Finanzen   06.6.2018

Was ist EDI (Electronic Data Interchange) und was hat es mit Online Rechnungen zu tun?

Einfacher – schneller – effektiver

In unserer vernetzten und schnelllebigen Gesellschaft ist der reibungslose Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens genauso wie zwischen kooperierenden Unternehmen für den Geschäftserfolg von großer Bedeutung. Die Vereinfachung des Austauschs von Information durch EDI – Electronic Data Interchange – bietet große Chancen für eine deutliche Verbesserung der Kommunikation. 

Was verbirgt sich hinter Electronic Data Interchange?

Der Austausch von Daten durch Electronic Data Interchange verzichtet vollständig auf das Papier. Dahingegen erfolgt Electronic Data Interchange ausschließlich auf elektronischem Wege. Darüber hinaus ist der Informationsaustausch vollständig automatisiert. Im so genannten externen Austausch wird Electronic Data Interchange für den Datenaustausch zwischen kooperierenden Unternehmen eingesetzt. Der interne Austausch bezeichnet den Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines einzigen Unternehmens. 

Electronic Data Interchange

Was ist EDI (Electronic Data Interchange)? Welche Vorteile bringt EDI in der Unternehmenskommunikation?

Was ist die zentrale Funktion von Electronic Data Interchange?

Um die reibungslose elektronische Übertragung zu gewährleisten, folgen die Informationen in Form von Daten einem international einheitlich festgelegten Standard. Die einzelnen Standards unterscheiden sich  hinsichtlich ihrer Formatierung und ihrer Struktur. Die Daten, die transferiert werden, enthalten Informationen, die genaue Auskunft über Produkte und Prozesse erteilen. Zu den grundlegenden Funktionen einer EDI Software gehört die Übertragung von internen Daten in den Nachrichtenstandard genauso wie die Umwandlung von Nachrichten in unternehmensinterne Datenformen.

Welchen Nutzen hat EDI?

Der Electronic Data Interchange zielt darauf ab, Informationen in möglichst kurzer Zeit und in der höchstmöglichen Genauigkeit zu übermitteln. Damit beschleunigt EDI Geschäftsprozesse, senkt Kosten für die Logistik und verbessert die Serviceleistung innerhalb von Unternehmen ebenso wie zwischen mehreren Unternehmen. In der Anwendung von Electronic Data Interchange vermeidest Du eine mehrfache Bearbeitung von bereits vorhandenen Dokumenten. Damit unterbindest Du die Fehleranfälligkeit von Inhalten. Zudem verarbeitet EDI eingehende Daten automatisch. Das hat eine beschleunigte Weitergabe von Informationen zur Folge. EDI verringert damit die Arbeitszeiten für die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten deutlich. Darüber hinaus ist die Schnittstelle von EDI einheitlich normiert und sorgt so für einen Transfer der Daten, der von unterschiedlichen Herstellern unabhängig ist. 

Wie funktioniert EDI genau?

Die Verwendung eines Electronic Data Interchange Programms ermöglicht die Bereitstellung von Daten durch Partnerunternehmen, indem diese unmittelbar aus dem Warenwirtschaftssystem abgerufen werden. Die aufgerufenen Daten kannst Du innerhalb weniger Sekunden versenden, damit der Empfänger diese unmittelbar in seinem eigenen System weiter verarbeiten kann. Bei der Übertragung werden die abgerufenen Dokumente in ein Standardformat von EDI umgewandelt. So kann sie der Empfänger lesen und bearbeiten. Auf diese Weise kannst Du weltweit die Geschäftsdokumente mit Deinen Geschäftspartnern ohne Informationsverlust austauschen.

Der Electronic Data Interchange stellt für Nachrichten mehrere Standardformate zur Verfügung. Diese folgen sowohl national wie international einheitlichen Standards und stellen branchenspezifische wie branchenübergreifende EDI Formate bereit. Innerhalb der einzelnen EDI Formate führen  übergeordnete EDI Systeme unterschiedliche Komponenten in speziell dafür ausgerichteten Schnittstellen zusammen. 

EDI und Online Rechnung

Folgende Papierdokumente werden durch Electronic Data Interchange zum Beispiel ersetzt:

Eine Online Rechnung, die über EDI verschickt wird, hat einen so genannten Umschlag. Dieser trägt jeweils eine Codenummer für den Sender und für den Empfänger sowie Prüfbestandteile. Die eigentliche EDI Online Rechnung weist sämtliche erforderliche Rechnungsdaten, wie Adresse, Leistungsbezeichnung und Beträge auf.

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Der Weg ist das Ziel – einfache Übertragung

Die Übertragung von EDI Nachrichten erfolgt über spezielle Transportprotokolle. Diese ermöglichen eine hohe Flexibilität, indem sie sich nach den speziellen Anforderungen von Unternehmen ausrichten. Der Electronic Data Interchange beschleunigt den Übertragungsvorgang von Daten um ein Vielfaches. Denn die Daten stehen beim Empfänger für die weitere Bearbeitung im System bereit. Dadurch entfallen zahlreiche zeitintensive Arbeitsschritte bei der Verarbeitung von Daten.

Sowohl die Dateneingabe als auch die Einpflege von Datensätzen und deren Kontrolle gehört dank Electronic Data Interchange der Vergangenheit an. Der unmittelbare Zugriff hat zur Folge, dass Fehler bei der Eingabe von Informationen ausgeschlossen sind. Auch die Datenübermittlung erfolgt mit erheblicher Zeitersparnis. Denn die Systeme kommunizieren unmittelbar miteinander, sodass der Zugriff ohne Versandzeiten erfolgt.

Fazit

Der Electronic Data Interchange ersetzt Papierdokumente und optimiert firmeninterne Arbeitsprozesse ebenso wie Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen. Der Wegfall von Dokumenten auf Papier bietet ein enormes Einsparungspotenzial hinsichtlich Betriebskosten und Arbeitseinsatz. Unternehmen, die EDI einsetzen verschaffen sich aufgrund der zahlreichen Vorteile einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. 

Ähnliche Fragen:

Diskussion

Ein Kommentar

  1. 24. Juli 2018 am 17:06

    EDI ist besonders wichtig bei dem Big Data Konzept. Wie auch hier https://www.epg.com/de/logistik-know-how/fachartikel/detailseite/logistik-40-smart-vernetzt-digitalisiert-1/ erwähnt, verdoppelt sich das Datenvolumen in der digitalen Welt alle 2 Jahre. Deshalb ist der Umgang mit Daten von kritischer Bedeutung.

    VG,
    Stefan

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