Finanzen   25.4.2019

Elektronische Rechnungsstellung mittels digitaler Signatur

Moderne Kommunikationstechniken halten aufgrund ihrer preiswerten und schnellen Nutzung zunehmend Einzug in alle Bereiche. Auch Freiberufler können durch den Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung Kosten einsparen. Doch welche gesetzlichen Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen und welche Beweiskraft haben elektronische Datensätze?

  1. Rechnung online – Signatur nicht mehr erforderlich
  2. Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung?
  3. Papierrechnung oder elektronische Rechnung –  Wo liegt der Unterschied?
  4. Warum wurde die Pflicht zur digitalen Signatur abgeschafft?
  5. Wie ist die Rechtslage zur digitalen Signatur heute?
  6. Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung?
  7. Wie funktioniert das innerbetriebliche Kontrollverfahren?
  8. Wie sorgt Billomat für Rechtssicherheit von elektronischen Rechnungen?
elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung: Seit 2011 erlaubt der Gesetzgeber auch Online-Rechnungen ohne digitale Signatur. (Bild © AdobeStock)

Rechnung online – Signatur nicht mehr erforderlich

Die elektronische Rechnungsstellung findet im Wirtschaftsalltag immer mehr Verbreitung. Dennoch hatten es Unternehmen anfangs schwer, die elektronische Rechnung rechtssicher zu übermitteln. Denn bis Mitte 2011 musste eine elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur ausgestattet sein, damit sie als Dokument einer ordnungsmäßigen Buchführung durch das Finanzamt, aber auch zum Beispiel vor Gericht Anerkennung fand. Seit 2011 das Steuervereinfachungsgesetz in Kraft trat, erfuhr die Erstellung elektronischer Rechnungen erhebliche Erleichterungen. 

Welche Bedingungen stellt der Gesetzgeber? – Elektronische Rechnungsstellung

Damit ein Rechnungsdokument vor dem Finanzamt als Nachweis für eine Zahlung Bestand hat, muss es mehrere unterschiedliche Voraussetzungen erfüllen. Eine formal ordnungsmäßig ausgestellte Rechnung ist insbesondere dafür erforderlich, damit der Rechnungsempfänger die enthaltene und mit der Zahlung geleistete Vorsteuer geltend machen kann.

Aber auch der Rechnungssteller muss eine ordentliche Rechnung vorlegen, wenn er einen Zahlungseingang belegt. Hat er seine Ausgangsrechnung nicht ordentlich gestellt, dann gefährdet er damit die Anerkennung seiner Unterlagen als Nachweis für die Steuererklärung. Sind in der Buchhaltung häufiger Rechnungen zu beanstanden, dann kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als Nachweis für die Steuererklärung verwerfen. Neben den Pflichtangaben, die eine normale Rechnung enthalten muss, damit sie als ordentliches Nachweisdokument durch die Behörden anerkannt wird, muss die elektronische Rechnung noch weitere Anforderungen erfüllen.

Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung?

Wie für Papierrechnungen gelten auch für die elektronische Rechnung die folgenden Merkmale, damit das Dokument als steuerliches Dokument durch das Finanzamt Anerkennung findet:

Papierrechnung oder elektronische Rechnung –  Wo liegt der Unterschied?

Grundsätzlich unterscheidet der Gesetzgeber bei seinen Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht zwischen der Papierrechnung und der elektronischen Rechnung. Dennoch ist der Nachweis der Echtheit, der Unversehrtheit und der Lesbarkeit bei einer Papierrechnung im Normalfall einfach zu erbringen. Solange die Papierrechnung in gängiger Weise abgelegt und aufbewahrt wird, erfährt sie keine Beeinträchtigung der erforderlichen Merkmale. 

Für die elektronische Rechnung hingegen setzte der Gesetzgeber bislang voraus, dass die Echtheit, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit nicht selbstverständlich gegeben seien. Daher verlangte er durch eine Gesetzesanpassung im Jahr 2004, dass die elektronisch erstellte Rechnung durch eine digitale Signatur zu bestätigen sei. 

Wie reagierte der Gesetzgeber?

Am 01. Januar 2004 waren die EU-Richtlinien zur Harmonisierung der Rechnungsstellung in deutsches Recht umgesetzt worden. Diese stellten genaue Anforderungen an den Aussteller elektronischer Rechnung und dessen Empfänger. So musste der Aussteller die elektronische Rechnung laut beim Versand mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Signatur der elektronischen Rechnung musste vom Empfänger zudem überprüft und das Prüfungsergebnis dokumentiert werden. Für die Beweisstellung war der Empfänger verpflichtet, sowohl die verschlüsselte als auch die entschlüsselte elektronische Rechnung, den öffentlichen Schlüssel und die Prüfprotokolle auf einem Datenträger zu speichern. 

Warum hatte der Gesetzgeber die digitale Signatur eingeführt?

Grundsätzlich geht bei der digitalen Buchhaltung darum, papiergebundene Vorgänge durch geeignete elektronische Verfahren abzulösen. Denn der Versand von Papierrechnungen ist eine kostenintensive und aufwendige Angelegenheit. Aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen und Selbständige auf moderne Techniken zurück und nutzen aus Zeit- und Kostengründen den E-Mail-Versand für die Rechnungslegung. 

Doch in den ersten Jahren nach der Verbreitung der digitalen Buchhaltung erkannte das Finanzamt nicht alle elektronischen Rechnungen an. Es hatte Zweifel daran, dass die elektronischen Rechnungen die Anforderungen hinsichtlich Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfüllen würden. Deshalb führte der Gesetzgeber 2004 die Pflicht zur digitalen Signatur ein. Die digitale Signatur sollte nach der Vorstellung des Gesetzgebers das technische und rechtliche Fundament für die elektronische Rechnung bilden. Bei fehlerfreier Anwendung sollte die digitale Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt sein.

Wozu dient die digitale Signatur?

Die digitale Signatur dient der zweifelsfreien Authentifizierung des Autors/Absenders sowie der Terminierung der Fertigstellung eines Dokumentes mittels digitaler Datums- und Zeitstempel. Durch den Einsatz einer digitalen Unterschrift wird hinzukommend die Integrität der Daten gewährleistet und Manipulation am Dokument erkannt, unabhängig davon, ob diese auf dem Übertragungsweg oder durch den Empfänger vorgenommen wurden.

Wie wird die digitale Signatur für Online-Rechnungen erzeugt?

Für das Erzeugen einer qualifizierten digitalen Signatur wird der betreffenden Person ein einmaliger, geheimer „privater Signaturschlüssel“ zugeordnet, welcher sich meist auf einer Chipkarte befindet, die nur in Verbindung mit einer PIN eingesetzt werden kann. Der Inhaber kann hiermit beliebig viele digitale Signaturen erstellen, indem er die zu signierende Datei an das Signaturportal übermittelt.

Zu dieser Datei wird mittels mathematischer Verfahren ein eindeutiger Fingerabdruck, der sogenannte Hashwert, erzeugt. Aus dem Hashwert wird die eigentliche Signaturdatei erstellt, welche mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt wird. Dies stellt sicher, dass nur der Inhaber des privaten Schlüssels das Dokument erstellt haben kann. Originaldatei und erzeugte Signaturdatei werden gemeinsam per E-Mail an den Empfänger übermittelt. Dateiempfang, Signierungs- und Sendevorgang werden durch das Signaturportal protokolliert.

Nach Erhalt der E-Mail kann der Empfänger die digitale Signatur in zwei Schritten überprüfen. Zunächst wird die digitale Signatur mit dem „öffentlichen Schlüssel“ des Absenders entschlüsselt. Anschließend wir die aus dem Hashwert erstellte Prüfsumme mit dem übermittelten Wert verglichen. Stimmt der Wert überein, ist das Dokument unverändert.

Warum wurde die Pflicht zur digitalen Signatur abgeschafft?

Die digitale Signatur wurde in der Praxis oftmals nicht umgesetzt. Insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen stellte sie eine große Herausforderung.

Hoher technischer Aufwand der online Rechnung mit digitaler Signatur

Aufgrund der strengen Anforderungen an elektronische Signaturen waren zunehmend kritische Stimmen seitens der EU-Kommission, diverser politischer Vertreter, Freiberuflern und Unternehmern laut geworden, die sich für die Vereinfachung der elektronischen Rechnung aussprachen. Aufgrund der anhaltenden Kritik hatte die Bundesregierung angekündigt, die Anforderungen an die elektronische Rechungsstellung aufgrund des enormen Einsparungspotentials im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungen (ca. 18 Milliarden Euro pro Jahr) in absehbarer Zeit zu reduzieren.

Risikoanfälligkeit der Rechnung mit Signatur

Für eine normale Rechnung ist laut der Vorgaben aus dem Umsatzsteuergesetz keine Unterschrift erforderlich. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben, die das Gesetz dort anführt. Mit der Unterschrift auf einer Rechnung geht zudem das Risiko einher, dass der Empfänger oberhalb der Signatur mit einem Stempel die Aufschrift „Betrag dankend erhalten“ aufbringt. Mit dem Stempelaufdruck begeht der Empfänger zwar eine Urkundenfälschung, könnte sich jedoch der Pflicht zur Bezahlung sehr einfach entziehen. Denn die Beweislast liegt in einem solchen Fall beim Rechnungssteller. Aus diesem Grund ist es grundsätzlich nicht zu empfehlen, eine Unterschrift auf einer Rechnung anzubringen.

Wie ist die Rechtslage zur digitalen Signatur heute?

Seit dem 1.7.2011 akzeptiert das Finanzamt nun auch elektronische Rechnungen, die keine digitale Signatur tragen. Zwar findet sich im Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 3 UStG noch immer die Anforderung, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung entweder durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch den elektronischen Datenaustausch mit dem EDI-Verfahren (EDI Electronic Data Interchange) sicherzustellen. Doch der Gesetzgeber änderte den § 14 Abs. 1 UStG, um die Rechnungsstellung der elektronischen Rechnung in der Praxis erheblich zu erleichtern. 

Welche Änderung hat der Gesetzgeber für die elektronische Rechnung eingeführt?

War bis 2011 die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung ausschließlich durch die digitale Signatur zu gewährleisten, so änderte der Gesetzgeber diese Vorgabe im ersten Absatz des Umsatzsteuergesetzes im § 14, der sich mit der Ausstellung von Rechnungen befasst. Der Gesetzgeber führt seither im ersten Absatz aus:

„Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.“ ()

Welche Folgen hat die Gesetzesänderung? – elektronische Rechnung in der Praxis

Durch die Änderung des 1. Absatzes im § 14 UStG überlässt es der Gesetzgeber dem Unternehmer, auf welche Weise er die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung sicher stellt. Denn dieser erhält mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren eine weitere Möglichkeit neben der digitalen Signatur und dem Datenaustausch mit dem EDI-Verfahren, um die Rechtssicherheit seiner Online-Rechnung zu gewährleisten. 

Mit der Einführung dieser Möglichkeit wurde die Pflicht zur digitalen Signatur zur Mitte des Jahres 2011 in der Praxis aufgehoben. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die elektronische Rechnung erheblich herabgesetzt. Obgleich die digitale Signatur nicht mehr zwingend erforderlich ist, kann sie jedoch weiterhin eingesetzt werden. 

Seit der Abschaffung der Signaturpflicht bei Online-Rechnungen ist jedes Dokument, das eine Lieferung oder Leistung abrechnet als Rechnung anerkannt, unabhängig davon, ob das Dokument in Papierform oder elektronisch erstellt ist. Somit können nunmehr elektronisch erstellte Rechnungen als E-Mail oder im Anhang einer E-Mail sowie auf einer Internetseite zum Download für den Kunden bereit gestellt werden. Jede dieser Rechnungen wird durch das Finanzamt anerkannt, ohne dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist.

Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung?

Für die steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnung müssen Betriebe neben den formellen Anforderungen in der Rechnungsstellung weitere Voraussetzungen erfüllen. Diese sind:

  • Zustimmung durch den Empfänger:
    Der Empfänger muss der Übermittlung der elektronischen Rechnung zustimmen. Die Zustimmung gilt auch dann als erteilt, wenn der Empfänger einer elektronischen Rechnung nicht widerspricht und diese zugleich bezahlt.
  • Echtheit und Unversehrtheit:
    Nach wie vor müssen die Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein. 
  • Lesbarkeit:
    Die elektronische Rechnung muss mit der aktuell und allgemein zur Verfügung stehenden Medientechnik gelesen werden können. 

Wie funktioniert das innerbetriebliche Kontrollverfahren?

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss die Aufgaben der digitalen Signatur übernehmen und diese rechtssicher umsetzen.

Welche Aufgaben hat das innerbetriebliche Kontrollverfahren?

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren hat nun anstelle der digitalen Signatur die Aufgabe, die Echtheit und Unversehrtheit der online Rechnung zu gewährleisten. Somit ist sicher zu stellen, dass die Identität des Rechnungsstellers eindeutig geklärt ist und dass der Inhalt des Dokuments nicht verändert werden kann. Die elektronische Rechnung muss zudem jederzeit lesbar bereitstehen. 

Wie setzt das Kontrollverfahren die Aufgabe um?

  • Das innerbetriebliche Kontrollverfahren kann Vergleichsdokumente bereit stellen, die die Herkunft des Rechnungsdokuments eindeutig belegen. Dies geschieht durch einen Abgleich mit weiteren Dokumenten, die die elektronische Rechnung belegen, wie zum Beispiel mit einem Angebot, einem Auftrag, einem Vertrag, einer Bestellung oder einem Lieferschein. 
  • Die Unversehrtheit elektronischer Dokumente ist durch den Einsatz fälschungssicherer Dateiformate zu gewährleisten. Ein Prüfpfad im innerbetrieblichen Kontrollverfahren sorgt für den Nachweis, dass eine Datei nicht verändert wurde. 
  • Als Nachweis für einen entsprechenden Rechnungseingang sind die eingehenden E-Mails abzuspeichern. 
  • Die Arbeit mit einem Dokumenten-Management-System DMS sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen automatisch erfasst und mit einem Zeitstempel versehen werden. So ist der Zeitpunkt des Rechnungseingangs genau erfassbar. 
  • Elektronische Rechnungen müssen in dem Format abgelegt werden, in dem sie eingegangen sind. Der Titel des Dokuments kann geändert werden, um die Zuordnung zu vereinfachen. 

Wie sorgt Billomat für Rechtssicherheit von elektronischen Rechnungen?

Für die Erstellung elektronischer Rechnungen bietet das Buchhaltungsprogramm Billomat eine professionelle Lösung, die die Rechtssicherheit der erstellten Dokumente gewährleistet.

  • Die Rechnungsvorlage, die der Nutzer nach Belieben mit dem Design seines Unternehmens versehen kann, enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben, die für eine Rechnung erforderlich sind. Doch nicht nur im Hinblick auf die Vollständigkeit und formelle Richtigkeit der Pflichtangaben sorgt die Verwendung von Billomat für Rechtssicherheit bei der Rechnungsstellung. 
  • Insbesondere die Echtheit und Unversehrtheit sowie die Lesbarkeit der Dokumente bleibt bei der Erstellung elektronischer Rechnungen mit Billomat gewährleistet.
  • Die Dokumente werden in einem fälschungssicheren Format an den Kunden weiter geleitet. 
  • Das integrierte CRM verwaltet alle Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Produkten und Dienstleistungen und stellt sie für einen Zugriff zu jeder Zeit bereit. Auf diese Weise stehen sämtliche erstellte Dokumente jederzeit für einen Abgleich bereit. 
  • Das Programm hält den Zeitpunkt der Erstellung von Rechnungen automatisch fest.
  • Eingehende Rechnungen erhalten einen Zeitstempel.
Diskussion

5 comments

  1. 23. November 2009 am 17:01

    Nachtrag zur Signatur von Rechnungen an Privatpersonen
    Unternehmer sind bei Leistungen an Privatpersonen lediglich berechtigt, nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen (vgl. § 14 (2) Nr. 2 UStG).
    D.h. eine Privatperson kann nach dem UStG nicht auf die Ausstellung einer
    Rechnung bestehen. Eine Ausnahme gilt nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Hier besteht die Verpflichtigung zur Ausstellung einer Rechnung.

    Wenn allerdings eine Rechnung an Privatpersonen ausgestellt wird, hat diese, wenn Sie dem § 14 UStG genügen soll, streng genommen auch eine dig. Signatur zu enthalten (wenn die Rechnung auf digitalem Weg verschickt worden ist). Da dies jedoch praktisch nur für den Vorsteuerabzug von Bedeutung ist, wird dies bei Rechnungen an Privatpersonen i.d.R. vernachlassigt und ohne Signatur versandt. Als Kostennachweis, z.B. bei Einkommensteuerveranlagungen, ist die dig. Rechnung ohne Signatur ausreichend.

    Die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt nur für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstück (für die auch Rechnungspflicht besteht s.o.). Nur diese sind aufzubewahren.

  2. 18. Februar 2010 am 10:38

    Frage zu den Signaturen
    „Anforderungen an den Aussteller elektronischer Rechnung und dessen Empfänger. So muss der Aussteller die elektronische Rechnung laut § 14 Abs. 3 UStG beim Versand mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“

    D.h. das ich selbst als Kleinunternehmer alle meine Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen muss?

    Ich nutze euren Service jetzt seit über einem halben Jahr und habe bisher noch nie eine Rechnung mit Signatur verschickt. Kann das jetzt für mich zu Problemen mi dem Finanzamt führen (Meine erste Steuererklärung steht jetzt an)?

    Gruß
    Nick

  3. 4. April 2015 am 10:47

    Vielen Dank für das Teilen dieser Beitrag über Digital Signature und seiner Verwendung. Dies ist in der modernen Industrie wichtig.

  4. 29. Januar 2019 am 12:58

    jetzt wüsste ich nur noch Genre, was und wie man eine solche Signatur anlegt in Billomat. 😉

    • 30. Januar 2019 am 9:56

      Hallo Andy,

      das verraten wir Dir gerne! Ich nehme an, hier geht es um eine Signatur in einer Mail? Dann kannst Du das unter Einstellungen > Dokumente > E-Mail-Vorlagen einstellen. Dort kannst Du auch eine HTML-Signatur hinterlegen.

      Viele Grüße
      Julia von Billomat

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