Mitarbeiters gut durchdenkst, dann kannst Du einen Arbeitsplatz schaffen, von dem sowohl Dein Betrieb als auch der neue Kollege profitieren.
Wenn Du planst, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, dann solltest Du im Vorfeld überlegen, wie der Arbeitsplatz, den Du schaffen wirst, ausgestaltet sein soll.
Im Rahmen dieser Vorüberlegungen zum Thema Arbeitsplatz schaffen solltest Du auch die folgenden Fragen klären, bevor Du Dich auf die Mitarbeitersuche begibst:
Wie hoch ist die finanzielle Belastung?
Welche Risiken gehen mit einem Angestellten einher?
Welche Aufgaben sind zu erledigen?
Welche Alternativen gibt es?
Welche Anforderungen gibt es?
Vor der Veröffentlichung Deiner Suche nach einem Mitarbeiter solltest Du nicht nur eine genaue Aufgabenbeschreibung sowie die Anforderungen an die Qualifikation und Persönlichkeit Deines Mitarbeiters schriftlich festhalten. Auch der Gehaltsrahmen, in dem sich die neue Stelle bewegt, sollte im Vorfeld genau feststehen.
Personalkosten ermitteln
Bei der Ermittlung der Personalkosten musst Du berücksichtigen, dass neben dem auszuzahlenden Monatslohn auch Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Abgesehen von der Kranken- und Pflegeversicherung müssen Arbeitgeber grundsätzlich die Hälfte der Abgabenlast tragen. Insgesamt beträgt der Arbeitgeberanteil für Sozialabgaben rund 20 Prozent des Bruttogehalts, die auf die Bruttolohnkosten aufzuschlagen sind.
Sobald Du Deine Eckpunkte und Rahmenbedingungen zum Thema Arbeitsplatz schaffen geklärt hast und eine Vorstellung von den Aufgaben Deines neuen Mitarbeiters hast und nachdem Du zudem die Anforderungen, die Du stellen wirst, definiert hast gilt es, mit Deinem Gesuch an die Öffentlichkeit zu treten.
Auch wenn Du nicht beabsichtigst, eine traditionelle Stellenanzeige zu schalten, ist es dennoch hilfreich, eine Anzeige zumindest schriftlich niederzulegen. Denn eine klassische Stellenanzeige listet die Qualifikationen auf, die das ausschreibende Unternehmen erwartet. Zudem räumt die Stellenanzeige einen Platz ein, auf dem das Unternehmen sich vorstellt und formuliert, was es dem Bewerber zu bieten hat. Auf diese Weise erstellst Du mit einer Stellenanzeige zwei Listen, die Dir dabei helfen, genau festzulegen, welcher Mitarbeiter zum Betrieb passt und nach welchen Gesichtspunkten Du einen Bewerber beurteilen musst. Achte beim Formulieren Deiner Stellenanzeige am besten darauf, dass Du bestimmte Bewerbergruppen nicht sofort ausschließt!
Für die Veröffentlichung Deines Gesuchs kannst Du neben einer klassischen Stellenanzeige in einer regionalen Tageszeitung auch das Arbeitsamt kontaktieren. Daneben kannst Du Online-Stellenbörsen oder Social Media Kanäle für Deine Annonce nutzen. Die Form der Stellenausschreibung ist abhängig von Deiner Branche und davon, welche Art Mitarbeiter Du suchst.
Neben der Klärung der zentralen Eckpunkte bei der Mitarbeitersuche gilt es zudem, den bürokratischen Aufwand, der mit der Einstellung neuer Mitarbeiter einher geht, zu berücksichtigen. Denn bei der Beschäftigung von Angestellten stellt der Gesetzgeber zahlreiche formelle Anforderungen an den Betrieb, die es im Vorfeld zu klären gilt. Zu den zentralen Formalien, die Arbeitgeber erfüllen müssen, gehören:
Damit Du Klarheit darüber erhältst, bei welchen Behörden und Stellen Du Deinen Mitarbeiter melden musst und welche Formalien Du für Deinen Mitarbeiter zu erfüllen hast, musst Du feststellen, ob Versicherungspflicht vorliegt. Diese ist abhängig davon, in welcher Form das Arbeitsverhältnis besteht. Handelt es sich um eine abhängige Beschäftigung, dann besteht die Versicherungspflicht.
Die abhängige Beschäftigung ist dann gegeben, wenn Dein Mitarbeiter in den Betrieb eingebunden ist und wenn er Deinen Weisungen Folge leisten muss. Die Bestimmungen über den Arbeitsort und die Arbeitszeit sind in diesem Fall durch den Betrieb vorgegeben. Der Angestellte erhält zudem regelmäßige Gehalts- oder Lohnzahlungen für seine Leistungen. In der Regel besteht immer dann Versicherungspflicht, wenn der Arbeitsvertrag das Arbeitsverhältnis als Festanstellung definiert.
Der Arbeitsvertrag sollte unbedingt schriftlich ausgeführt sein und alle üblichen Regelungen über das Arbeitsverhältnis enthalten. Dazu gehören neben der genauen Beschreibung der Tätigkeit auch Angaben zum Arbeitsort und zur Arbeitszeit sowie der Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter. Schließlich muss der Arbeitsvertrag auch den auszuzahlenden Lohn beziffern und die Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufnehmen.
Für Arbeitnehmer, die versicherungspflichtig oder geringfügig beschäftigt werden, hat eine Anmeldung bei der Krankenkasse zu erfolgen. Hierfür muss der neue Mitarbeiter seine gewählte Krankenkasse nennen und seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Für die Anmeldung zur Sozialversicherung hat der Arbeitgeber ab Beschäftigungsbeginn zwei Wochen Zeit.
Um einen neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden, muss Deine Firma eine Betriebsnummer verwenden, die Du bei der Bundesagentur für Arbeit für Deinen Betrieb erhältst. Die achtstellige Identifikationsnummer verwendest Du immer dann, wenn Du einen neuen Mitarbeiter bei seinem Sozialversicherungsträger anmeldest. Die Anmeldung erfolgt durch den Arbeitgeber mit Hilfe des Vordrucks „Meldung zur Sozialversicherung“. Bei den meisten Krankenkassen ist eine Anmeldung auch online möglich.
Bei der Einstellung meldest Du Deinen neuen Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. Die Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft geht automatisch mit der Registrierung in der gesetzlichen Unfallversicherung einher. Die Anmeldung sichert den Mitarbeiter und den Betrieb im Falle von Arbeitsausfällen wegen Krankheit, Unfall und Rehabilitation ab. Auch die Familie des Angestellten ist durch die Berufsgenossenschaft finanziell für den Fall von Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten abgesichert.
Die Lohnsteuer kann Dein Betrieb online über den Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen ermitteln. Dort findest Du ein interaktives Eingabeformular, in das Du sämtliche Daten Deines Mitarbeiters einträgst. Nach den Einträgen in das Formular berechnet der Online-Rechner die abzuführende Lohnsteuer.
Lohnsteuern regelmäßig abführen
Die Lohnsteuer, die für Deinen Mitarbeiter anfällt, musst Du monatlich an Dein zuständiges Finanzamt weiter leiten.
Zur Ermittlung der Sozialabgaben benötigst Du von Deinem Mitarbeiter einige Informationen. Zu diesen zählen neben der Angabe der Krankenkasse auch Informationen über den Familienstand oder die Beitragssätze für Zusatzversicherungen. Auch die Höhe der Sozialabgaben ermittelst Du auf der Webseite für den Lohn- und Einkommensteuerrechner des Finanzministeriums.
Sozialabgaben regelmäßig abführen
Die Sozialabgaben sind monatlich in der entsprechenden Höhe an den Sozialversicherungsträger abzuführen.
Die Sozialversicherungsträger fordern Informationen über Deine Mitarbeiter, die Du jedes Jahr in Form einer Jahresmeldung übermittelst. Die Jahresmeldung musst Du für jeden versicherungspflichtigen Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigten mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung des Jahres abgeben.
Neben der Jahresmeldung musst Du ebenso für jeden Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung abgeben. Für die UV-Meldung gelten dieselben Fristen wie für die Jahresmeldung beim Sozialversicherungsträger.
Auch der Mitarbeiter muss für die Anmeldung in seinem neuen Betrieb einige Formalien erfüllen. Dazu gehören: