Finanzen   20.3.2018

Einsparungen durch digitale Buchhaltung: So senken Unternehmen ihre Ausgaben

Das Herzstück im Unternehmen ist die Buchhaltung. Denn sie verarbeitet zentrale Informationen, die sie für die Auswertung bündelt. Sie stellt die Außenkommunikation zum Kunden und sie gibt Auskunft über die finanzielle Lage des Unternehmens oder den Status Quo der Entwicklung. Die digitale Modernisierung der Buchhaltung vereinfacht nicht nur zahlreiche Abläufe, sie stellt sie darüber hinaus zentral, abteilungsübergreifend und terminunabhängig bereit. Ihre Funktionsweise bringt nicht nur Verbesserungen in Organisation und Verarbeitung mit sich. Die Möglichkeiten für Einsparungen durch digitale Buchhaltung sind vielseitig und überzeugend.

Einsparungen durch digitale Buchhaltung: So senken Unternehmen ihre Ausgaben

Die Möglichkeiten für Einsparungen durch digitale Buchhaltung sind vielseitig und überzeugend: Gerade Unternehmen können ihre Ausgaben reduzieren. (Bild © Fotolia)

Einsparungen durch digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung bringt zahlreiche Veränderungen mit sich, die in der Praxis zu Einsparungen an Kosten führen. Ein hohes Potential für Einsparungen durch digitale Buchhaltung liegt in Konstensenkungen in folgenden Bereichen:

  • Arbeitszeit
  • Material
  • Archivierung
  • Personal
  • Steuerberatung

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1. Zeit ist Geld – Einsparungen an Arbeitszeit

Die Buchhaltung 4.0 führt zahlreiche Arbeitsabläufe teilweise oder vollständig automatisiert aus. Die Buchhaltung kann auf elektronischem Wege ihre Buchungsvorgänge automatisch ausführen. Auch Auswertungen kann die Buchhaltung mit elektronischer Unterstützung innerhalb von kurzer Zeit bereit stellen. Damit können Unternehmer wichtige Entscheidungen schneller treffen und durch eine höhere Zuverlässigkeit absichern. Da die gesamte Buchhaltung in einem einzigen Ordnungssystem zusammen läuft, besteht eine verbesserte Übersicht und ein vereinfachter Zugriff. Die Recherche nach einem Dokument obliegt nicht mehr ausschließlich Mitarbeitern aus der Buchhaltung. Denn sämtliche Abteilungen können einen Zugriff auf Daten haben, der auch zeitgleich möglich ist. Das vereinfachte Ablagesystem erfordert einen geringeren Aufwand an Handhabung und Pflege. Darüber hinaus erfolgt die Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Dokumenten mit erheblicher Zeitverkürzung. Über die genannten Beispiele hinaus ermöglicht die elektronische Buchhaltung eine Beschleunigung sämtlicher Vorgänge, die auch auf andere Geschäftsbereiche Einfluss nimmt und eine Zeitersparnis in sämtlichen Unternehmensbereichen mit sich bringt.

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2. Verschlankung des Materialeinkaufs

Die digitale Buchhaltung bringt einen umfassenden Wechsel vom Papier hin zur elektronischen Datei mit sich. Nicht nur die üblichen Verbrauchsmaterialien, wie Papier, Tinte, Toner oder Archivierungsordner entfallen auf diesem Wege. Auch die begleitenden Materialien für die Büroorganisation und Archivierung von umfangreichen Mengen an Dokumenten entfallen.

3. Archivierungskosten im freien Fall

In der elektronischen Buchhaltung werden Dokumente nicht mehr zwischen zwei Aktendeckeln im Archivregal aufbewahrt. Das digitale Dokument wandert auf einen Server, der einen vergleichsweise geringen Raumbedarf hat. Zahlreiche Unternehmen nutzen darüber hinaus für die Speicherung ihrer Dokumente Server, die außerhalb ihrer Firma stehen. Daher entfallen mit der digitalen Buchführung nicht nur die Materialkosten rund um die Archivierung, sondern vor allem teure Räume. Auch die Kosten für deren Einrichtung und Pflege entfallen ebenso wie die Aufwendungen für Energie und Betrieb.

4. Die schlanke Buchhaltung – Personalkosten sparen

Die elektronische Buchhaltung konzentriert die für die Buchführung erforderlichen Arbeitsabläufe und verringert damit den Aufwand für die Bearbeitung. Die Vereinfachung zahlreicher Arbeitsabläufe bringt es zudem mit sich, dass eine berufliche Spezialisierung für bestimmte Aufgaben entfällt. Die Digitalisierung setzt daher Potential für Mitarbeiter frei, das in anderen produktiven Aufgabenbereichen in einem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden kann.

ePaper Digitale Buchhaltung

5. Schnittstelle zum Steuerberater – einfach ist günstig

Die elektronische Buchhaltung ermöglicht eine Schnittstelle zum Steuerberater. Sämtliche Daten, die für die Steuer relevant sind, kann die digitale Buchführung dem Berater laufend zur Verfügung stellen. Der Datenfluss vereinfacht die Kommunikation und den Austausch von notwendigen Belegen und verringert den Aufwand für die Steuerberatung. Die geringere Inanspruchnahme von Arbeitszeit in der Steuerberatung führt erneut zu einer Senkung der Kosten.

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