Blog   23.6.2014

Eingangsrechnungen per E-Mail archivieren

Schicke eine E-Mail an Billomat und schwupps befinden sich die angehängten Rechnungen in deiner Inbox für Eingangsrechnungen. Klingt einfach, ist einfach.

Erst vor wenigen Tagen haben wir euch die Eingangsrechnungen bei Billomat vorgestellt. Heute kommt die erste Erweiterung: die E-Mail-Inbox. Durch deine persönliche Inbox-Adresse kannst du Rechnungen ganz einfach per E-Mail an Billomat weiterleiten.

Nehmen wir an, dein Telefonanbieter schickt dir die Monatsrechnung per E-Mail. Nun musst du sie nur noch an Billomat weiterleiten und schon befindet sie sich in deiner Billomat-Inbox. Dort kannst du beliebig viele Dokumente sammeln, die du dann später als Eingangsrechnung erfassen kannst. Noch einfach wird es, wenn du direkt bei deinem Telefonanbieter die Billomat-Adresse hinterlegst. Dann landet die Rechnung gleich in Billomat und das Weiterleiten entfällt komplett.

Schritt für Schritt zur E-Mail-Inbox

Zunächst einmal solltest du in Billomat den Menüpunkt „Dokumente > Inbox-Dokumente“ öffnen. Dort findest du den Reiter „E-Mail-Inbox“. Bitte beachte, dass jeder, der diese Adresse kennt, Dokumente für dich hochladen kann. Halte die Adresse also bitte so geheim wie möglich. Sollte sie doch einmal in falsche Hände geraten sein, kannst du per Knopfdruck eine neue Adresse generieren. Die alte wird dann sofort ungültig.

Am besten speicherst du deine Inbox-Adresse gleich in deinem Adressbuch ab. So musst du dir die Adresse nicht merken und schickst Dokumente sehr bequem zu Billomat. Wenn du möchtest, kannst du dir die Inbox-Adresse auch per vCard herunterladen.

Deine persönliche Inbox-Mail-Adresse

Deine persönliche Inbox-Mail-Adresse

Ganz neue Möglichkeiten mit der E-Mail-Inbox

Du hast ein Smartphone und möchtest unterwegs Belege erfassen? Mache einfach ein Foto und schicke es per Mail an deine Inbox. Oder du nutzt IFTTT, um neue Dokumente in der Dropbox an die Billomat-Inbox zu senden (hier gibt es das passende Rezept). Die Möglichkeiten sind vielfältig. Sei kreativ.

Auch wir basteln weiter und möchten euch schon bald weitere Erweiterungen vorstellen.

Diskussion

11 comments

  1. 25. Juni 2014 am 11:40

    Das ist eine klasse Sache, und ich habe gleich mal die ersten Rechnungen weitergeleitet. Weil das so gut klappt, habe ich aus meinem E-Mailarchiv mutig vielleicht zwei Dutzend Mails weitergeleitet. Das war dann wohl keine so gute Idee. Denn nun wurden nicht nur Dateianhänge, sondern auch in der Mail enthaltene Grafiken als Eingangsdokumente extrahiert. Plötzlich hatte ich 137 nicht zugewiesene Eingangsrechnungen, weil pro Rechnung bis zu 10 Grafiken extrahiert worden waren.

    Nun dachte ich, die kann ich ja löschen. Allerdings muss ich das für jedes Dokument einzeln machen. Hier wäre eine Möglichkeit zum Bulk-Löschen sicher angebracht.

    Auch eine Mindestgröße für Eingangsdokumente erscheint mir sinnvoll. Rechnungen sind selten kleiner als 10 KB (ist ein ausgedachter Wert).

    • 26. Juni 2014 am 9:55

      Herzlichen Dank für dein Feedback. Dass mit einer Mail jede Menge Bildchen mitkommen können, habe ich tatsächlich nicht bedacht. Ich habe nun eine Erweiterung vorgenommen, so dass Bilder unter einer Größe von 200×200 Pixel ignoriert werden. Solch kleine Bilder sind sowieso nicht als vernünftige Eingangsrechnung zu gebrauchen. Ich gehe davon aus. dass bis spätestens Morgen Abend (eher früher) eine neue Version online geht, die dann die kleinen Bilder ignoriert.

      Beim Bulk-Löschen werden wir uns auch etwas einfallen lassen. Das wird aber noch ein wenig dauern. Aber aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Versprochen!

    • 26. Juni 2014 am 10:00

      Update: Erweiterung ist online. Nun werden kleine Bilder ignoriert.
      Danke noch einmal für den Hinweis.

    • 2. Juli 2014 am 11:21

      Soeben ist eine neue Version online gegangen. Ein Bulk-Löschen ist jetzt möglich.
      Herzlichen Dank für den Vorschlag.

  2. 25. Juni 2014 am 22:25

    Nettes Feature, mal sehn ob sich das für mich als praktikabel erweist. Ein paar Anmerkungen:

    1. Man kann beim Bearbeiten der Eingangsrechnung den „Lieferanten“ einfach so als Freitext eingeben. Allerdings hat das keinerlei Auswirkung, der Lieferant bleibt der ausgewählte. Wofür ist dieses Feld?

    2. Das Feld Notizen kann man befüllen, wo allerdings bekommt man diese angezeigt? Ich finde die nur beim Bearbeiten wieder, da frag ich mich nur wofür die gut sind wenn ich dazu extra in den Bearbeiten Screen muss.

    3. PDFs von Domainfactory erzeugen broken Preview Images. Der Konverter scheint die nicht verarbeiten zu können?

    4. Es wäre schön wenn der Bruttobetrag beim ausfüllen des Nettobetrages automatisch berechnet würde, standardmässig mit 19%. Nachträgliches korrigieren sollte eben möglich bleiben.
    Das würde viel Tippzeit sparen.

    • 26. Juni 2014 am 9:43

      Hallo Joachim,

      Zu 1: Das ist das selbe Prinzip wie bei den Ausgangsrechnungen und dafür gedacht, die Lieferantenanschrift nachträglich zu modifizieren. Wenn Du eine Eingangsrechnung für einen anderen Lieferanten erstellen möchstet, dann musst Du eine neue Eingangsrechnung erstellen.

      Zu 2: Danke für den Hinweis, das haben wir doch glatt bei der Implementierung vergessen. Ist korrigiert.

      Zu 3: Bitte schicke uns die betreffende Rechnung am besten per E-Mail zu, damit wir uns das Problem anschauen können.

      Zu 4: Wir haben uns bewußt dafür entschieden, nur den Netto- und Bruttopreis zu erfassen, da ja in der Eingangsrechnung alle möglichen Steuersätze enthalten sein können. Eine Umrechnung standardmäßig mit 19 % wäre also nicht immer korrekt und daher würden wir von einer derartigen Implementierung absehen.

      Viele Grüße

      Thomas

  3. 26. Juni 2014 am 9:38

    Hallo,
    tolles Feature, werde ich gleich mal testen!
    Viele Grüße,
    Daniel Schmidtchen

  4. 27. Juni 2014 am 11:19

    In der Listenansicht der noch nicht zugeordneten Dokumente aktiviert der Klick auf das Thumbnail die Vergrößerung. Die macht an dieser Stelle jedoch keinen Sinn, weil die Ansicht nur auf das kleine Fenster beschränkt bleibt.

    Sinnvoll wäre es, wenn der Klick wie auch in der restlichen Zeile zum Bearbeitungsdialog führt. Dann könnte auch das Zoom-Script wegfallen, was die Seite wieder ein wenig leichter macht.

    • 27. Juni 2014 am 11:36

      Ich glaube, du hast recht. Das war keine besonders gute Idee. Der Zoom ist wieder raus.

  5. 13. Juli 2014 am 15:57

    Super Idee, ich stehe aber vor einem kleinen Problemchen. Ich wollte gerade unter Googlemail eine automatische Weiterleitung für meine Rechnungsmails anlegen. Die autmoatische Weiterleitungsadresse muss man allerdings bei Googlemail bestätigen (d.h. ein Code wird an die Adresse geschickt). Den kann ich aber (natürlich, ist ja auch keine Rechnung) bei euch nicht einsehen, und so die Adresse bestätigen. Fällt euch dazu was ein? Vielleicht eine ganz einfache Inbox-Ansicht? Oder geht das zu weit über die Anforderungen hinaus?
    Das würde das Feature für mich perfekt machen.

    • 14. Juli 2014 am 10:29

      Danke für das Feedback. Tatsächlich gibt es noch keine Möglichkeit, solche Bestätigungs-Links zu empfangen. Kurzfristig kann ich hier leider auch keine solche Funktion in Aussicht stellen.

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